پروجیکٹ پلان ٹیمپلیٹ (حصہ 2)

تعارف

ہر منصوبہ منیجر کو ایک ایسا اسپریڈ شیٹ ٹیمپلیٹ کی ضرورت ہوتی ہے جس کا وہ استعمال کرکے ایک خصوصی منصوبے کے کاموں اور میل کا سٹونز کو منظم کر سکتا ہے۔ اس مضمون میں، ہم ہمارے پروجیکٹ پلان ٹیمپلیٹ (حصہ 2) ٹیمپلیٹ کی خصوصیات کو نمایاں کریں گے اور آپ کے ساتھ کینبین بورڈ، ٹرائیج میٹرکس، خطرہ تجزیہ، گینٹ چارٹ، اور ڈیش بورڈ کا کام کیسے کرتا ہے - تاکہ آپ اپنے منصوبہ کی منظم کر سکیں۔

ہالانکہ اس ٹیمپلیٹ کا استعمال کارپوریٹ، چھوٹے کاروبار، یا ذاتی مقاصد کے لئے کیا جا سکتا ہے - ہم "ہاؤس فلپ" کی خیالی مثال کا استعمال کریں گے تاکہ آپ کو یہ ٹیمپلیٹ کا استعمال کیسے کرنا ہے، اس کی محسوس مثالیں دیں۔

ہاؤس فلپنگ کی کشش نہ قابل تردید ہے۔ مقبول ٹی وی شوز ایک خوبصورت تصویر پیش کرتے ہیں: ایک خراب حالت کی جائیداد خریدیں، اسے ایک خوبصورت انداز میں تبدیل کریں، اور اسے اچھے منافع کے لئے بیچ دیں۔ یہ سادہ لگ سکتا ہے، لیکن یہ بہت زیادہ پیچیدہ ہے۔ کامیاب فلپ ایک مضبوط اور تفصیلی منصوبہ بندی ہے؛ اس کے بغیر، خواب جلدی ہی مہنگے خواب بن جاتا ہے۔ اسے بچانے کے لئے، بہت سے لوگ مختلف حلوں کی کوشش کرتے ہیں: کاغذ پر نوٹس سے لے کر بے شمار یاد دہانی کی ایپس اور مہنگے منصوبہ بندی کے سافٹ ویئر تک، مکمل تنظیمی اوزار کی تلاش بہت پریشان کن ہو سکتی ہے۔ اسے آسان بنانے کے لئے، ہم نے ایک پروجیکٹ پلان ٹیمپلیٹ (حصہ 2) اسپریڈ شیٹ ٹیمپلیٹ تیار کی ہے۔

سانچے کا استعمال کرتے ہوئے، ہم مختلف منصوبوں اور کاموں کو منظم کرنے اور انہیں مختلف نقطہ نظر سے تجزیہ کرنے کا طریقہ بتائیں گے، جیسے کہ:

اس مضمون میں، سانچے کا استعمال ایک ہاؤس فلپنگ کو شروع سے منظم کرنے کے لئے کیا جائے گا۔ ہم منصوبہ بنانے اور ٹاسکس کی فہرست بنانے سے شروع کریں گے تاکہ اہمیت، خطرات اور نتائج کا تجزیہ کر سکیں۔ سانچے کا استعمال کرنے اور - کون جانتا ہے - ایک ہاؤس فلپنگ منصوبہ کو منظم کرنے کے طریقے کو جاننے کے لئے پڑھتے رہیں۔

منصوبہ کی ترتیب

تصور کریں کہ آپ نے ایک خراب حالت کی جائیداد حاصل کی ہے تاکہ اسے منافع بخش گوہر میں تبدیل کریں۔ اس سفر پر روانہ ہونے کے لئے آپ کو مضبوط منصوبہ کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہاں 'منصوبوں' کا ٹیب کام میں آتا ہے۔

