Удивительная наука о собраниях

Синопсис

Как вы можете проводить высокоэффективные собрания, которые раскрывают творчество, эффективность и динамизм? Несмотря на то, что собрания часто утомительны и непродуктивны, они являются важной частью повседневной корпоративной жизни. Менеджеры участвуют в 12 собраниях каждую неделю. В Соединенных Штатах каждый день проходит более 55 миллионов собраний, которые обходятся в невероятные 1,4 триллиона долларов в год.

Удивительная наука о собраниях опирается на обширные передовые исследования, чтобы предложить вам проверенные тактики проведения высокоэффективных и интересных собраний. Обладая этими навыками руководства собраниями, вы можете добиться лучших командных результатов, обеспечить карьерный рост и создать организационную ценность.

Топ-20 важных моментов

1. За менее чем сорок лет количество собраний за день увеличилось с 11 миллионов до поразительных 55 миллионов в Соединенных Штатах. Эти собрания обходятся в невероятные 1,4 триллиона долларов, или 8,2% от ВВП США в год.
2. Число собраний увеличивается по мере продвижения по корпоративной лестнице. В среднем неменеджеры участвуют в 8 собраниях в неделю, в то время как менеджеры участвуют в 12 собраниях. Высшее руководство проводит большую часть своего времени на собраниях одно за другим.
3. В мировом опросе Microsoft 69% респондентов считали, что собрания не являются продуктивными. Недавнее исследование показало, что собрания являются самой значительной причиной утечки рабочего времени на рабочем месте. Плохие собрания оцениваются в 250 миллиардов долларов в год из-за потери времени.Ни одна другая корпоративная инвестиция такого масштаба не рассматривается так небрежно.
4. Совещания не могут быть упразднены. Время, проведенное на совещаниях, является ""Культурным Налогом"", который организация платит за создание включения, участия, командной работы, коммуникации и сплоченности в организации. То, что должно быть сокращено, - это время, потраченное впустую на ненужные или плохо организованные совещания.
5. Организационное внимание к эффективности совещаний может открыть значительные возможности для улучшения производительности. Как сказал бывший генеральный директор Intel Энди Гроув: ""Так же, как вы не позволили бы сотруднику украсть офисное оборудование стоимостью 2000 долларов, вы не должны позволять кому-либо уходить со временем своих коллег-менеджеров"".
6. Когнитивные предрассудки заставляют лидеров склоняться к более благоприятному восприятию своих совещаний, чем это делают другие участники. Опрос Verizon показал, что респонденты оценивают совещания, инициированные ими, как чрезвычайно или очень продуктивные в 79% случаев, в отличие от всего 56% для совещаний, инициированных другими. Организации должны проводить обучение лучшим практикам ведения совещаний и включать качество параметров совещания в свои обзоры обратной связи на 360 градусов.
7. Сбор отзывов участников о совещаниях может быть ценным при оценке качества совещания и измерении эффективности вмешательств. Weight Watchers сделали это, установив простой сенсорный экран за пределами конференц-залов, где участники могли оценивать совещания по пятибалльной шкале.
8. Исследования показывают, что встречи начинаются с опозданием в 50% случаев, что вызывает раздражение сотрудников и приводит к плохим результатам. Используйте правило 50/25 от Google для сокращения часовых встреч до 50 минут и 30-минутных встреч до 25 минут. Это дает сотрудникам время на переход, чтобы избежать опозданий на будущие встречи.
9. Совещания - это быстрые десятиминутные встречи, которые проходят каждый день утром. Они используются для обсуждения работы, выполненной в предыдущий день, определения задач на день и оценки прогресса по ключевым целям. Потраченное время может избежать часов переработки.
10. Встречи могут стоить от 1000 до 3000 долларов в виде времени участников и зарплат. Руководители должны готовиться к встречам так же, как они готовятся к встрече с клиентом или семинару. Пункты повестки дня встречи должны быть тщательно ранжированы по стратегической важности. Исследования показывают, что ранние пункты повестки дня получают гораздо больше внимания на встречах.
11. Это отличная идея искать потенциальные пункты повестки дня у участников. Это создает большее чувство вовлеченности, вовлеченности и участия. Отличный способ сделать это - отправить электронное письмо за несколько дней до встречи. Если пункт не подходит, руководитель должен лично обсудить это с участником или перенести его на будущую встречу.
12. Держите встречи небольшими. Исследования показывают, что более 50% встреч имеют двух или более лишних участников, чем требуется для повестки дня встречи.Большие собрания обладают более слабым групповым взаимодействием, большей пассивностью и высоким уровнем негативного поведения. Данные от Bain and Company показывают, что с каждым человеком, добавленным сверх семи участников, эффективность принятия решений снижается на 10%.
13. Перед проведением собрания, руководитель должен тщательно выбрать конкретную методику проведения собрания. Типичный метод группового обсуждения каждого пункта повестки дня - это один из многих возможных способов. Успех собрания зависит от выбора наиболее подходящего режима для повестки дня.
14. Дизайн помещения для собраний имеет значение. Amazon использует пустое кресло на собраниях, чтобы представлять клиента. Это служит физическим сигналом, заставляющим участников сосредоточиться на клиентах при принятии решений. Пустое кресло может использоваться для представления других отсутствующих заинтересованных сторон.
15. Собрания на ходу отлично подходят для коротких обсуждений с участием менее четырех человек. Они разрушают барьеры, улучшают коммуникацию и стимулируют творческое мышление. Опрос журнала Inc. показывает, что 90 дней проведения собраний на ходу могут привести к повышению уровня энергии, улучшению концентрации и большему вовлечению. Исследование Стэнфорда показало увеличение творческой активности на 80% у участников, которые ходили, по сравнению с сидящими.
16. Рассмотрите возможность создания собраний без технологий, где участники оставляют свои телефоны за пределами помещения. Это улучшает концентрацию и предотвращает одновременное выполнение нескольких задач. На более длительных собраниях можно устроить короткие технологические перерывы.
17. Мозговой штурм использует силу тишины для генерации творческих идей.Участники тихо записывают идеи на листах бумаги. Затем идеи организуются в группы, и важные из них обсуждаются дополнительно голосом или путем написания комментариев. Этот процесс занимает в три раза меньше времени, чем традиционные совещания по мозговому штурму, при этом генерируя почти на 41% больше оригинальных идей.
18. Amazon заменяет презентацию идей тихим чтением. Первая часть совещания отводится для тихого чтения подробного предложения. Затем следует активное обсуждение. Этот подход исключает необходимость в предварительной работе, приводит всех участников к единому пониманию и приводит к более глубоким обсуждениям.
19. Избегайте телефонных совещаний, поскольку они создают значительные проблемы с коммуникацией и вовлечением. Когда они неизбежны, они должны быть короткими и сосредоточены на выявлении ключевых проблем. Затем могут последовать офлайн-активности, такие как обсуждения в малых группах или мозговые штурмы на платформах вроде Google Docs. Наконец, можно провести еще одно короткое совещание, чтобы определить дальнейшие действия.
20. Исследования показывают, что разделение совещаний на две части предотвращает поиск преждевременного консенсуса у участников. Это приводит к лучшему качеству результатов. Компании, такие как Boeing и Cadbury, сделали это частью своей корпоративной культуры.

