Planista Wydarzeń

Wprowadzenie

Termin [EDQ]Bridezilla[EDQ] stał się na tyle kulturowo istotny, że znalazł miejsce w Urban Dictionary. Jest nawet cały program telewizyjny poświęcony temu zjawisku. Przypadkowi obserwatorzy mogą zastanawiać się, dlaczego te przyszłe panny młode komplikują tak radosne wydarzenie i czynią je tak intensywnym? Cóż, ponieważ planowanie wydarzeń jest skomplikowane i intensywne, a logistyczne koszmary są na porządku dziennym. Ale dopóki jest zorganizowane wsparcie, które można śledzić, planowanie wydarzeń wcale nie jest takie złe. Niektórzy ludzie płacą dużo pieniędzy profesjonalnym organizatorom wydarzeń, aby rozwiązać bóle głowy, ale mamy tutaj coś jeszcze prostszego: szablon arkusza kalkulacyjnego Planista Wydarzeń.

Śledź nas, aby nauczyć się wszystkiego, co potrzebne do zorganizowania udanego wydarzenia: od początkowej fazy planowania i budżetowania, aż do dnia wydarzenia. Korzystając z arkusza kalkulacyjnego Planista Wydarzeń, dostosujemy go, aby zilustrować, jak działa proces na dwóch scenariuszach: weselu i konferencji. Mamy nadzieję, że pokryje to zarówno Twoje życie osobiste, jak i zawodowe.

Szablon

Aby zilustrować, jak korzystać z tego Planista Wydarzeń, omówimy różne sekcje:

1. Budżet. Szablon zawiera dedykowaną sekcję do tworzenia i zarządzania budżetem. Wylistuj i porównaj różne usługi, aby określić najlepsze opcje i śledzić, którzy dostawcy zostali opłaceni, a którzy nie.
2. Zarządzanie gośćmi. Szablon pomaga kategoryzować gości, monitorować ich status RSVP, a nawet przydzielać miejsca, co można ocenić w oddzielnej karcie tabeli. Dla wydarzeń, które obejmują sprzedaż biletów, szablon oferuje funkcję przypisywania typów biletów do gości i obliczania wyniku w przychodach.
3. Dzień wydarzenia. Szablon oferuje tabele do strukturyzowania agendy i zadań wydarzenia. Użyj ich do nadzorowania wszystkich działań dla udanego wyniku wydarzenia.
4. Pulpit nawigacyjny. Szablon agreguje dane ze wszystkich sekcji, aby pomóc Ci w całym procesie organizacji i planowania wydarzenia. Widoki pomagają śledzić budżet, porównywać usługi, śledzić frekwencję gości i więcej. Dostarcza również kompletny zestaw wykresów do oceny wyniku wydarzenia pod względem wydatków, przychodów i zysku.

Aby dowiedzieć się więcej o funkcjach i możliwościach naszego Planista Wydarzeń, czytaj dalej. Udostępnimy pełny poradnik do szablonu z dodatkowymi wskazówkami, jak planować i organizować wydarzenie za pomocą dostępnych narzędzi.

file_save

Download free weekly spreadsheets

Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers

Enter your email address to download and customize spreadsheets for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Planista Wydarzeń' spreadsheet — 8 sheets

Planista Wydarzeń

+39 more spreadsheets per quarter

that's $3 per spreadsheet

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Zawartość

Organizacja wydarzenia

Szablon zapewnia kartę do organizacji niezbędnych usług dla wydarzenia. W tabeli 'Usługi' wymień wszystkie dostępne opcje i określ najbardziej odpowiednią dla Twoich wymagań.Dodatkowo, ta tabela umożliwia klasyfikację usług według kategorii, etapów negocjacji, priorytetów i innych kryteriów.

