बैठकों के आश्चर्यजनक विज्ञान

सारांश

आप कैसे उच्च सक्रियता वाली बैठकों का नेतृत्व कर सकते हैं जो रचनात्मकता, प्रभावशीलता, और गतिशीलता को खोलती हैं? जबकि बैठकें अक्सर थकाने वाली और अप्रभावी होती हैं, वे हर रोज के कॉर्पोरेट जीवन का एक बड़ा हिस्सा हैं। प्रबंधक हर सप्ताह 12 बैठकों में भाग लेते हैं। संयुक्त राज्य अमेरिका में हर दिन 55 मिलियन से अधिक बैठकें होती हैं और वे सालाना 1.4 ट्रिलियन डॉलर की अविश्वसनीय लागत लागती हैं।

बैठकों के आश्चर्यजनक विज्ञान व्यापक आधुनिक अनुसंधान पर आधारित हैं जो आपको साबित किए गए तरीके देते हैं जिससे आप उच्च उत्पादकता और सक्रियता वाली बैठकों का नेतृत्व कर सकते हैं। इन बैठक नेतृत्व कौशलों के साथ, आप बेहतर टीम जीत बना सकते हैं, करियर विकास सुनिश्चित कर सकते हैं, और संगठनात्मक मूल्य बना सकते हैं।

