ملخص
هل تحتاج إلى تبسيط إدارة سير العمل وجعلها أكثر فعالية؟ تتضمن مجموعة الرسوم البيانية للتدفق مجموعة متنوعة من التصورات التي يمكن استخدامها وتخصيصها لجميع أنواع سيناريوهات الأعمال، مثل رسم تدفق PERT، تدفق رحلة المستخدم، الإجراء التشغيلي القياسي، تدفق SIPOC، تحليل الأسباب الجذرية، والعديد من الأمور الأخرى.
رسم بياني لـ PERT
تم تصميم رسم تدفق PERT ليتم استخدامه في إدارة المشروعات. يعني تقنية تقييم ومراجعة المشروع. يتضمن PERT أيضا المسار الحرج، وهو التدفق الذي يمتد عبر معظم المهام المعتمدة بشكل متتابع. بسبب ذلك، فإنه حاسم لنجاح المشروع. سيساعدك ترتيب جميع المهام بهذه الطريقة في تقدير مدة المسار الحرج، والمشروع ككل. (الشريحة 3)
تدفق رحلة المستخدم
رسم تدفق آخر يستخدم بشكل شائع هو تدفق رحلة المستخدم، وهو جزء أساسي من تصميم وتطوير المنتج. تظهر رحلات المستخدمين الخطوات التي يتخذها المستخدم لاستخدام المنتج أو إكمال مهمة محددة داخل المنتج.كل منتج رقمي له مهام أساسية يجب أن يكملها كل مستخدم، ويمكن أن يساعد تدفق المستخدم في تحديد مكان ووقت وضع نقاط القرار الرئيسية. (الشريحة 6)
دراسات الحالة
لنلقي نظرة على Zoom. عندما صممت Zoom تدفقات المستخدمين، أخذت في الاعتبار ما يريده الناس وكم سرعة يريدونها. يجعل تدفق المستخدم في Zoom الأمور بحيث يمكن للأشخاص الانضمام إلى المكالمات بسرعة. في خمس نقرات أو أقل، يمكن للمستخدمين فتح غرفة اجتماع ودعوة الأشخاص إلى دردشة فيديو.
أمازون هي شركة أخرى تقننت تدفق المستخدم. بينما تشحن حوالي 1.6 مليون طرد في اليوم، يمر كل عميل تقريباً بنفس تدفق الشراء. أحد الطرق التي تنجح فيها أمازون في تدفق المستخدم هو أنها تتيح للمستخدمين التصفح لما يريدون قبل أن يتعين عليهم تسجيل الدخول. إذا كانت قد وضعت متطلبات تسجيل الدخول قبل أن تظهر قيمتها، فقد ذهب المشترون المحتملون إلى مكان آخر لشراء أغراضهم.
رسم بياني للتدفق للإجراء التشغيلي القياسي (SOP)
رسم البياني للتدفق للإجراء التشغيلي القياسي، أو SOP، هو أحد الرسومات التي قد تكون مألوفة لأولئك الذين يعملون في فرق أكبر.توضح الإجراءات القياسية للعمليات الإجراء والبروتوكول الذي يجب أن يتبعه جميع أعضاء الفريق، لذا لا يوجد أي توتر. كل شركة تحتاج إلى طريقة لجعل الفرق تعمل على نفس سير العمل، ومخططات تدفق الإجراءات القياسية للعمليات لا تزال الطريقة الأكثر شعبية للقيام بذلك. (الشريحة 14)
لوحات Trello هي أداة شائعة للإجراءات القياسية للعمليات. يتيح للمستخدمين كتابة أوصاف مفصلة للمهام، وتعيينها لفرق محددة، وإنشاء تبعيات بين المهام، حتى لو كانت تلك المهام تشمل فريقًا مختلفًا. رأت Trello الحاجة إلى أداة لمساعدة في محاذاة الفرق. ورأى العملاء القيمة: نمت من 0 إلى 500,000 مستخدم في غضون عامين، وبعد عامين آخرين، بلغ عدد المستخدمين ما يقرب من خمسة ملايين مستخدم.
تدفق SIPOC
رسم بياني للتدفق حسب SIPOC هو طريقة رائعة لإظهار نظرة عامة على عملياتك عندما يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين متورطين. يعني الموردين، المدخلات، العمليات، المخرجات، والعملاء. يتم استخدام SIPOC غالبًا لتحسين العملية. من خلال رسم خريطة لجميع العناصر الأكثر أهمية، يساعدون في تحديد النقاط الضيقة أو حيث يمكن القضاء على خطوات معينة.يمكن أن يساعد رسم SIPOC في الإجابة على أسئلة مثل "هل يمكننا تحسين الطرق التي ندير بها موردينا؟" أو "هل نقدم منتجاتنا بأكثر طريقة فعالة ممكنة؟" (الشريحة 19)
تحليل الأسباب الجذرية
ليس فقط يمكن استخدام الرسوم البيانية للتدفق لتحسين العمليات التجارية، ولكن يمكن أيضا استخدامها كنظام إنتاجية شخصية لتحسين حياتنا الشخصية. في معظم الحالات، سواء كانت مشكلة شخصية أو تجارية، الشيء الأول الذي نلومه ليس دائما السبب الجذري. لذلك يوصى باستخدام منهجية الأسئلة الخمس لتحليل المشكلة وتحديد السبب الجذري للمشكلة. (الشريحة 24)
إنجاز الأمور
رسم تدفق القيام بالأمور يساعد في تحديد أولويات المهام المطلوبة ويظهر ما يجب التعامل معه أولا، بناءً على العاجلية، سهولة الإنجاز، والصلة. بالنسبة لكل مهمة في قائمة المهام الخاصة بك، قم بتشغيلها من خلال هذا الرسم البياني للتدفق لمعرفة ما إذا كان يجب القيام بها فورا، أو حفظها لوقت لاحق، أو تسليمها لشخص آخر. لن يستغرق الأمر وقتا طويلا قبل أن تصبح قائمة المهام قائمة مكتملة.(الشريحة 28)