Резюме

Участие в совещаниях часто может быть раздражающим. В недавнем опросе 3164 работников назвали совещания единственной наиболее значимой причиной утечки рабочего времени на рабочем месте.Плохие собрания оцениваются в $250 миллиардов в год в виде потерянного времени. Есть также психологические издержки в виде разочарования сотрудников и времени, затраченного на восстановление после неудачного собрания. Но количество времени, проводимого на собраниях, только увеличивается. В Соединенных Штатах каждый день проходит более 55 миллионов собраний.

Собрания не могут быть устранены. Они являются "Культурным Налогом", который организация платит за создание включения, участия, командной работы, общения и сплоченности. Организации могут избежать подводных камней плохих собраний, применяя знания из передовых исследований.

Знайте себя

Доказательства свидетельствуют о том, что лидеры постоянно воспринимают свои собрания более благоприятно, чем это делают другие участники. Телефонный опрос Verizon показал, что 79% респондентов оценили собрания, инициированные ими, как чрезвычайно или очень продуктивные, в отличие от всего 56% для собраний, начатых коллегами.

Что могут сделать организации[/title] [text] Чтобы помочь преодолеть эти предубеждения, организации должны предоставлять лидерам качественное обучение по проведению собраний. Ежегодные опросы по вовлеченности сотрудников и опросы обратной связи на 360 градусов должны включать параметры качества собраний. Это редко делается даже в компаниях из списка Fortune 500. Некоторые компании серьезно относятся к качеству собраний.Weight Watchers установили сенсорные планшеты у конференц-залов, где сотрудники могли оценивать собрания по простой пятибалльной шкале. Это помогло им оценить качество собраний, разработать соответствующие меры и измерить эффективность этих мер в улучшении качества собраний.

