प्रक्रिया सुधार

सारांश

अपने व्यापार प्रक्रियाओं को अनुकूलित करें ताकि कोटास और गुणवत्ता मानकों में नई उत्कृष्टता प्राप्त की जा सके। हमारे प्रक्रिया सुधार प्रस्तुति का उपयोग करें - सामान्य तकनीकों और ढांचों सहित - ताकि आप अपने काम में अधिक कुशल हो सकें।

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प्रक्रिया सुधार

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स्लाइड की विशेषताएं

इस स्लाइड के साथ व्यापार प्रक्रिया सुधार के सभी लाभों की सूची बनाएं। उत्पादकता में वृद्धि, कर्मचारी संतुष्टि में वृद्धि, जोखिम कम करना, अनुपालन, ग्राहक संतुष्टि में वृद्धि, लचीलापन और प्रौद्योगिकी एकीकरण शामिल करने पर विचार करें।

इस स्लाइड का उपयोग करके अपनी जिम्मेदारी के आसपास की रणनीति संचारित करें। याद रखें, कि सही प्रणालियों को लागू करके, आप प्रगति का ट्रैक रख सकते हैं, प्रक्रियाओं का मूल्यांकन करने का साधन होता है, यथार्थ समय सीमाएं निर्धारित कर सकते हैं और जिम्मेदारियों की निगरानी कर सकते हैं।

इस स्लाइड के साथ, अपनी व्यापार प्रक्रिया पुनर्निर्माण के लिए कुल रणनीति परिचयित कराएं, जिसका उद्देश्य प्रदर्शन बढ़ाना और लागत कम करना है। प्रक्रिया विश्लेषण, प्रक्रिया विकास और प्रक्रिया ट्रैकिंग पर छूना।

अवलोकन

"प्रक्रिया सुधार व्यापार की पहचान, विश्लेषण और मौजूदा व्यापार प्रक्रियाओं को सुधारने की प्रथा शामिल होती है, ताकि प्रदर्शन को अनुकूलित किया जा सके, सर्वश्रेष्ठ अभ्यास मानकों का पालन किया जा सके या बस गुणवत्ता और ग्राहकों और अंतिम उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगकर्ता अनुभव सुधारा जा सके," जैसा कि "CIO United States ने परिभाषित किया है।"

प्रक्रिया सुधार उपकरण, विधियाँ और तकनीकें शामिल हैं, लेकिन सीमित नहीं हैं:

• काइज़ेन
• 5S
• PDCA
• Six Sigma
• Root Cause Analysis
• SIPOC विश्लेषण
• मूल्य स्ट्रीम मैपिंग (VSM)
• कुल गुणवत्ता प्रबंधन (TQM)
• मन मैपिंग
• Kanban Methodology
• Gap Analysis
• Scrum Process

"Forbes" विभिन्न उद्योगों में काम करने वाले प्रबंधन नेताओं से निम्नलिखित रणनीतियों की सिफारिश करता है जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं की समीक्षा और सुधार के लिए हैं:

अपने उत्पादन को दोगुना करने का कल्पना करें - काइल हर्मन्स, साहसी हों

"अपने आप को और अपनी टीम को नियमित चुनौती दें कि यदि हमें वह करना पड़ता जो हम अभी कर रहे हैं, तो हम इसे कैसे करेंगे और हमारी वर्तमान प्रक्रियाएं इसे कैसे समर्थन करेंगी?

