Sinopse
Você sente falta de controle sobre quanto tempo gasta em reuniões? Evite reuniões prolongadas com melhores ferramentas para preparar, liderar e acompanhar após a próxima reunião de sua equipe. Baixe nossa mais recente coleção de modelos Reunião & Agenda (Parte 4) para sincronizar seus membros da equipe e aumentar a eficiência geral do trabalho.
O modelo inclui ferramentas como cadência operacional, checklists de reunião, atas de sessão, feedback de reunião, painéis de reunião, visões gerais de stakeholders, agenda do apresentador, folhas de brainstorming da equipe, instruções de acompanhamento de reunião e detalhamento de critérios de reunião. Além disso, assista ao vídeo explicativo completo para saber quanto tempo gastamos em reuniões em 2021 e a análise da Microsoft sobre a duração ideal de uma reunião.
Destaques da ferramenta Destaques da ferramenta
Cadência operacional
A cadência de reuniões é o ritmo, número e ritmo de reuniões em toda a sua organização. Este slide de cadência operacional fornece um resumo de alto nível da cadência de reuniões de sua equipe. Ele esboça um ano inteiro de reuniões de relance, com pontos codificados por cores para determinar se a reunião será individual, revisão de objetivos, revisão de desempenho ou conversa de carreira. Mais útil para gerentes, essa visualização pode ser usada para agendar revisões e acompanhar reuniões com membros individuais da equipe de forma consistente.
Por exemplo, os executivos podem acompanhar as revisões trimestrais, planejar avaliações de desempenho a cada seis meses, ou até mesmo planejar aumentos, promoções ou conversas sobre mudanças de função com bastante antecedência. Essas reuniões podem ser individuais entre gerentes e associados ou reuniões de nível superior, onde um associado se encontra com um diretor ou executivo acima de seu gerente imediato. (Slide 27)
Checklist de reunião
Uma ferramenta de checklist de reunião é útil tanto para aqueles que organizam reuniões quanto para os participantes que desejam se preparar para uma reunião com antecedência. Esta visualização de checklist abrange o que os executivos precisam preparar antes de uma reunião, planejar durante a reunião e acompanhar após a reunião, para que cada reunião seja produtiva e curta.
Se você é o líder da reunião, pode usar esta lista para se responsabilizar pelo seu plano enquanto a reunião está em andamento. Você também pode compartilhá-la com outros membros da equipe para definir as expectativas do que a reunião incluirá. Este checklist é personalizável para ser editado para quaisquer tarefas que sejam mais importantes para você marcar como concluídas. (Slide 3)
Minutas da sessão
Ao conduzir suas reuniões, é útil fazer anotações e detalhar o que cada reunião abordará com as minutas da sessão.Este slide de minutos de sessão divide uma agenda em diferentes segmentos de tempo que são unidos por vários objetivos de sessão. Os minutos da sessão podem ser usados para definir objetivos para uma reunião e registrar decisões para ações de acompanhamento.
Um sistema de bandeiras codificado por cores permite que os executivos indiquem se uma sessão específica será apenas remota, remota e offline, ou completamente offline. Isso é útil para planos de reuniões pós-pandêmicos, uma vez que as estruturas de trabalho mudaram e muitas reuniões hoje em dia são virtuais. (Slide 12)
Feedback da reunião
Depois de concluir uma reunião, é vital acompanhar quaisquer decisões tomadas para garantir que as conclusões da reunião levem à ação. Se você planeja revisitar o tópico para outra sessão, ou planeja realizar um workshop, programa de treinamento, ou até mesmo uma convenção, você vai querer sondar seus participantes e reunir seus pensamentos com um formulário de feedback. Os organizadores da reunião são responsáveis por preencher as perguntas, enquanto os participantes preenchem o formulário e movem as marcas de verificação para avaliar cada pergunta de ruim a ótimo. (Slide 21)
Painel de reuniões
Por fim, um painel de reuniões pode ajudar os executivos a acompanhar todas as suas próximas reuniões em uma visão semanal, diária e mensal de uma só vez. Esta visualização fornece um calendário para detalhar onde você está no ano.Uma visão geral no topo fornece quantas reuniões estão agendadas, remarcadas ou canceladas de relance. Na seção de hoje, você pode acompanhar quais reuniões você tem a seguir, os horários de cada uma e os membros que irão participar. E uma seção de lembretes no canto inferior esquerdo pode ser usada para anotar notas. (Slide 30)
Estudo de caso: Microsoft
Essas ferramentas ajudam você a se preparar melhor antes de uma reunião para gastar menos tempo nelas. Isso é importante, pois a Microsoft descobriu que o número médio de reuniões aumentou em 2021. Em uma pesquisa com 30.000 trabalhadores, a Microsoft descobriu que o tempo gasto no Microsoft Teams aumentou 2,5 vezes ao redor do mundo, e a reunião média agora é 10 minutos mais longa, com 45% mais chats por semana e 42% mais chats por hora. Esse tempo extra levou a sentimentos de "sobrecarga de trabalho" e esgotamento. A Microsoft também descobriu que a fadiga se instala após 30 a 40 minutos de concentração. É por isso que a empresa recomenda limitar as reuniões a 25 minutos ou no máximo 50 minutos com um intervalo de 5 minutos no meio para dar tempo ao cérebro de recarregar.
Conclusão
Se 25 minutos parecem muito curtos para você, você precisa de uma melhor preparação. Baixe esta coleção Reunião & Agenda (Parte 4) para mais slides sobre visões gerais de stakeholders, agendas de apresentadores, folhas de brainstorming de equipe, instruções de acompanhamento de reuniões e desdobramentos de critérios de reuniões para economizar tempo e horas de trabalho.Além disso, você pode baixar nossos anteriores [related bracelet="meetv2"] e [related bracelet="meetv3"] frameworks para mais slides.
