خلاصه
آیا همیشه دوست داشته اید یک پروژه را مانند الون ماسک اداره کنید؟ چه درباره توانایی پیش بینی موفقیت یک پروژه مانند یک تحلیلگر مالی در گلدمن ساکس؟ این جعبه ابزار مدیریت پروژه نهایی است که هر رهبر پروژه برای تضمین موفقیت از ابتدا در جعبه ابزار خود نیاز دارد. شما یاد خواهید گرفت چگونه نرخ بازده داخلی را محاسبه کنید، تجزیه و تحلیل مونت کارلو انجام دهید، تیم ها را با یک ماتریس RACI مدیریت کنید، یک منشور پروژه بنویسید، وضعیت پروژه را با داشبوردها و نمودارهای گانت ردیابی کنید و یک نظرسنجی پس از مرگ انجام دهید.
نتیجه
با این چارچوب، شما مراحل مختلف مدیریت پروژه را یاد خواهید گرفت، از چگونگی ارزیابی سودمندی پروژه خود، مدیریت تیم خود، ردیابی پیشرفت خود و با موفقیت تکمیل پروژه خود با برداشت های ارزشمند برای پروژه بعدی خود. ما از مثال های واقعی از شرکت هایی مانند SpaceX، Instagram، Microsoft استفاده خواهیم کرد و همچنین یک شکست مدیریت پروژه که اغلب از آن فراموش می شود از آمازون را به اشتراک می گذاریم و چگونه شما می توانید از اشتباهات مشابه جلوگیری کنید.
برجسته های ابزار
چارچوب تخصیص RACI
هنگامی که شما ریسک ها و پاداش های احتمالی پروژه خود را می دانید، وقت آن است که نقش ها و مسئولیت ها را تخصیص دهید.
در سال 2015، سرپرست مهندسی Instagram با یک مشکل مواجه شد - شرکت در نظرسنجی رضایت کارمندان نمره شفافیت پایینی داشت. او متوجه شد مشکل عدم وضوح در پشت سر تصمیمات بود. مشکل ارتباط در مورد تصمیمات نبود، بلکه ارتباط در مورد چرایی تصمیمات بود. پس Instagram چگونه مشکل وضوح خود را حل کرد؟ یک چارچوب به نام [related bracelet="raci"]. (اسلاید 23)
RACI مخفف Responsible, Accountable, Consulted و Informed است. در چارچوب RACI، نقش ها بر اساس اینکه کی مسئول تصمیم است، کی مسئول آن تصمیم است، کی مشورت می کند قبل از اینکه تصمیم نهایی شود و کی اطلاع داده می شود از تصمیمات هنگامی که انجام می شوند، تخصیص داده می شود. هدف از RACI اطمینان حاصل کردن از اینکه تمام ذینفعان مسئولیت های خود را می دانند، تایید اینکه منابع به درستی تخصیص یافته اند، و ایجاد شفافیت به طوری که همه در یک صفحه هستند و می توانند برای آنچه مسئول هستند مسئولیت پذیری کنند.
در مورد Instagram، تصمیم گیران کمتر و شفافیت بیشتر در مورد کسی که تصمیمات را اتخاذ کرد، امکان حرکت سریع تر تیم ها را فراهم کرد. رهبران بیشتر مسئولیت پذیر شدند و چارچوب RACI در سراسر شرکت مقیاس بزرگ شد.
منشور پروژه
شما نقش های تیم را تخصیص داده اید و همه می دانند که مسئولیت آنها در پروژه چیست - اما چگونه تیم را متمرکز بر هدف اصلی پروژه نگه می دارید، به خصوص در طول زمان های طولانی؟
در سال 2002، الون ماسک می خواست یک موشک را برای شروع رویای خود برای فرستادن انسان ها به مریخ بخرد. با این حال، قیمت خرید یکی تا 65 میلیون دلار بالا می رفت.ماسک از مفهومی به نام "اصول اولیه" استفاده کرد تا درباره چگونگی کاهش هزینه ها به اندازه کافی برای حل مشکل تامین مالی فکر کند. مشخص شد که مواد اولیه فقط حدود دو درصد از قیمت یک موشک را تشکیل می دهند، بنابراین او مواد اولیه را خریداری کرد و خود یک موشک ساخت. ماسک نه تنها توانست هزینه راه اندازی یک موشک را 10 برابر کاهش دهد، بلکه این کار را با سود انجام داد. در نتیجه، اکنون ارزش SpaceX تقریباً 74 میلیارد دلار است تا سپتامبر 2021.
