قالب خطة المشروع (الجزء 2)

مقدمة

أي مدير مشروع يحتاج إلى نموذج جدول بيانات يمكنه الاعتماد عليه لإدارة المهام والأحداث الرئيسية لمشروع معد خصيصًا. في هذا المقال، سنسلط الضوء على ميزات نموذج قالب خطة المشروع (الجزء 2) الخاص بنا ونشاركك كيفية عمل لوحة الكانبان، ومصفوفة الترياج، وتحليل المخاطر، والرسم البياني لغانت، ولوحة المعلومات - حتى تتمكن من تنظيم إدارة مشروعك.

على الرغم من أن هذا النموذج يمكن استخدامه للمبادرات الشركات، أو الأعمال الصغيرة، أو الشخصية - سنستخدم مثالاً وهمياً لـ "تجديد البيوت" لنعطيك أمثلة ملموسة على كيفية استخدام هذا النموذج.

جاذبية تجديد البيوت لا يمكن إنكارها. ترسم البرامج التلفزيونية الشعبية صورة جذابة: شراء عقار متهالك، إعطائه تحول أنيق، وبيعه بربح جيد. قد يبدو الأمر بسيطًا، ولكنه أكثر تعقيدًا بكثير. النجاح في تجديد البيوت يتطلب خطة مشروع قوية ومفصلة؛ بدونها، يمكن أن يتحول الحلم بسرعة إلى كابوس باهظ الثمن. لتجنب ذلك، يحاول الكثيرون حلولًا مختلفة: من الملاحظات على الورق إلى تطبيقات التذكير اللانهائية وبرامج إدارة المشاريع الباهظة الثمن، البحث عن الأداة التنظيمية المثلى يمكن أن يكون مرهقًا. لتبسيط ذلك، لقد أنشأنا نموذج جدول بيانات قالب خطة المشروع (الجزء 2).

باستخدام القالب، سنوضح كيفية إدارة المشاريع والمهام المختلفة وتحليلها في منظورات مختلفة، مثل:

في هذه المقالة، سيتم استخدام القالب لتنظيم مشروع تجديد منزل من البداية. سنبدأ بإنشاء المشروع وسرد المهام لتحليل الأولويات والمخاطر والنتائج. استمر في القراءة لمعرفة كيفية استخدام القالب و - من يعلم - كيفية تنظيم مشروع تجديد منزل.

إعداد المشروع

تخيل أنك قد اكتسبت مؤخراً عقاراً متهدماً لتحويله إلى جوهرة مربحة. للشروع في هذه الرحلة، تحتاج إلى خطة صلبة. هنا يأتي دور علامة التبويب 'المشاريع'.

ابدأ بإعطاء المشروع اسمًا واضحًا ومختصرًا. بالنسبة لمثالنا، دعنا نسميه "إحياء شارع النخيل." حدد 'تاريخ البداية' و 'تاريخ النهاية' وصف بإيجاز أهداف المشروع والنطاق.قد يكون مثل "التجديد الكامل لمنزل تاريخي لإعادة البيع." ثم، قم بتحديد ميزانية مقدرة للتأكد من البقاء ضمنها.

تتيح علامة التبويب 'المشاريع الفرعية' أيضًا تعيين أعضاء فريق مختلفين لكل مشروع فرعي وتصنيفهم حسب الموقع. بهذه الطريقة، يمكنك إضافة قائد المشروع والمدير لمعرفة من هو المسؤول عن التسليم والتنفيذ. من الممكن أيضًا إضافة متعاونين آخرين، مثل المتعاقدين، المصممين الداخليين، المحللين الماليين، وغيرهم.

يمكننا الآن سرد الأحداث الرئيسية بما أن معلومات المشروع الأساسية وهيكل الفريق جاهزة. الأحداث الرئيسية هي الأحداث الحاسمة أو المراحل داخل مشروعك التي تمثل تقدمًا كبيرًا ويمكن أن تحتوي على مهام متعددة - التي سنغطيها لاحقًا. في هذا المثال، يمكن أن تكون الأحداث الرئيسية هي الغرف التي تحتاج إلى تجديد لنجاح بيع البيت — المطبخ، غرف النوم، غرف المعيشة، الحمامات، وكل شيء يمكنك العثور عليه في منزل. ونتيجة لذلك، يصبح من الأسهل تتبع التقدم وما يتعين القيام به بعد.

