労働力計画

はじめに

常に人材プールを管理する最善の方法は何でしょうか？人材不足、人口動態の変化、経済の変動など、多くの要素が人材管理を一層難しくしています。労働力計画は、人材資源を進化する市場の要求に合わせて調整し、これらの変化に迅速に対応する解決策として浮上しています。適切な労働力計画とそれに伴う洞察がなければ、ビジネスも従業員も苦しむことになります。これは我々の目の前で起こっています：2023年には、パンデミックの年間に過剰雇用が原因で26万2000人以上のテクノロジー従業員が解雇され、この傾向は残念ながら2024年にも続いています。

明らかに、企業は最も価値のある資産である労働力を最適化するための圧力が増しています。誰を雇うべきか、誰を訓練するべきか、誰を解雇するべきかという決定は、繁栄とかろうじて生き残るという違いを生むことがあります。労働力計画は100％未来に対応できるわけではありませんが、マネージャーや意思決定者、人事専門家が効率的にスケールアップしたり、責任を持ってダウンサイズしたり、スキルアップによる労働力の変革を行うのに役立ちます。

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労働力計画ツール

採用戦略から始めて、採用担当者はどの役割がより多くのスタッフを必要とし、どの役割がそれほど重要でないかを決定する必要があります。これは当たり前のように聞こえるかもしれませんが、AI技術や自動化ツールの進歩に伴い、採用の優先順位はより頻繁に変更されます。

そして、これがあなたの組織の人材プールが現在どこに位置しているのか、そしてあなたがそれをどこに向けて進めたいのかを理解する重要性を私たちに教えてくれます。このギャップ分析は、現在のパフォーマンスを評価し、理想的な生産性レベルを達成するために何が必要かを特定することができます。その間に、現在の従業員がエンゲージメントを持ち、モチベーションを保つために、健全な人材パイプラインと後継者計画の設計図が、未来のリーダーを特定し育てるのに役立ちます。

より多くのリソースが重要な職務機能に割り当てられている一方で、現在の労働力費用の正直なレビューは、何にお金を使う価値があり、何が不必要にキャッシュフローを浪費しているかを明らかにすることもできます。この場合、コスト分析は、異なるコスト削減戦略の利点と欠点を比較し、比重をつける方法としても使用できます。ここでの目標は、より少ないものでより多くを達成することです。

ターゲット指向の採用

適切な期待値を持つ健全な採用戦略は、仕事の初日前にチームの成功の基盤を築きます。残念ながら、新規採用者の74％は、最初の6ヶ月以内にすでに新しい仕事を探しています。適切でない採用は、従業員だけでなく、会社にも財政的な苦痛をもたらします。不適切な採用のコストは、初期のリクルーティング費用だけでなく、オンボーディングや研修費用にも及びます。実際、不適切な採用は、従業員の初年度の給与の最大30％を会社に費用をかけると推定されています。

生成的AIの台頭など、進化するトレンドと技術の変革の文脈では、よく考えられた採用戦略が、将来の需要に対応するための労働力の適応方法について関係者に情報を提供するべきです。これには、オートメーションの可能性を検討し、人間のスキルが最も必要な場所にリソースが割り当てられるように、拡大または縮小する役割を決定することが含まれます。

必要なシニアレベルが異なるため、採用チャネルへのテーラーメイドのアプローチもプロセスをより効率的にすることができます。例えば、特定のプラットフォームは、エントリーレベルやジュニアレベルのポジションに特化しており、新卒者や新しい方法を学ぶことに開放的な応募者が増加する可能性があります。

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ギャップ分析

現在の人材プールの状況が理想的な状態とどのように比較されるかを理解するために、ギャップ分析を使用することを検討してください。この評価プロセスにより、マネージャーは追加のリソースや人手、より良いプロセス、またはさらなる研修が必要な特定のエリアを特定することができます。

ギャップ分析は、対象となるテーマに関連するさまざまなベンチマークに基づいて行うことができます。労働力計画の場合、一般的なベンチマークはFTE、つまりフルタイム換算です。FTEは、マネージャーや人事専門家が、従業員がフルタイムで働いているかパートタイムで働いているかに関係なく、従業員の仕事量を標準化された形で理解するのに役立ちます。