برای اعمال مفهوم اصول اولیه به پروژه های خود، می توانید از منشور پروژه استفاده کنید تا تمام ذینفعان داخلی و خارجی را در اطراف یک هدف مشترک متحد کنید. منشور پروژه نه تنها "سخنرانی آسانسور" برای اهداف پروژه شماست بلکه محدوده پروژه و همچنین مشخصات فنی، ریسک ها، محدودیت ها، فرضیات و وابستگی ها را تعریف می کند. این اصول اصلی یک پروژه انتظارات را هنگام توسعه پروژه تعیین می کنند و می توانند به عنوان منبع حقیقت استفاده شوند که تمام ذینفعان را برای پیروی از برنامه به زمین می چسباند.
منشور پروژه همچنین زمان بندی و بودجه پروژه، ذینفعان کلیدی مسئول، و معیارهای موفقیت را تعیین می کند، بنابراین هر کسی که درگیر است می داند که چه کسی برای چه چیزی مسئول است و چگونه باید پروژه را انجام داد. (اسلاید 29-31)
داشبورد های پروژه و نمودارهای گانت
پس اکنون که یک برنامه ای دارید که بر اساس یک بنیاد قوی ساخته شده است، چگونه این برنامه در حال پیشرفت است؟
مدیران پروژه موفق نیاز به یک ابزار داشبورد وضعیت پروژه دارند تا وضعیت پروژه خود را در طول فازها و شاخص های عملکرد کلیدی ردیابی کنند. این داشبورد به روزرسانی های پروژه را به ذینفعان خارجی و اعضای تیم داخلی ارتباط می دهد. شما می توانید زمان خود را در مقابل فاز محصول و زمان بندی در مقابل ظرفیت منابع را اندازه گیری کنید تا وضعیت فعلی خود را در مقابل اهداف تعیین شده در منشور پروژه اندازه گیری کنید. (اسلاید 39-43)
برای دنبال کردن پیشرفت خود در طول زمان، از یک نمودار گانت استفاده کنید تا پیشرفت فعالیت خود را در برابر چندین زمان بندی، با تصویرسازی های مختلف برای ماهانه، سه ماهه، شش ماهه یا سالانه نشان دهید. (اسلاید 44-50)
جلسه پس از مرگ
با ابزارهایی برای ردیابی پیشرفت و رعایت برنامه، شما باید تمام منابع مورد نیاز خود را برای انجام پروژه بعدی خود داشته باشید - پس چه کاری باید انجام دهید وقتی پروژه تمام شد؟
در جولای 2014، آمازون گوشی هوشمند خود را با نام آمازون فایر فون راه اندازی کرد. اما دو ماه پس از راه اندازی، آمازون قیمت های بسیار پایین تری را ارائه داد تا گوشی را با قرارداد تقریباً رایگان کند. یک ماه بعد از آن، آمازون تقریباً 170 میلیون دلار از موجودی گوشی فایر فون را به عنوان زیان نوشت، و در نهایت محصول را کاملاً متوقف کرد. در حالی که کیندل آمازون یک موفقیت بزرگ بود که خواندن در حال حرکت را فراهم کرد، گوشی فایر فون از همان ابتدا مرده بود.پس آمازون در کجا اشتباه کرد؟ احتمالاً آمازون همین سوال را در یک (اسلاید 54)
برای موفقیت در پروژه بعدی خود، حتماً یک جلسه تشریح وضعیت پس از پروژه برگزار کنید که در آن می توانید یک نظرسنجی تیمی انجام دهید تا بفهمید تیم شما احساس می کند پروژه در کجا موفق بوده یا کجا فضایی برای بهبود وجود دارد. شما می توانید پروژه را به طور کلی یا دستاوردهای فردی آن را نظرسنجی کنید. همچنین می توانید همکاری و بهره وری تیم را نظرسنجی کنید یا حتی سبک مدیریت خود را نظرسنجی کنید تا بفهمید چگونه می توانید مدیریت پروژه خود را بهبود ببخشید. این نظرسنجی های پس از مرگ از همه جمع آوری نظرات می کنند تا شما بتوانید پروژه بعدی خود را به موفقیت بزرگتری تبدیل کنید.
در مورد آمازون، یک تشریح وضعیت پس از مرگ نشان داد که به جای تاکید معمول آمازون بر آنچه مشتری می خواهد، آنها یک تلفن را ساختند که هیچ کسی نمی خواست و همه چیزی که مشتری نیاز داشت، یک برنامه جدید یا دو بود.
محاسبه IRR
قبل از شروع یک پروژه، باید متوجه شوید که هزینه آن چقدر خواهد بود.
