Zusammenfassung
Brauchen Sie eine schnelle Möglichkeit, die Produktivität zu steigern? Unsere Kanban Sammlung Präsentation bietet anpassbare Ressourcenfolien, die Sie herunterladen und für jeden Geschäftsbedarf anpassen können. Sie enthält Folien für Kanban-Vorlagen, Features-Backlogs, Arbeit in Bearbeitungsgrenzen, Vorlaufzeiten, Kanban-Diagramme und vieles mehr. Lassen Sie uns überprüfen, wie diese Werkzeuge funktionieren und wie jedes einzelne das Projektmanagement erheblich einfacher und effizienter macht.
Kanban
Ein Kanban-Board ist eine visuelle Darstellung des Arbeitsprozesses. Kanban kann mit nur geringem Aufwand zu erheblichen Steigerungen der persönlichen Produktivität und in Teams führen. Das liegt daran, dass das menschliche Gehirn Bilder 60.000-mal schneller verarbeiten kann als Text. Hier können Sie sehen, dass jede Aufgabe farbcodiert ist, um zu zeigen, wer verantwortlich ist. Innerhalb von Minuten kann Kanban eine chaotische Aufgabenflut in eine gemeinsame, handlungsorientierte Übersicht darüber verwandeln, was erledigt wurde, was in Bearbeitung ist und was als nächstes mit farbcodierten Karten zu tun ist.
Nun nutzen Unternehmen jeder Größe in jeder Branche - wie Apple, Pixar und Spotify - es, um Projekte effizient zu verwalten und Aufgaben auf eine klare, visuelle Weise zu organisieren. Und ich werde Ihnen zeigen, wie sie das machen. Zum Beispiel hat Spotify Kanban implementiert, nachdem sie Schwierigkeiten hatten, Projekte auszuführen. Sie entschieden sich für einen einfachen Ansatz mit nur drei Abschnitten: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Dies war so, dass Teammitglieder nicht mit Aufgaben überfordert werden würden.
Kanban-Designs können variieren. In diesem Beispiel sind Aufgaben nach Bahnen oder Abteilungen organisiert, anstatt nach einzelnen Teammitgliedern. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, ein Projekt zu visualisieren und zu synchronisieren, das über mehrere Teams hinweg läuft. (Folie 6)
Dieses Board kombiniert beide Stile für eine detailliertere Ansicht, unterteilt in neue Anfragen, laufende Aufgaben und abgeschlossene Aufgaben. Die Karten zeigen das Teammitglied und die Abteilung, die für jede Aufgabe verantwortlich sind. (Folie 10)
Features Backlog
Kanban ist ein leistungsstarkes und flexibles Tool, das Teams dabei helfen kann, intelligenter - nicht härter - zu arbeiten und Prozesse zu optimieren. Aus diesem Grund ist es bei Softwareteams beliebt, bei denen es einen kontinuierlichen Fluss von Entwicklungsanforderungen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen gibt, die eingehen und sortiert werden müssen.
Da diese neuen Aufgaben oder Funktionen sich anhäufen können, verwendet Kanban ein Features Backlog. Es ist wichtig, ein Backlog überschaubar zu machen und einen Zeitplan für die Fertigstellung zu visualisieren. Dieses Board organisiert Aufgaben nach Status und Fortschritt. Das Board zeigt neue Funktionen, die angefordert wurden, solche, die bereits triagiert - oder sortiert und bereits zugewiesen wurden - und solche, die in Bearbeitung oder kurz vor der Fertigstellung sind. Teams können sich dafür entscheiden, die geteilten Abschnitte zu entfernen, wenn sie möchten, und stattdessen einfach die Funktionen auflisten.(Folie 17)
WIP (Work in Progress) Limit und Durchlaufzeit
Das Kanban-System wurde erstmals in den frühen 1940er Jahren von Toyota erfunden, um Produkte zu verfolgen. Jede von ihnen verwendete Karte enthielt wichtige Informationen wie die Teilenummer, Quelleninformationen und Zielinformationen. Das System stellte sicher, dass Toyota kein Geld für Teile ausgab, die nicht benötigt wurden. Es war so erfolgreich, dass Toyota von einem Verlustbetrieb zu dem globalen Wettbewerber wurde, der es heute ist. Heutzutage verwendet Toyota immer noch Kanban, um seinen Autoproduktionsprozess zu verwalten und verschwenderische Ausgaben zu reduzieren. Es ist gut für das Abfallmanagement - aber wie stellt man sicher, dass genügend Teammitglieder vorhanden sind, um alles zu erledigen?
Wenn ein Rückstand zu lang wird und es zu viele Aufgaben in Arbeit gibt, wird es zu einem Engpass kommen, und die Teammitglieder werden ausgebrannt sein. Das ist nicht nachhaltig. Der Weg, dies zu umgehen, ist durch eine einfache Berechnung namens Work in Progress Limit. Zuerst berechnen Sie die Prozesseffizienz, indem Sie die für wertschöpfende Aufgaben aufgewendete Zeit durch die gesamte für Aufgaben aufgewendete Zeit teilen. Teilen Sie dann die Gesamtzahl der Teammitglieder durch diese Effizienz, und Sie erhalten die maximale Anzahl von Aufgaben, die in Arbeit sein sollten. Übersteigt diese Menge, und die Arbeit wird zur Qual.(Folie 13)
Ein perfekter Einsatz dafür ist eine Kundenservice-Antwortwarteschlange, bei der es fast unmöglich ist zu planen, welche Art von Anrufen eingehen werden und wie die Natur dieser Anrufe sein wird. Sie können jedoch einige allgemeine Annahmen treffen, um die Kapazität zur Deckung dieser Nachfrage zu planen. Im folgenden Beispiel sehen wir, wie wirkungsvoll dieses Limit für die Arbeit in Bearbeitung ist. Die Durchlaufzeit ist die Zeit, die von der Aufnahme einer Aufgabe bis zur Auslieferung benötigt wird. Sobald das Limit für die Arbeit in Bearbeitung verwendet wurde, wurden die Durchlaufzeiten erheblich verkürzt und die Aufgaben wurden wesentlich effizienter abgeschlossen. (Folie 15)
Diagramme
Für noch mehr Visualisierungen verwenden Sie diese Diagramme, um die in jeder Entwicklungsphase verbrachte Zeit darzustellen. Die Zahl über jeder Spalte repräsentiert die Anzahl der beteiligten Aufgaben. Dieses kumulative Flussdiagramm stellt jede Entwicklungsphase gegeneinander dar. (Folien 22 und 24)
Fazit
Kanban-Boards werden mit der Verlagerung zur Fernarbeit nur noch beliebter. Wir können es bereits mit dem Aufstieg von Kanban-Plattformen wie Jira und Trello sehen. Sie bieten eine schnelle Möglichkeit zur Synchronisation zwischen Teams, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Aber Kanban Boards sind nur effektiv, wenn sie die Einschränkungen eines Teams berücksichtigen, weshalb es so wichtig ist, ein Limit für in Bearbeitung befindliche Aufgaben festzulegen und die wichtigsten Aufgaben mit Hilfe der Tools in dieser Sammlung zu priorisieren. Denken Sie daran: Sie können diese Kanban Sammlung Präsentation herunterladen und anpassen, um all Ihre Projektmanagementanforderungen zu erfüllen und Zeit und Arbeitsstunden zu sparen.