Na przykład, organizacja ślubu, który wymaga atrakcyjnej lokalizacji. Aby to zarejestrować, wprowadź [EDQ]Miejsce[EDQ] w polu 'Usługa' wraz z nazwą interesującej Cię firmy i jej danymi kontaktowymi. Następnie wybierz kategorię, obecny etap negocjacji, priorytet usługi i całkowity koszt. Kolejne pola ułatwiają porównanie różnych usług. Jeśli jesteś niezdecydowany, czy zatrudnić daną usługę, zmień 'Status kontraktu' na 'Otwarty'. Teraz, jeśli zdecydowałeś się na skorzystanie z usługi, zmień 'Status kontraktu' na 'Zamknięty'. Po dokonaniu płatności, użyj pola 'Status płatności' do oznaczenia jej jako zapłaconej.

Wymień wszystkie usługi, które rozważałeś lub z którymi się kontaktowałeś na potrzeby swojego wydarzenia. Porównanie integruje się również z kluczowym elementem pulpitu nawigacyjnego - budżetem.

Budżet wydarzenia

Ważne jest również rozróżnienie szacowanych kosztów od rzeczywistych kosztów. W ten sposób tworzy się jasną mapę drogową finansową, aby zapewnić, że wydarzenie pozostaje w ramach ustalonego budżetu. Szablon pozwala Ci wyznaczyć budżet dla każdej kluczowej kategorii usług dla wydarzenia. W zakładce 'Pola', ustanów kategorie, które są wymagane dla wydarzenia, takie jak [EDQ]Jedzenie i napoje[EDQ], [EDQ]Rozrywka[EDQ] lub [EDQ]Wynajem[EDQ]. Następnie określ budżet dla każdej kategorii.

Gdy dodasz usługę w zakładce 'Usługi', szablon automatycznie porównuje wydatek z ustalonym wcześniej budżetem. To porównanie, które pokazuje ogólny budżet w stosunku do rzeczywistych kosztów wydarzenia, pojawia się na pulpicie nawigacyjnym – o którym opowiemy szczegółowo później.

Priorytety budżetowe

Jak wspomniano, szablon pozwala na priorytetyzację usług, co ułatwia porównanie i dystrybucję budżetu. Wybierz priorytet usługi w zakładce 'Usługi', a szablon przypisze kolor za pomocą 'formatowania warunkowego'. Możesz modyfikować te kolory dla personalizacji.

W formacie Excela:

1. Kliknij na dowolne pole priorytetu i przejdź do 'Home' w pasku menu;
2. Kliknij na Formatowanie warunkowe > Zarządzanie regułami > Wybierz regułę > Edytuj regułę
3. Wybierz kolor, który chcesz wyświetlić zamiast i kliknij 'OK'.

W wersji Google Sheets:

1. Przejdź do 'Format' w pasku menu
2. Wybierz Formatowanie warunkowe > Skala kolorów
3. Wybierz regułę w pasku bocznym
4. Wybierz pożądany kolor i kliknij 'Gotowe'

Możliwe jest zastosowanie tego procesu do innych pól, które korzystają z formatowania warunkowego.

Lista gości

Już omówiliśmy, jak kategoryzować koszty wydarzenia. Jednak to nie wszystko. Na przykład, w przypadku wesela, kluczowe jest poznanie statusu RSVP każdego gościa i przypisania mu miejsca przy stole. W przypadku konferencji, sprzedaż biletów może stać się kluczowa. Ten szablon adresuje obie sytuacje w zakładce 'Lista gości'.

W przypadku wesel, dodaj gościa, wprowadzając jego imię i dane kontaktowe. Od tego momentu szczegóły różnią się w zależności od rodzaju wydarzenia. Sortuj i kategoryzuj gości według 'Typu gościa', 'Grupy wiekowej' i ich 'Udziału w wydarzeniu' - te pola są dostosowywane w razie potrzeby. Jeśli wydarzenie wymaga innych kategorii, można je dostosować w zakładce 'Pola'.

