Proje Planı Şablonu (Bölüm 2)

Giriş

Her proje yöneticisinin, özel bir projenin görevlerini ve kilometre taşlarını yönetmek için kullanabileceği bir hesap tablosu şablonuna ihtiyacı vardır. Bu makalede, Proje Planı Şablonu (Bölüm 2) Şablonumuzun özelliklerini vurgulayacak ve Kanban panosu, Triage matrisi, Risk analizi, Gantt grafiği ve kontrol panelinin nasıl çalıştığını sizinle paylaşacağız - böylece proje yönetiminizi sistemleştirebilirsiniz.

Bu şablon, kurumsal, küçük işletme veya kişisel girişimler için kullanılabilirken - bu şablonu nasıl kullanacağınıza dair somut örnekler vermek için "ev çevirme" örneğini kullanacağız.

Ev çevirmenin cazibesi inkar edilemez. Popüler TV programları şık bir tablo çizer: harap bir mülk satın alın, ona şık bir makyaj yapın ve güzel bir kar için satın. Basit görünebilir, ancak bu çok daha karmaşıktır. Başarılı bir çevirme, sağlam ve ayrıntılı bir proje planıdır; bunun olmaması durumunda, rüya hızla maliyetli bir kâbusa dönüşebilir. Bunu önlemek için birçok kişi farklı çözümler dener: Kağıt üzerindeki notlardan sonsuz hatırlatıcı uygulamalara ve pahalı proje yönetimi yazılımlarına kadar, mükemmel organizasyon aracını arama görevi bunaltıcı olabilir. Bunu basitleştirmek için, bir Proje Planı Şablonu (Bölüm 2) hesap tablosu şablonu oluşturduk.

Şablonu kullanarak, farklı projeleri ve görevleri yönetmeyi ve bunları farklı görünümlerde analiz etmeyi örneklendireceğiz, örneğin:

Bu makalede, şablon baştan bir ev döndürme projesini düzenlemek için kullanılacak. Projeyi oluşturarak ve görevleri listelemeye başlayacağız, böylece öncelikleri, riskleri ve sonuçları analiz edebileceğiz. Şablonu nasıl kullanacağınızı ve - kim bilir - bir ev döndürme projesini nasıl düzenleyeceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.

Proje kurulumu

Biraz bakımsız bir mülkü karlı bir mücevhere dönüştürmek üzere yeni bir mülk edindiğinizi hayal edin. Bu yolculuğa çıkmak için sağlam bir plana ihtiyacınız var. İşte burada 'Projeler' sekmesi devreye giriyor.

Projeye net ve öz bir ad vererek başlayın. Örneğimiz için, ona "Elm Sokağı Canlandırma" diyelim. 'Başlangıç' ve 'Bitiş tarihini' belirleyin ve kısaca projenin hedeflerini ve kapsamını tanımlayın."Satış için tarihi bir evin tamamen yenilenmesi." gibi olabilir. Ardından, bütçenin içinde kalmanızı sağlamak için tahmini bir bütçe belirleyin.

'Alt Proje' sekmesi, her alt projeye farklı ekip üyeleri atamanıza ve onları pozisyona göre kategorize etmenize olanak sağlar. Bu şekilde, teslimat ve uygulamadan kimin sorumlu olduğunu bilmek için projeye lider ve yönetici ekleyebilirsiniz. Ayrıca, müteahhitler, iç mimarlar, finansal analistler ve diğerleri gibi diğer işbirlikçileri eklemek de mümkündür.

Temel proje bilgileri ve ekip yapısı hazır olduğuna göre, şimdi kilometre taşlarını listeleyebiliriz. Kilometre taşları, projenizde önemli ilerlemeyi işaretleyen kritik olaylar veya aşamalardır ve birden çok görev içerebilir - ki bunları daha sonra ele alacağız. Bu örnekte, kilometre taşları, başarılı bir ev dönüşümü için yenilenmesi gereken odalar olabilir - mutfak, yatak odaları, oturma odaları, banyolar ve bir evde bulabileceğiniz her şey. Sonuç olarak, ilerlemeyi ve henüz yapılması gerekenleri takip etmek daha kolaydır.