उद्देश्य और मुख्य परिणाम मॉडल को अपनाएं - कार्थिक कृष्णन, ब्रिटानिका समूह

"OKR मॉडल व्यावसायिक उद्देश्यों से शुरू होते हैं और फिर विभाग, टीम और व्यक्तिगत उद्देश्यों और अपेक्षित परिणामों में बदल जाते हैं। 'क्यों' और 'क्या' को परिभाषित किया जाता है जबकि 'कैसे' को टीमों / कर्मचारियों को सौंपा जाता है, उन्हें सशक्त बनाता है।"

मुनाफे के दृष्टिकोण से इसे देखें - एंडी रोडोसेविच, हेम्प डिपो

"जबकि व्यापारिक मुनाफे की अवधारणा के चारों ओर एक नकारात्मक संकेत लगता है, यदि छोटे व्यवसाय मुनाफेमय नहीं होते हैं, तो वे लोगों को रोजगार देने, अपने अनुबंधों को पूरा करने और अंततः अपने आपूर्ति श्रृंखला का हिस्सा चलाए रखने में सक्षम नहीं हो सकते।"

असुविधा के साथ सहज हों - स्कॉट एमिक्स, एमिक्स वेंचर्स

"खुद से पूछें कि यह प्रक्रिया किसे सेवा करती है? क्या यह अब भी प्रासंगिक है? क्या यह अनुकूलित है? कौन से कदम हटाए जा सकते हैं या संक्षिप्त किए जा सकते हैं? क्या मैन्युअल, अनावश्यक या अनावश्यक कदम हैं? तकनीक और स्वचालन कैसे मदद कर सकते हैं? परिवर्तन ही एकमात्र स्थिरता है।"

सुझाव के लिए पूछें - हेदर न्यूमन, कंटेंट पांडा / क्रिएटिव मेवन

"अपनी टीम से उनकी राय और सुझाव मांगें कि कंपनी कैसे बेहतर कर सकती है। सप्ताह में एक बार समीक्षा करें और एक या दो बार वर्ष में (निवेश और उठाए गए मुद्दों की गंभीरता पर निर्भर करते हुए) समाधानों की ब्रेनस्टॉर्मिंग के लिए एक बैठक का आयोजन करें।"

अनुप्रयोग

व्यावसायिक प्रक्रिया सुधार को लागू करने के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजर, एक प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर प्रदाता द्वारा तैयार की गई इस मार्गदर्शिका का पालन करें:

1. निर्धारित करें कि क्या बदलने की आवश्यकता है - अपनी व्यावसायिक प्रक्रिया का उच्च स्तरीय विश्लेषण करें और आवश्यक परिवर्तनों की पहचान करें।आप प्रक्रिया ऑडिट करके सुधार के लिए उपयुक्त क्षेत्रों को खोज सकते हैं, जहां मुद्दे और जोखिम होते हैं
2. पीड़ा बिंदुओं का विश्लेषण करें - संभावित परिवर्तनों का विश्लेषण करें ताकि समझा जा सके कि वास्तविकता में सुधार कैसे किए जा सकते हैं। निम्नलिखित प्रश्नों पर ध्यान दें: कौन से कदम बाधाएं उत्पन्न कर रहे हैं? कौन से पहलुओं में सबसे अधिक समय लग रहा है? क्या लागत और संसाधनों में अनुचित वृद्धि हो रही है? क्या गुणवत्ता प्रभावित हो रही है?
3. खरीद लें - वरिष्ठ प्रबंधन से अपने सुधार योजनाओं के लिए समर्थन प्राप्त करें। '"ये सुधार समय और संसाधनों का उपयोग कर सकते हैं, इसलिए वरिष्ठ प्रबंधन से प्रतिबद्धता के बिना, आपके पास आगे बढ़ने की शक्ति नहीं होगी," विशेषज्ञ कहते हैं।
4. सुधार प्रक्रिया का निर्माण करें - अपनी प्रक्रिया के अपर्याप्त हिस्से को पुन: डिजाइन करें और कार्यक्षमता बढ़ाने के लिए आपको जरूरी सुधार लागू करें।
5. परिवर्तन करें - अपने पुन: डिजाइन को लागू करें। यह मौजूदा सिस्टम, टीमों और प्रक्रियाओं में परिवर्तन करने की आवश्यकता हो सकती है, विशेषज्ञ चेतावनी देते हैं।
6. समीक्षा करें - आपके उद्यम द्वारा लागू किए गए सभी सुधारों की प्रगति का ट्रैक करें और सुनिश्चित करें कि वे आपके द्वारा स्थापित किए गए मील के पत्थरों को पूरा कर रहे हैं। साथ ही, नए मुद्दों के उभरने पर अपनी योजना को उचित रूप से संशोधित करने के लिए तैयार रहें।

