Citatmall

Sammanfattning

Har du någonsin behövt manuellt beräkna och sätta ihop en offert för en kund? För yrkesverksamma inom alla områden kan beräkning av priser, avgifter och rabatter, samt organisering av denna information i en tydlig layout, vara en tidskrävande och felbenägen process. För att lösa detta har vi utvecklat Offertmallen, som automatiserar skapandet av upp till fem olika offertlayouter baserat på dina erbjudna produkter och tjänster, vilket gör att du kan välja den idealiska och skicka den till din kund med bara några klick.

Innan du använder mallen är det bra att veta hur den är uppbyggd. De blåmarkerade fälten – eller blå text – är där du behöver ange din information, och de är avgörande för att mallen ska fungera korrekt. De svarta fälten har speciella formler och beräkningar. Var försiktig så att du inte raderar fälten med svarta siffror eller gör stora ändringar, eftersom de är viktiga för att mallen ska fungera korrekt.

file_save

Download free weekly spreadsheets

Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers

Enter your email address to download and customize spreadsheets for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Citatmall' spreadsheet — 13 sheets

Citatmall

+39 more spreadsheets per quarter

that's $3 per spreadsheet

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Innehåll

Hur man använder mallen

För att börja med mallen är det viktigt att förstå skillnaden mellan gruppen av "inmatningsflikar" och "Rapporter & PDF-flikar". De "inmatningsflikar", markerade i blått, är avsedda för användare att registrera och mata in data. Detta inkluderar företagsinformation, kunduppgifter, registrering av tjänster och produktkataloger, bland andra komponenter som är nödvändiga för att skapa offerterna.

Å andra sidan är "Rapporter & PDF-flikarna", identifierade av den grå färgen, sektioner som skapas automatiskt och som inte kräver manuell inmatning. De använder data från "inmatningsflikarna" för att skapa olika layoutalternativ där användare kan exportera dem som PDF-dokument för att skicka direkt till kunder. Denna struktur säkerställer att data endast matas in en gång och automatiserar formateringen av den slutliga rapporten för att minska marginalen för fel.

Hur man registrerar offertdetaljer

Företagsinformation

"Fält"-fliken fungerar som utgångspunkt för att anpassa mallen. Här kan du ange ditt företags data, såsom namn, adress, telefonnummer, e-post och webbplats, som visas i rubriken på de offerter du skapar. En viktig funktion på denna flik är möjligheten att välja, genom kryssrutor, vilken information som ska visas på de slutliga layouterna, vilket ger dig kontroll över vad du vill dela.

På denna flik definierar du också den kundinformation du vill registrera och inkludera i offerterna, vare sig det är företagsnamn, adress, sociala medier eller någon annan detalj. Denna flexibilitet hjälper till att anpassa mallen till olika affärspraxis och kommunikationspreferenser. På samma sätt låter kryssrutorna dig bestämma om dessa detaljer kommer att vara synliga i det slutliga dokumentet eller om de endast kommer att användas internt för registrering.

Kunder

'Kunder'-fliken förenklar hur du hanterar och får tillgång till kundinformation, vilket eliminerar behovet av att söka efter spridd information varje gång du skapar en ny offert. När du har anpassat fälten i "Fields"-fliken för att matcha dina datainmatningskrav, anpassar "Kunder"-fliken sig för att visa den valda inställningen. Allt du behöver göra är att lägga till de önskade kunderna, och deras information blir omedelbart tillgänglig över andra flikar för eventuella framtida offerter.

Tjänster

I "Tjänster"-fliken katalogiserar du de tjänster som ditt företag eller du, som frilansare, tillhandahåller. Varje tjänst kan ha ett fast pris eller faktureras per timme, beroende på arbetets natur. Dessa alternativ kan väljas i "Pricing Type"-rullgardinsmenyn i tjänsttabellen och påverkar direkt kostnadsberäkningarna. Tjänster som faktureras per timme multiplicerar enhetsvärdet med antalet timmar, medan de med ett fast pris behåller sitt värde, oavsett varaktighet. Fliken ger också utrymme för att inkludera en detaljerad beskrivning av varje tjänst. Detta hjälper till att förhindra missförstånd och fungerar som en referensguide för det utbud av tjänster som erbjuds.