Görev Yönetimi

Elm Caddesi'ndeki evimiz beklerken, 'Görevler' sekmesi yol haritamız olur. Bu, tüm bilgilerin diğer sekmelerden görünümleri oluşturmak için girildiği şablonun çekirdeğidir - Kanban'dan kontrol paneli grafiklerine.Bu sekme sadece yapılması gerekenler hakkında değil; aynı zamanda ne kadar maliyeti olacağı ve başarılı bir proje için neyin öncelikli olması gerektiği hakkında da bilgi verir.

Görev detayları

Evi hayal edin ve ilk görevi düşünün. 'Görevler' sekmesinde Proje'yi ve ilişkili Kilometre Taşını seçin. Elm Street projesi için 'Projeler' sekmesinde oluşturulan bir kilometre taşını seçin, örneğin 'Mutfak' olanı. Bu tür kategorizasyonlar, görevleri detaylı eylemlere ayırmaya yardımcı olur. Bu, "Yeni dolaplar kurmak" ve "Eski ışık armatürlerini değiştirmek"ten "Modern bir mutfak lavabosuna yükseltmek"e kadar değişebilir. Bu detaylı görevler, evin her köşesinin fark edilmesini sağlar.

Daha sonra, görevi belirli bir Takım üyesine atayarak görevi devredin. Örneğin, Tim güvendiğiniz marangozunuzsa, yeni dolapları kurma işini ona verin. Roller belirleyerek, iletişimi düzene sokar ve olası çakışmaları veya ihmal durumlarını ortadan kaldırırsınız. Bir kez atandıktan sonra, tahmini maliyeti ($) belirleyebilirsiniz. Her çivi, tahta ve fayansın bir fiyatı vardır. Her görev için maliyetleri tahmin etmek, Elm Street Yenilenmesi'nin karlı kalmasını ve beklenmedik şekilde kaynakları tüketmemesini sağlar.

Görevlerin ilerlemesi

Görevler artık harekete geçtiğine göre, görevin Aşamasını belirleyebilirsiniz. Yeni dolapların 'Devam Ediyor' olduğunu veya lavabo değişiminin 'Yaklaşan' olduğunu bilmek, dönüşüm hakkında gerçek zamanlı bilgiler sağlar.Bu arada, Öncelik alanı, hangi görevlerin acil dikkat gerektirdiğini veya potansiyel yatırım getirisini belirlemenize yardımcı olur. Örneğin, modası geçmiş ışık armatürlerini değiştirmek, evin değerini önemli ölçüde artırabilir, bu da onu yüksek öncelikli bir görev haline getirir. Buna karşılık, kozmetik yükseltmeler, önemli olmalarına rağmen, bekleyebilir.

Ayrıca, şablon her görevin ilerlemesini izlemeye olanak sağlar. 'İlerleme' alanındaki yüzde, her bölüm için vizyonunuzu ne kadar yakın (veya uzak) olduğunuzun bir anlık görüntüsünü sunar. Görevler ilerledikçe, tamamlanma yüzdesini güncelleyin ve şablon, bir ilerleme çubuğu ile görsel olarak ilerlemeyi temsil eder, görev %100 tamamlanana kadar sizi yönlendirir. Kontroller için, Takip tarihi, görevlerin aktif kalmasını sağlamak için bir hatırlatıcı olarak ayarlanabilir. Şimdi, görev ilerlemesini daha sezgisel bir düzende görmek için, 'Kanban board' sekmesine sahibiz.

Kanban board

Elm Street projesi geliştikçe, "Kanban" sekmesi, evin dönüşümünün her aşamasını görsel bir hikaye tahtası olarak yakalar. 'Görevler' sekmesinde tanımlanan 'Aşama'ya dayanarak, bu Kanban görünümü, görevleri çeşitli aşamalara ayırarak neyin yenileme yolculuğunda bir sonraki olduğunu izlemeyi kolaylaştıran dinamik bir hikaye tahtası sunar.

Kanban görünümündeki her kart, görev adı, atanmış ekip üyesi, başlangıçtan bitiş tarihine kadar olan süre, tahmini maliyet, öncelik, ilerleme ve belirlenen takip tarihi gibi görevle ilgili bilgileri gösterir. Bu hızlı erişim, görev özelliklerine bakarak, gerekli bilgilerle donanımlı olduğunuzdan emin olmanızı sağlar.