मामला अध्ययन

"प्रक्रिया सुधार को स्थायी बनाना" केनन निजी उद्यम संस्थान द्वारा

अध्ययन दिखाते हैं कि प्रक्रिया सुधार की प्रथाओं को अपनाने वाली कंपनियां कार्यक्षमता और लागत में महत्वपूर्ण सुधार का आनंद लेती हैं, "हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू"("HBR") रिपोर्ट करता है। उत्तर कैरोलिना विश्वविद्यालय's ब्रैड स्टाट्स और ऑक्सफोर्ड विश्वविद्यालय's मत्थियास होलवेग और डेविड उपटन ने 2012 से 2017 तक एक यूरोपीय बैंक में शुरू किए गए 204 लीन प्रोजेक्ट्स का अध्ययन किया, जिसमें 14 देशों में 2,000 से अधिक शाखाएं और 16 मिलियन से अधिक ग्राहकों की सेवा की जाती है। शोधकर्ताओं ने यह जानने की कोशिश की कि कुछ सुधार स्थायी होते हैं और दूसरे नहीं। इसे प्राप्त करने के लिए, उन्होंने मुख्य कार्यालय द्वारा शुरू की गई लीन पहल पर नजर डाली। यहां होलवेग और उपटन ने क्या खोजा:

• पहले चार वर्षों में, बैंक ने हर छह महीने में 33 से 51 परियोजनाएं शुरू की, जिनमें प्रत्येक में 1,600 कर्मचारी शामिल थे। प्रारंभिक सुधार में कार्यक्षमता की औसत 10% बढ़ी; लाभ एक वर्ष के बाद 20% और दो वर्षों के बाद 31% तक बढ़ गया।
• हालांकि, प्रभावशाली लाभों के बावजूद, 21% परियोजनाओं ने किसी भी सुधार को उत्पन्न नहीं किया। 79% में से जो प्रारंभिक सुधार दिखाई दिए, उनमें से कई पीछे चले गए: केवल 73% एक वर्ष के बाद और दो वर्षों के बाद आंकड़ा 44% तक गिर गया।
• अनुसंधानकर्ताओं ने जांचा कि शुरुआती रूप से सफल परियोजनाएं लाभों को बनाए रख सकती हैं और निरंतर सुधार दिखा सकती हैं, लेकिन केवल 51% परियोजनाएं लॉन्च के एक वर्ष बाद सुधार करना जारी रख रही थीं और दो साल बाद यह आंकड़ा 36% तक गिर गया।

होलवेग और उपटन ने नतीजों को बेहतर तरीके से समझाने और समझाने के लिए, सभी 14 स्थानों पर बैंक के प्रबंधकों से बात की। प्रबंधकों ने बोर्ड सदस्यों और वरिष्ठ नेतृत्व से दृश्यमान समर्थन को सुधार करने के लिए आवश्यक शर्त के रूप में नामित किया। इसके बिना, सामने के कर्मचारी यह मानते हैं कि कंपनी की प्रयास के लिए उत्साह कम हो गया है, और पीछे हटना शुरू हो जाता है, प्रबंधकों ने बताया, "HBR." के अनुसार। सतत मापन और निगरानी की आवश्यकता भी उल्लेख की गई थी। "निम्नलिखित फलों का समाधान करना आसान होता है; यह दीर्घकालिक अवधि में कठिन हो जाता है," एक बैंक प्रबंधक ने अनुसंधानकर्ताओं के साथ साझा किया।