Szablon Oferty

Streszczenie

Czy kiedykolwiek musiałeś ręcznie obliczyć i przygotować ofertę dla klienta? Dla profesjonalistów z każdej dziedziny, obliczanie cen, opłat i rabatów, a także organizowanie tych informacji w przejrzysty układ, może być czasochłonnym i podatnym na błędy procesem. Aby rozwiązać ten problem, opracowaliśmy Szablon Oferty, który automatyzuje tworzenie do pięciu różnych układów ofert na podstawie oferowanych przez Ciebie produktów i usług, pozwalając Ci wybrać idealny i wysłać go do klienta za pomocą kilku kliknięć.

Przed użyciem szablonu, warto wiedzieć, jak jest on skonfigurowany. Niebiesko podświetlone pola - lub niebieski tekst - to miejsca, w których musisz wprowadzić swoje informacje, a są one niezbędne do poprawnego działania szablonu. Czarne pola mają specjalne formuły i obliczenia. Uważaj, aby nie usunąć pól z czarnymi liczbami lub wprowadzać dużych zmian, ponieważ są one ważne dla prawidłowego funkcjonowania szablonu.

file_save

Download free weekly spreadsheets

Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers

Enter your email address to download and customize spreadsheets for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Szablon Oferty' spreadsheet — 13 sheets

Szablon Oferty

+39 more spreadsheets per quarter

that's $3 per spreadsheet

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Zawartość

Jak korzystać z szablonu

Aby rozpocząć pracę z szablonem, ważne jest zrozumienie różnicy między grupą "kart wejściowych" a "kartami Raportów i PDF". "Karty wejściowe", oznaczone na niebiesko, są przeznaczone dla użytkowników do rejestrowania i wprowadzania danych. Obejmuje to informacje o firmie, szczegóły klienta, rejestrację usług i katalogi produktów, wśród innych komponentów niezbędnych do tworzenia ofert.

Z drugiej strony, zakładki "Raporty i PDFy", zidentyfikowane szarym kolorem, to sekcje tworzone automatycznie, które nie wymagają ręcznego wprowadzania danych. Wykorzystują one dane z zakładek "wprowadzania danych" do tworzenia różnych opcji układu, które użytkownicy mogą eksportować jako dokumenty PDF i wysyłać bezpośrednio do klientów. Ta struktura zapewnia, że dane są wprowadzane tylko raz i automatyzuje formatowanie końcowego raportu, aby zminimalizować margines błędów.

Jak zarejestrować szczegóły oferty

Dane firmy

Zakładka "Pola" służy jako punkt wyjścia do dostosowywania szablonu. Tutaj możesz wprowadzić dane swojej firmy, takie jak nazwa, adres, numer telefonu, e-mail i strona internetowa, które pojawiają się w nagłówku tworzonych przez Ciebie ofert. Ważną funkcją tej zakładki jest możliwość wyboru, za pomocą pól wyboru, które informacje mają być wyświetlane na końcowych układach, co daje Ci kontrolę nad tym, co chcesz udostępnić.

Na tej zakładce definiujesz również informacje o kliencie, które chcesz zarejestrować i uwzględnić w ofertach, czy to nazwa firmy, adres, media społecznościowe, czy jakiekolwiek inne szczegóły. Ta elastyczność pomaga dostosować szablon do różnych praktyk biznesowych i preferencji komunikacyjnych. Podobnie, pola wyboru pozwalają Ci zdecydować, czy te szczegóły będą widoczne w końcowym dokumencie, czy też będą używane tylko wewnętrznie do rejestracji.

Klienci

Zakładka 'Klienci' upraszcza zarządzanie i dostęp do szczegółów klienta, eliminując konieczność szukania rozproszonych informacji za każdym razem, gdy tworzysz nową ofertę. Po dostosowaniu pól w zakładce "Fields" do swoich wymagań dotyczących wprowadzania danych, zakładka "Klienci" dostosowuje się do wybranego ustawienia. Wszystko, co musisz zrobić, to dodać pożądanych klientów, a ich informacje stają się natychmiast dostępne w innych zakładkach dla przyszłych ofert.

Usługi

W zakładce "Usługi" katalogujesz usługi, które oferuje Twoja firma lub Ty jako freelancer. Każda usługa może mieć stałą cenę lub być rozliczana na godzinę, w zależności od charakteru pracy. Te opcje można wybrać w rozwijanym menu "Typ cenowania" tabeli usług i bezpośrednio wpływają na obliczenia kosztów. Usługi rozliczane na godzinę mnożą wartość jednostkową przez liczbę godzin, podczas gdy te o stałej cenie zachowują swoją wartość, niezależnie od czasu trwania. Zakładka umożliwia również zamieszczenie szczegółowego opisu każdej usługi. Pomaga to zapobiegać nieporozumieniom i służy jako przewodnik po oferowanych usługach.