शीर्ष 20 अंतर्दृष्टियाँ

1. चालीस वर्षों से कम समय में, एक दिन में होने वाली बैठकों की संख्या 11 मिलियन से बढ़कर संयुक्त राज्य अमेरिका में 55 मिलियन हो गई है। इन बैठकों की अविश्वसनीय रूप से 1.4 ट्रिलियन डॉलर, या सालाना अमेरिकी जीडीपी का 8.2% खर्च होता है।
2. कॉर्पोरेट सीढ़ी की ओर बढ़ते हुए बैठकों की संख्या बढ़ती है। औसतन, गैर-प्रबंधक हर सप्ताह 8 बैठकों में भाग लेते हैं, जबकि प्रबंधक 12 बैठकों में भाग लेते हैं। वरिष्ठ प्रबंधन अपना अधिकांश समय एक के बाद एक बैठकों में बिताते हैं।
3. माइक्रोसॉफ्ट द्वारा किए गए एक वैश्विक सर्वेक्षण में, प्रतिभागियों का 69% महसूस करता है कि बैठकें प्रभावी नहीं होतीं। हाल ही में किए गए एक अध्ययन ने पाया कि बैठकें कार्यस्थल समय-निर्वाह के सबसे महत्वपूर्ण कारण हैं। खराब बैठकों का अनुमानित लागत सालाना 250 अरब डॉलर है जो समय की बर्बादी में होती है।
इस प्रकार के किसी भी कॉर्पोरेट निवेश को इतना आसानी से नहीं देखा जाता है। [/item]
4. बैठकों को समाप्त नहीं किया जा सकता। बैठकों में बिताया गया समय ""सांस्कृतिक कर"" है जिसे संगठन समावेश, सहभागिता, टीमवर्क, संचार, और संगठन में समरसता बनाने के लिए चुकाता है। जो कम करना चाहिए वह है अनावश्यक या खराब ढंग से आयोजित बैठकों में समय की बर्बादी।
5. संगठनात्मक ध्यान बैठक की प्रभावशीलता पर उच्च प्रदर्शन की सार्थक वृद्धि को खोल सकता है। जैसा कि इंटेल के पूर्व CEO एंडी ग्रोव ने कहा: ""जैसे आप किसी सहकर्मी को $2000 की कार्यालय की सामग्री चुराने की अनुमति नहीं देंगे, आपको किसी को भी अपने सहप्रबंधकों का समय चुराने की अनुमति नहीं देनी चाहिए""।
6. मानसिक पक्षपात नेताओं को अपनी बैठकों के प्रति अन्य उपस्थितियों की तुलना में अधिक अनुकूलता से सोचने के प्रवृत्त होते हैं। एक वेराइजन सर्वेक्षण ने पाया कि प्रतिक्रियादाताओं ने उनके द्वारा आरंभ की गई बैठकों को 79% समय अत्यंत या बहुत उत्पादक माना, जबकि दूसरों द्वारा आरंभ की गई बैठकों के लिए केवल 56%। संगठनों को बैठक सुविधा सर्वोत्तम प्रथाओं में प्रशिक्षण प्रदान करना चाहिए और उनके 360-डिग्री प्रतिक्रिया सर्वेक्षणों में बैठक की गुणवत्ता के मापदंड शामिल करना चाहिए।
7. बैठकों पर उपस्थितियों की प्रतिक्रिया एकत्र करना बैठक की गुणवत्ता का मूल्यांकन करने और हस्तक्षेप की प्रभावशीलता को मापने में मूल्यवान हो सकता है। वेट वॉचर्स ने यह कार्यालय के बाहर एक सरल टचस्क्रीन स्थापित करके किया, जहां प्रतिभागियों ने बैठकों को पांच-अंकीय पैमाने पर मूल्यांकित किया।
8. अनुसंधान दिखाता है कि मीटिंग्स का 50% समय देर से शुरू होता है, जिससे कर्मचारियों को नाराजगी होती है और परिणाम खराब होते हैं। एक घंटे की मीटिंग्स को 50 मिनट में और 30 मिनट की मीटिंग्स को 25 मिनट में समाप्त करने के लिए Google's के 50/25 नियम का उपयोग करें। इससे कर्मचारियों को भविष्य की मीटिंग्स में देरी से बचने का समय मिलता है।
9. हडल्स ऐसी तीव्र दस मिनट की मीटिंग्स होती हैं जो हर दिन सुबह होती हैं। इनका उपयोग पिछले दिन किए गए काम पर चर्चा करने, दिन के लिए कार्य निर्धारित करने और मुख्य लक्ष्यों पर प्रगति की समीक्षा करने के लिए किया जाता है। बिताया गया समय घंटों के पुन:कार्य को रोक सकता है।
10. मीटिंग्स की लागत उपस्थिति के समय और वेतनों में $1000 से $3000 तक हो सकती है। नेताओं को ग्राहक की मीटिंग या कार्यशाला के लिए तैयारी करने की तरह ही मीटिंग्स के लिए तैयारी करनी चाहिए। मीटिंग के एजेंडा आइटम्स को ध्यानपूर्वक रणनीतिक महत्व के आधार पर रैंक करना चाहिए। अनुसंधान दिखाता है कि मीटिंग्स में पहले एजेंडा आइटम्स को अधिक ध्यान मिलता है।
11. उपस्थितियों से संभावित एजेंडा आइटम्स की खोज करना एक शानदार विचार है। इससे समावेशन, संलग्नता, और भागीदारी की अधिक भावनाएं पैदा होती हैं। इसे करने का एक उत्कृष्ट तरीका यह है कि मीटिंग से कुछ दिन पहले एक ईमेल भेजें। यदि कोई आइटम फिट नहीं होता है, तो नेता को इसे उपस्थिति के साथ व्यक्तिगत रूप से संबोधित करना चाहिए या इसे भविष्य की मीटिंग में स्थानांतरित करना चाहिए।
12. मीटिंग्स को छोटा रखें। अनुसंधान दिखाता है कि 50% से अधिक मीटिंग्स में मीटिंग एजेंडा के लिए आवश्यक से अधिक दो या दो से अधिक उपस्थितियाँ होती हैं।बड़ी बैठकों में समूह अनुभव खराब होते हैं, अधिक निष्क्रियता होती है, और नकारात्मक व्यवहार की अधिक संभावना होती है। बेन और कंपनी के डेटा से पता चलता है कि हर व्यक्ति को सात सदस्यों से अधिक जोड़ने पर, निर्णय लेने की प्रभावशीलता 10% कम हो जाती है।
13. एक बैठक बुलाने से पहले, नेता को सतर्कता से एक विशेष बैठक तकनीक चुननी चाहिए। प्रत्येक एजेंडा आइटम पर समूह चर्चा की सामान्य विधि कई संभावित तरीकों में से एक है। बैठक की सफलता एजेंडा के लिए सबसे उपयुक्त मोड़ का चयन करने पर निर्भर करती है।
14. बैठक कक्षों के डिजाइन का महत्व होता है। अमेज़न बैठकों में ग्राहक को प्रतिष्ठित करने के लिए एक खाली कुर्सी का उपयोग करता है। यह उपस्थितियों को अपने निर्णयों में ग्राहक-केंद्रित होने के लिए एक भौतिक संकेत का कार्य करता है। खाली कुर्सी का उपयोग अन्य अनुपस्थित हितधारकों को प्रतिष्ठित करने के लिए भी किया जा सकता है।
15. चलती-फिरती बैठकें चार से कम उपस्थितियों के साथ छोटी चर्चाओं के लिए बहुत अच्छी होती हैं। वे बाधाओं को तोड़ते हैं, संचार को बढ़ाते हैं, और रचनात्मक सोच को सुधारते हैं। एक Inc. पत्रिका के सर्वेक्षण में दिखाया गया है कि चलती-फिरती बैठकों के 90 दिन ऊर्जा स्तरों में वृद्धि, बेहतर ध्यान, और अधिक संलग्नता ला सकते हैं। स्टैनफोर्ड' के अनुसंधान ने दिखाया कि जब प्रतिभागियों को चलते समय की तुलना में बैठे हुए रचनात्मकता में 80% की वृद्धि हुई।
16. प्रौद्योगिकी मुक्त बैठकों का निर्माण करने पर विचार करें जहां उपस्थितियाँ अपने फोनों को बाहर जमा करती हैं। यह ध्यान को बेहतर बनाता है और बहुकार्य करने को रोकता है। लंबी बैठकों में तेजी से प्रौद्योगिकी ब्रेक शामिल किए जा सकते हैं।
17. ब्रेनराइटिंग मौन की शक्ति का उपयोग करके रचनात्मक विचारों को उत्पन्न करता है।प्रतिभागियों ने मौन रूप से कागज की चादरों पर विचार लिखे। फिर विचारों को बकेट्स में संगठित किया जाता है, और महत्वपूर्ण विचारों पर आवाज़ के द्वारा या टिप्पणियाँ लिखकर और चर्चा की जाती है। यह प्रक्रिया पारंपरिक ब्रेनस्टॉर्मिंग मीटिंग्स के समय का एक तिहाई हिस्सा लेती है, जबकि लगभग 41% अधिक मूल विचार उत्पन्न करती है।
18. अमेज़न विचारों की प्रस्तुति को मौन पठन से बदल देता है। मीटिंग का पहला हिस्सा एक विस्तृत प्रस्ताव को मौन रूप से पढ़ने के लिए सुरक्षित किया जाता है। इसके बाद तेजस्वी चर्चा होती है। यह दृष्टिकोण पूर्व-कार्य की आवश्यकता को दूर करता है, सभी को एक ही पृष्ठ पर लाता है, और अधिक गहरी चर्चाओं का परिणाम होता है।
19. कॉल-इन मीटिंग्स से बचें क्योंकि वे संचार और संलग्नता की चुनौतियाँ पैदा करती हैं। जब अनिवार्य हो, तो उन्हें संक्षिप्त और मुख्य चुनौतियों को रूपरेखित करने पर केंद्रित रखना चाहिए। इसके बाद ऑफलाइन गतिविधियाँ जैसे कि छोटे समूहों में चर्चा या Google Docs जैसे प्लेटफॉर्म पर ब्रेनस्टॉर्मिंग की जा सकती है। अंत में, आगे की दिशा निर्धारित करने के लिए एक और संक्षिप्त मीटिंग की जा सकती है।
20. अनुसंधान दिखाता है कि मीटिंग्स को दो भागों में तोड़ने से उपस्थितियों को अपूर्व सहमति की तलाश करने से रोकता है। इससे बेहतर गुणवत्ता वाले परिणामों की ओर जाता है। कंपनियाँ जैसे कि बोइंग और कैडबरी ने इसे अपनी संस्कृति का हिस्सा बना दिया है।

