タイムシートテンプレート

概要

チームの労働時間を追跡し、コストを計算するのに苦労したことはありますか？そのためのタイムシートテンプレートを作成しました。このテンプレートは、休憩時間や残業時間を含むすべての労働時間を一元管理します。週次および月次のダッシュボードでパフォーマンスと財務を分析します。さらに、月次の労働時間を監視し、確認するためのPDFレポートを自動的に作成することができます。

これにより、予期せぬ残業が会社の予算を圧迫したり、正しく給与が支払われないという心配をする必要がありません。チームにとっては、タイムシートを使用することで時間管理をよりスマートに行い、コスト削減につながります。フリーランサーは、働いたすべての時間が適切に記録され、報酬が支払われることを確認できます。そして最も良い点は何でしょう？それは、組織化や計算にかかる時間を節約し、他のプロジェクトやタスクに集中する自由を与えてくれることです。

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内容

テンプレートの使用方法

テンプレートを使用する前に、その設定方法を理解しておくと便利です。青色で強調表示されたフィールド、または青色のテキストは、情報を入力する必要がある場所であり、テンプレートが正しく機能するためには必須です。黒色のフィールドには特別な計算式や計算があります。黒色の数字が記載されているフィールドを削除したり、大きな変更を加えないように注意してください。それらはテンプレートが適切に機能するために重要です。

このテンプレートは使いやすさを重視して設計されており、色で整理されたタブによる簡単なナビゲーションが特徴です：'入力タブ'は青、'ダッシュボードタブ'は緑、'レポート＆PDFタブ'は灰色です。青いタブは、会社の詳細、従業員の名前、監督者、各従業員が毎日働く時間を入力する場所です。このセクションは、特定の労働時間にログインする場所でもあります。緑色のダッシュボードタブは、入力タブで入力したデータを示すグラフを自動的に更新します。これらの視覚的なヘルプは、通常の時間と残業時間を区別して、合計労働時間を理解するのに役立ちます。最後に、灰色のタブは、要求に応じて利用できるPDFを自動生成するために指定されています。これらのPDFは包括的な情報を提供します。

労働時間の登録方法

時間を正確に記録する方法を理解することは、このテンプレートの利点を最大限に活用するために重要です。プロセスは'フィールド'タブで始まり、初期情報を設定します。'タイムシートフィールド'セクションでは、必要に応じて従業員と監督者の詳細を入力します。"監督者分布"テーブルでは、"タイムシート詳細"セクションの一部として、各監督者をそれぞれの従業員にリンクします。この設定により、テンプレートは関連フィールドを自動的に入力します。

また、欠席の理由と、会社の特定の要件に合わせてカスタマイズ可能な2つのフィールドを追加することもできます。この柔軟性により、クライアント、プロジェクト、部門、その他の関連情報など、さまざまな要素の追跡が可能になります。これらの設定はドロップダウンメニューのオプションとして利用可能になり、タイムシートの完成プロセスを簡素化します。

時間を記録するには、'Timesheet input'タブに移動し、データ入力が容易なように明確なセクションに分けられています。:

1. 'General details'は、日付と責任者を記録するためのものです。
2. 'Work hours details'は、開始時間と終了時間、休憩時間、欠席理由（ある場合）を記録するためのものです。
3. 'Customizable Inputs'は、事前に設定したカスタマイズ可能なフィールドで、重要なメモを記入するための追加フィールドがあります。

これらの詳細を入力すると、'Work hours'と'Payment Calculation'の2つの自動計算セクションがトリガーされます。これらのセクションでは、通常の労働時間と残業時間を含む労働日のコストを分析します。これについては後ほど詳しく説明します。

コストと追加時間の追跡方法

適切な残業管理は、運用コストを抑制するために不可欠です。私たちのタイムシートテンプレートでは、"Fields"タブで残業計算のルールを設定し、あなたのニーズに合わせてカスタマイズすることができます。日次または週次の累積計算を選択して残業を計算することができます。毎日の計算を選択すると、テンプレートは従業員が毎日働いた残業時間を考慮し、週の合計労働時間に関係なくこれらの時間の追加給与を提供します。一方、週間累積方法は、従業員の週間合計時間が標準の労働週時間を超えた場合にのみ残業を計算し、予算管理により精確なアプローチを提供します。