Produkty

Zakładka "Produkty" działa podobnie do zakładki "Usługi" i jest przydatna dla firm i profesjonalistów oferujących produkty fizyczne lub cyfrowe.W tej części szablonu możliwe jest rejestrowanie i organizowanie katalogu produktów, w tym cen jednostkowych i, jeśli to konieczne, krótkiego opisu każdego przedmiotu. Podczas tworzenia oferty, użytkownik ma możliwość określenia ilości każdego produktu, o który prosi klient. Szablon automatycznie oblicza całkowite koszty na podstawie ustalonej ceny jednostkowej.

Jak stworzyć ofertę

Zakładka "Szczegóły oferty" to miejsce, gdzie oferta nabiera kształtu. Tutaj użytkownik konsoliduje wszystkie potrzebne informacje, obejmujące wszystko, od odbiorcy i rabatów, po opłaty, wysyłkę i wybór produktów i usług. Proces tworzenia oferty zaczyna się od wyboru klienta, którego dane są automatycznie importowane z zakładki "Klienci".

Kolejne kroki obejmują wprowadzanie szczegółów, takich jak data oferty, jej ważność, waluta i osoba nią zarządzająca, co ułatwia zarządzanie, gdy za oferty odpowiedzialnych jest kilka osób.

Zakładka umożliwia również zastosowanie rabatów, poprzez dodanie procentu lub wartości stałych, w tym dodatkowych opłat, kosztów wysyłki i szacowanego czasu dostawy produktu. Te korekty są automatycznie odzwierciedlane w całkowitej kwocie oferty.

[narzędzie bransoletka="nm1nnnxkio"]

W końcu, w sekcji "Pozycje oferty", użytkownik może szczegółowo opisać każdą pozycję w ofercie, czy to "Usługa" czy "Produkt", z rozwijanego menu. Szablon pozwala również na określenie wymaganej ilości. W ten sposób koszty na podstawie wartości jednostkowej każdej pozycji są automatycznie obliczane.

Ostatecznie, wprowadzone dane są odzwierciedlane w układach szablonu, dostarczając klientowi wszystkich niezbędnych informacji.

Jak dostosować ofertę

Szablon oferuje pięć opcji układu, aby użytkownicy mogli wybrać model, który najlepiej pasuje do stylu propozycji i oczekiwań klienta. Układy są skonfigurowane do wyświetlania wszystkich istotnych elementów na podstawie karty 'Szczegóły oferty', takich jak informacje o firmie i kliencie, lista usług lub produktów wraz z ich odpowiednimi kosztami, obliczone sumy, zastosowane rabaty, podatki i wysyłka. Aby edytować jakiekolwiek informacje, wróć do poprzednich kart i dostosuj według potrzeb.

Dostosuj style czcionek i kolory

Użytkownicy mogą dostosować kolory i czcionki szablonów według własnego uznania, oferując tym samym poziom personalizacji, który wzmacnia wizualną tożsamość marki. Ta personalizacja jest łatwo przeprowadzana za pomocą własnych narzędzi formatowania Excela.Oto jak to zrobić:

1. Wybierz pola, które chcesz modyfikować;
2. Z górnego menu Excela, kliknij na "Home";
3. W sekcji "Font", wybierz narzędzia do personalizacji, które chcesz użyć, czy to styl czcionki, rozmiar, kolor, tło, ramki, czy cokolwiek innego.

Dostosuj logo

1. Przejdź do zakładki "Insert" na wstążce.
2. Kliknij na "Pictures" w grupie "Illustrations".
3. Wybierz "Over cells" > "This Device" > Przeglądaj pliki z obrazami, wybierz jeden i kliknij "Insert."

Po wstawieniu, obraz pojawi się nad komórkami. Możesz kliknąć i przeciągnąć obraz, aby umieścić go tam, gdzie chcesz. Aby zmienić rozmiar obrazu, kliknij na niego, a następnie przeciągnij dowolne uchwyty na rogu lub boku.

Jak wyeksportować ofertę do formatu PDF

Po dostosowaniu oferty do swoich upodobań, możesz przekonwertować ją na PDF, aby udostępnić ją swojemu klientowi. Oto jak to zrobić:

1. Kliknij na zakładkę "File" w lewym górnym rogu Excela. Z bocznego menu wybierz "Save As."
2. W oknie dialogowym "Save As", przejdź do miejsca, w którym chcesz zapisać plik.
3. W menu rozwijanym "Save as type", wybierz "PDF."
4. Po ustawieniu swoich preferencji, kliknij "Save.[/EDQ]"

I oto jest, za pomocą kilku kliknięć, możesz stworzyć gotowy do druku lub do udostępnienia elektronicznie PDF, zachowując zdefiniowany układ, strukturę i jakość wizualną.

Podsumowanie

Szablon oferty, dostępny w Microsoft Excel i Google Sheets, jest niezbędnym narzędziem dla profesjonalistów z różnych dziedzin, ponieważ oszczędza czas i redukuje błędy poprzez eliminowanie ręcznych obliczeń. Pobierz szablon teraz, aby usprawnić zarządzanie propozycjami i poprawić dokładność swoich ofert.