सारांश

मीटिंग्स में भाग लेना अक्सर एक चिढ़चिढ़ाहट भरा अनुभव हो सकता है। हाल ही की एक सर्वेक्षण में, 3164 कर्मचारियों ने मीटिंग्स को कार्यस्थल के समय-ड्रेन का एकल सबसे महत्वपूर्ण कारण माना है।खराब बैठकों का अनुमानित लागत हर साल 250 अरब डॉलर की बर्बादी होती है। कर्मचारी की नाराजगी और खराब बैठक के बाद समय बिताने में भी मानसिक लागतें होती हैं। लेकिन बैठकों में बिताए जाने वाले समय की मात्रा केवल बढ़ रही है। संयुक्त राज्य अमेरिका में, हर दिन 55 मिलियन से अधिक बैठकें होती हैं।

बैठकों को समाप्त नहीं किया जा सकता। ये संगठनों द्वारा समावेशन, सहभागिता, टीमवर्क, संचार, और समाहितता बनाने के लिए भुगतान करने वाले "सांस्कृतिक कर" हैं। संगठन खराब बैठकों के जोखिमों से बच सकते हैं, अगर वे आधुनिक अनुसंधान से प्राप्त जानकारी का उपयोग करें।

अपने आप को जानिए

सबूत यह सुझाते हैं कि नेताओं ने अपनी बैठकों को अन्य उपस्थितियों की तुलना में निरंतर अधिक सराहना की। वेराइजन द्वारा एक टेलीफोन सर्वेक्षण में पाया गया कि 79% प्रतिभागियों ने उनके द्वारा आरंभ की गई बैठकों को अत्यधिक या बहुत उत्पादक माना, जबकि साथियों द्वारा शुरू की गई बैठकों के लिए यह प्रतिशत केवल 56% था।