Отправить отзыв[/title] [text] Руководители должны быть внимательны к неформальным сигналам, таким как многозадачность участников на телефонах и боковые разговоры, чтобы понять, что динамика собрания не идеальна. Лучше всего проводить периодическую оценку качества собраний каждые три месяца с помощью анонимного короткого опроса. Один простой набор вопросов может быть:

• Что следует прекратить делать в качестве руководителя собрания?
• Что следует начать делать, что сейчас не делается?
• Что работает хорошо и должно продолжаться?

Инструкции к опросу должны четко передавать намерение руководителя улучшить качество собраний. Результаты опроса должны быть поделены вместе с конкретными действиями по решению этих вопросов. Это служит для того, чтобы сделать отличное проведение собраний частью организационной культуры.

Принять служебное руководство[/title] [text] Служебное руководство - это мощный способ создать благоприятную среду для собраний, где проявляются знания, таланты и навыки всех участников.Слуга-лидер ценит время других и признает это ключевым для личного и организационного успеха. Это требует тщательного планирования и разработки повестки дня, целей, последовательности тем и стратегий встреч.

Идеальное поведение ведущего встречи включает:

• Слежение за временем и эффективное распределение темпа встречи.
• Постоянное обобщение обсуждения, чтобы убедиться, что все участники находятся на одной волне
• Выявление скрытых проблем через внимательное прослушивание
• Поощрение дебатов и управление конфликтами вокруг ключевых идей для принятия более обоснованных решений
• Периодическая проверка консенсуса без давления на участников
• Сохранение беспристрастности, не преимуществуя свою точку зрения в обсуждении

Планируйте встречи по-новому

Лидер встречи должен планировать продолжительность встречи на основе ее целей. Сокращение времени встреч - отличный способ создать позитивное давление и сохранить внимание участников. Исследования показывают, что встречи начинаются с опозданием в 50% случаев, что приводит к разочарованию сотрудников и снижению качества результатов встреч. Сокращение продолжительности встреч на 5-10 минут создает время для перерывов и предотвращает опоздания на будущих встречах. Google следует правилу 50/25: часовые встречи сокращаются до 50 минут, а полуторачасовые встречи - до 25 минут.

Ежедневные собрания

Собрания - это короткие десятиминутные встречи всей команды, которые проходят в одно и то же время каждое утро. Это требует безупречного присутствия и обычно происходит стоя. Собрания используются для быстрого обсуждения важных достижений и работы, выполненной в предыдущий день, установления приоритетов на день и оценки прогресса по ключевым целям и преодоления препятствий. Они улучшают коммуникацию между отделами, позволяют быстро решать проблемы, способствуют ответственности и улучшают координацию между членами команды. Это короткое время может сэкономить часы работы при решении проблем с общением и избегании повторной работы.

Вот две важные вещи, которые следует помнить при проведении собраний:

1. Собрания должны позволять команде уменьшить количество более долгих встреч. В противном случае это становится еще одной встречей.
2. Собрания должны быть четкими и заканчиваться вовремя. Если оно заканчивается поздно, это нарушит последующие действия после встречи и приведет к разочарованию сотрудников.

Руководители должны заканчивать встречу раньше, когда цели встречи достигнуты или когда сотрудники не продуктивны.

Повестка дня

Стоимость встречи варьируется от 1000 до 3000 долларов в виде времени участников и зарплат. Это должно рассматриваться как событие, требующее тщательного планирования. Руководители должны готовиться к встречам так же, как они готовятся к встрече с клиентом или семинару. Встречи должны включать только темы, требующие обсуждения и участия.Хорошими примерами таких вопросов являются выявление ключевых рисков и возможностей, оценка прогресса и выявление новых возможностей. Темы, которые не требуют обсуждения на совещании, могут быть переданы через меморандумы и электронные письма. Хорошей идеей будет получить пункты повестки дня от участников для создания вовлеченности. Это можно сделать, отправив электронное письмо за три дня до совещания с призывом предложить темы для обсуждения. Если какой-то пункт не включен в повестку дня, его следует обсудить с сотрудником или небольшой группой вне совещания или перенести на будущее совещание.

Создайте порядок проведения совещания

Таким образом, порядок пунктов повестки дня имеет большое значение. Исследования показали, что первые пункты повестки дня получают несоразмерное время и внимание. Цели совещания должны быть ранжированы по стратегической важности. Пункты повестки дня должны включать не только непосредственные проблемы, но и долгосрочные цели. Руководители могут рассмотреть возможность начала совещаний с наиболее актуальными и спорными вопросами, чтобы создать подлинный дебат и вовлеченность. Совещания всегда должны заканчиваться несколькими минутами на обсуждение итогов, последующих действий и даже быстрого вопроса-ответа.