Produkter

"Produkter"-fliken fungerar på liknande sätt som "Tjänster"-fliken och är användbar för företag och yrkesverksamma som erbjuder fysiska eller digitala produkter.I den här delen av mallen är det möjligt att registrera och organisera produktkatalogen, inklusive enhetspriser och, om nödvändigt, en kort beskrivning av varje artikel. När ett citat skapas har användaren möjlighet att bestämma mängden av varje produkt som kunden begär. Mallen beräknar automatiskt totala kostnader baserat på det fastställda enhetspriset.

Hur man skapar ett citat

Fliken "Citatdetaljer" är där citatet tar form. Här konsoliderar användaren all information som behövs, som täcker allt från mottagaren och rabatter till avgifter, frakt och urvalet av produkter och tjänster. Processen att konstruera citatet börjar med kundvalet, vars data importeras automatiskt från fliken "Kunder".

De efterföljande stegen innebär att man anger detaljer som citatets datum, dess giltighet, valuta och den person som hanterar det, vilket underlättar hanteringen när det finns flera personer ansvariga för citaten.

Fliken tillåter också tillämpning av rabatter, antingen genom att lägga till en procentandel eller fasta värden, inklusive extra avgifter, fraktkostnader och en uppskattad produktleveranstid. Dessa justeringar återspeglas automatiskt i det totala citatet.

Slutligen, i avsnittet "Citatartiklar", kan användaren detaljera varje artikel i offerten, oavsett om det är en "Tjänst" eller "Produkt", från en rullgardinsmeny. Mallen tillåter också att ange den nödvändiga mängden. På detta sätt beräknas kostnaderna automatiskt baserat på enhetsvärdet för varje artikel.

Slutligen återspeglas de inmatade uppgifterna i mallens layouter, vilket ger kunden all nödvändig information.

Hur man anpassar offerten

Mallen har fem layoutalternativ för att låta användarna välja den modell som bäst matchar stilen på förslaget och kundens förväntningar. Layouterna är konfigurerade för att visa alla väsentliga element baserat på fliken 'Citatdetaljer', som företags- och kundinformation, listan över tjänster eller produkter med sina respektive kostnader, beräknade totaler, tillämpade rabatter, skatter och frakt. För att redigera någon information, återgå till de tidigare flikarna och anpassa efter behov.

Anpassa teckensnittsstilar och färger

Användare kan anpassa mallarnas färger och teckensnitt som de önskar, vilket erbjuder en nivå av personalisering som förstärker varumärkets visuella identitet. Denna anpassning utförs enkelt inom Excel's egna formateringsverktyg.Så här gör du:

1. Välj de fält du vill ändra;
2. Från Excel's översta meny, klicka på "Hem";
3. I "Teckensnitt"-sektionen, välj vilka anpassningsverktyg du vill använda, oavsett om det är teckensnittsstil, storlek, färg, bakgrund, ramar, eller något annat.

Anpassa logotypen

1. Navigera till "Infoga"-fliken på bandet.
2. Klicka på "Bilder" inom "Illustrationer"-gruppen.
3. Välj "Över celler" > "Den här enheten" > Bläddra efter bildfilen, välj den och klicka på "Infoga."

När den är infogad kommer bilden att visas över cellerna. Du kan klicka och dra bilden för att placera den var du vill. För att ändra storleken på bilden, klicka på den och dra sedan något av hörn- eller sidhandtagen.

Hur man exporterar offerten som en PDF

Efter att du har anpassat din offert till din smak, kan du konvertera den till PDF för att dela med din kund. Så här gör du:

1. Klicka på "Fil"-fliken i övre vänstra hörnet av Excel. Från sidomenyn, välj "Spara som."
2. I "Spara som"-dialogrutan, bläddra till platsen där du vill spara filen.
3. I "Spara som typ"-rullgardinsmenyn, välj "PDF."
4. Efter att du har ställt in dina preferenser, klicka på "Spara.[/text]"

Och där har du det, med bara några klick kan du skapa en utskriftsklar eller elektroniskt delbar PDF, som bevarar den definierade layouten, strukturen och den visuella kvaliteten.

Slutsats

Citatmallen, tillgänglig i Microsoft Excel och Google Kalkylblad, är ett viktigt verktyg för yrkesverksamma inom olika områden, eftersom det sparar tid och minskar fel genom att eliminera manuella beräkningar. Ladda ner mallen nu för att effektivisera hanteringen av förslag och förbättra noggrannheten i dina offerter.