संगठन क्या कर सकते हैं[/title] [text] इन पक्षपातों को दूर करने में मदद करने के लिए, संगठनों को नेताओं को बैठक संचालन में गुणवत्ता प्रशिक्षण प्रदान करना चाहिए। वार्षिक कर्मचारी संलग्नता सर्वेक्षण और 360-डिग्री प्रतिक्रिया सर्वेक्षणों में बैठकों की गुणवत्ता पर मापदंड शामिल होने चाहिए। यह फॉर्च्यून 500 कंपनियों में भी दुर्लभ होता है। कुछ कंपनियाँ बैठक की गुणवत्ता को गंभीरता से लेती हैं।वेट वॉचर्स ने कॉन्फ्रेंस रूम्स के बाहर टचस्क्रीन टैबलेट्स स्थापित किए, जहां कर्मचारी एक साधारण पांच-अंकीय स्केल पर बैठक का मूल्यांकन कर सकते थे। इसने उन्हें बैठकों की गुणवत्ता का मूल्यांकन करने, उचित हस्तक्षेप डिजाइन करने, और बैठक की गुणवत्ता में सुधार करने में हस्तक्षेप की प्रभावशीलता को मापने में मदद की।

प्रतिक्रिया भेजें[/title] [text] नेताओं को अनौपचारिक संकेतों के लिए सतर्क रहना चाहिए, जैसे कि उपस्थितियों के फोनों पर कई कार्य करने और साइड संवाद, ताकि वे महसूस कर सकें कि बैठक की गतिशीलता आदर्श नहीं है। यह सर्वश्रेष्ठ होता है कि हर तीन महीने में एक बैठक की गुणवत्ता का आवधिक मूल्यांकन एक गुमनाम छोटे सर्वेक्षण का उपयोग करके किया जाए। एक साधारण प्रश्न सेट इस प्रकार हो सकता है:

• एक बैठक के नेता के रूप में क्या बंद करना चाहिए?
• वह क्या शुरू करना चाहिए जो वर्तमान में नहीं किया जा रहा है?
• क्या अच्छी तरह से काम कर रहा है और जारी रखना चाहिए?

सर्वेक्षण के निर्देशों को स्पष्ट रूप से संचारित करना चाहिए कि नेता की बैठक की गुणवत्ता में सुधार करने की इच्छा है। सर्वेक्षण के परिणामों को इन मुद्दों को संभालने के लिए विशिष्ट कार्यों के साथ साझा किया जाना चाहिए। यह संगठनात्मक संस्कृति का हिस्सा बनाने के लिए बैठक की उत्कृष्टता को सेवा करता है।

सेवक नेतृत्व अपनाएं[/title] [text] सेवक नेतृत्व एक शक्तिशाली तरीका है एक ऐसा बैठक का माहौल बनाने का जहां सभी उपस्थितियों का ज्ञान, प्रतिभा, और कौशल सामने आते हैं।एक सेवक नेता दूसरों के समय की महत्वता को समझता है और इसे व्यक्तिगत और संगठनात्मक सफलता के केंद्रीय तत्व के रूप में मानता है। इसके लिए एजेंडा, लक्ष्य, विषयों के क्रम और बैठक की रणनीतियों की सतर्क योजना और डिजाइन की आवश्यकता होती है।

आदर्श बैठक संचालन व्यवहार में शामिल है:

• समय का ध्यान रखना और बैठक को प्रभावी ढंग से आयोजित करना।
• चर्चा का सारांश निरंतर देना ताकि सभी एक ही पृष्ठ पर हों
• सतर्क सुनने के माध्यम से अधीनस्थ चिंताओं को उजागर करना
• बेहतर निर्णय लेने के लिए मुख्य विचारों के आसपास विवाद और संघर्ष को प्रोत्साहित करना
• बैठक के सहभागियों पर दबाव डाले बिना समय-समय पर सहमति की जांच करना
• चर्चा में अपने ही दृष्टिकोण को विशेषता देने के बिना तटस्थ रहना

बैठकों को अलग तरीके से समय निर्धारित करें

एक बैठक के नेता को बैठक के लक्ष्यों के आधार पर अवधि की योजना बनानी चाहिए। बैठकों को छोटा करना सकारात्मक दबाव बनाने और सहभागियों के ध्यान को बनाए रखने का एक उत्कृष्ट तरीका है। अनुसंधान दिखाता है कि बैठकें 50% समय देर से शुरू होती हैं जिससे कर्मचारियों की नाराजगी और बैठक के परिणामों की गुणवत्ता कम हो जाती है। बैठक की लंबाई को 5-10 मिनट घटाने से ब्रेक के लिए समय बनता है और भविष्य की बैठकों में देरी से बचता है। Google 50/25 के नियम का पालन करता है: एक घंटे की बैठकों को 50 मिनट में समाप्त कर दिया जाता है, और अधा घंटा की बैठकों को 25 मिनट में समाप्त कर दिया जाता है।

