Sinopse
Precisa de uma maneira rápida de aumentar a produtividade? Nossa apresentação Coleção Kanban oferece slides de recursos personalizáveis que você pode baixar e personalizar para qualquer necessidade de negócios. Inclui slides para modelos Kanban, backlogs de recursos, limites de trabalho em andamento, tempos de espera, gráficos Kanban, e muito mais. Vamos revisar como essas ferramentas funcionam e como cada uma torna a gestão de projetos muito mais fácil e eficiente.
Kanban
Um quadro Kanban é uma representação visual do processo de trabalho. O Kanban pode levar a grandes aumentos na produtividade pessoal e em equipes com apenas um pequeno esforço. Isso porque os cérebros humanos podem processar imagens 60.000 vezes mais rápido do que o texto. Aqui você pode ver que cada tarefa é codificada por cores para mostrar quem é responsável. Em minutos, o Kanban pode transformar uma bagunça caótica de tarefas em uma visão compartilhada e acionável do que foi feito, do que está em andamento e do que precisa ser feito a seguir com cartões codificados por cores.
Agora, empresas de todos os tamanhos em todas as indústrias - como Apple, Pixar e Spotify - usam para gerenciar projetos de maneira eficiente e organizar tarefas de maneira clara e visual. E eu vou mostrar como eles fazem isso. Por exemplo, o Spotify implementou o Kanban depois que eles tiveram dificuldades para executar projetos. Eles decidiram optar por uma abordagem simples com apenas três seções: A Fazer, Em Andamento e Concluído. Isso foi para que os membros da equipe não ficassem sobrecarregados com as tarefas.
Os designs Kanban podem variar. Neste exemplo, as tarefas são organizadas por lanes, ou departamentos, em vez de por membros individuais da equipe. Esta é uma ótima maneira de visualizar e sincronizar um projeto que envolve várias equipes. (Slide 6)
Este quadro combina ambos os estilos para uma visão mais detalhada, segmentada em novas solicitações, tarefas em andamento e tarefas concluídas. Os cartões mostram o membro da equipe e o departamento responsável por cada tarefa. (Slide 10)
Backlog de recursos
Kanban é uma ferramenta poderosa e flexível que pode ajudar as equipes a trabalhar de maneira mais inteligente - não mais difícil - e otimizar processos. Por isso, é popular entre as equipes de software, onde há um fluxo contínuo de requisitos de desenvolvimento, melhorias e correções de bugs que chegam e precisam ser classificados.
Como essas novas tarefas ou recursos podem se acumular, o Kanban utiliza um Backlog de Recursos. É importante tornar um backlog gerenciável e visualizar uma linha do tempo para a conclusão. Este quadro organiza as tarefas por status e progresso. O quadro mostra novos recursos que foram solicitados, aqueles que foram triados - ou classificados e atribuídos já - e aqueles que estão em andamento ou perto da conclusão. As equipes podem optar por remover as seções divididas, se desejarem, e apenas listar os recursos.(Slide 17)
Limite de WIP (trabalho em progresso) e tempo de execução
O sistema Kanban foi inventado pela primeira vez pela Toyota no início dos anos 1940 como uma maneira de acompanhar os produtos. Cada cartão que eles usavam continha informações importantes, como o número da peça, informações de origem e informações de destino. O sistema garantia que a Toyota não gastasse dinheiro com peças que não eram necessárias. Foi tão bem-sucedido que a Toyota passou de operar com prejuízo para ser o concorrente global que é hoje. Atualmente, a Toyota ainda usa o Kanban para gerenciar seu processo de produção de carros e reduzir gastos desnecessários. É bom para gerenciar resíduos - mas qual é a melhor maneira de garantir que haja membros da equipe suficientes para realizar tudo?
Se um backlog se torna muito longo e há muitas tarefas em andamento, vai ser um gargalo, e os membros da equipe vão experimentar esgotamento. Isso não é sustentável. A maneira de contornar isso é através de um cálculo simples chamado Limite de Trabalho em Progresso. Primeiro, calcule a eficiência do processo dividindo o tempo gasto em tarefas que agregam valor pelo tempo total gasto em tarefas. Em seguida, divida o número total de membros da equipe por essa eficiência, e você obterá o número máximo de tarefas que devem estar em andamento. Além dessa quantidade, e o trabalho será uma luta.(Slide 13)
Um uso perfeito para isso é uma fila de resposta de atendimento ao cliente, onde é quase impossível planejar que tipo de chamadas entrarão e qual será a natureza dessas chamadas. No entanto, você pode fazer algumas suposições gerais para planejar a capacidade de atender a essa demanda. No exemplo abaixo, podemos ver o quão impactante é esse Limite de Trabalho em Progresso. O tempo de execução é o tempo que leva desde uma tarefa recebida até uma tarefa entregue. Uma vez que o limite de trabalho em progresso foi usado, os tempos de execução foram consideravelmente reduzidos e as tarefas foram concluídas de maneira muito mais eficiente. (Slide 15)
Gráficos
Para ainda mais visualizações, use esses gráficos para traçar a quantidade de tempo gasto em cada fase de desenvolvimento. O número acima de cada coluna representa o número de tarefas envolvidas. Este diagrama de fluxo cumulativo traça cada fase de desenvolvimento uma contra a outra. (Slides 22 e 24)
Conclusão
Os quadros Kanban só se tornarão mais populares com a mudança para o trabalho remoto. Já podemos ver isso com o aumento das plataformas Kanban como Jira e Trello. Eles fornecem uma maneira rápida de sincronizar entre as equipes, não importa onde estejam. Mas os quadros Kanban só são eficazes quando levam em consideração as limitações de uma equipe, o que é por isso que é tão importante definir um limite de trabalho em andamento e priorizar as tarefas mais importantes com a ajuda das ferramentas nesta coleção. Lembre-se: você pode baixar e personalizar esta apresentação Coleção Kanban para todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos para economizar tempo e horas de trabalho.