إدارة المهام

بينما يقف منزلنا في شارع Elm، في انتظار التحول من منزل قديم إلى منزل جديد، تصبح علامة التبويب 'المهام' خريطتنا الطريق. إنها الجوهر الأساسي للقالب، حيث يتم إدخال جميع المعلومات لإنشاء العروض من العلامات التبويب الأخرى - من Kanban إلى مخططات لوحة القيادة.هذا الجدول ليس فقط حول ما يجب القيام به؛ بل أيضا عن كم سيكلف وما يجب أن يكون الأولوية لنجاح المشروع.

تفاصيل المهمة

تخيل دخول المنزل وتصور المهمة الأولى. اختر المشروع والمرحلة المرتبطة به في علامة التبويب 'المهام'. حدد مرحلة تم إنشاؤها في علامة التبويب 'المشاريع' لمشروعنا في شارع Elm، مثل 'المطبخ'. تساعد هذه التصنيفات في تقسيم المهام إلى أفعال مفصلة. قد يتراوح ذلك من "تركيب خزائن جديدة" و"استبدال الأضواء القديمة" إلى "الترقية إلى حوض مطبخ حديث." تضمن هذه المهام المفصلة أن يتم لاحظ كل ركن في المنزل.

ثم، قم بتفويض المهمة عن طريق تعيين عضو فريق محدد. على سبيل المثال، إذا كان تيم هو النجار الموثوق به، فأعطه مهمة تركيب الخزائن الجديدة. من خلال تحديد الأدوار، تبسط الاتصالات وتزيل التداخلات المحتملة أو الإهمال. بمجرد التعيين، يمكنك تحديد التكلفة المقدرة ($). كل مسمار، ولوح، وبلاطة لها سعر. تقدير التكاليف لكل مهمة يضمن أن يظل إحياء شارع Elm مربحًا ولا يستنزف الموارد بشكل غير متوقع.

تقدم المهام

مع بدء تنفيذ المهام الآن، يمكنك تحديد مرحلة المهمة. معرفة أن الخزائن الجديدة 'قيد التنفيذ' أو أن استبدال الحوض 'قادم' يوفر رؤى فورية حول التحول.في الوقت نفسه، يساعدك حقل الأولوية في تحديد الأعمال التي تتطلب اهتمامًا فوريًا أو العائد المحتمل على الاستثمار. على سبيل المثال، قد يؤدي استبدال تلك الأضواء القديمة إلى زيادة كبيرة في قيمة المنزل، مما يجعله مهمة ذات أولوية عالية. بالمقابل، يمكن أن تنتظر الترقيات التجميلية، على الرغم من أهميتها.

بالإضافة إلى ذلك، يتيح القالب مراقبة تقدم كل مهمة. يوفر نسبة حقل 'التقدم' لمحة عن مدى قربك (أو بعدك) من تحقيق رؤيتك لكل قطاع. مع تقدم المهام، قم بتحديث نسبة الإكمال، وسيمثل القالب بصريًا التقدم بشريط التقدم، مرشدًا لك حتى تصل المهمة إلى 100% من الإكمال. بالنسبة للتحقق، يمكن تعيين تاريخ المتابعة ليعمل كتذكير وضمان أن المهام تبقى نشطة. الآن، لعرض تقدم المهمة بتخطيط أكثر بديهية، لدينا علامة التبويب 'لوحة كانبان'.

لوحة كانبان

مع تطور مشروع شارع النبق الخاص بك، تعمل علامة التبويب "كانبان" كلوحة قصص بصرية وتلتقط كل مرحلة من تحول المنزل. استنادًا إلى 'المرحلة' المحددة في علامة التبويب 'المهام'، توفر هذه النظرة الكانبان لوحة قصص ديناميكية للمهام، تقسمها إلى مراحل مختلفة لتسهيل تتبع ما هو القادم في رحلة التجديد.

تعرض كل بطاقة في عرض Kanban معلومات حول المهمة، مثل اسم المهمة، والعضو في الفريق المكلف، والفترة من تاريخ البدء إلى تاريخ الانتهاء، والتكلفة المقدرة، والأولوية، والتقدم، وتاريخ المتابعة المحدد. يضمن هذا الوصول الفوري إلى تفاصيل المهمة أنك، بمجرد نظرة، مجهز جيداً بالرؤى اللازمة.