रोज़ाना की बैठकें

बैठकें छोटी दस मिनट की पूरी टीम की बैठकें होती हैं, जो हर दिन सुबह एक ही समय पर होती हैं। इसमें पूर्ण उपस्थिति अनिवार्य होती है और आमतौर पर यह खड़े होकर की जाती है। बैठकों का उपयोग पिछले दिन की महत्वपूर्ण जीत और काम पर त्वरित तरीके से पकड़ने, दिन की प्राथमिकताएं स्थापित करने, महत्वपूर्ण लक्ष्यों पर प्रगति की जांच करने और बाधाओं का सामना करने के लिए किया जाता है। वे साइलोस के बीच संचार में सुधार करते हैं, त्वरित समस्या-समाधान सक्षम करते हैं, जिम्मेदारी को बढ़ावा देते हैं, और टीम के सदस्यों के बीच समन्वय में सुधार करते हैं। यह छोटा समय निवेश गलत संचार को सुलझाने और पुन: काम करने से बचने में घंटों का काम बचा सकता है।

बैठकों को संचालित करते समय याद रखने के लिए दो महत्वपूर्ण बातें हैं:

1. बैठकों को टीम को कुछ लंबी बैठकों को समाप्त करने में सक्षम बनाना चाहिए। अन्यथा, यह एक और बैठक बन जाती है।
2. बैठकों को संक्षिप्त रखना चाहिए और समय पर समाप्त होना चाहिए। यदि यह देर से समाप्त होती है, तो यह बैठक के बाद की गतिविधियों को बाधित करेगी और कर्मचारियों में फ्रस्ट्रेशन पैदा करेगी।

नेताओं को बैठक समाप्त करनी चाहिए जब बैठक के लक्ष्य पूरे हो चुके हों या जब कर्मचारी उत्पादक नहीं होते।

कार्यक्रम

एक बैठक की लागत उपस्थिति समय और वेतनों में $1000 से $3000 के बीच होती है। इसे एक ऐसी घटना के रूप में संभाला जाना चाहिए जिसकी आवश्यकता होती है सतर्क योजना बनाने की। नेताओं को बैठकों के लिए उनकी तरह तैयारी करनी चाहिए जैसे वे एक ग्राहक की बैठक या कार्यशाला के लिए करते हैं। बैठकों में केवल वही विषय शामिल होने चाहिए जिनकी आवश्यकता होती है चर्चा और सहभागिता के लिए।इनके अच्छे उदाहरण हैं मुख्य जोखिमों और अवसरों की पहचान, प्रगति का मूल्यांकन, और नए अवसरों की पहचान। विषय जिन्हें इसकी आवश्यकता नहीं होती, वे मेमो और ईमेल के माध्यम से संचारित किए जा सकते हैं। यह एक अच्छा विचार है कि उपस्थितियों से बैठक के आइटम प्राप्त करें ताकि संलग्नता बनाई जा सके। इसे विषयों के लिए आह्वान करने के लिए तीन दिन पहले ईमेल भेजकर किया जा सकता है। यदि कोई आइटम शामिल नहीं है, तो इसे कर्मचारी या बैठक के बाहर एक छोटे समूह के साथ संबोधित किया जाना चाहिए या एक भविष्य की बैठक में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।

बैठक की प्रवाह का निर्माण करें

इसलिए, कार्यसूची के आइटमों का क्रम स्पष्ट रूप से महत्वपूर्ण है। अनुसंधान ने पाया कि कार्यसूची में पहले आइटमों को अनुपातहीन समय और ध्यान मिलता है। बैठक के लक्ष्यों को सामर्थ्यिक महत्व के आधार पर रैंक किया जाना चाहिए। कार्यसूची के आइटम न केवल तत्काल समस्याओं को शामिल करने चाहिए, बल्कि दीर्घकालिक लक्ष्यों को भी। नेताओं का विचार कर सकते हैं कि सबसे आकर्षक और विवादास्पद मुद्दों के साथ बैठकों की शुरुआत करें ताकि वास्तविक बहस और संलग्नता पैदा की जा सके। बैठकों को हमेशा कुछ मिनटों के लिए समाप्त करना चाहिए जो ले जाने के लिए, अनुसरण करने के लिए, और यहां तक कि एक त्वरित प्रश्न और उत्तर सत्र को ढकने के लिए।

एक समयबद्ध कार्यसूची का उपयोग करें

कार्यसूची में प्रत्येक आइटम के लिए समय आवंटित करना एक उपयोगी उपकरण हो सकता है जब नेताओं को चर्चा टेंजेंट में जा रही होती है। यह यह भी सुनिश्चित कर सकता है कि मुख्य आइटमों को उन्हें चाहिए वह ध्यान मिले।