Wracając do szablonu, możesz zaktualizować status RSVP gościa (tj. nie, może, tak, lub brak odpowiedzi) aby zarządzać i nadzorować obecność. Funkcja 'Przypisz stół' pomaga w alokacji miejsc siedzących na weselach lub podobnych wydarzeniach. Wybierz stół, przy którym będą siedzieć goście i zorganizuj ich według różnych kategorii, każda reprezentowana przez unikalny kolor. Możesz stworzyć stoły dla rodziny, przyjaciół, kolegów z pracy, czy jakiejkolwiek innej grupy, której wymaga wydarzenie. Ta funkcja będzie niezbędna dla widoku 'Plan stołów', który omówimy później.

Teraz, w scenariuszu konferencji, możesz dodać tego samego gościa, co wcześniej.Aby je skategoryzować, użyj tych samych kategorii lub dostosuj je tak, aby lepiej odzwierciedlały wydarzenie, na przykład określając obszar zawodowy gościa. Jeśli sprzedaż biletów jest częścią konferencji, wybierz rodzaj biletu, który zakupił każdy gość. Rodzaje biletów można dostosować na karcie 'Pola', a każdy z nich można ustawić z wcześniej ustaloną ceną. Po przypisaniu biletu, oznacz go jako 'opłacony', a szablon automatycznie uwzględni go w dochodach z wydarzenia.

Ciekawym aspektem tej funkcji jest jej adaptowalność do ślubów. Chociaż sprzedaż biletów nie jest typowa dla ślubów, darowizny i prezenty są powszechne. Użyj funkcji sprzedaży biletów do zarządzania i monitorowania tych wpłat. Podczas ustawiania kategorii biletów, uwzględnij opcje dla darowizn lub prezentów, aby śledzić całkowite wpłaty, gdy są przydzielane gościom.

Tabela miejsc

Nasz Planista Wydarzeń ma specjalną kartę dla wydarzeń z przypisanymi miejscami przy stołach. Karta 'Tabela miejsc' prezentuje kompletny układ stołów i odpowiadających im gości. Każdy kolor reprezentuje różne kategorie stołów. Układ również wyróżnia gości na podstawie ich statusu RSVP: czerwony oznacza niepotwierdzonych gości, natomiast czarny reprezentuje potwierdzonych.

Szablon tworzy ten układ automatycznie na podstawie informacji z poprzednich kart, jak gdy dodaliśmy gościa w karcie 'Lista gości' i przypisaliśmy mu stół. Wartości w polu 'Przypisz stół' można dostosować na karcie 'Pola'.Możesz tworzyć różne kategorie tabel, każda z własnym kodem koloru, i przypisywać je do konkretnych tabel. Istnieje również możliwość edycji nazw tabel, jeśli potrzebna jest większa personalizacja.

Po zorganizowaniu ustawień tabeli, funkcja w zakładce 'Lista gości' stanie się dostępna do użycia. W miarę przypisywania tabel, widok w zakładce 'Wykres tabeli' jest automatycznie tworzony z takim samym koordynacją kolorów z poprzednich zakładek.

Ta funkcja jest bardzo przydatna w scenariuszu ślubnym do wizualizacji układu miejsc i osób, które już potwierdziły swoją obecność. Może być jednak wykorzystana również do innych celów. Na konferencji, na przykład, można użyć tej funkcji do przydzielania gości do konkretnych pokoi, auditoriów i innych przestrzeni. Dostosuj nazwy i kategorie tabel według potrzeb, a wykres tabeli może być używany tak samo. Bądź kreatywny, a możliwości są nieskończone.

Układ jest również zoptymalizowany do eksportu do PDF, co ułatwia udostępnianie.

W Excelu:

1. Przejdź do 'Plik' w pasku menu.
2. Wybierz 'Eksportuj', a następnie wybierz 'Utwórz dokument PDF/XPS'.
3. Kliknij 'Utwórz PDF/XPS' i wybierz, gdzie zapisać plik.

