Zusammenfassung
Fühlen Sie sich machtlos gegenüber der Zeit, die Sie in Besprechungen verbringen? Vermeiden Sie langwierige Besprechungen mit besseren Werkzeugen zur Vorbereitung, Leitung und Nachbereitung Ihrer nächsten Team-Besprechung. Laden Sie unsere neueste Besprechung & Tagesordnung (Teil 4) Vorlagensammlung herunter, um Ihre Teammitglieder zu synchronisieren und die allgemeine Arbeitseffizienz zu steigern.
Die Vorlage enthält Werkzeuge wie Betriebsrhythmus, Besprechungs-Checklisten, Sitzungsprotokolle, Besprechungs-Feedback, Besprechungs-Dashboards, Stakeholder-Übersichten, Präsentationspläne, Team-Brainstorming-Blätter, Anweisungen zur Nachbereitung von Besprechungen und Aufschlüsselung der Besprechungskriterien. Darüber hinaus können Sie das vollständige Erklärvideo ansehen, um zu erfahren, wie viel Zeit wir 2021 in Besprechungen verbracht haben und wie Microsoft die ideale Besprechungsdauer definiert.
Highlights der Werkzeuge Highlights der Werkzeuge
Betriebsrhythmus
Der Besprechungsrhythmus ist das Tempo, die Anzahl und das Tempo der Besprechungen in Ihrer Organisation. Diese Folie zum Betriebsrhythmus bietet eine hochrangige Zusammenfassung des Besprechungsrhythmus Ihres Teams. Sie skizziert ein ganzes Jahr voller Besprechungen auf einen Blick, mit farbcodierten Punkten, um zu bestimmen, ob die Besprechung ein Einzelgespräch, eine Zielüberprüfung, eine Leistungsüberprüfung oder ein Karrieregespräch sein wird. Besonders nützlich für Manager, kann diese Visualisierung zur Planung von Überprüfungen und zur Nachverfolgung von Besprechungen mit einzelnen Teammitgliedern auf einer konstanten Basis verwendet werden.
Zum Beispiel können Führungskräfte Quartalsberichte verfolgen, Leistungsbeurteilungen alle sechs Monate planen oder sogar Gehaltserhöhungen, Beförderungen oder Gespräche über Rollenänderungen weit im Voraus planen. Diese Besprechungen können Einzelgespräche zwischen Managern und Mitarbeitern sein oder Skip-Level-Besprechungen, bei denen ein Mitarbeiter mit einem Direktor oder Vorstandsmitglied über seinen unmittelbaren Manager hinaus trifft. (Folie 27)
Besprechungs-Checkliste
Ein Tool zur Erstellung einer Besprechungs-Checkliste ist sowohl für diejenigen hilfreich, die Besprechungen organisieren, als auch für Teilnehmer, die sich auf eine Besprechung im Voraus vorbereiten möchten. Diese Checklisten-Visualisierung deckt ab, was Führungskräfte vor einer Besprechung vorbereiten müssen, was sie während der Besprechung planen müssen und was sie nach einer Besprechung nachverfolgen müssen, damit jede Besprechung produktiv und kurz ist.
Wenn Sie der Leiter der Besprechung sind, können Sie diese Liste verwenden, um sich während der Besprechung an Ihren Plan zu halten. Sie können sie auch mit anderen Teammitgliedern teilen, um die Erwartungen an das, was die Besprechung beinhalten wird, zu setzen. Diese Checkliste ist anpassbar und kann für die Aufgaben bearbeitet werden, die für Sie am wichtigsten sind. (Folie 3)
Sitzungsprotokoll
Während Sie Ihre Besprechungen durchführen, ist es hilfreich, Notizen zu machen und im Detail festzuhalten, was jede Besprechung mit Sitzungsprotokollen abdecken wird.Diese Sitzungsprotokoll-Folie unterteilt eine Tagesordnung in verschiedene Zeitspannen, die durch verschiedene Sitzungsziele vereint sind. Sitzungsprotokolle können verwendet werden, um Ziele für eine Sitzung festzulegen und Entscheidungen für nachfolgende Maßnahmen zu dokumentieren.