例えば、あなたのチームに20人のカスタマーサポートスペシャリストがいて、それぞれのFTEが0.7であるとすると、これらのカスタマーサポートスペシャリストチーム全体で14のFTEを構成していることになります。各役職のFTEを集計することで、どの役職が人手不足で、割り当てられた仕事量に対してさらなる支援が必要なのか、また、どの役職が過剰な人員を抱えており、縮小することができるのかを見ることができます。

後継者計画

現在の労働力の構成を明確に理解したら、次に、後継者計画を通じて企業の未来を確保することです。この戦略は、必要に応じてキーロールに就くことができる才能が一貫して流入する道を開きます。ナインボックスグリッドのようなツールは、従業員をそのパフォーマンスと潜在能力に基づいて分類し、リーダーシップロールに適した人物を強調します。

"未来のリーダー"カテゴリーに分類される従業員は、あなたの最良の選択肢であり、彼らは一貫して優れたパフォーマンスを示すだけでなく、高い野心と意欲を示しています。一方、"パフォーマンスが低い"カテゴリーに属する人々は、キャリアの停滞だけでなく、リストラの際に最初に影響を受ける可能性があります。

結局のところ、適切な従業員が適切な仕事に割り当てられると、それは双方にとって有益な状況となります。それは各従業員が最大の強みと最高のスキルセットを活用して生み出すことができるビジネス価値を最適化するだけでなく、そのパフォーマンスの評価は従業員の定着率を向上させることも可能にします。新しい人を雇うための総コストは、そのポジションの給与の3倍から4倍と推定されています。したがって、最高の従業員を満足させるための費用と労力は確実に価値があります。

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コスト分析

労働力を維持するコストが生み出されるビジネス価値を上回る場合、あなたの人数は資産ではなく負担となります。労働力計画において、コスト分析の一部は現状を評価することです。例えば、労働力の総コストは何ですか？これはパフォーマンスレベル、シニアリティ、または職務機能によって細分化することができます。

この分析を行う別の方法は、チームの組織図に基づいて行うことです。例えば、主な仕事がマーケティングと販売であるチームについて、その傘下でPRプログラムを管理する従業員を支援するために企業がどれだけの費用を負担しているか、ということです。また、市場投入戦略を担当している人々についてはどうでしょうか？

コスト分析のもう一つの部分は、異なるコスト節約オプションを比較することです。コスト節約は様々な形で実現できます。例えば、一部のCEOからの最近の反発にもかかわらず、企業はリモートワークの割合を増やすことで最大のコスト節約を実現できるかもしれません。もう一つの一般的なコスト節約策は、ダウンサイジング、または一部の企業が"再編"という婉曲表現を好むことです。その場合、仕事の質を損なうことなく、どの部分の労働力を削減すべきかを計算する価値があります。それはフロントラインの労働者なのか、それとも第一線と第二線の監督者なのか？

レポーティングとダッシュボード

最後に、レポートとダッシュボードは、内部の意思決定者が適切な数値と統計の参照を持つことを可能にし、正しい判断を下すことができます。これらのダッシュボードの中には、労働力計画だけでなく、一般的な人事管理にも欠かせないものがあります。例えば、職種や部門などの異なる変数による人員構成を示すチャートなどです。

退職を控えた従業員の追跡も、前述したように後継者計画に役立つことがあります。近く退職する人々は何人いますか？そして、これらの役割を埋めるために会社は何をする必要がありますか？それは外部からの採用を通じてですか？それとも内部昇進を通じてですか？

結論

労働力計画を使用すると、マネージャーは今日の人材プールの供給と需要の変動をナビゲートするための強力なツールキットを手に入れます。技術進歩に合わせた巧妙な採用戦略の策定から、欠陥を明らかにし、それを修正するギャップ分析の実施まで、これらの戦略はビジネスを未来に備える基盤として機能します。コスト分析、後継者計画、そして強力な報告メカニズムは、人的資源の効率的な配分を決定者にさらに提供します。これらのフレームワークは、会社の最も価値ある資産であるその人々の進化とレジリエンスを支えます。