Verimlilik Planlayıcısı (Bölüm 2)

Özet

Hiç Jeff Bezos veya Elon Musk'ın nasıl bu kadar verimli olduğunu merak ettiniz mi? Google, Asana veya LinkedIn'in kendi verimliliklerini nasıl planladığı hakkında ne düşünüyorsunuz? Bu açıklamada, en iyi şirketlerin verimliliklerini artırmak için kullandıkları teknikleri gözden geçireceğiz. Dünyadaki en iyi iş liderleri gibi toplantıları nasıl yöneteceğinizi, gününüzü nasıl planlayacağınızı, haftanızı nasıl programlayacağınızı ve projeleri aylık bazda nasıl yöneteceğinizi öğreneceksiniz.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Verimlilik Planlayıcısı (Bölüm 2)' presentation — 26 slides

Verimlilik Planlayıcısı (Bölüm 2)

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Sonuç

Bu çerçeve ile verimlilik yönetimi için en iyi araçlara dair bilgi edinecek ve verimlilik planlayıcılarının gününüze nasıl etki edebileceğini anlayacaksınız. Çeyrek yıl veya yıllık hedeflerin aksine, bu verimlilik planlayıcı araçları hemen harekete geçmek içindir, ister günlük, ister haftalık, ister aylık olsun. Bu araçlar sadece kendiniz için değil, aynı zamanda herkesin günlerini buna göre planlaması için ekipler arasında paylaşılabilecek araçlardır, özellikle uzaktan çalışma ve dijital göçebe çalışma stilleri daha yaygın hale gelirken.

Araç özellikleri

Günlük planlayıcı

Peki günlük olarak nasıl verimli kalabilirsiniz? İki büyük şirketin CEO'su olan Elon Musk, zaman yönetimini en üst düzeye çıkarmak zorunda, bu yüzden MIT adı verilen bir çerçeve kullanıyor.

MIT, yani en önemli görev, günün en kritik görevleriyle başlamanızı gerektirir. Ardından, aynı anda yapılabilen daha az önemli görevleri çoklu görev olarak ele alırsınız.2018'de, Tesla çalışanlarına sızan bir e-posta, verimlilik üzerine ek öneriler ortaya çıkardı. Musk, Tesla çalışanlarına aşırı veya sık toplantılardan kaçınmayı önerdi ve hatta bir toplantının değer sağlamayı durdurduğu anda toplantıdan çıkmayı bile önerdi.

Kendi gününüzü planlamak için, gününüzün programını bir liste formatında görüntülemek için bu gün planlayıcı görselini kullanın. Sorumluluklarınızı ve toplantılarınızı, görevle ilgili herhangi bir not eklemek için bir bölümle birlikte saatlik bir formatla listeyin. Elon Musk'ı takip etmek için, gününüzü en önemli görevinizle başlatın. (Slayt 3)

Kenar çubuğunda, genellikle ilgisiz görevler serisini ele alırken ana hedefinize odaklanmaya devam etmeniz için günün hedefi için kısa bir özet yazabilirsiniz.

Haftalık plan

Gününüzü planladınız, peki ya haftadan haftaya? Günlük görevleri ve haftalık toplantıları nasıl dengeleyerek verimli kalırsınız? Jeff Bezos'un bir fikri var...

2018'de, Amazon CEO'su toplantılar etrafındaki şirket kültürüne dair bazı içgörüler paylaştı. Öncelikle, toplantıları küçük tutmak için bir "iki-pizza kuralı" kullanır. İki pizza odadakileri doyurmayacaksa, toplantıda çok fazla insan var demektir. Bezos ayrıca, tüm toplantıların, herkesin her toplantının başında sessizce birlikte okuduğu ve ardından konuyu derinlemesine tartıştığı altı sayfalık bir not sağlamasını gerektirir.Bu, herkesin üzerinde çalışmak için aynı anahtar detaylara sahip olduğu yüksek kaliteli bir konuşma sağlamaktır, bir ders salonu gibi.

Amazon, yöneticilerine bu notları sunmaya hazır olana kadar haftalarca yazmalarını ve yeniden yazmalarını öğretir. Anlatıcı sunum, dikkati önemli olanın üzerine yoğunlaştırır ve notun yüksek standardı, toplantıların sadece en önemli konular için düzenlendiği bir kültür yaratır.

Haftanızı planlamak için, dikkatinizi Bezos gibi odaklamak için haftalık bir plan kullanabilirsiniz. Her verilen gün için en önemli dört görevinizi ve her birinde üzerinde çalışmayı planladığınız süreyi vurgulayın. En önemli konularla sınırlı toplantılar düzenlemek için Bezos'un toplantı tekniğini uygulayabilirsiniz. (Slayt 18)

Örneğin, bir tartışma konusu günün en önemli 4 göreviyle ilgili değilse, bir toplantı planlamak için yeterince önemli olmayabilir. Bu, dikkatinizin ve zamanınızın işletmeniz için en önemli olan şeyden alınmasını azaltmanıza yardımcı olacaktır.

