बैठकें और एजेंडा (भाग 3)

सारांश

समय आपकी सबसे बड़ी संपत्ति है। इसे बर्बाद न करें। हमारे बैठकें और एजेंडा (भाग 3) डेक का उपयोग करके अपनी पूरी टीम को त्वरित निर्णय लेने, जटिल समस्याओं का समाधान करने और मूल्यवान जानकारी साझा करने में सशक्त करें। त्वरित रूप से महत्वपूर्ण डेटा, लक्ष्य, और अगले चरणों को दृश्यमान करें। आसानी से मीटिंगों के बीच मेट्रिक्स को ट्रैक करें ताकि सफलता को मापा जा सके। अधिक कुशलता से मीटिंग करें ताकि आप — और सभी अन्य लोग — समय, धन, और संवेदनशीलता बचा सकें।

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स्लाइड की विशेषताएं

अधिकांश कार्यकारी अधिकारियों का मानना है कि 67% मीटिंग्स अप्रभावी होती हैं। इसी समय, ज़ूम कॉल्स के उभार ने औसत मीटिंग की लंबाई को 30 मिनट या उससे कम कर दिया है। इस सत्र लक्ष्य स्लाइड का उपयोग करें ताकि विभिन्न सत्रों में लक्ष्यों को आउटलाइन किया जा सके और मीटिंग्स को बिंदु पर रखा जा सके। टैग्स का उपयोग करें ताकि स्पष्ट हो सके कि कौन सी मीटिंग्स दूरस्थ होंगी बनाम व्यक्तिगत।

McKinsey के अनुसार, 2021 के बाद से अधिक से अधिक 20% कार्यबल कम से कम तीन से पांच दिन प्रति सप्ताह दूरस्थ रूप से काम करेगा, और 42-63% सभी अंतर-कर्मचारी संचार दूरस्थ रूप से किया जा सकता है। दूरस्थ मीटिंग निर्देश स्लाइड का उपयोग करें ताकि नए कर्मचारियों और ग्राहकों को आपकी कंपनी की दूरस्थ मीटिंग प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन किया जा सके।

हर साल $399 बिलियन से अधिक की राशि अप्रभावी मीटिंग्स में बर्बाद होती है, और अप्रभावी मीटिंग्स औसत कंपनी को $700,000 से अधिक की लागत लगाती हैं।अपनी बैठकों की प्रभावशीलता को मापें इस परिणाम और आउटकम स्लाइड के साथ। बैठकों के द्वारा यदि वे परिणाम प्राप्त करने में सफल रहे या नहीं, इसका निर्धारण करने के लिए मुख्य KPIs और विश्लेषिकी को ट्रैक करें।

परिणाम

बैठकों में 13% की वृद्धि हुई थी 2020 में, लेकिन कुल बैठक का समय 20% कम हो गया। 2020 में, सभी बैठकों का 67% 30 मिनट या उससे कम समय के थे, जबकि केवल 20% एक पूरे घंटे तक चली। चूंकि औसत व्यक्ति केवल 10 से 18 मिनट तक एक ही विषय पर ध्यान केंद्रित कर सकता है, इसलिए छोटी बैठकें साबित होती हैं कि ये अधिक प्रभावशाली होती हैं और कर्मचारी संतुष्टि को बढ़ाती हैं।

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अनुप्रयोग

यह डेक आपके कुल बैठक समय को कम करने और आपकी बैठकों को अधिक प्रभावशाली बनाने में मदद कर सकता है। प्रत्येक बैठक के एजेंडा, लक्ष्य, विषय, और अगले कदमों को दृश्य रूप से दर्शाएं। सभी उपस्थितों के साथ मुख्य अंतर्दृष्टि साझा करें एक पचने योग्य तरीके से ताकि सभी जानते हैं कि अगला क्या करना है अधिकतम प्रभाव के लिए।

• लक्ष्यों को आउटलाइन करें। बैठक के एजेंडा को मिनटों, घंटों, दिनों और सप्ताहों के आधार पर तोड़ दें। अपनी टीम के पूरे सप्ताह को एक नजर में व्यवस्थित करें और दृश्य रूप से अनुकूलित स्लाइडों के साथ अनुसूचियाँ साझा करें।
• एजेंडा को अनुकूलित करें। चूंकि 44% कर्मचारी रिपोर्ट करते हैं कि एक खराब तरीके से संगठित बैठक के बाद उनके कार्य समाप्त करने का समय कम हो गया है, बैठकों को संगठित रखने के लिए सत्र लक्ष्यों को स्थापित करें।
• ब्रेनस्टॉर्म करने के लिए समय निर्माण करें। छोटी बैठकें ऊर्जा स्तरों को ऊपर रखती हैं।विचारों की प्रवाह को बेहतर बनाने के लिए ब्रेक्स और मौन ब्रेनस्टॉर्म सत्रों को शामिल करें।
• उपस्थित होने वालों, हितधारकों, और प्रस्तुतकर्ताओं की प्रोफ़ाइल बनाएं। Google, Amazon, और Apple सभी सहमत हैं - बैठकों को प्रभावी बनाने के लिए, बैठक में हर किसी को वहाँ होने का कारण होना चाहिए।
• मासिक प्रगति का ट्रैक करें। अगर अनुसरण कार्य स्पष्ट नहीं हैं तो एक अच्छी बैठक भी विफल होती है। बैठक के बाद कंपनी की प्रगति का ट्रैक करें ताकि लक्ष्य पूरे होने की पुष्टि की जा सके।

अंत में, उपस्थित होने वालों से प्रतिक्रिया इकट्ठा करें। हर बैठक की प्रभावशीलता की पुष्टि करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप अपने कर्मचारियों से व्यक्तिगत रूप से मतदान करें और प्रतिक्रिया साझा करें ताकि सीखने और विकास में मदद मिल सके।

कार्यान्वयन

अधिकांश बैठक के उपस्थित होने वाले ऐसे दृश्य सहायता का पसंद करते हैं जो उनका ध्यान आकर्षित करती हैं और उन्हें सक्रिय रखती हैं। स्पष्ट लक्ष्यों के साथ संक्षिप्त एजेंडा प्रस्तुत करें। बैठकों के बीच अपनी प्रगति का ट्रैक करें। प्रत्येक बैठक सत्र से अगले कदम और मुख्य सीखने को एक दृश्य रूप से आकर्षक प्रारूप में प्रस्तुत करें। अंततः, इस प्रस्तुति का उपयोग कुल मिलाकर बैठक के परिणामों को बेहतर बनाने के लिए करें।

केस स्टडी

Marakon Associates और Economist Intelligence Unit द्वारा आयोजित 187 कंपनियों के एक सर्वेक्षण में पाया गया कि 80% प्रबंधन का समय उन मुद्दों पर खर्च होता है जो केवल कंपनी के दीर्घकालिक मूल्य का 20% हिस्सा होते हैं।इस डेक के साथ, आप बैठक की क्षमता को अधिकतम करने वाली रणनीतियों का लाभ उठा सकते हैं: निर्णयों पर बैठकों को केंद्रित करें, अपने एजेंडा का मूल्य मापें, एजेंडा-आइटम को जितना संभव हो सके जल्दी पूरा करें, निर्णयों को दीर्घकालिक बनाएं, और बैठकों का पालन करें क्रियान्वित अगले कदमों के साथ।

अपनी अगली बैठक को अनुकूलित करने के लिए अधिक विकल्पों के लिए, हमारे Meeting & Agenda और मीटिंग और एजेंडा (भाग 2) की जांच करें