Sinossi
Hai mai avuto difficoltà a tenere traccia delle ore di lavoro del tuo team e a calcolare i costi? Abbiamo creato un per aiutarti in questo. Questo modello ti aiuta a gestire tutte le ore di lavoro, comprese le pause e gli straordinari, in un unico posto. Analizza le prestazioni e i dati finanziari con cruscotti settimanali e mensili. Inoltre, puoi creare automaticamente rapporti in formato PDF per monitorare e convalidare le ore di lavoro mensili.In questo modo, non dovrai preoccuparti di straordinari inaspettati che colpiscono il budget della tua azienda o di non essere pagato correttamente. Per i team, un Timesheet può portare a risparmi sui costi grazie a una gestione del tempo più intelligente. I liberi professionisti possono essere sicuri che ogni ora lavorata sia correttamente registrata e pagata. E la parte migliore? Ti risparmia tempo nell'organizzazione e nel calcolo, dandoti più libertà di concentrarti su altri progetti e compiti.
Contenuto
Come utilizzare il modello
Questo modello è progettato per facilitarne l'uso e presenta schede organizzate per colore per una facile navigazione: blu per le 'schede di input,' verde per le 'schede del cruscotto,' e grigio per le 'schede di rapporti e PDF.' Le schede blu sono dove inserisci i tuoi dati, inclusi i dettagli dell'azienda, i nomi dei dipendenti, i supervisori e le ore di lavoro giornaliere di ciascun dipendente. Questa sezione è anche dove effettui l'accesso per orari di lavoro specifici. Le schede del cruscotto verde si aggiornano automaticamente con grafici che illustrano i dati che hai inserito nelle schede di input. Queste visualizzazioni ti aiutano a capire le ore totali lavorate, distinguendo tra ore regolari e straordinarie. Infine, le schede grigie sono designate per la generazione automatica di PDF, disponibili su richiesta. Questi PDF offrono una panoramica completa.
Come registrare le ore lavorate
Capire come registrare correttamente le tue ore è fondamentale per massimizzare i benefici di questo modello. Il processo inizia nella scheda 'Campi,' dove imposti le informazioni iniziali. Nella sezione 'Campi del foglio di presenza,' inserisci i dettagli per i dipendenti e i supervisori secondo necessità. Nella tabella "Distribuzione del supervisore," parte della sezione "Dettagli del foglio di presenza," collega ciascun supervisore ai rispettivi dipendenti. Questa configurazione consente al modello di popolare automaticamente i campi correlati.
Puoi anche aggiungere motivi di assenza e due campi personalizzabili adattati alle specifiche esigenze della tua azienda.Questa flessibilità consente di monitorare vari elementi come clienti, progetti, dipartimenti o qualsiasi altra informazione pertinente. Queste impostazioni saranno disponibili come opzioni del menu a discesa, semplificando il processo di completamento del timesheet.
Per registrare le ore, passare alla scheda 'Inserimento timesheet', strutturata in sezioni distinte per un facile inserimento dei dati:
- 'Dettagli generali' per registrare la data e la persona responsabile.
- 'Dettagli sulle ore di lavoro' per registrare gli orari di inizio e fine, le pause e i motivi dell'assenza, se presenti.
- 'Input personalizzabili' per i campi personalizzabili precedentemente impostati, con un campo extra per eventuali note importanti.
Il completamento di questi dettagli attiva due sezioni di calcolo automatico: 'Ore di lavoro' e 'Calcolo del pagamento'. Queste sezioni analizzano il costo della giornata lavorativa, comprese le ore regolari e straordinarie, che esploreremo ulteriormente.
Come monitorare i costi e le ore extra
La corretta gestione degli straordinari è essenziale per controllare i costi operativi. Nel nostro modello di Timesheet, è possibile configurare le regole di calcolo degli straordinari nella scheda "Campi" in base alle proprie esigenze. È possibile scegliere tra calcoli cumulativi giornalieri o settimanali per gli straordinari.Optare per il calcolo giornaliero significa che il modello terrà conto di eventuali straordinari lavorati da un dipendente su base giornaliera, fornendo un pagamento aggiuntivo per queste ore indipendentemente dal totale delle ore lavorate durante la settimana. D'altra parte, il metodo di accumulo settimanale calcola gli straordinari solo se il totale delle ore settimanali di un dipendente supera le ore di lavoro standard della settimana, offrendo un approccio più preciso alla gestione del budget.