Ein farbcodiertes Flaggsystem ermöglicht es Führungskräften anzuzeigen, ob eine bestimmte Sitzung nur remote, remote und offline oder vollständig offline sein wird. Dies ist hilfreich für post-pandemische Meeting-Pläne, da sich die Arbeitsplatzstrukturen verändert haben und viele Meetings heutzutage virtuell sind. (Folie 12)
Feedback zur Sitzung
Nachdem Sie eine Sitzung abgeschlossen haben, ist es wichtig, alle getroffenen Entscheidungen nachzuverfolgen, um sicherzustellen, dass die Schlussfolgerungen der Sitzung zu Maßnahmen führen. Wenn Sie planen, das Thema in einer weiteren Sitzung erneut aufzugreifen, oder wenn Sie einen Workshop, ein Schulungsprogramm oder sogar eine Konferenz planen, werden Sie Ihre Teilnehmer befragen und ihre Gedanken mit einem Feedback-Formular sammeln wollen. Die Meeting-Planer sind dafür verantwortlich, die Fragen auszufüllen, während die Teilnehmer das Formular ausfüllen und die Häkchen verschieben, um jede Frage von schlecht bis großartig zu bewerten. (Folie 21)
Dashboard für Sitzungen
Schließlich kann ein Dashboard für Sitzungen Führungskräften helfen, alle ihre bevorstehenden Sitzungen auf wöchentlicher, täglicher und monatlicher Basis auf einen Blick zu verfolgen. Diese Visualisierung bietet einen Kalender, um zu verdeutlichen, wo Sie sich im Jahr befinden.Eine Übersicht am Anfang zeigt auf einen Blick, wie viele Besprechungen geplant, verschoben oder abgesagt sind. Im Abschnitt 'Heute' können Sie verfolgen, welche Besprechungen Sie bevorstehen haben, die Zeiten für jede einzelne und die teilnehmenden Mitglieder. Und ein Erinnerungsabschnitt unten links kann zum Notieren von Notizen verwendet werden. (Folie 30)
Fallstudie: Microsoft
Diese Tools helfen Ihnen, sich besser auf eine Besprechung vorzubereiten, um weniger Zeit darin zu verbringen. Dies ist wichtig, da Microsoft festgestellt hat, dass die durchschnittliche Anzahl der Besprechungen im Jahr 2021 zugenommen hat. In einer Umfrage unter 30.000 Arbeitnehmern stellte Microsoft fest, dass die in Microsoft Teams verbrachte Zeit weltweit um das 2,5-fache gestiegen ist und die durchschnittliche Besprechung nun 10 Minuten länger dauert, mit 45% mehr Chats pro Woche und 42% mehr Chats pro Stunde. Diese zusätzliche Zeit hat zu Gefühlen von "Überarbeitung" und Burnout geführt. Microsoft hat auch festgestellt, dass die Ermüdung nach 30 bis 40 Minuten Konzentration einsetzt. Deshalb empfiehlt das Unternehmen, Besprechungen auf maximal 25 Minuten oder höchstens 50 Minuten mit einer 5-minütigen Pause in der Mitte zu begrenzen, um dem Gehirn Zeit zum Aufladen zu geben.
Fazit
Wenn Ihnen 25 Minuten zu kurz erscheinen, benötigen Sie eine bessere Vorbereitung. Laden Sie diese Besprechung & Tagesordnung (Teil 4) Sammlung für weitere Folien zu Stakeholder-Übersichten, Präsentationsplänen, Team-Brainstorming-Blättern, Anweisungen zur Nachbereitung von Besprechungen und Aufschlüsselungen der Besprechungskriterien herunter, um Zeit und Arbeitsstunden zu sparen.Darüber hinaus können Sie unsere früheren [related bracelet="meetv2"] und [related bracelet="meetv3"] Rahmenwerke herunterladen, um mehr Folien zu erhalten.