منصوبے کو صاف اور مختصر نام دیں۔ ہمارے مثال کے لئے، اسے "Elm Street Revival.[/EDQ] کہتے ہیں۔ 'شروع' اور 'ختم کی تاریخ' مقرر کریں اور مختصراً منصوبے کے مقاصد اور دائرہ کار کو بیان کریں۔یہ ہو سکتا ہے جیسے " ایک تاریخی گھر کا مکمل تجدید کاری برائے فروخت۔" پھر، ایک تخمینی بجٹ مقرر کریں تاکہ آپ اس کے اندر رہ سکیں۔

'Subrojects' ٹیب میں مختلف ٹیم کے رکنوں کو ہر ذیلی منصوبے کے لئے تفویض کرنے اور انہیں عہدے کے حساب سے زمرہ بند کرنے کی بھی اجازت ہوتی ہے۔ اس طرح، آپ منصوبہ کے رہنما اور منیجر کو شامل کر سکتے ہیں تاکہ معلوم ہو سکے کہ ترسیل اور عملدرآمد کے ذمہ دار کون ہے۔ یہ بھی ممکن ہے کہ دیگر شراکت داروں کو شامل کیا جائے، جیسے ٹھیکیدار، اندرونی ڈیزائنر، مالی تجزیہ کار، اور دیگر۔

ہم اب میل کے پتھر کی فہرست بنا سکتے ہیں جب کہ بنیادی منصوبہ کی معلومات اور ٹیم کی ساخت تیار ہوچکی ہوتی ہے۔ میل کے پتھر آپ کے منصوبے کے اندر معنی خیز واقعات یا مراحل ہوتے ہیں جو اہم ترقی کو نشان زد کرتے ہیں اور ان میں متعدد کام ہو سکتے ہیں - جو ہم بعد میں شامل کریں گے۔ اس مثال میں، میل کے پتھر کمرے ہو سکتے ہیں جو کامیاب ہاؤس فلپ کے لئے تجدید کاری کی ضرورت ہوتی ہے - کچن، بیڈرومز، لیونگ رومز، باتھ رومز، اور جو کچھ بھی آپ کو گھر میں مل سکتا ہے۔ نتیجتاً، ترقی کو ٹریک کرنا اور جو کچھ ابھی بھی کرنے کے لئے باقی ہے، آسان ہو جاتا ہے۔

کام کی تدبیر

جیسے ہمارا Elm Street کا گھر کھڑا ہے، پرانے گھر سے نئے گھر میں تبدیل ہونے کا انتظار کرتا ہے، 'Tasks' ٹیب ہمارا روڈ میپ بن جاتا ہے۔ یہ ٹیمپلیٹ کا مرکزی حصہ ہے، جہاں تمام معلومات درج کی جاتی ہیں تاکہ دیگر ٹیبز سے مناظر بنائے جا سکیں - Kanban سے لے کر ڈیش بورڈ چارٹس تک۔یہ ٹیب صرف یہ بتانے کے بارے میں نہیں ہے کہ کیا کرنے کی ضرورت ہے؛ یہ بھی بتاتا ہے کہ اس کی قیمت کتنی ہوگی اور کامیاب پروجیکٹ کے لئے کیا ترجیح دی جانی چاہئے۔

کام کی تفصیلات

گھر میں داخل ہونے اور پہلے کام کا خیال کرنے کا تصور کریں۔ 'Tasks' ٹیب میں پروجیکٹ اور منسلک میل سٹون کا انتخاب کریں۔ ہمارے Elm Street پروجیکٹ کے لئے 'Projects' ٹیب میں تیار کردہ ایک میل سٹون کا انتخاب کریں، جیسے 'Kitchen' والا۔ ایسی قسموں کی تقسیم کاموں کو تفصیلی کارروائیوں میں تقسیم کرنے میں مدد کرتی ہے۔ یہ "نئے کیبنٹس کی تنصیب" اور "پرانے روشنی کے فکسچرز کو تبدیل کرنے" سے لے کر "جدید کچن سنک کی طرف اپ گریڈ کرنے" تک ہو سکتا ہے۔ یہ تفصیلی کام یقینی بناتے ہیں کہ گھر کے ہر کونے کو نوٹس کیا گیا ہے۔