به گفته گلدمن ساکس، بیش از 504 میلیارد دلار از برگشت سهام در سال 2021 صادر شد - بیشترین مقدار در بیش از 22 سال گذشته. مایکروسافت زمانی که در سپتامبر برنامه برگشت سهام 60 میلیارد دلاری خود را اعلام کرد، به سر خط ها رسید. پس شرکت هایی مثل مایکروسافت چگونه تصمیم می گیرند که به اندازه ای زیادی سرمایه را به برگشت سهام اختصاص دهند؟ جواب یک محاسبه IRR است.(اسلاید 8)
برای محاسبه هزینه یک پروژه، مدیران پروژه از ابزاری به نام نرخ بازده داخلی، یا فرمول IRR استفاده می کنند. محاسبات IRR برای سنجش هزینه یک پروژه در مقابل سودهای احتمالی آن استفاده می شود. شرکت ها از IRR برای ارزیابی برنامه های برگشت سهام استفاده می کنند. در مورد مایکروسافت، مایکروسافت از محاسبات IRR استفاده کرد تا تصمیم بگیرد که داشتن بیشتر سهام خود در بلند مدت سرمایه گذاری بهتری خواهد بود تا خرید یک شرکت دیگر.
معمولاً IRR با استفاده از مایکروسافت اکسل محاسبه می شود، زیرا محاسبات دستی به زیادی از آزمایش و خطا نیاز دارد. برای تعیین IRR پروژه خود، هزینه اولیه سرمایه گذاری و چقدر آن در جریان های نقدی آینده درآورد را تخمین بزنید. شما از این فرضیات استفاده می کنید و آنها را در فرمول IRR قرار می دهید تا ببینید آیا جریان های نقدی ورودی جریان خروجی سرمایه گذاری اولیه را منفی می کند تا ارزش حاضر نت پروژه برابر صفر شود. (اسلاید 7)
به عنوان یک مدیر پروژه، شما همیشه باید پروژه ای را با بالاترین ارزش حاضر نت انتخاب کنید، نه بالاترین IRR. این به این دلیل است که IRR کمترین سطح بازگشت برای بازپرداخت یک سرمایه گذاری است، در حالی که ارزش حاضر نت بیشتر به ارزش بلند مدت یک پروژه اشاره دارد.
تجزیه و تحلیل مونت کارلو
پس از اینکه هزینه و سود یک پروژه را می دانید، همچنین باید ریسک های مرتبط با آن را محاسبه کنید.بسیاری از مدیران پروژه نیاز دارند تا قبل از شروع یک سرمایه گذاری جدید بزرگ، یک تحلیل ریسک پروژه انجام دهند.
گلدمن ساکس یک فناوری جدید دارد که قصد دارد برای انجام تحلیل ریسک خود از آن استفاده کند: کامپیوترهای نزدیک به کوانتوم. مدل های تحلیل ریسک فعلی که توسط تحلیلگران گلدمن استفاده می شوند، نیاز به توان محاسباتی زیادی دارند و اغلب در طول شب انجام می شوند. در حالی که یک کامپیوتر کاملا کوانتومی می تواند این شبیه سازی ها را هزار برابر سریع تر انجام دهد، این فناوری هنوز ده سال دیگر است. با این حال، کامپیوترهای نزدیک به کوانتوم می توانند این شبیه سازی ها را 100 برابر سریع تر اجرا کنند و ممکن است در کمتر از پنج سال آماده شوند.
فرمولی که این شبیه سازی ها اجرا می کنند، تحلیل مونت کارلو نام دارد، که برای پیش بینی احتمال نتایج مختلف هنگام اضافه کردن متغیرهای تصادفی استفاده می شود. برای استفاده از تحلیل مونت کارلو، مقادیر چندگانه را به یک متغیر نامعین اختصاص دهید تا محدوده ای از نتایج را دریافت کنید. میانگین را برای دریافت یک تخمین بگیرید، که معمولا شکل یک منحنی زنگوله را می گیرد. بازده میانگین به عنوان احتمال بیشترین نتیجه می شود، با احتمال برابری که بازده بالاتر یا پایین تر باشد.
به دلیل نحوه کار مونت کارلو، می توان فرض کرد که 95 درصد احتمال دارد نتیجه نهایی دو انحراف معیار از میانگین باشد.(اسلاید 12)
برای ابزارهای بیشتر در مورد آنچه مدیران پروژه را موفق می کند، این چارچوب را دانلود کنید. شما ابزارهای اضافی مانند جداول تخمین هزینه، محاسبه گرهای ارزش فعلی خالص، نقشه های منافع پروژه، ماتریس های ساختار طراحی پروژه، ساختارهای شکست کار، نمودارهای مسیر بحرانی، تخته های کانبان و بسیاری دیگر را کسب خواهید کرد.لذت ببرید!