يتميز هذا العرض أيضاً بالفلاتر التي تتيح لك تحديد المهام المعروضة بناءً على التاريخ، اسم المشروع، المرحلة الرئيسية، عضو الفريق والأولوية. بالإضافة إلى ذلك، فإن تنسيقات التاريخ والعملة المعروضة عبر اللوحة قابلة للتخصيص.

الجداول الزمنية للمهام

العودة إلى علامة التبويب 'المهام'، يمكننا الآن إدخال معلومات حول الجدول الزمني للمهمة ضمن قسم 'تفاصيل الفترة'. تقدم الجداول الزمنية أكثر من مجرد علامات زمنية؛ فهي توفر السرد للتقدم. ابدأ بـ 'تاريخ البدء'. يمثل هذا الحقل اليوم الذي تبدأ فيه المهمة. ثم هناك 'تاريخ الاستحقاق' - الموعد النهائي لتجنب التأخير. يدخل 'تاريخ الانتهاء' في اللعب بمجرد الانتهاء من المهمة. تغذي كل هذه التواريخ في أدوات التصور - مثل Kanban - وخاصة الرسم البياني لجانت.

الرسم البياني لجانت

يوفر الرسم البياني لجانت عرضًا زمنيًا لتتبع مدة المهمة، والتداخل، والانتهاء. معًا، تحول هذه التواريخ علامة التبويب 'المهام' إلى أداة ديناميكية تضمن تنفيذ المشروع بنجاح وفي الوقت المحدد.

تقدم هذه العلامة التبويب نظرة عامة على المراحل الهامة داخل المشروع، بالإضافة إلى تفاصيل كل مهمة. يمكنك استخدام الفلاتر لتتبع المهام والأهداف الرئيسية حسب التواريخ المحددة، المشاريع، الأهداف الرئيسية، أو حتى أعضاء الفريق - مشابهة لعلامة التبويب لوحة كانبان.

ترتيب المهام

الآن، ليست جميع المهام لها نفس الوزن أو الأهمية. بعضها يتطلب الاهتمام الفوري، بينما يمكن أن تنتظر البعض الآخر. هنا، تصبح حقول 'الترتيب' أساسية في علامة التبويب 'المهام'.

حقل 'العاجل' مرتبط بطبيعة المهمة الملحة. العمل الأساسي في القبو يتطلب العمل الفوري، نظراً لأنه يشكل السلامة الهيكلية للمنزل بأكمله. من الممكن تصنيف المهام بـ 'عاجل' و 'غير عاجل'.

أيضا، يتم استخدام حقل 'الأهمية' لتصنيف المهام بـ 'غير مهم' أو 'مهم'. لا تخطئ في فهم العاجلة بأنها الأهمية. قد تكون بعض المهام غير عاجلة ولكنها حاسمة لنجاح المشروع العام وربحية مشروع شارع النخيل. على سبيل المثال، اختيار النهاية الصحيحة للأرضيات الخشبية قد لا يكون حساساً من حيث الوقت. ولكنه مهم في رفع جاذبية المنزل وقيمته السوقية.

ثم، هناك حقل 'التأثير'، الذي يمكن أن يكون 'منخفض' أو 'عالي'. التعرف على مثل هذه المهام يساعد في التنبؤ بتأثيراتها الأوسع في تأثير الدومينو.

أخيرا، حقل 'الجهد' هو، تماماً مثل حقل 'التأثير'، مصنف كـ 'منخفض' أو 'عالي'.يمكن ربط هذا التصنيف بالوقت الذي قد يستغرقه العمل أو الموارد المطلوبة لإكمال العمل.

تضمن هذه الحقول تخصيص الموارد بكفاءة لتحقيق أقصى استفادة من الوقت والاستثمار. ونتيجة لذلك، فهي مرتبطة مباشرة بالعرض المبني في علامة التبويب 'الترياج'.

مصفوفة الترياج

تعرض علامة التبويب 'الترياج' المهام في مصفوفة أيزنهاور، وعرض مخصص يقوم بالرجوع المتقاطع لـ 'التأثير' مقابل 'الجهد'. تصنف مصفوفة أيزنهاور المهام على أساس العاجلة والهامة لتتبع الأولويات.

في الوقت نفسه، تساعد مصفوفة التأثير مقابل الجهد في التخصيص الاستراتيجي للموارد من خلال تسليط الضوء على المهام التي تكون عالية في التأثير، ولكنها منخفضة في الجهد، والعكس صحيح. هذا يساعد أيضا في تحسين المهام ونتائج المشروع.