پھر، کام کو مخصوص ٹیم کے رکن کو تفویض کریں۔ مثال کے طور پر، اگر ٹم آپ کا معتبر بڑھئی ہے، تو اسے نئے کیبنٹس کی تنصیب کا کام دیں۔ کرداروں کی وضاحت کرکے آپ مواصلات کو بہتر بناتے ہیں اور ممکنہ تکرار یا تجاوز کو ختم کرتے ہیں۔ ایک بار تفویض کرنے کے بعد، آپ تخمینی لاگت ($) کا خاکہ بنا سکتے ہیں۔ ہر کیل، تختہ، اور ٹائل کی قیمت ہوتی ہے۔ ہر کام کے لئے لاگتوں کی تخمینہ لگانے سے یہ یقینی بنتا ہے کہ Elm Street Revival منافع بخش رہتا ہے اور یہ وسائل غیر متوقع طور پر نہیں ختم کرتا۔

کاموں کی پیش رفت

اب کہ کاموں کو حرکت میں لایا گیا ہے، آپ کام کی مرحلہ کی تعریف کر سکتے ہیں۔ یہ جاننا کہ نئے کیبنٹس 'In Progress' ہیں یا سنک کی تبدیلی 'Upcoming' ہے، تبدیلی میں حقیقی وقت کی بازیگری فراہم کرتا ہے۔درمیان میں، ترجیحی فیلڈ آپ کو یہ تعین کرنے میں مدد دیتا ہے کہ کون سے کام فوری توجہ طلب ہیں یا سرمایہ کاری پر ممکنہ ریٹرن۔ مثلاً، اُس پرانے روشنی کے فکسچرز کو تبدیل کرنے سے گھر کی قدر میں کافی اضافہ ہو سکتا ہے، جس سے یہ ایک اہم ترجیحی کام بن جاتا ہے۔ اس کے برعکس، خوبصورتی کے اپ گریڈیشن، اگرچہ اہم ہیں، انتظار کر سکتے ہیں۔

مزید، یہ ٹیمپلیٹ ہر کام کی ترقی کی نگرانی کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ 'پروگریس' فیلڈ فیصدی کی صورت میں ایک جھلک پیش کرتا ہے کہ آپ ہر حصے کے لئے اپنے وژن کو حقیقت بنانے سے کتنے قریب (یا دور) ہیں۔ جیسے جیسے کام آگے بڑھتے ہیں، مکمل فیصدی کو اپ ڈیٹ کریں، اور ٹیمپلیٹ ایک پروگریس بار کے ذریعے ترقی کی نمائندگی کرے گا، آپ کو ہدایت کرتا ہے جب تک کہ کام 100٪ مکمل نہ ہو جائے۔ چیک انز کے لئے، فالو اپ کی تاریخ کو یاد دہانی کے طور پر مقرر کیا جا سکتا ہے اور یہ یقینی بناتا ہے کہ کام فعال رہیں۔ اب، کام کی ترقی کو زیادہ بہتر انداز میں دیکھنے کے لئے، ہمارے پاس 'کانبان بورڈ' ٹیب ہے۔

کانبان بورڈ

جب آپ کا Elm Street منصوبہ منظر عام پر آتا ہے، تو "کانبان" ٹیب ایک بصری کہانی بورڈ کے طور پر کام کرتا ہے اور گھر کی تبدیلی کے ہر مرحلے کو قید کرتا ہے۔ 'ٹاسکس' ٹیب میں معین کردہ 'مرحلہ' کی بنیاد پر، یہ کانبان دیدھ کے ذریعے کاموں کی ایک متحرک کہانی بورڈ پیش کرتا ہے، انہیں مختلف مراحل میں تقسیم کرتا ہے تاکہ نواں تجدید کے سفر میں کیا آگلا ہے، اس کی ٹریکنگ کو آسان بنا سکے۔