È possibile personalizzare anche la durata della settimana lavorativa per allinearla al programma del tuo team, che sia di cinque, sei o sette giorni. Questa personalizzazione garantisce che il carico di lavoro settimanale e gli straordinari siano calcolati con precisione per una gestione efficace dei costi. Dettagli sulle ore di lavoro giornaliere, le tariffe orarie e le tariffe degli straordinari vengono inseriti nella tabella "Ore di lavoro dei dipendenti" nella sezione "Dettagli del timesheet". Puoi assegnare a ciascun dipendente le ore giornaliere e le tariffe previste, con il modello che calcola automaticamente il totale delle ore settimanali previste in base ai giorni lavorativi specificati.
Dopo questa configurazione iniziale, la scheda "Inserimento del timesheet" diventa il luogo per la registrazione giornaliera delle ore e il calcolo dei costi.Mentre inserisci gli orari di inizio e fine, insieme alle pause, il modello elabora automaticamente queste informazioni per generare intuizioni nelle ultime due sezioni: "Ore di lavoro" per monitorare le ore totali regolari e straordinarie, e "Calcolo del pagamento," che valuta i costi associati a queste ore in base ai parametri impostati nella scheda "Campi".
Come monitorare i risultati [braccialetto strumento="kc6vq6o6s0"]
Verso il fondo della scheda, il modello consolida i dati della settimana, dettagliando date, dipendenti, giorni lavorativi e il costo totale. Queste informazioni settimanali si estendono al cruscotto mensile, che raccoglie i dati per l'intero mese selezionato. Questo livello di analisi può rivelare tendenze lavorative, individuare aree in cui gli straordinari sono eccessivi e supportare la pianificazione strategica per il personale nei progetti futuri.
Come creare rapporti in formato PDF
Il nostro modello di Timesheet include funzionalità per la creazione di rapporti in formato PDF che forniscono dettagliate informazioni sulle ore lavorative sia a livello individuale che di squadra. Queste schede sono dotate di una funzione di filtraggio e consentono la generazione di rapporti per particolari intervalli di tempo.
La scheda "Rapporto Timesheet" è adatta per la generazione di rapporti individuali dei dipendenti. Questa funzione è particolarmente utile per il dettaglio del tracciamento delle ore e semplifica il processo di validazione da parte dei supervisori, includendo spazi per le firme necessarie. Questo rapporto personalizzato aiuta a mantenere trasparenza e responsabilità per le ore lavorative di ciascun dipendente. Al contrario, la scheda "Rapporto Dipendente" aggrega le ore lavorate da tutti i dipendenti che riportano a uno specifico supervisore in un unico rapporto completo. Questa visione collettiva consente ai supervisori di valutare in modo efficiente le ore totali lavorate dal loro team, ponendo una solida base per la verifica delle ore segnalate e la gestione della produttività del team.
Esporta il PDF
Dopo aver impostato il periodo che desideri esportare i tuoi rapporti, puoi emetterli in PDF. Ecco come fare:
- Fai clic sulla scheda "File" nell'angolo in alto a sinistra di Excel. Dal menu laterale, seleziona "Stampa.[/EDQ]
- Scegli "Microsoft Print to PDF" e fai clic su "Stampa" di nuovo per scegliere dove salvare il PDF;
- Se hai una stampante, selezionala per stampare direttamente il tuo rapporto per la firma.
Personalizza il logo
Puoi anche inserire il tuo logo nel modello. Per farlo, segui questi passaggi:
- Vai alla scheda "Inserisci" nel nastro;
- Fai clic su "Immagini" all'interno del gruppo "Illustrazioni";
- Seleziona "Sopra le celle" > "Questo dispositivo" > Cerca il file di immagine, selezionalo e fai clic su "Inserisci.[/EDQ]
Una volta inserita, l'immagine apparirà sopra le celle. Puoi fare clic e trascinare l'immagine per posizionarla dove preferisci. Per ridimensionare l'immagine, fai clic su di essa e trascina qualsiasi angolo o maniglia laterale.
Conclusione
Il modello di Timesheet migliora la gestione delle ore di lavoro, dotato di opzioni di inserimento dati personalizzabili e calcoli automatizzati per ore e costi, semplificando così la decisione operativa per ottimizzare le ore di squadra e l'utilizzo del budget.Questo modello è finalizzato a migliorare i risultati, mentre il suo design user-friendly risparmia tempo, permettendoti di concentrarti su altre attività cruciali.