المهام تملأ المصفوفات تلقائيا بناء على البيانات من علامة التبويب 'المهام' والفلاتر المطبقة. الفلاتر مثل التاريخ، المشروع، الحدث الهام، وأعضاء الفريق تساعد في تحسين المهام المعروضة. بشكل افتراضي، كل مصفوفة تستوعب ما يصل إلى 10 مهام مختلفة. في حالة الحاجة إلى مزيد من المساحة لإدراج مهام إضافية:

1. حدد رؤوس الصفوف حيث ترغب في إضافة مساحة داخل المصفوفة؛
2. انقر بزر الماوس الأيمن على رأس الصف المبرز؛
3. اختر 'إدراج' من القائمة المنسدلة.

اتبع هذه الخطوات بقدر الحاجة لإنشاء المساحة المطلوبة في الترياج الخاص بك.

تحليل مخاطر المهام

يمكن أن يساعد الترياج كثيرًا عندما يتعلق الأمر بتنظيم الأولويات وتوزيع الموارد. ومع ذلك، حتى أكثر الخطط التي تم وضعها بعناية ليست محصنة ضد التحديات. هنا يدخل تحليل المخاطر. يساعد القالب في تصنيف احتمال وشدة المهمة أو القرار لتقييم وإدارة المخاطر.

يساعد القالب في تصنيف مخاطر المهمة أو القرار. يمكن تصنيف حقل 'الاحتمال' بواسطة 'غير محتمل'، 'ممكن'، و'محتمل'، بينما يحتوي حقل 'الشدة' على قيم مثل 'مقبول'، 'مقبول'، 'غير مرغوب فيه'، و'غير مقبول'.

تؤدي مجموعة كلا الحقلين إلى حقل مفتاح تقييم المخاطر. يقيم هذا المقياس بشكل شامل المخاطر المحتملة المرتبطة بكل مهمة أو قرار. يمكن تخصيص هذا في علامة التبويب 'الحقول'. في قسم 'تحليل مخاطر المشروع'، يمكنك اختيار مفتاح التقييم (أي 'منخفض'، 'متوسط'، 'عالي'، أو 'شديد') بناءً على مجموعات مختلفة من الاحتمال والشدة. على سبيل المثال، قد يتم وضع علامة على المهمة أو القرار المتميزة بأنها محتملة وغير مقبولة كمخاطر 'شديدة'. في الوقت نفسه، قد يتم وضع علامة على المهمة أو القرار الغير محتمل والمقبول كمخاطر 'منخفضة'. العودة إلى القالب، سيتم تعيين مفتاح تقييم المخاطر تلقائيًا بناءً على قيم 'الاحتمال' و'الشدة' المحددة.ستصبح هذه الحقول عرضًا مصفوفيًا في علامة التبويب 'تحليل المخاطر'.

مصفوفة تحليل المخاطر

توفر علامة التبويب 'تحليل المخاطر' فهمًا أكثر تفصيلًا للمخاطر المحددة أثناء تخطيط المشروع. هنا، يتم تلوين عرض المصفوفة الذي يشير إلى قيم المخاطر من حقول 'الاحتمال' و 'الخطورة' بالمفتاح 'تقييم المخاطر' المحدد في علامة التبويب 'الحقول'. يتم سرد المهام تلقائيًا، وكل نقطة تقاطع تقدم ملف تعريف خاص بالمخاطر يمكن تحديده بناءً على الخطورة والاحتمال المعين في علامة التبويب 'المهام'.

تتيح لك هذه الطريقة إنشاء أداة تقييم المخاطر الديناميكية التي تتطور مع المشروع. كما يأتي مع نفس الفلاتر من الألسنة السابقة لجعل تحليلك أكثر تحديدًا. ابحث عن المخاطر حسب التاريخ، والمشروع، والمرحلة الرئيسية، وعضو الفريق للتخطيط بفعالية نحو الإنجاز الناجح.

راجعنا جميع الأقسام من علامة التبويب 'المهام' وأظهرنا كيف يمكن أن تؤثر على العروض المختلفة في جميع أنحاء القالب. لكن لا يزال لدينا اثنين للمراجعة: مصفوفة RACI ولوحة القيادة.

مصفوفة RACI

في مشاريع مثل تجديد شارع Elm، يجب أن تكون الأدوار والمسؤوليات واضحة. يمكن أن تؤدي المواقف غير المتناسقة إلى الفوضى، بينما يضمن التحديد الواضح تنفيذًا متدفقًا. هذا السيناريو هو بالضبط حيث تأتي مصفوفة RACI.