کنبان دیکھنے میں ہر کارڈ میں کام کے بارے میں معلومات دکھاتا ہے، جیسے کہ کام کا نام، ٹیم کا رکن جسے تفویض کیا گیا ہے، شروع سے آخر تک کی مدت، اندازہ لگایا گیا خرچ، ترجیح، ترقی، اور مقررہ تاریخ کا پیروی کرتے ہوئے۔ یہ فوری رسائی کام کی خصوصیات کو یقینی بناتی ہے کہ، ایک نظر میں، آپ ضروری بصیرت سے اچھی طرح مسلح ہیں۔

یہ دیکھنے کا مقصد بھی فلٹرز کی خصوصیات کو شامل کرتا ہے جو آپ کو تاریخ، پروجیکٹ کا نام، میل کا پتھر، ٹیم کا رکن اور ترجیح کے بنیاد پر دکھائے گئے کاموں کو مخصوص کرنے دیتے ہیں۔ اس کے علاوہ، بورڈ کے عرض میں دکھائے گئے تاریخ اور کرنسی کے فارمیٹس قابل ترمیم ہیں۔

کاموں کے وقت کے سلسلے

'کاموں' کے ٹیب میں واپس آتے ہوئے، ہم اب 'مدت کی تفصیلات' سیکشن میں کام کے وقت کے سلسلے کے بارے میں معلومات درج کر سکتے ہیں۔ وقت کے سلسلے صرف وقتی نشانوں سے زیادہ فراہم کرتے ہیں؛ وہ ترقی کی کہانی فراہم کرتے ہیں۔ 'شروع کی تاریخ' کے ساتھ شروع کریں۔ یہ فیلڈ وہ دن ظاہر کرتا ہے جب آپ کام شروع کرتے ہیں۔ پھر 'مقررہ تاریخ' ہوتی ہے - تاخیر سے بچنے کے لئے آخری تاریخ۔ 'مکمل تاریخ' کام مکمل ہونے کے بعد کام میں آتی ہے۔ یہ تمام تاریخیں ویژوالائزیشن اوزار - جیسے کہ کنبان - اور خاص طور پر گینٹ چارٹ میں خوراک دیتی ہیں۔

گینٹ چارٹ

گینٹ چارٹ کام کی مدت، اوورلیپس، اور مکملی کو ٹریک کرنے کے لئے ایک وقت کے نقشے کی فراہمی کرتا ہے۔ مل کر، یہ تاریخیں 'کاموں' کے ٹیب کو ایک متحرک اوزار میں تبدیل کرتی ہیں جو وقت پر اور کامیاب پروجیکٹ کی تنفیذ کو یقینی بناتی ہیں۔

یہ ٹیب ایک پروجیکٹ کے اہم چیک پوائنٹس کا اعلی سطحی جائزہ فراہم کرتی ہے، ساتھ ہی ہر کام کی تفصیلات بھی۔ آپ مخصوص تاریخوں، پروجیکٹس، میل سٹونز یا ٹیم کے رکنوں کے حساب سے کاموں اور میل سٹونز کی ٹریکنگ کے لئے فلٹرز کا استعمال کر سکتے ہیں - کانبان بورڈ ٹیب کی طرح۔

کاموں کی ترتیب

اب، تمام کاموں کا وزن یا اہمیت ایک جیسی نہیں ہوتی۔ کچھ کو فوری توجہ کی ضرورت ہوتی ہے، جبکہ دوسرے انتظار کر سکتے ہیں۔ یہاں، 'ترتیب' فیلڈز 'کاموں' کے ٹیب میں ضروری بن جاتے ہیں۔