Bu görünüm ayrıca, tarih, proje adı, kilometre taşı, ekip üyesi ve önceliğe dayalı olarak görüntülenen görevleri belirtmenize izin veren filtreler içerir. Ek olarak, tüm panoda gösterilen tarih ve para birimi formatları özelleştirilebilir.

Görev Zaman Çizelgeleri

'Görevler' sekmesine geri döndüğümüzde, 'Dönem detayları' bölümünde görev zaman çizelgesi ile ilgili bilgiler girebiliriz. Zaman çizelgeleri sadece kronolojik işaretlerden daha fazlasını sunar; ilerlemenin hikayesini sağlarlar. 'Başlangıç Tarihi' ile başlayın. Bu alan, bir görevi başlattığınız günü temsil eder. Sonra 'Bitiş Tarihi' var - gecikmelerden kaçınmak için son tarih. 'Tamamlanma Tarihi', görev tamamlandığında devreye girer. Tüm bu tarihler, Kanban gibi görselleştirme araçlarına ve özellikle Gantt grafiğine beslenir.

Gantt Grafiği

Gantt grafiği, görev süresini, örtüşmeleri ve tamamlanmayı izlemek için bir zaman çizelgesi görünümü sağlar. Birlikte, bu tarihler 'Görevler' sekmesini zamanında ve başarılı proje uygulamasını sağlayan dinamik bir araca dönüştürür.

Bu sekme, bir projedeki önemli kontrol noktalarının yüksek seviye bir görünümünü sunar ve her görevin detaylarını içerir. Belirli tarihler, projeler, kilometre taşları veya hatta takım üyeleri gibi özel durumları izlemek için filtreleri kullanabilirsiniz - Kanban Board sekmesine benzer şekilde.

Görevlerin triajı

Şimdi, tüm görevlerin aynı ağırlığa veya öneme sahip olduğunu söylemek yanıltıcı olur. Bazıları hemen dikkat gerektirirken, diğerleri bekleyebilir. İşte burada, 'Triage' alanları 'Görevler' sekmesinde önemli hale gelir.

'Aciliyet' alanı, bir görevin acil doğasıyla ilgilidir. Bodrumdaki temel çalışma, tüm evin yapısal bütünlüğünü desteklediği için hemen harekete geçilmesini gerektirir. Görevleri 'Acil' ve 'Acil değil' olarak kategorilere ayırmak mümkündür.

Ayrıca, 'Önem' alanı, görevleri 'Önemsiz' veya 'Önemli' olarak kategorilere ayırmak için kullanılır. Aciliyeti önemle karıştırmayın. Bazı görevler acil olmayabilir, ancak Elm Street projesinin genel başarısı ve karlılığı için hayati öneme sahiptir. Örneğin, sert ağaç zeminler için doğru bitiş seçmek zaman açısından hassas olmayabilir. Ancak, evin çekiciliğini ve piyasa değerini yükseltmede önemlidir.

Sonra, 'Etki' alanı var, bu da 'Düşük' veya 'Yüksek' olabilir. Bu tür görevleri tanımak, domino etkisiyle daha geniş etkilerini öngörmeye yardımcı olur.

Son olarak, 'Çaba' alanı, 'Etki' alanı gibi, 'Düşük' veya 'Yüksek' olarak kategorilendirilir.Bu kategorizasyon, bir görevin tüketebileceği zamanla veya görevi tamamlamak için gereken kaynaklarla ilgili olabilir.

Bu alanlar, zamanı ve yatırımı en üst düzeye çıkarmak için kaynakların etkin bir şekilde ayrılmasını sağlar. Sonuç olarak, bunlar 'Triage' sekmesinde oluşturulan görünümle doğrudan ilişkilidir.

Triage matrisi

'Triage' sekmesi, görevleri Eisenhower matrisinde ve 'Etki' ile 'Çaba' arasında çapraz referans veren özel bir görünümde görselleştirir. Eisenhower matrisi, öncelikleri izlemek için görevleri aciliyet ve önemine göre kategorize eder.

Bu arada, Etki vs. Çaba matrisi, yüksek etkili ancak düşük çaba gerektiren görevleri ve tam tersini vurgulayarak kaynakların stratejik tahsisine yardımcı olur. Bu aynı zamanda görevleri ve proje sonuçlarını optimize etmeye de yardımcı olur.