Используйте таймированную повестку дня

Выделение времени для каждого пункта повестки дня может быть полезным инструментом, когда руководители обнаруживают, что обсуждение уходит в сторону. Это также может гарантировать, что ключевые вопросы получат необходимое внимание.

Назначьте непосредственно ответственных лиц

Руководители могут делиться лидерством, назначая каждую задачу совещания одному из участников.Apple назначает Непосредственно Ответственного Индивидуума (NOI) для всех пунктов повестки дня. NOI отвечает за организацию обсуждения и обработку вопросов после совещания. Это делает совещания более интерактивными, способствует развитию навыков ведения совещаний и повышает ответственность.

Лучше всего распространять повестку дня за несколько дней до совещания. Если нет важных вопросов для обсуждения, отмените совещание.

Сделайте совещания более эффективными

Исследования показывают, что более 50% совещаний имеют более двух лишних участников, чем требовалось по повестке дня. Хотя это делается с намерением быть включительными, перегруженные совещания могут быть неоптимальными. Данные от Bain and Company показывают, что с каждым человеком, добавленным сверх семи участников, эффективность принятия решений снижается на 10%. Кроме того, вовлеченность сотрудников снижается, когда они посещают совещания, которые не относятся к их работе.

Лидеры совещаний должны стремиться сделать совещание как можно более эффективным. Для Google максимальное количество участников - 10. Amazon использует "правило двух пицц" - двух пицц должно хватить для кормления всех участников. Для принятия решений и решения проблем идеальный размер совещания - 7 или 8 человек. С выдающимися навыками ведения, лидер может управлять до 12 участниками. Наличие менее 15 участников идеально подходит для коротких совещаний, мозговых штурмов и установки повестки дня.

Выбирайте правильных участников

Вот некоторые вопросы для каждой цели встречи, которые могут помочь руководителям выбрать правильных участников:

• Кто обладает знаниями по данной теме?
• Кто является ключевыми заинтересованными сторонами и принимает решения?
• Кому нужна эта информация?
• Кто будет реализовывать принятые решения?

Смягчение обидных чувств

Сотрудники воспринимают приглашения на встречи как знак того, что их ценят. Поэтому исключение отдельных лиц из встреч может привести к чувству отверженности и разрушенным отношениям. Вот пять способов справиться с этим:

1. Разделите свою повестку дня на две меньшие встречи с разными участниками:
2. Таймированная повестка дня может позволить разным участникам присутствовать только на релевантных частях.
3. Поиск идеи и входных данных от не участвующих и обсуждение их на встрече. Это можно сделать простым письмом с запросом обратной связи перед встречей и последующим письмом с основными выводами.
4. Поделитесь подробными заметками о встрече с другими заинтересованными сторонами, чтобы получить входные данные и экспертизу.
5. Попросите некоторых участников представлять заинтересованные стороны, которые не присутствуют. Представитель свяжется с этими заинтересованными сторонами, будет держать их в курсе обсуждений и просить о будущих входных данных.

Эти методы сокращают количество участников встречи, одновременно способствуя чувству вовлеченности среди большей группы не присутствующих.

Создайте новые ритмы

Встречи могут стать однообразными из-за того, что они начинаются и заканчиваются в одно и то же время, проходят в одной и той же комнате и обычно с одним и тем же повесткой дня. Разрушение этих шаблонов может создать новую динамику и сделать встречи более захватывающими.

Используйте дизайн сидений

Исследования показывают, что позиции сидений влияют на эффективность, поток общения, принятие решений и креативность. Люди, сидящие в начале или в конце стола, скорее всего, будут говорить больше и их будут слушать. Руководитель встречи должен активно проектировать расположение сидений, чтобы создать правильную социальную динамику. Это можно сделать, заставив людей менять места на каждой встрече или даже менять комнаты. Amazon использует пустое кресло на встречах, чтобы представлять клиента. Это служит физическим сигналом, чтобы сделать участников встречи ориентированными на клиента в своих решениях. Пустое кресло может быть использовано для представления других отсутствующих заинтересованных сторон.