'فوریت' فیلڈ ایک کام کی فوری طبیعت سے متعلق ہوتا ہے۔ بیسمنٹ میں بنیادی کام کو فوری کارروائی کی ضرورت ہوتی ہے، چونکہ یہ پورے گھر کی ساختی سالمیت کو سپورٹ کرتا ہے۔ کاموں کو 'فوری' اور 'غیر فوری' کے طور پر زمرہ بند کرنا ممکن ہے۔

اسی طرح، 'اہمیت' فیلڈ کا استعمال 'غیر اہم' یا 'اہم' کے طور پر کاموں کو زمرہ بند کرنے کے لئے کیا جاتا ہے۔ فوریت کو اہمیت سے نہ ملیں۔ کچھ کام فوری نہ ہونے کے باوجود Elm Street پروجیکٹ کی کامیابی اور منافع کے لئے اہم ہوتے ہیں۔ مثلاً، ہارڈوڈ فلورز کے لئے صحیح فنش کا انتخاب وقت کے حساب سے اہم نہیں ہو سکتا۔ لیکن یہ گھر کی کشش اور بازاری قیمت میں اضافہ کرنے میں اہم ہے۔

پھر، 'اثر' فیلڈ ہوتا ہے، جو 'کم' یا 'زیادہ' ہو سکتا ہے۔ ایسے کاموں کی پہچان کرنے میں مدد ملتی ہے جو ان کے بڑے پیمانے پر اثرات کو پیش بینی کرتی ہیں۔

آخر میں، 'کوشش' فیلڈ ہوتا ہے، جو 'اثر' فیلڈ کی طرح، 'کم' یا 'زیادہ' کے طور پر زمرہ بند کیا جاتا ہے۔یہ قسم بندی کسی کام کو مکمل کرنے کے لئے ضروری وقت یا وسائل سے متعلق ہو سکتی ہے۔

یہ شعبے یقینی بناتے ہیں کہ وسائل کو وقت اور سرمایہ کاری کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لئے موثر طریقے سے تقسیم کیا گیا ہے۔ نتیجتاً، یہ 'ٹریاج' ٹیب میں بنائے گئے منظر سے براہ راست متعلق ہیں۔

ٹریاج میٹرکس

'ٹریاج' ٹیب آئزن ہوور میٹرکس میں کاموں کو دیکھاتی ہے، اور ایک کسٹم منظر جو 'اثر' کو 'کوشش' کے خلاف کراس ریفرنس کرتا ہے۔ آئزن ہوور میٹرکس کاموں کو اہمیت اور فوریت پر قسم بند کرتا ہے تاکہ ترجیحات کا پتہ چل سکے۔

جبکہ، اثر بمقابلہ کوشش میٹرکس وسائل کی حکمت عملی تقسیم میں مدد کرتا ہے جو کاموں کو نمایاں کرتا ہے جو اثر میں زیادہ ہیں، لیکن کوشش میں کم، اور الٹ۔ یہ بھی کاموں اور منصوبے کے نتائج کو بہتر بنانے میں مدد کرتا ہے۔

کام خود بخود 'ٹاسکس' ٹیب اور لگائے گئے فلٹرز سے میٹرکس میں پاپولیٹ ہوتے ہیں۔ تاریخ، منصوبہ، میل سٹون، اور ٹیم کے رکنوں جیسے فلٹرز کاموں کو مزید ریفائن کرنے میں مدد کرتے ہیں۔ بطور ڈیفالٹ، ہر میٹرکس میں دس مختلف کاموں کو سموڈنے کی گنجائش ہوتی ہے۔ اگر آپ کو مزید کام شامل کرنے کی ضرورت ہو تو:

1. میٹرکس میں جہاں آپ کو جگہ شامل کرنی ہو وہاں قطار ہیڈرز کا انتخاب کریں؛
2. ہائی لائٹ کی گئی قطار ہیڈر پر دائیں کلک کریں؛
3. ڈراپ ڈاؤن مینو سے 'انسرٹ' کا انتخاب کریں۔