सीधे जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त करें

नेता प्रत्येक बैठक कार्य को एक उपस्थिति को सौंपकर नेतृत्व साझा कर सकते हैं।Apple सभी एजेंडा आइटम्स के लिए एक सीधे जिम्मेदार व्यक्ति (DRI) को निर्धारित करता है। DRI की जिम्मेदारी होती है चर्चा को सुचारू रूप से संचालित करना और बैठक के बाद के अनुसरण का सामना करना। इससे बैठकें अधिक सक्रिय होती हैं, बैठकों को नेतृत्व करने में कौशल विकास को बढ़ावा मिलता है, और जिम्मेदारी बढ़ती है।

यह सबसे अच्छा है कि एक एजेंडा को बैठक से कुछ दिन पहले संचालित किया जाए। अगर चर्चा करने के लिए कोई महत्वपूर्ण मुद्दे नहीं हैं, तो बैठक रद्द कर दें।

बैठकों को संक्षिप्त बनाएं

अध्ययन दिखाते हैं कि 50% से अधिक बैठकों में एजेंडा की आवश्यकता से अधिक दो अतिरिक्त उपस्थिति होती है। जबकि यह समावेशी होने के इरादे से किया जाता है, फिर भी बहुत बड़ी बैठकें अनुपयोगी हो सकती हैं। Bain और Company के डेटा से पता चलता है कि हर व्यक्ति को सात सदस्यों से अधिक जोड़ने पर, निर्णय लेने की प्रभावशीलता 10% कम हो जाती है। इसके अलावा, कर्मचारी समर्पण उन बैठकों में कम हो जाता है जो उनके काम से संबंधित नहीं होती हैं।

बैठक के नेताओं को कोशिश करनी चाहिए कि वे बैठक को जितना संभव हो सके संक्षिप्त बनाएं। Google के लिए, उपस्थितियों की अधिकतम संख्या 10 है। Amazon "दो-पिज़्ज़ा नियम" का उपयोग करता है - दो पिज़्ज़े सभी उपस्थितियों को खिलाने के लिए पर्याप्त होने चाहिए। निर्णय लेने और समस्या समाधान के लिए, आदर्श बैठक का आकार 7 या 8 लोग होता है। उत्कृष्ट सुविधाजनक कौशलों के साथ, एक नेता 12 उपस्थितियों को प्रबंधित कर सकता है। 15 से कम उपस्थितियों वाली बैठक ब्रेनस्टॉर्मिंग, एजेंडा सेटिंग के लिए उत्तम होती है।

सही उपस्थिति वालों का चयन करें

यहाँ कुछ प्रश्न हैं जो प्रत्येक बैठक के लक्ष्य के लिए नेताओं की मदद कर सकते हैं जो सही उपस्थिति वालों का चयन कर सकते हैं:

• किसके पास लक्ष्य के लिए विषय ज्ञान है?
• मुख्य हितधारक और निर्णयकर्ता कौन हैं?
• किसे इस जानकारी की आवश्यकता है?
• निर्णय लेने के बाद कौन कार्यान्वयन करेगा?

आहत भावनाओं को कम करना

कर्मचारी बैठक के निमंत्रण को मूल्यवान होने का एक संकेत मानते हैं। इसलिए, बैठकों से व्यक्तियों को बाहर रखने से अस्वीकार की भावनाएं और जले पुल उत्पन्न हो सकते हैं। इसे संभालने के पांच तरीके यहाँ दिए गए हैं:

1. अपने कार्यक्रम को दो छोटी बैठकों में विभाजित करें, जिनमें अलग-अलग उपस्थिति वाले होंगे:
2. एक समयबद्ध कार्यक्रम अलग-अलग उपस्थिति वालों को केवल संबंधित भागों में ही उपस्थित होने की अनुमति दे सकता है।
3. गैर-उपस्थित व्यक्तियों से विचार और सुझाव लें और उन्हें बैठक में चर्चा करें। इसे बैठक से पहले प्रतिक्रिया मांगने वाले एक साधारण मेल और बाद में मुख्य लाभ बांटने वाले एक उपरांत मेल द्वारा किया जा सकता है।
4. अन्य हितधारकों के साथ विस्तृत बैठक के नोट्स साझा करें ताकि सुझाव और विशेषज्ञता प्राप्त की जा सके।
5. कुछ उपस्थिति वालों से अनुरोध करें कि वे उन हितधारकों का प्रतिनिधित्व करें जो उपस्थित नहीं हैं। प्रतिनिधि इन हितधारकों से संपर्क करेगा, उन्हें चर्चाओं में शामिल रखेगा, और भविष्य की इनपुट्स के लिए पूछेगा।