RACI هو اختصار للمسؤول، المحاسب، المستشار، والمطلع. يوفر الرؤية حول من ينفذ المهمة، من يمتلكها، من يجب استشارته للقرارات، ومن يجب تحديثه وإبلاغه. لاستخدام هذا العلامة التبويب، حدد المشروع، مثل 'تجديد شارع النخيل'. بمجرد الاختيار، يتم تعبئة الأهداف المرتبطة بهذا المشروع تلقائيا في المصفوفة، مما يحدد المرحلة للمهام المفصلة بشكل أكبر.

تُستخدم القوائم المنسدلة لتحديد أي من أعضاء الفريق ترغب في تتبعهم. بما أن المشروع تم تحديده، ستعرض القائمة المنسدلة فقط أعضاء الفريق المرتبطين بـ 'تجديد شارع النخيل'، كما هو محدد في علامة التبويب 'المشاريع'. من هنا، اختر المهام التي تهدف إلى إدارتها و، لكل مهمة مختارة، قم بتوزيع الأدوار على أعضاء فريقك. هذا التوزيع يحدد من هو المسؤول عن ما، مما يخلق خريطة طريق لمشاركة كل عضو خلال المشروع.

باستخدام علامة التبويب RACI، تحقق الوضوح وتضمن أن كل مشارك، من أصحاب المصلحة إلى المنفذين، يفهم دوره الخاص في نطاق المشروع.

لوحة تحكم المشروع

نظرة عامة على جميع الأجزاء أمر ضروري أثناء تنفيذ المشروع أو حتى عند انتهائه. ولهذا، يحتوي القالب على لوحة تحكم.تعمل علامة التبويب "Dashboard" كنافذتك البانورامية إلى المشروع، حيث تجمع البيانات من جميع العلامات التبويب السابقة لتقديم صورة شاملة.

الفلاتر متاحة أيضا لجعل التحليل أكثر تحديدًا إذا لزم الأمر. يمكنك تصفية حسب المشروع، والأهداف، وأعضاء الفريق. ستؤثر هذه الفلاتر على جميع الأقسام أدناه. في قسم نظرة عامة على المشروع، يمكن العثور على تجميع لتفاصيل المشروع الرئيسية، مثل من يقود العملية، وتحليل مقارن للأهداف المحددة مقابل تلك التي تم تحقيقها، والمدة الزمنية الوسطى للمهام. لن تعرف فقط عن تقدم المشروع، ولكنك ستحصل أيضًا على رؤى حول وتيرة العمل والمناطق المحتملة للتسريع.

يسلط قسم تحليل المشروع الضوء على المهام الوشيكة المحددة للأسبوع القادم. يقدم تفكيكًا شاملاً للمهام حسب المرحلة وأعضاء الفريق المعينين، مما يضمن أن لا تهرب أي مهمة من الفرص، وأن تتم توزيع الموارد بفعالية.

بعد ذلك، يأخذ التخطيط المالي والميزانية مقدمة التحليل المالي. يوضح التكاليف، مقسمة حسب الأهداف، ومساهمات كل عضو في الفريق، والمهام المحددة. تساعد هذه النظرة المنظمة على التأكد من أن المشروع يبقى ضمن الميزانية و، إذا لم يكن الأمر كذلك، يحدد أين تحدث الإنفاق الزائد.أخيرًا، تقدم تحليلات المخاطر نظرة تنبؤية، تصنف المهام بناءً على احتمالية تسببها في مشكلات محتملة وشدتها.

file_save

Download free weekly spreadsheets

Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers

Enter your email address to download and customize spreadsheets for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'قالب خطة المشروع (الجزء 2)' spreadsheet — 15 sheets

قالب خطة المشروع (الجزء 2)

+39 more spreadsheets per quarter

that's $3 per spreadsheet

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

الخاتمة

إدارة مشروع معقد مثل تجديد شارع Elm يتعدى الأهداف الرئيسية؛ فهو يتعلق بضمان تنسيق كل التفاصيل الدقيقة لتنفيذ سلس. يوفر القالب قالب خطة المشروع (الجزء 2) نهجًا منظمًا للتعامل مع كل شيء، بدءًا من تعيينات المهام والأولويات، وصولاً إلى تقييمات المخاطر. يمكن تنزيله في Excel و Google Sheets للحصول على منظور أوضح لمشاريعك القادمة.