جب بھی ضرورت ہو ، ان اقدامات کا پیروی کریں تاکہ آپ اپنے ٹریاج میں مطلوبہ جگہ بنا سکیں۔

ٹاسکس کا خطرہ تجزیہ

ٹریاج اہمیتوں اور وسائل کی تقسیم کو منظم کرنے میں بہت مددگار ہو سکتا ہے۔ پھر بھی ، سب سے بہتر طریقے سے تیار کردہ منصوبوں کو بھی مشکلات سے دوچار ہونے کا خطرہ ہوتا ہے۔ یہاں خطرہ تجزیہ کا کام آتا ہے۔ یہ ٹیمپلیٹ ایک ٹاسک یا فیصلے کی ممکنہ خطرت اور شدت کو درجہ بندی کرنے میں مدد کرتا ہے تاکہ خطرات کا تدارک اور انتظام کیا جا سکے۔

یہ ٹیمپلیٹ ایک ٹاسک یا فیصلے کے خطرے کو درجہ بندی کرنے میں مدد کرتا ہے۔ 'امکان' کے میدان کو 'ناممکن'، 'ممکن' اور 'متوقع' کے زمرے میں درجہ بندی کیا جا سکتا ہے، جبکہ 'شدت' کے میدان میں 'قابل قبول'، 'برداشت کے قابل'، 'ناپسندیدہ' اور 'ناقابل برداشت' جیسے اقدار ہوتے ہیں۔

دونوں میدانوں کا ترکیب خطرہ درجہ بندی کی کنجی میدان میں رزلٹ پیدا کرتا ہے۔ یہ میٹرک ہر ٹاسک یا فیصلے سے متعلقہ ممکنہ خطرے کا جامع تشخیص کرتا ہے۔ یہ 'فیلڈز' ٹیب میں ترمیم کے قابل ہے۔ 'پروجیکٹ خطرہ تجزیہ' سیکشن میں ، آپ امکان اور شدت کے مختلف ترکیبات کی بنیاد پر درجہ بندی کی کنجی (یعنی 'کم'، 'درمیانہ'، 'زیادہ' یا 'شدید') کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، ایک ٹاسک یا فیصلہ جو متوقع اور ناقابل برداشت ہو سکتا ہے ، اسے 'شدید' خطرہ کے طور پر نشان زد کیا جا سکتا ہے۔ جبکہ وہ جو ناممکن اور قابل قبول ہو سکتا ہے ، اسے 'کم' خطرہ کے طور پر لیبل کیا جا سکتا ہے۔ ٹیمپلیٹ کی واپسی پر ، خطرہ درجہ بندی کی کنجی خود بخود 'امکان' اور 'شدت' کی تعریف شدہ اقدار کی بنیاد پر تفویض کی جائے گی۔یہ فیلڈز 'خطرہ تجزیہ ٹیب' میں میٹرکس نظر آئیں گے۔

خطرہ تجزیہ میٹرکس

'خطرہ تجزیہ' ٹیب منصوبہ منصوبہ بندی کے دوران شناخت کی گئی خطرات کی زیادہ نرم فہمی فراہم کرتا ہے۔ یہاں، ایک میٹرکس نظر جو 'امکان' اور 'شدت' کے فیلڈز سے خطرہ قیمتوں کو کراس ریفرنس کرتی ہے، 'فیلڈز' ٹیب میں تعریف شدہ 'خطرہ درجہ بندی کلید' کے ساتھ رنگین کوڈ کی گئی ہے۔ ٹاسک خود بخود فہرست بند ہوتے ہیں، اور ہر مقاطعہ نقطہ ایک خاص خطرہ پروفائل پیش کرتا ہے جو 'ٹاسک' ٹیب میں تفویض کردہ شدت اور امکان کے بنیاد پر تعریف کی جا سکتی ہے۔