また、チームのスケジュールに合わせて労働週の期間をカスタマイズすることもできます。このカスタマイズにより、週間のワークロードと残業が正確に計算され、効果的なコスト管理が可能になります。日々の労働時間、時間給、残業給の詳細は、"従業員の労働時間"テーブルの"タイムシートの詳細"セクションに入力されます。各従業員に予想される日々の時間と給与を割り当て、テンプレートは指定された労働日に基づいて合計予想週間時間を自動的に計算します。

この初期設定の後、"タイムシート入力"タブは、日々の時間の記録とコスト計算の場となります。開始時間と終了時間、休憩時間を入力すると、テンプレートは自動的にこの情報を処理し、最終的な2つのセクションで洞察を生成します："労働時間"は、通常の労働時間と残業時間を追跡し、"支払い計算,"は、これらの時間に関連するコストを"フィールド"タブで設定されたパラメータに基づいて評価します。

結果のモニタリング方法

"フィールド"タブで初期設定が行われ、時間が記録されると、ダッシュボードは結果の包括的で詳細な分析を提供します。"週次サマリー"タブは、選択した週にどのように時間が割り当てられたかをレビューするための重要なポイントとなります。これには、年や月などの時間期間のフィルターと、従業員や監督者などの特定のカテゴリーが含まれており、詳細な分析を容易にします。

ダッシュボードは、総労働時間と発生したコストの明確な内訳を提示し、通常の労働時間と残業時間を区別します。また、従業員や日ごとの時間とコストの分布を示すチャートを使用し、運用の動向を視覚化します。さらに、理由別にカテゴリ分けされた従業員の総休暇日数を追跡し、精確な管理を支援し、チーム内の調整を改善します。

タブの下部では、週のデータを集約し、日付、従業員、労働日、全体のコストを詳細に記載しています。これらの週次の洞察は月次ダッシュボードにも拡張され、選択した月全体のデータをまとめます。このレベルの分析により、労働傾向を明らかにし、残業が過度になっているエリアを特定し、今後のプロジェクトのスタッフ配置の戦略的な計画を支援します。

PDFレポートの作成方法

私たちのタイムシートテンプレートには、個々のレベルとチームレベルの両方で労働時間に関する詳細な洞察を提供するPDFレポートを作成する機能が含まれています。これらのタブにはフィルタリング機能が備わっており、特定の時間枠のレポートを生成することができます。

「"タイムシートレポート"」タブは、個々の従業員レポートを生成するために特別に設計されています。この機能は詳細な時間追跡に特に便利で、必要な署名のスペースを含む監督者による検証プロセスを簡素化します。このパーソナライズされたレポートは、各従業員の労働時間の透明性と説明責任を維持するのに役立ちます。逆に、「"従業員レポート"」タブは、特定の監督者に報告するすべての従業員の労働時間を一つの包括的なレポートに集約します。この集合的な視点により、監督者はチームが効率的に働いた合計時間を評価し、報告された時間の確認とチームの生産性管理のための堅固な基盤を築くことができます。

PDFをエクスポートする

レポートをエクスポートしたい期間を設定した後、それらをPDFで発行することができます。以下の手順を参照してください:

1. Excelの左上隅にある"ファイル"タブをクリックします。サイドバーメニューから"印刷"を選択します。
2. "Microsoft Print to PDF"を選択し、再度"印刷"をクリックしてPDFを保存する場所を選択します。
3. プリンターがある場合は、それを選択して直接レポートを印刷し、署名を行います。

ロゴのカスタマイズ

また、独自のロゴをテンプレートに挿入することもできます。これを行うには、以下の手順を実行します:

1. リボン上の"挿入"タブに移動します。
2. "イラスト"グループ内の"画像"をクリックします。
3. "セル上" > "このデバイス" > 画像ファイルを探し、それを選択し、"挿入"をクリックします。

挿入されたら、画像はセルの上に表示されます。画像をクリックしてドラッグすることで、任意の位置に配置することができます。画像のサイズを変更するには、画像をクリックし、任意の角または側面のハンドルをドラッグします。

結論

タイムシートテンプレートは、カスタマイズ可能なデータ入力オプションと、時間とコストの自動計算機能を備えており、作業時間の管理を強化します。これにより、チームの時間と予算の利用を最適化するための運用上の意思決定が簡素化されます。このテンプレートは結果の改善を目指しており、そのユーザーフレンドリーなデザインは時間を節約し、他の重要なタスクに集中することを可能にします。