Görevler, 'Görevler' sekmesinden ve uygulanan filtrelerden gelen verilere dayanarak matrisleri otomatik olarak doldurur. Tarih, proje, kilometre taşı ve ekip üyeleri gibi filtreler, görüntülenen görevleri rafine etmeye yardımcı olur. Varsayılan olarak, her matris en fazla 10 farklı görevi barındırır. Ek görevleri dahil etmek için daha fazla alana ihtiyacınız varsa:

1. Matris içinde yer eklemek istediğiniz satır başlıklarını seçin;
2. Vurgulanan satır başlığına sağ tıklayın;
3. Açılır menüden 'Ekle'yi seçin.

İstenilen alanı oluşturmak için bu adımları gerektiği kadar sık takip edin.

Görev risk analizi

Triage, öncelikleri ve kaynak tahsisini düzenleme konusunda çok yardımcı olabilir. Ancak, en iyi düşünülmüş planlar bile zorluklara karşı bağışık değildir. İşte burada Risk Analizi devreye girer. Şablon, bir görevin veya kararın olasılığını ve ciddiyetini kategorize etmeye yardımcı olur ve riskleri değerlendirir ve yönetir.

Şablon, bir görevin veya kararın riskini kategorize etmeye yardımcı olur. 'Olasılık' alanı 'Olası Olmayan', 'Mümkün' ve 'Olası' olarak kategorize edilebilirken, 'Ciddiyet' alanı 'Kabul Edilebilir', 'Tahammül Edilebilir', 'Arzu Edilmeyen' ve 'Kabul Edilemez' gibi değerleri içerir.

Her iki alanın kombinasyonu, Risk Derecelendirme Anahtarı alanını oluşturur. Bu ölçüm, her görev veya kararla ilişkili potansiyel riski kapsamlı bir şekilde değerlendirir. Bu, 'Alanlar' sekmesinde özelleştirilebilir. 'Proje risk analizi' bölümünde, Olasılık ve Ciddiyetin çeşitli kombinasyonlarına dayanarak derecelendirme anahtarını (yani 'Düşük', 'Orta', 'Yüksek' veya 'Aşırı') seçebilirsiniz. Örneğin, olası ve kabul edilemez olarak karakterize edilen bir görev veya karar, 'Aşırı' bir risk olarak işaretlenebilir. Aynı zamanda, Olası Olmayan ve Kabul Edilebilir olan bir görev veya karar 'Düşük' bir risk olarak etiketlenebilir. Şablona geri döndüğümüzde, risk derecelendirme anahtarı, belirlenen 'Olasılık' ve 'Ciddiyet' değerlerine dayanarak otomatik olarak atanacaktır.Bu alanlar, 'Risk analizi sekmesi'nde bir matris görünümü haline gelecektir.

Risk analizi matrisi

'Risk analizi' sekmesi, proje planlaması sırasında belirlenen risklerin daha nüanslı bir anlayışını sunar. Burada, 'Olasılık' ve 'Şiddet' alanlarından risk değerlerini çapraz referans alan bir matris görünümü, 'Alanlar' sekmesinde tanımlanan 'Risk derecelendirme anahtarı' ile renklendirilmiştir. Görevler otomatik olarak listelenir ve her kesişme noktası, 'Görevler' sekmesinde atanan şiddet ve olasılığa dayalı olarak tanımlanabilecek belirli bir risk profili sunar.

Bu yöntem, projenin evrimine paralel olarak dinamik bir risk değerlendirme aracı oluşturmanıza olanak sağlar. Ayrıca analizinizi daha spesifik hale getirmek için önceki sekmelerden aynı filtreleri de içerir. Riskleri tarih, proje, kilometre taşı ve ekip üyesine göre arayarak etkili bir şekilde başarılı tamamlama planı yapın.

'Görevler' sekmesindeki tüm bölümleri gözden geçirdik ve bunların şablon boyunca farklı görünümleri nasıl etkileyebileceğini gösterdik. Ancak hala üzerinden geçmemiz gereken iki bölüm var: RACI matrisi ve Gösterge Paneli.

RACI matrisi

Elm Street yenileme gibi projelerde, rollerin ve sorumlulukların netliği şarttır. Hizalanmamış pozisyonlar kaosa yol açabilirken, net ayrım düzgün bir uygulamayı garanti eder. Bu senaryo tam olarak RACI matrisinin devreye girdiği yerdir.