یہ طریقہ آپ کو ایک متحرک خطرہ تشخیص اوزار بنانے کی اجازت دیتا ہے جو منصوبہ کے ساتھ ترقی کرتا ہے۔ یہ بھی پچھلے ٹیبز سے وہی فلٹرز کے ساتھ آتا ہے تاکہ آپ کا تجزیہ مزید مخصوص ہو سکے۔ تاریخ، منصوبہ، میل کا پتھر، اور ٹیم کے رکن کے ذریعہ خطرات کو تلاش کریں تاکہ کامیاب مکمل ہونے کی جانب بہتر طریقے سے منصوبہ بنایا جا سکے۔

ہم نے 'ٹاسک' ٹیب کے تمام حصوں کا جائزہ لیا اور دکھایا کہ وہ تمپلیٹ کے طول و عرض میں مختلف نظریں کس طرح متاثر کر سکتے ہیں۔ لیکن ہمارے پاس ابھی بھی دو جانچنے کے لئے ہیں: RACI میٹرکس اور ڈیش بورڈ۔

RACI میٹرکس

Elm Street کی تجدید کی طرح منصوبوں میں، کرداروں اور ذمہ داریوں کی وضاحت ضروری ہے۔ غیر متوازی مقامات ہنگامہ خیزی کی طرف لے جا سکتے ہیں، جبکہ واضح تقسیم نے مرتب انجام دہی کو یقینی بنایا ہے۔ یہ سیناریو بالکل وہی ہے جہاں RACI میٹرکس آتا ہے۔

RACI ذمہ دار، محاسب، مشاورتی اور آگاہ کرنے والے کے لئے کھڑا ہوتا ہے۔ یہ بتاتا ہے کہ کون سا کام کرتا ہے، کس کا ملکیت ہے، فیصلوں کے لئے مشاورت کرنے والے کون ہیں اور کسے اپ ڈیٹ اور آگاہ کرنا ہوگا۔ اس ٹیب کا استعمال کرنے کے لئے، پروجیکٹ کو منتخب کریں، جیسے 'Elm Street renovation'۔ ایک بار منتخب ہونے پر، اس پروجیکٹ سے متعلقہ میل سٹونز خود بخود میٹرکس میں پاپولیٹ ہوجاتے ہیں، جو مزید تفصیلی تقسیم کے لئے سٹیج تیار کرتے ہیں۔

ڈراپ ڈاؤن مینوز کا استعمال آپ کو ٹریک کرنے کے لئے جن ٹیم کے رکنوں کو منتخب کرنے کے لئے کیا جاتا ہے۔ چونکہ پروجیکٹ کو منتخب کیا گیا ہے، ڈراپ ڈاؤن صرف 'Elm Street renovation' کے ساتھ وابستہ ٹیم کے رکنوں کو ہی دکھائے گا، جیسا کہ 'Projects' ٹیب میں تعریف کی گئی ہے۔ یہاں سے، آپ جو کام کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں انہیں منتخب کریں اور ہر منتخب کردہ کام کے لئے آپ کے ٹیم کے رکنوں کو کردار تقسیم کریں۔ یہ تقسیم کرتی ہے کہ کون کس کے لئے ذمہ دار ہے، ہر رکن کی پروجیکٹ کے دوران شمولیت کے لئے ایک روڈ میپ بناتی ہے۔

RACI ٹیب کا استعمال کرکے آپ وضاحت قائم کرتے ہیں اور یہ یقینی بناتے ہیں کہ ہر شریک، سٹیک ہولڈرز سے لے کر کارکنان تک، پروجیکٹ کے دائرے میں ان کا خاص کردار سمجھتے ہیں۔

پروجیکٹ ڈیش بورڈ

پروجیکٹ کو تنفیذ کرتے ہوئے یا حتیٰ کہ اس کے ختم ہونے پر تمام حصوں کا جائزہ لینا ضروری ہے۔ اور اس کے لئے، ٹیمپلیٹ میں ایک ڈیش بورڈ ہے۔"ڈیش بورڈ" ٹیب آپ کی پروجیکٹ میں پینورامک ونڈو کی حیثیت رکھتا ہے، سب سے پہلے تمام ٹیبز سے ڈیٹا کو مجموعی شکل میں پیش کرتا ہے تاکہ مکمل تصویر پیش کی جا سکے۔