ये तकनीकें बैठक का आकार घटाती हैं जबकि एक बड़े समूह के गैर-उपस्थित लोगों में समावेशी भावनाओं को बढ़ावा देती हैं।

नए ताल बनाएं

बैठकें एक ही समय पर शुरू और समाप्त होने, एक ही कमरे में मिलने और आमतौर पर एक ही एजेंडा के साथ पुनरावृत्ति हो सकती हैं। इन पैटर्न्स को तोड़ने से ताजगी भरे गतिविधियां उत्पन्न हो सकती हैं और अधिक सक्रिय बैठकों के लिए बना सकती हैं।

सीटिंग डिजाइन का उपयोग करें

अनुसंधान दर्शाता है कि सीटिंग स्थितियाँ प्रभावशीलता, संचार प्रवाह, निर्णय लेने, और रचनात्मकता को प्रभावित करती हैं। मेज के सिर या पैर की ओर बैठे लोग अधिक बोलने और सुने जाने की संभावना होती हैं। बैठक के नेता को सही सामाजिक गतिविधियों को बनाने के लिए सक्रिय रूप से सीटिंग का डिजाइन करना चाहिए। यह हर बैठक में लोगों को सीटिंग स्थितियों को बदलने या कमरों को बदलने से किया जा सकता है। अमेज़न ग्राहक को प्रतिष्ठापित करने के लिए बैठकों में एक खाली कुर्सी का उपयोग करता है। यह उपस्थितियों को ग्राहक-केंद्रित बनाने के लिए एक भौतिक संकेत के रूप में काम करता है। खाली कुर्सी का उपयोग अन्य अनुपस्थित हितधारकों को प्रतिष्ठापित करने के लिए भी किया जा सकता है।

चलती-फिरती बैठकें

चलती-फिरती बैठकें बाधाओं को तोड़ने और संचार को बेहतर बनाने में मदद कर सकती हैं। यह बहुकार्य करना भी कठिन बनाती है, जिससे ध्यान बढ़ता है। स्टैनफोर्ड विश्वविद्यालय के अनुसंधान ने दिखाया कि प्रतिभागियों का 80% बैठे होने की तुलना में चलते समय अधिक रचनात्मक था और बाहरी वातावरण में चलते समय उनकी रचनात्मकता सर्वश्रेष्ठ थी।

खड़े होकर बैठक

खड़े होकर बैठक सहयोग बढ़ाती हैं और दूसरों के विचारों के साथ संलग्नता बढ़ाती हैं। अनुसंधान दिखाता है कि खड़े होकर बैठक सामान्यतः बैठने वाली बैठकों से 34% कम समय लेती हैं। हालांकि ये बड़े समूहों के लिए काम कर सकती हैं, इन बैठकों को संक्षिप्त रखना आवश्यक है।

सही मूड सेट करें

अनुसंधान दिखाता है कि सकारात्मक मूड में होने वाले समूह निर्माणात्मक कार्यों, टीम संलग्नता, और निर्माणात्मक वार्तालाप में तटस्थ मूड वाले समूहों की तुलना में बेहतर प्रदर्शन करते हैं। चूंकि बैठकों को आमतौर पर एक उपस्थिति के कार्यप्रवाह में विच्छेद के रूप में महसूस किया जाता है, उपस्थितियाँ नकारात्मक बोझ के साथ आ सकती हैं। सकारात्मकता पैदा करने के लिए, नेता को उपस्थितियों का गर्मजोशी से स्वागत करना चाहिए, आँखों में आँखें डालनी चाहिए, और परिचय करवाना चाहिए। नेता की मूड स्थिति समूह की प्रदर्शन का एक अनुमानक होती है और उपस्थितियों की मूड पर प्रभाव डालती है।

यहाँ कुछ तरीके हैं बैठक में मूड को बेहतर बनाने के:

• बैठक से पहले संगीत बजाने से सही मूड सेट हो सकता है
• नाश्ता सर्व करने से सहकर्मियों के बीच दोस्ताना माहौल बन सकता है और मूड पर प्रभाव डाल सकता है
• बहुकार्य करने से रोकने और ध्यान केंद्रित करने के लिए तकनीक-मुक्त बैठक क्षेत्र बनाना। अधिक और अधिक कंपनियाँ उपस्थितियों से दरवाजे पर फोन जमा करने का अनुरोध कर रही हैं। यदि बैठकें लंबी होती हैं, तो तकनीकी ब्रेक जोड़ने पर विचार करें।
• क्लिकर क्विज़ का उपयोग महत्वपूर्ण प्रश्नों पर त्वरित सर्वेक्षण करने के लिए। परिणाम तुरंत संक्षेपित, दृश्यमान और स्क्रीन पर प्रदर्शित किए जा सकते हैं। इससे थोड़ी मजेदारी और सहभागिता बढ़ती है।
• बैठक शुरू होने से पहले उपस्थितियों से महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा करने के लिए। यह सभी को शामिल करता है, मेज पर नए विचार लाता है, और संकोच को दूर करना आसान बनाता है।