RACI, Sorumlu, Hesap Verilebilir, Danışılan ve Bilgilendirilen anlamlarına gelir. Bir görevi kimin yürüttüğü, kimin sahip olduğu, kararlar için kime danışılması gerektiği ve kimin güncellenip bilgilendirilmesi gerektiği konusunda içgörüler sağlar. Bu sekmenin kullanılabilmesi için, 'Elm Street yenileme' gibi bir proje seçin. Bir kez seçildiğinde, bu projeye ilişkin kilometre taşları otomatik olarak matrise doldurulur, daha detaylı görev atamaları için zemin hazırlanır.

Açılır menüler, takip etmek istediğiniz takım üyelerini seçmek için kullanılır. Proje seçildiğinden, açılır menü sadece 'Elm Street yenileme' ile ilişkilendirilmiş takım üyelerini gösterir, bu 'Projeler' sekmesinde tanımlanmıştır. Buradan, yönetmeyi hedeflediğiniz görevleri seçin ve her seçilen görev için rolleri takım üyelerinize tahsis edin. Bu tahsis, kimin ne için sorumlu olduğunu belirler, her üyenin projedeki katılımı için bir yol haritası oluşturur.

RACI sekmesini kullanarak, paydaşlardan yürütücülere kadar her katılımcının projedeki spesifik rolünü anlamasını sağlar ve netlik oluşturursunuz.

Proje kontrol paneli

Proje yürütülürken veya hatta tamamlandığında tüm parçaların genel bir bakışı önemlidir. Ve bunun için, şablonun bir kontrol paneli vardır."Dashboard" sekmesi, projeye panoramik bir pencere olarak hizmet verir, tüm önceki sekmelerden verileri toplayarak kapsamlı bir resim sunar.

Gerekirse analizi daha spesifik hale getirmek için filtreler de mevcuttur. Proje, kilometre taşları ve takım üyeleri ile filtreleyebilirsiniz. Bu filtreler, altındaki tüm bölümleri etkileyecektir. Proje genel bakış bölümünde, kimin öncülük ettiği, belirlenen kilometre taşları ile elde edilenlerin karşılaştırmalı analizi ve görevlerin ortalama süresi gibi ana proje detaylarının bir toplamı bulunabilir. Projenin ilerleyişini sadece bilmekle kalmayacak, aynı zamanda tempoyu ve potansiyel hızlanma alanlarını da anlayacaksınız.

Proje analizi bölümü, gelecek hafta için belirlenen acil görevleri vurgular. Görevlerin aşamaya ve atanmış takım üyelerine göre kapsamlı bir ayrıntı sunarak, hiçbir görevin gözden kaçmamasını ve kaynakların etkin bir şekilde tahsis edilmesini sağlar.

Sonraki, Bütçeleme ve finansal planlama, finansal analizin ön saflarını alır. Maliyetleri, kilometre taşlarına, bireysel takım üye katkılarına ve belirli görevlere göre segmente eder. Bu tür bir yapılandırılmış görünüm, projenin bütçe dahilinde kalmasını sağlar ve eğer değilse, aşırı harcamaların nerede olduğunu belirler.Son olarak, risk analizi, olası aksiliklere neden olma olasılıklarına ve ciddiyetlerine göre görevleri sınıflandıran bir öngörü sağlar.

file_save

Download free weekly spreadsheets

Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers

Enter your email address to download and customize spreadsheets for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Proje Planı Şablonu (Bölüm 2)' spreadsheet — 17 sheets

Proje Planı Şablonu (Bölüm 2)

+39 more spreadsheets per quarter

that's $3 per spreadsheet

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Sonuç

Elm Sokağı yenileme gibi karmaşık bir projeyi yönetmek, büyük kilometre taşlarının ötesine geçer; her ince detayın sorunsuz bir uygulama için uyumlu hale getirilmesi hakkındadır. Proje Planı Şablonu (Bölüm 2) şablonu, görev atamalarından ve önceliklendirmeden, risk değerlendirmelerine kadar her şeyi ele almak için yapılandırılmış bir yaklaşım sunar. Daha net bir perspektif için bir sonraki projelerinizde Excel ve Google Sheets'te indirilebilir.