تجزیہ کو ضرورت کے مطابق مزید خاص بنانے کے لئے فلٹرز بھی دستیاب ہیں۔ آپ پروجیکٹ، میل سٹونز اور ٹیم کے رکنوں کی بنیاد پر فلٹر کر سکتے ہیں۔ یہ فلٹرز اس کے نیچے تمام حصوں پر اثر انداز ہوں گے۔ پروجیکٹ کے جائزہ حصہ میں، میں پروجیکٹ کی بنیادی تفصیلات کا مجموعہ مل سکتا ہے، جیسے کہ کون زور دے رہا ہے، مقررہ میل سٹونز کا موازنہ جنہیں حاصل کیا گیا ہے، اور کاموں کی اوسط مدت۔ آپ کو صرف پروجیکٹ کی ترقی کے بارے میں نہیں پتہ چلے گا بلکہ پیسنگ اور تیزی کے ممکنہ علاقوں میں بھی اندراج ہوگا۔

پروجیکٹ تجزیہ حصہ آنے والے ہفتے کے لئے مقررہ کاموں کو نمایاں کرتا ہے۔ ٹیم کے رکنوں کو مختص کرنے والے کاموں کا مکمل تفصیلی جائزہ پیش کرنا یقینی بناتا ہے کہ کوئی کام چھوٹ نہ جائے، اور کہ وسائل کو موثر طریقے سے تقسیم کیا گیا ہے۔

اگلا، بجٹنگ اور مالی تخطیط مالی تجزیے کی سب سے اہم ہوتی ہیں۔ یہ میل سٹونز، فردی ٹیم کے رکنوں کی شراکت، اور خاص کاموں کی بنیاد پر لاگتوں کا خاکہ بناتا ہے۔ ایسا منظم نظریہ یقینی بناتا ہے کہ پروجیکٹ بجٹ کے دائرے میں رہے گا اور اگر نہیں تو جہاں زیادہ خرچ ہو رہے ہیں، اس کی نشاندہی کرتا ہے۔آخر میں، خطرہ تجزیہ ایک پیش گوئی کی بصیرت فراہم کرتا ہے، جو کاموں کو ان کی ممکنہ رکاوٹوں کی پیدائش اور ان کی شدت کی بنیاد پر درجہ بندی کرتا ہے۔

file_save

Download free weekly spreadsheets

Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers

Enter your email address to download and customize spreadsheets for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'پروجیکٹ پلان ٹیمپلیٹ (حصہ 2)' spreadsheet — 17 sheets

پروجیکٹ پلان ٹیمپلیٹ (حصہ 2)

+39 more spreadsheets per quarter

that's $3 per spreadsheet

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

نتیجہ

ایلم سٹریٹ کی تجدید کی طرح ایک پیچیدہ منصوبہ کا انتظام کرنا صرف بڑے میل کے پتھروں سے آگے نہیں ہوتا؛ یہ ہر باریک تفصیل کو یقینی بنانے کے بارے میں ہوتا ہے تاکہ بغیر کسی رکاوٹ کے عمل کو انجام دیا جا سکے۔ پروجیکٹ پلان ٹیمپلیٹ (حصہ 2) ٹیمپلیٹ ایک منظم طریقہ کار فراہم کرتا ہے تاکہ ہر چیز کو سنبھالا جا سکے، کاموں کی تفویض اور ترجیح سے لے کر خطرہ تشخیص تک۔ یہ ایکسل اور گوگل شیٹس میں ڈاؤن لوڈ کیا جا سکتا ہے تاکہ آپ کے اگلے منصوبوں پر زیادہ واضح نظریہ حاصل ہو۔