बातचीत बंद करें

समूह सोच बैठकों को शासन कर सकती है, जबकि अद्वितीय अंतर्दृष्टि दफन रह जाती है। इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि विविध और विपरीत दृष्टिकोणों को मेज पर लाने के लिए तरीके बनाएं। मौन पर आधारित दृष्टिकोण इसे प्राप्त करने में आश्चर्यजनक रूप से प्रभावी हो सकते हैं।

ब्रेनराइटिंग का उपयोग करें

ब्रेनराइटिंग मौन की शक्ति का उपयोग करके विविध विचारों का निर्माण करता है। उपस्थितियों ने अपने नाम जोड़े बिना एक बैठक लक्ष्य के प्रतिक्रियाओं को कागज पर चुपचाप लिखा। फिर कागजों को मेज के बीच में चेहरे के नीचे रखा जाता है। संचालक समान विचारों के समूहों को, और उपस्थितियों ने चर्चा के लिए महत्वपूर्ण विचारों पर मतदान किया। यह चर्चा लिखित रूप में की जाती है, जिसमें प्रतिभागियों ने प्रत्येक विचार पत्रक के लिए टिप्पणियाँ जोड़ी। पूरी प्रक्रिया पारंपरिक ब्रेनस्टॉर्मिंग बैठकों के समय का एक तिहाई हिस्सा लेती है, जबकि यह समावेशी और सहभागी होती है। अध्ययन दिखाते हैं कि ब्रेनराइटिंग समूहों ने पारंपरिक ब्रेनस्टॉर्मिंग से 20 % अधिक विचार और 42% अधिक मूल विचार उत्पन्न किए।

मौन पठन

अमेज़न मौन पठन का उपयोग बैठक की प्रभावशीलता को बढ़ाने के लिए करता है। प्रस्तुतकर्ता को प्रस्ताव को एक मानक प्रारूप में विस्तार से लिखना होता है। बैठक का पहला हिस्सा प्रस्ताव के मौन पठन के लिए दिया जाता है। यह सुनिश्चित करता है कि कोई बैठक पूर्व-कार्य की आवश्यकता नहीं होती और सभी एक ही पृष्ठ पर होते हैं। चूंकि उपस्थितियों को प्रस्तुतकर्ता की तुलना में तेजी से पढ़ने की क्षमता होती है, इसलिए उसी समय का उपयोग विचार को अधिक व्यापक रूप से अध्ययन करने के लिए किया जाता है। इससे बहुत अधिक गहरी चर्चाएं होती हैं।

कॉल-इन बैठकों से बचें

कॉल-इन बहुकार्यक्षमता, सहभागिता की कमी, और गैर-वाचिक संकेतों की कमी के कारण खराब संचार को बढ़ावा देती है। जब भी संभव हो, यह सर्वश्रेष्ठ होता है कि उपस्थितियों को वीडियो के माध्यम से शामिल करने की अनुमति दी जाए। यदि यह संभव नहीं है, तो यहां कुछ तरीके हैं बैठक को संचालित करने के:

ऑफलाइन गतिविधि का उपयोग करें

जब बैठकों में पांच से अधिक लोग शामिल होते हैं, तो उन्हें ऑफलाइन गतिविधियों के साथ पूरक किया जाना चाहिए। एक त्वरित प्रारंभिक बैठक के बाद, प्रत्येक चुनौती को एक उप-टीम को ऑफलाइन चर्चा के लिए आवंटित किया जाता है। बाद में, उप-टीम के प्रतिनिधि बैठक के नेता से मिलकर चर्चा करते हैं और निर्णय लेते हैं। इस दृष्टिकोण से बहुत सारा काम ऑफलाइन होता है और बैठकों को केंद्रित और न्यूनतम बनाता है।

अपने संगठन में इन बैठक तकनीकों का उपयोग करने से बैठकों की वर्तमान टूटी हुई स्थिति को ठीक किया जा सकता है। आपके उपस्थितियों आपका धन्यवाद करेंगे कि आपने उनके समय की सम्मान की है।यह ताजगी भरी ऊर्जा लाएगा, संचार बाधाओं को तोड़ेगा, और उच्चतम उत्पादकता को सक्रिय करेगा। अंततः, सफल बैठकें दूसरों को प्रेरित कर सकती हैं और संगठनात्मक संस्कृति का हिस्सा बन सकती हैं।