कार्य ट्रैकर

सारांश

हमारे कार्य ट्रैकर डेक के साथ अपनी टीम और प्रोजेक्ट्स को फिर से पटरी पर लाएं। इन कस्टम-बिल्ट दैनिक, साप्ताहिक, और मासिक चेकलिस्ट्स के साथ प्रगति अपडेट रिपोर्ट्स बनाने में खर्च होने वाले समय को बचाएं। कार्यों को प्राथमिकता, नियत तारीख, पूर्णता के प्रतिशत, असाइनमेंट, और बहुत सारे अन्य विकल्पों के आधार पर व्यवस्थित करें।

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स्लाइड की विशेषताएं

45% कर्मचारी गैंट चार्ट्स को अपना सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण रिपोर्ट करते हैं। इस स्लाइड का उपयोग करें टास्क्स को सटीक रूप से मापने, उन्हें एक व्यक्तिगत प्रोजेक्ट के कई चरणों में ट्रैक करने, और अपनी टीम के साथ अधिक सटीक समयरेखाएं बनाने के लिए।

इस कार्य असाइनमेंट टेबल के साथ कई कर्मचारियों में टीम की गतिविधियों को प्रबंधित करें। कौन सा कार्य किसे सौंपा गया है, इसका शीर्ष-स्तरीय अवलोकन बनाएं, जिसमें नियत तारीखें शामिल हैं। देखें कि प्रत्येक सदस्य ने कितने कार्य पूरे किए हैं और बॉटलनेक्स की पहचान करें।

इस लक्ष्य ट्रैकर का उपयोग करें एक महीने की अवधि में दैनिक कार्यों की पूर्ति की आवृत्ति की समीक्षा करने के लिए। टीम के सदस्यों को दिखाएं कि उनकी दिन-प्रतिदिन की कार्यक्षमता कैसे उन कार्यों और क्षेत्रों को परिभाषित करती है जिन्हें अधिक प्राथमिकता की आवश्यकता है।

समस्या

केवल 52% अधिकारियों को लगता है कि उनके कर्मचारियों द्वारा अपने समय का आवंटन कंपनी की प्राथमिकताओं के अनुरूप होता है, जबकि केवल 9% की रिपोर्ट संतुष्टि है अपने पूरे कार्यस्थल के समय आवंटन के साथ। 46% टीम नेताओं की रिपोर्ट "प्रोजेक्ट की समय सीमाओं को पूरा करने" को उनकी सबसे बड़ी बाधा के रूप में दर्ज करती है।

यह इसलिए है क्योंकि अधिकांश कर्मचारी अपने सप्ताह के कम से कम आधे समय को पुनः कार्य करने और खराब तरीके से संचारित किए गए कार्यों पर बिताते हैं - यह 20 घंटे से अधिक का समय बर्बाद होता है। इससे छोटे व्यवसायों को $420,000 और बड़ी कंपनियों को $62 मिलियन से अधिक की वार्षिक लागत आती है।

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समाधान

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट के अनुसार, उन कंपनियों के पास जिनके पास स्पष्ट प्रोजेक्ट प्रबंधन संरचनाएं होती हैं, उनके पास उन कंपनियों की तुलना में 38% अधिक सफल प्रोजेक्ट होते हैं जिनके पास नहीं होते। जो कंपनियां बेहतर प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रथाओं का विकास करती हैं, वे उन कंपनियों की तुलना में 28 गुना अधिक पैसा बचाती हैं जो नहीं करती। अधिक उत्पादकता के लिए अधिक नवाचारक विचारों में निवेश करने के लिए समय और पैसा का उपयोग करें।

अनुप्रयोग

• कार्य प्रवाह प्रबंधन में सुधार करें। प्राथमिकता, नियत तारीख, और पूर्णता की प्रतिशत के आधार पर कार्य सूची का आयोजन करें।
• बेहतर संचार करें। आपके सबसे महत्वपूर्ण मापदंडों को संचारित करने के लिए सर्वश्रेष्ठ प्रारूप चुनने की अनुमति देते हैं बहुत सारे डिजाइन विकल्प।
• समय सीमा का पालन करें। सप्ताह और महीनों के भीतर लक्ष्यों का पालन करें। घंटे, सप्ताह के दिनों, और वर्ष के महीनों के आधार पर पूरा किए गए कार्यों का हिसाब रखें।
• बेहतर टू-डू सूचियां बनाएं। टीम की प्राथमिकताओं और प्रगति को संचारित करने वाली संपादन योग्य चेकलिस्ट अधिक योजनाबद्ध वातावरण बनाएंगी।
• खोए हुए समय का हिसाब रखें। समय की बर्बादी को मापें। किसी कार्य के लिए बजटित घंटों की तुलना में वास्तविक घंटों की गणना करें। बर्बादी को ठीक करने के लिए सम्पूर्ण-समय ऑडिट करें।
• समस्या क्षेत्रों पर अधिक ध्यान दें। प्रगति का ट्रैक करें और पूरे किए गए कार्यों, ट्रैक पर कार्यों, और अवधि समाप्त कार्यों की पहचान करें। बोतलनेक पर ध्यान दें और कार्यों को आसानी से पुनः आवंटित करें।

अधिक उत्पादकता का उपयोग करके अधिक ब्रेक के लिए समय दें। जब आप और आपकी टीम को दिन में अधिक समय के लिए ब्रेक मिलते हैं, तो वे काम पर अधिक प्रेरित होकर वापस आते हैं।

कार्यान्वयन

इन कार्य ट्रैकर उपकरणों के समर्थन के साथ, आप आसानी से प्रोजेक्ट प्रबंधन संस्थान की सिफारिश की गई BLISS रणनीति का पालन कर सकते हैं जो परियोजना स्थिति बैठकों का नेतृत्व करने के लिए है:

• प्रभावी हों जो स्लाइड्स के साथ जो महत्वपूर्ण डेटा बिंदुओं को तेजी से संचारित करते हैं।
• आगे या पीछे देखें रोजाना, साप्ताहिक, और मासिक कार्य ट्रैकर विकल्पों के साथ।
• जिम्मेदारी पर जोर दें जो स्लाइड्स के साथ जो टीम भूमिकाओं को उजागर करते हैं।
• सरलीकरण अपने बैठक एजेंडा को सरल टू-डू सूचियों और प्रगति रिपोर्ट दृश्यीकरण के साथ।
• ध्यान केंद्रित रखें जो स्लाइड्स के साथ जो आपकी हर जरूरत के अनुसार अत्यधिक तैयार की जा सकती हैं।

व्यक्तिगत और टीम उत्पादकता पर अधिक डेक्स के लिए, हमारे Meetings & Agendas (Part 3), इस उद्देश्य और मुख्य परिणाम (भाग 2) प्रस्तुति, और इस Productivity Planner की जांच करें।