Besprechung & Tagesordnung (Teil 2)

Zusammenfassung

Eine Studie des Massachusetts Institute of Technology hat gezeigt, dass die meisten Fachleute im Durchschnitt 45 Jahre arbeiten, wovon Sie wahrscheinlich 22 Jahre in Besprechungen verbringen werden. Es sei denn, Sie übernehmen die Kontrolle und nutzen jede Minute effektiv. Stellen Sie sicher, dass Ihre Besprechungen produktiv sind, indem Sie unsere Besprechung & Tagesordnung (Teil 2) Präsentation verwenden und damit Stunden an Arbeit für sich und Ihre Kollegen einsparen und immer Ihre Ziele erreichen. Für noch mehr Folienoptionen, schauen Sie sich unseren [related bracelet="maap1"] Stapel an.

Anwendung

Steven G. Rogelberg, der Kanzlerprofessor an der University of North Carolina Charlotte, sagt, dass eine effektive Besprechung alles mit der richtigen Agenda zu tun hat, und die richtige Agenda hat alles mit dem Stellen der richtigen Fragen vor, während und nach der Besprechung zu tun. In seinem Artikel für die Harvard Business Review (HBR) schlägt er folgende Taktiken vor, um dies zu erreichen:

• Entwerfen Sie spezifische und herausfordernde Fragen – Forschungen zeigen, dass schwierige, aber erreichbare Ziele die motivierendsten Arten von Zielen sind. "Ähnlich sollten die Fragen der Agenda so gestaltet sein, dass sie herausfordern, aber nicht so abwegig sind, dass die Teilnehmer sie nicht ernst nehmen und Frustration erleben", sagt Rogelberg.
• Arbeiten Sie zusammen, um herauszufinden, was wirklich wichtig ist – um die richtigen Fragen zu identifizieren, sollte der Leiter einer Besprechung zunächst potenzielle Fragen aus seiner Perspektive generieren; dann sollten die Teilnehmer um Input gebeten werden, während die Agenda erstellt wird. Nachdem Ihre eigenen potenziellen Besprechungsfragen definiert und die Erkenntnisse der Teilnehmer gesammelt wurden, reflektieren Sie sorgfältig über den Wert und die strategische Bedeutung jeder Frage und schließen Sie weniger wichtige Fragen aus.
• Bevorzugen Sie die wichtigsten Fragen zuerst – Studien zeigen, dass der Inhalt am Anfang einer Agenda unverhältnismäßig viel Zeit und Aufmerksamkeit erhält, unabhängig von seiner Bedeutung, sagt Rogelberg. Stellen Sie also Ihre überzeugendsten Fragen zu Beginn der Besprechung. "Dies wird nicht nur die Behandlung von Schlüsselthemen sicherstellen; es ist auch eine Möglichkeit, schnell die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erregen und den Wert der Besprechung zu vermitteln. Und obwohl es in Ordnung ist, eine Besprechung mit 5 Minuten oder so von Nachrichten und Notizen zu beginnen, gehen Sie nach deren Abschluss voll auf die anspruchsvollsten, wichtigsten und verwirrendsten Fragen ein", empfiehlt er.
• Führen Sie die Agenda aus – Wenn Ihre Fragen finalisiert sind, verteilen Sie die Besprechungsagenda im Voraus, damit die Teilnehmer Zeit haben, sich auf die in einer Besprechung zu behandelnden Fragen vorzubereiten. Rogelberg ermutigt auch die Leiter von Besprechungen, die Besprechungsagenda direkt in die Einladung zur Besprechung aufzunehmen, damit sie leicht zu finden ist; dann führen Sie die Agenda aus. Rogelberg sagt: "Die erfolgreichsten Führungskräfte berücksichtigen nicht nur, was in einer Besprechung behandelt werden sollte, sondern auch, wie jedes Element behandelt werden sollte."

Expertenrat

Wir haben Zitate von weltweit führenden Geschäftsleuten zu Meetings gesammelt, die brillante, anwendbare Ratschläge bieten:

• Elon Musk: – "Wenn Sie in einem Meeting keinen Mehrwert bieten, gehen Sie raus oder beenden Sie den Anruf."
• Bill Gates: – "Sie haben ein Meeting, um eine Entscheidung zu treffen, nicht um über die Frage zu entscheiden."
• Jason Fried: – "Meetings sollten wie Salz sein – ein Gewürz, das sorgfältig gestreut wird, um ein Gericht zu verbessern, nicht rücksichtslos über jede Gabel voll. Zu viel Salz zerstört ein Gericht. Zu viele Meetings zerstören die Moral und Motivation."
• Mark Zuckerberg: – "bittet die Leute, Materialien im Voraus zu senden, damit [das] die Zeit für Diskussionen nutzen kann," und "[Facebook-Teams] versuchen klar über [ihr] Ziel zu sein, wenn [sie] sich zu einem Meeting setzen – sind [sie] im Raum, um eine Entscheidung zu treffen oder eine Diskussion zu führen?" sagt die Chief Operating Officer von Facebook, Sheryl Sandberg.
• Sundar Pichai: – "[...] Ich weiß nicht, wie man an einem Meeting teilnimmt und gleichzeitig E-Mails bearbeitet. Ich sehe, dass einige Leute das effektiver machen. Ich habe das nie ganz herausgefunden."
• Jeff Bezos: – "[Bei] lesen wir [...] Memos, still, während des Meetings. Es ist wie eine Studienhalle. Alle sitzen um den Tisch, und wir lesen still, normalerweise etwa eine halbe Stunde, so lange es uns dauert, das Dokument zu lesen. Und dann diskutieren wir es."
• Tim Cook: – "Je länger das Meeting, desto weniger wird erreicht."