Meeting & Agenda

सारांश

"CNBC," के अनुसार, 67% कर्मचारी कहते हैं कि वे बैठकों में बहुत अधिक समय बिताते हैं। परिणामस्वरूप, वे विचलित महसूस करते हैं, उद्देश्य को परिभाषित करने में संघर्ष करते हैं, विचलनों को दूर करते हैं, भागीदारी को प्रोत्साहित करते हैं और, विशेष रूप से, कार्य योजना के साथ समाप्त होते हैं। अपनी टीम को परेशानी से बचाने के लिए, Meeting & Agenda प्रस्तुति का उपयोग करें, जो विचारों को औपचारिक करने, एक अद्वितीय कार्यक्रम तैयार करने और अपनी टीम को एक उच्चतर स्तर की प्रदर्शन की ओर ले जाने में मदद करने के लिए डिज़ाइन की गई है।

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स्लाइड की विशेषताएं

इस स्लाइड के साथ, स्पष्ट रूप से बताएं कि बैठक के अंत में क्या अपेक्षित है। यदि निर्णय लिए जाने हैं - उन्हें एक प्रत्यक्ष तरीके से बताएं और तैयार रहें कि क्यों उन्हें तत्परता से लिया जाना चाहिए। यह आपका मौका है उद्देश्य और लक्ष्यों को स्पष्ट करने का और बताने का कि बैठक में कौन से मुख्य कार्य होने चाहिए।

इस स्लाइड के साथ, आप अपनी प्रस्तुति के लिए एक चेक-ऑफ लिस्ट बना सकते हैं। इसमें विभिन्न मद्देनजर हो सकते हैं, जैसे कि परियोजनाएं, कार्य, मील के पत्थर, समीक्षाएं, प्रतिक्रिया वितरण, सफलता के मापदंड, प्रदर्शन सूचकांक और अधिक। सूची से चीजों को जांचना संभवतः सभी भागीदारों को संपन्न और प्रेरित महसूस कराएगा।

इस स्लाइड का उपयोग करें निष्कर्षों को खींचने, अगले कदम निर्धारित करने और प्रत्येक बैठक के अंत में कार्यों को सौंपने के लिए।बैठक के तुरंत बाद बैठक के नोट्स को संपादित करना और वितरित करना न भूलें और हर व्यक्ति को एक कार्य के लिए उचित रूप से टैग करें ताकि भ्रम, विलंब और चीजों को अनदेखा करने से बचा जा सके।

अवलोकन

बैठक के एजेंडा के चार मुख्य प्रकार होते हैं:

1. सूचनात्मक – इस एजेंडा में एक संक्षिप्त प्रस्तुति शामिल होती है जो उपस्थितियों को पृष्ठभूमि जानकारी प्रदान करती है। यह सामान्यतः तब उपयोग किया जाता है जब निर्णय पहले से ही शीर्ष से लिया जा चुका होता है। इस मामले में, बैठक के सहभागी सूचना प्राप्त करने, समझने और पालन करने के लिए वहां होते हैं।
2. सलाहकारी – जब निर्णय अभी तक नहीं लिया गया हो, तो यह एजेंडा उपयोगी होता है। बैठक के नेता सहभागियों से सुझाव, प्रतिक्रिया या इनपुट मांग सकते हैं। यह एजेंडा सहभागियों को चर्चा के मुद्दों के बारे में अपनी चिंताओं, राय और विचारों को व्यक्त करने की अनुमति देता है।
3. समस्या-समाधान – यह एजेंडा एक समस्या समाधान के साथ आने के लिए उपयोग किया जाता है। इस मामले में, प्रस्तुतकर्ता का लक्ष्य सहभागियों से विचारों और विशेषज्ञता इकट्ठा करना होता है। ये बैठकें ब्रेनस्टॉर्मिंग सत्रों के लिए अद्वितीय होती हैं।
4. मदद के लिए अनुरोध – यह एजेंडा व्यक्तिगत या पेशेवर मामले पर दूसरों से मदद मांगने के लिए शानदार होता है।

आवेदन

रॉजर श्वार्ज़, एक संगठनात्मक मनोवैज्ञानिक, वक्ता, नेतृत्व दल सलाहकार और रॉजर श्वार्ज़ और सहयोगियों के अध्यक्ष और मुख्य कार्यकारी अधिकारी ने एक प्रभावी बैठक के लिए एजेंडा डिजाइन करने के निम्नलिखित चरणों की सिफारिश की है:

• टीम के सदस्यों से इनपुट मांगें
• ऐसे विषयों का चयन करें जो पूरी टीम को प्रभावित करते हैं
• एजेंडा विषयों को उन प्रश्नों के रूप में सूचीबद्ध करें जिनका उत्तर टीम को देना होता है
• ध्यान दें कि विषय का उद्देश्य जानकारी साझा करना, निर्णय के लिए इनपुट मांगना या निर्णय लेना है
• प्रत्येक विषय के लिए वास्तविक समय का अनुमान लगाएं
• प्रत्येक एजेंडा आइटम को संबोधित करने के लिए एक प्रक्रिया प्रस्तावित करें
• स्पष्ट करें कि सदस्यों को बैठक के लिए कैसे तैयार होना चाहिए
• यह निर्धारित करें कि प्रत्येक विषय के लिए जिम्मेदार कौन है
• पहला विषय "समीक्षा और आवश्यकतानुसार एजेंडा संशोधित करें"
• बैठक को "Plus Delta" मूल्यांकन के साथ समाप्त करें ("Plus Delta" एक मूल्यांकन तकनीक है जो अनुभव या घटना पर प्रतिक्रिया प्रदान करती है ताकि भविष्य में संशोधन और सुधार के लिए विचारों को उत्पन्न और इकट्ठा किया जा सके।)

कौन करता है इसे सही

गूगल

अपनी पुस्तक, "Work Rules!" में गूगल के वरिष्ठ उपाध्यक्ष लास्ज़लो बॉक, सबसे कुशलतापूर्वक बैठकों को आयोजित करने के लिए कंपनी में अपनाए गए तकनीक को साझा करते हैं।

तकनीक वास्तव में काफी सरल है: एक नेता के रूप में, अपनी टीम के सदस्यों से प्रश्न करें कि वे बैठक को किस प्रकार सबसे प्रभावी बनाने का योजना बना रहे हैं और फिर बैठक के तुरंत बाद उनके लिए मुख्य लाभ क्या थे, यह पूछें।

बॉक लिखते हैं: "यह [..] आपके लोगों को खुद को अपने स्वयं के प्रयोग के रूप में प्रशिक्षित करता है, प्रश्न पूछता है, नए दृष्टिकोण आजमाता है, जो कुछ भी होता है, उसे निरीक्षण करता है, और फिर कोशिश करता है।"