Haftalık zaman çizelgesi

Gününüz ve haftalık planınız var. Haftanın en iyi şekilde nasıl değerlendirilip verimliliğinizi maksimize edeceksiniz?

Google, beş günlük sprint kavramını hızlı ve verimli bir süreçte tasarlamak, prototip oluşturmak ve fikirleri test etmek için öncülük etti.Beş günlük sprint, ürün yöneticileri ve ürün geliştiriciler tarafından genellikle bir MVP olarak geliştirmek için aylar süren bir prototipi beş günlük bir süre zarfında oluşturmak ve başlatmak için kullanılır. Pazartesi günü çözmek istediğiniz problemi belirlersiniz. Salı günü bir fikir oluşturursunuz. Çarşamba günü testi ilerletmeye karar verirsiniz. Perşembe günü bunu geliştirirsiniz ve Cuma günü müşteri görüşmeleri ile geri bildirim almak için bir test olarak başlatırsınız.

Google, bu süreci bir hafta içinde bir ürün başlatmak üzere tasarladı, ancak SCRUM Sprint sürecini de bir haftadan haftaya birikmiş özellikler veya görevlerle başa çıkmak için kullanabilirsiniz.

Bir haftalık zaman çizelgesi görünümü, her günün en önemli önceliğini vurgular. Sprint çerçevesini kullanarak, her günün önceliğini, tamamlanması gereken görevi genişletmek için bir alt başlıkla vurgulayabilirsiniz. Bu görselleştirme, sprint sürecini yönetirken ekibiniz için gerçeğin kaynağı olabilir. (Slayt 10)

Gantt grafikleri

Haftalık sprintler, haftadan haftaya verimliliği maksimize etmenin harika bir yoludur. Peki daha uzun vadeli görevlerde ilerlemenizi nasıl takip edersiniz?

Asana, birçok işletmenin ekip yönetimi için kullandığı bir verimlilik SaaS aracıdır ve ekibinin sunduğu verimlilik ipuçları ile bir blog yayınlar.Şirketin Mühendislik Müdürü Greg Sabo, bir görev atanmadan önce hiçbir iş yapmamanızı, bunun e-posta kutunuzu kontrol etmeyi de içerdiğini önerir. Ayrıca her görev için her zaman bir bitiş tarihi belirlemeniz gerektiğini söyler. Bir görevin bitiş tarihinde veya öncesinde, görevi tamamlamalı veya yeni bir bitiş tarihi atamalısınız. Bu bilinçli bitiş tarihine odaklanma, görevleri zamanında tamamlama konusunda üretken ve odaklanmış kalmanıza yardımcı olur.

Bu çoklu görevler ve atamalar üzerindeki verimliliğinizi takip etmek için, ilerleme çubuklarına sahip bir aylık Gantt grafiği yardımcı olabilir. İzleme çubukları, belirli bir süre boyunca ilerleme arttıkça genişletilebilir, bu yüzden bir bitiş tarihini taşıma durumunda kendinizi bulursanız, tamamlanmamış çubuğu buna göre genişletebilirsiniz. (Slayt 21)

Aylık atamalar

Dolayısıyla aydan aya verimliliğinizi hallettiniz. Peki ya uzun vadeli, daha hırslı hedeflere doğru ilerlemenizi takip etmek istediğinizde ne olacak?

1999'da Google, web'e gelen 18. arama motoruydu. Şirketin zor seçimler yapması, ekibini rayında tutması ve neyin önemli olduğunu ölçmesi gerekiyordu; Google, bir araç olan OKR'leri, yani hedefleri ve anahtar sonuçları, Eş Kurucu Larry Page'e göre şirketi birçok kez 10x büyümeye yönlendiren anahtar araç olarak kullandı.

2017 yılına gelindiğinde, Google, her biri bir milyardan fazla kullanıcıya sahip yedi ürün geliştirmişti — Arama, Chrome, Android, Haritalar, YouTube, GooglePlay ve Gmail.

Sadece tamamlama sürecindeki ilerlemeyi takip etmek için Gantt grafiklerini kullanabilirken, OKR'lerinizi takip etmek için bu aylık görev görselleştirmesini kullanabilirsiniz. Bu durumda, ilerlemeniz, başarı için belirlenen anahtar sonuç metriklerinizle belirlenen hedefinize karşı ölçülür.(Slayt 24)

LinkedIn CEO'su Jeff Weiner'ın dediği gibi, bu hedefler "belirli bir süre zarfında gerçekleştirmek istediğiniz, belirli bir plana yönelik bir hedef yerine bir uzatma hedefine yönelik" olmalıdır. Hedefler yüksek hedefli olsa da, "daha büyük bir aciliyet ve daha büyük bir zihin payı" yaratmak için kısa süreli zaman çizelgeleri olmalıdır.

Ek araçlar

Verimliliğinizi artırmak için daha fazla araç indirmek için bu Verimlilik Planlayıcısı (Bölüm 2) sunumunu indirin. Her türlü verimliliği planlamaya yardımcı olacak daha fazla varyasyon ve görselleştirme elde edersiniz, günlük, haftalık ve aylık görünümlerle.