Встречи на ходу

Встречи на ходу могут помочь преодолеть барьеры и улучшить общение. Они также делают многозадачность сложной, что приводит к увеличению концентрации. Исследования Стэнфордского университета показывают, что 80% участников были более креативными во время ходьбы, чем когда сидели, и наиболее креативными при ходьбе на открытом воздухе.Эти собрания идеально подходят для небольших встреч до четырех участников. Они наиболее эффективны, когда повестка дня не требует технологических инструментов или дополнительных материалов.

Собрания стоя

Собрания стоя улучшают сотрудничество и повышают вовлеченность в идеи других. Исследования показывают, что стоячие собрания в среднем занимают на 34% меньше времени, чем собрания сидя. Хотя они могут быть эффективны для больших групп, важно контролировать продолжительность таких собраний.

Создайте правильное настроение

Исследования показывают, что группы в положительном настроении превосходят группы в нейтральном настроении в творческих задачах, вовлеченности команды и конструктивных беседах. Поскольку собрания обычно воспринимаются как перерыв в рабочем процессе участника, участники могут прийти с негативными эмоциями. Чтобы создать позитивное настроение, руководитель должен тепло приветствовать участников, устанавливать зрительный контакт и организовывать знакомства. Настроение руководителя сильно влияет на настроение участников и является показателем эффективности группы.

Вот несколько способов улучшить настроение на собрании:

• Воспроизведение музыки перед собранием может создать правильное настроение
• Подача закусок может способствовать укреплению дружеских связей и влияет на настроение
• Создание зон для собраний без технологий, чтобы предотвратить одновременное выполнение нескольких задач и обеспечить концентрацию. Все больше и больше компаний просят участников оставлять телефоны у двери. Если собрания длительные, рассмотрите возможность добавления технологических перерывов.
• Использование викторин с кликерами для быстрых опросов по ключевым вопросам. Результаты могут быть мгновенно суммированы, визуализированы и отображены на экране. Это приносит немного веселья, а также повышает вовлеченность.
• Заставьте участников обсудить ключевые вопросы парами за несколько минут до начала собрания. Это вовлекает всех, привносит новые идеи на стол и облегчает преодоление стеснения.

Перестаньте говорить

Групповое мышление может доминировать на собраниях, в то время как уникальные взгляды остаются незамеченными. Поэтому важно создать способы привнесения разнообразных и противоположных точек зрения на стол. Подходы, основанные на молчании, могут быть удивительно эффективными в достижении этого.

Используйте мозгописание

Мозгописание использует силу молчания для генерации разнообразных идей. Участники тихо записывают свои ответы на цель собрания на бумаге, не указывая своих имен. Затем бумаги кладутся лицом вниз в центр стола. Фасилитатор группирует похожие идеи, а участники голосуют за ключевые идеи, которые будут обсуждаться. Это обсуждение проводится письменно, участники добавляют комментарии к каждому листу с идеями. Весь процесс занимает треть времени традиционных собраний по мозговому штурму, при этом он включает и привлекает всех. Исследования показывают, что группы, использующие мозгописание, выработали на 20% больше идей и на 42% более оригинальных идей, чем при традиционном мозговом штурме.

Тихое чтение

Amazon использует тихое чтение для повышения эффективности совещаний. Докладчик должен тщательно оформить предложение в стандартном формате. Первая часть совещания отводится для тихого чтения предложения. Это гарантирует, что предварительная подготовка к совещанию не требуется, и все участники находятся на одной волне. Поскольку участники могут читать быстрее, чем докладчик может говорить, то же время используется для более тщательного изучения идеи. Это приводит к гораздо более глубоким обсуждениям.

Избегайте телефонных совещаний

Телефонные совещания способствуют многозадачности, отсутствию вовлеченности и плохой коммуникации из-за отсутствия невербальных сигналов. Всегда, когда это возможно, лучше заставить участников присоединяться через видео. Если это невозможно, вот некоторые способы управления совещанием:

Используйте офлайн-активность

Когда на совещаниях участвует более пяти человек, они должны дополняться офлайн-активностями. После короткого начального совещания каждая проблема распределяется между подгруппами для обсуждения в офлайн-режиме. Позже представители подгрупп встречаются с руководителем совещания для обсуждения и принятия решений. Этот подход переносит много работы в офлайн и делает совещания сосредоточенными и минимальными.

Применение некоторых из этих методов проведения совещаний в вашей организации может исправить текущее неудовлетворительное состояние совещаний. Ваши участники будут благодарны вам за уважение к их времени.Это привнесет свежую энергию, разрушит барьеры общения и повысит производительность. В конечном итоге, успешные собрания могут вдохновить других и стать частью организационной культуры.