Riunioni & Agende (Parte 3)

Sinossi

Il tempo è la tua risorsa più preziosa. Non sprecarlo. Utilizza il nostro mazzo Riunioni & Agende (Parte 3) per potenziare tutto il tuo team per prendere decisioni rapide, risolvere problemi complessi e condividere informazioni preziose. Visualizza rapidamente i dati chiave, gli obiettivi e i prossimi passi. Monitora facilmente le metriche tra le riunioni per misurare il successo. Incontra in modo più efficiente per risparmiare a te - e a tutti gli altri - tempo, denaro e sanità mentale.

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Punti salienti della diapositiva

La maggior parte degli esecutivi considera il 67% delle riunioni inefficaci. Allo stesso tempo, l'aumento delle chiamate Zoom ha ridotto la durata media delle riunioni a 30 minuti o meno. Utilizza questa diapositiva Obiettivi della sessione per delineare gli obiettivi attraverso più sessioni e mantenere le riunioni al punto. Utilizza i tag per chiarire quali riunioni saranno remote rispetto a quelle in persona.

Secondo McKinsey, più del 20% della forza lavoro lavorerà in remoto almeno tre-cinque giorni a settimana oltre il 2021, e dal 42-63% di tutte le comunicazioni tra dipendenti può essere fatto in remoto. Utilizza la diapositiva Istruzioni per riunioni remote per guidare i nuovi assunti e i clienti attraverso il processo di riunione remota della tua azienda.

Ogni anno vengono sprecati più di $399 miliardi in riunioni inefficaci, e le riunioni improduttive costano all'azienda media oltre $700,000 all'anno.Misura l'efficacia delle tue riunioni con questa diapositiva Risultati e Risultati. Monitora i principali KPI e le analisi attraverso le riunioni per determinare se hanno raggiunto i risultati.

Risultato

Le riunioni sono aumentate del 13% nel 2020, ma il tempo complessivo in riunione è diminuito del 20%. Nel 2020, il 67% di tutte le riunioni durava 30 minuti o meno, mentre solo il 20% durava un'ora intera. Poiché la persona media può concentrarsi su un singolo argomento solo per 10-18 minuti, le riunioni più brevi si sono dimostrate più efficaci e aumentano la soddisfazione dei dipendenti.

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Applicazione

Questo mazzo può aiutare a ridurre il tempo complessivo delle tue riunioni e renderle più efficaci. Visualizza l'agenda, gli obiettivi, gli argomenti e i prossimi passi di ogni riunione. Condividi intuizioni chiave con tutti i partecipanti in modo digeribile in modo che tutti sappiano cosa fare dopo per un impatto massimo.

• Definire gli obiettivi. Suddividi le agende delle riunioni per minuti, ore, giorni e settimane. Organizza l'intera settimana del tuo team a colpo d'occhio e condividi i programmi con diapositive ottimizzate visivamente.
• Ottimizza l'agenda. Poiché il 44% dei dipendenti riferisce meno tempo per completare i loro incarichi dopo una riunione mal organizzata, stabilisci gli obiettivi della sessione per mantenere le riunioni organizzate.
• Incorpora il tempo per il brainstorming. Le riunioni più brevi mantengono alti i livelli di energia.Incorporate pause e sessioni di brainstorming silenziose per migliorare il flusso di idee.
• Profilare i partecipanti, gli stakeholder e i presentatori. Google, Amazon e Apple sono tutti d'accordo: affinché le riunioni siano efficaci, tutti i presenti devono avere un motivo per esserci.
• Monitorare i progressi mensili. Anche una buona riunione è un fallimento se le azioni di follow-up non sono chiare. Monitorare i progressi dell'azienda dopo la riunione per confermare che gli obiettivi siano stati raggiunti.

Infine, raccogliere feedback dai partecipanti. Il modo migliore per confermare l'efficacia di ogni riunione è sondare i tuoi dipendenti individualmente e condividere feedback per apprendere e crescere.

Implementazione

La maggior parte dei partecipanti alle riunioni preferisce ausili visivi che stimolano la loro attenzione e li mantengono impegnati. Offrire obiettivi chiari con agende concise. Monitorare i tuoi progressi tra le riunioni. Presentare i prossimi passi e le principali lezioni apprese da ogni sessione di riunione in un formato visivamente accattivante. In definitiva, utilizzare questa presentazione per migliorare i risultati complessivi delle riunioni.

Studio di caso

Un sondaggio condotto da Marakon Associates e l'Economist Intelligence Unit su 187 aziende in tutto il mondo con capitalizzazioni di mercato di $1 miliardo ha scoperto che l'80% del tempo della gestione è speso su questioni che rappresentano solo il 20% del valore a lungo termine di un'azienda.Con questo mazzo, è possibile sfruttare le strategie che massimizzano l'efficienza delle riunioni: concentrare le riunioni sulle decisioni, misurare il valore del tuo ordine del giorno, completare gli elementi dell'ordine del giorno il prima possibile, prendere decisioni a lungo termine e seguire le riunioni con passaggi successivi azionabili.

Per ulteriori opzioni per ottimizzare la tua prossima riunione, consulta il nostro Meeting & Agenda e Meeting & Agenda (Part 2)