W Google Sheets:

1. Przejdź do 'Plik' w pasku menu.
2. Najedź na 'Pobierz', a następnie wybierz 'Dokument PDF'.
3. Dostosuj ustawienia według potrzeb i kliknij 'Pobierz'.

Przestrzegając tych kroków, gotowy do wysłania i udostępnienia PDF z tabelą będzie gotowy.

Dzień wydarzenia

Dzień wydarzenia to moment, kiedy wszystko powinno pójść zgodnie z planem. Szablon zawiera dedykowaną zakładkę do organizacji i planowania agendy dnia wydarzenia. Możesz wymienić zadania, delegować je do różnych osób, ustawić godziny rozpoczęcia i zakończenia oraz ustalić ich priorytety.

Nasz Planista Wydarzeń oferuje również szczegółowy podział agendy godzinowej, jeśli potrzebna jest bardziej szczegółowa lista. Przydziel zadania poszczególnym osobom i zaplanuj działania, miejsca i obowiązki na cały dzień. Szablon przewiduje miejsce na sześć różnych agend, dzięki czemu możesz śledzić i kontrolować, jak wszystko się odbywa.

Te narzędzia mogą być pomocne w różnych scenariuszach wydarzeń. Na konferencjach ta funkcja zapewnia, że prelegenci, sesje i przerwy odbywają się bez zakłóceń. Przydziel pokoje na konkretne sesje, wyznacz czas na networking i upewnij się, że wszystkie aspekty logistyczne, od rejestracji po końcowe uwagi, są w porządku. Teraz, na weselach, rytm dnia jest równie ważny. Od momentu rozpoczęcia ceremonii, przez sesje zdjęciowe, przerwy na posiłki, aż po ostatni taniec, każda chwila ma znaczenie. Delegując zadania i ustalając jasne ramy czasowe, zapewnisz, że wszystko zostanie zrobione zgodnie z planem.

Dodatkowo, podobnie jak układ tabeli wykresu można wyeksportować do formatu PDF, możliwe jest przekształcenie agendy dnia wydarzenia do formatu PDF. Postępuj zgodnie z tymi samymi krokami jak wcześniej, a PDF będzie dostępny do druku, wysłania lub udostępnienia według życzenia.

Pulpit nawigacyjny wydarzenia

Omówiliśmy każdy aspekt planowania wydarzenia, od alokacji budżetu po podział na godziny. Szablon konsoliduje te dane na pulpicie nawigacyjnym, który wyświetla wyniki wydarzenia i pomaga w podejmowaniu decyzji, aby zapewnić przestrzeganie budżetu. Pulpit nawigacyjny zawiera również filtry do analizy kosztów, sprzedaży lub zysków z wydarzenia.

Usługi i wydatki

Pierwszą sekcją pulpitu nawigacyjnego jest [EDQ]Usługi i wydatki[EDQ]. Ta sekcja zawiera wszystkie informacje związane z usługami szczegółowo opisanymi na karcie 'Usługi' oraz początkowym budżetem. Wykresy pozwalają śledzić koszty różnych usług i ułatwiają porównanie z ustalonym budżetem, biorąc pod uwagę różne priorytety i kategorie. Na przykład, w scenariuszu ślubnym, moglibyście priorytetowo traktować wydatki na miejsce lub catering, podczas gdy na konferencji, opłaty za prelegentów lub koszty technologiczne mogą mieć pierwszeństwo.

Umożliwia również porównanie szczegółów usług w ramach jednej kategorii. Wybierz pożądaną kategorię, a odpowiadające jej usługi z karty 'Usługi' zostaną automatycznie wylistowane.Widok tabeli i wykresu oferuje klarowną perspektywę kosztów i korzyści, wspierając świadome decyzje, aby nie przekroczyć budżetu.

Sprzedaż biletów

Następna sekcja dotyczy 'Sprzedaży biletów'. Dla wydarzeń z źródłami dochodów, takich jak warsztaty, ta część podsumowuje całkowite dochody ze sprzedaży biletów na podstawie danych z zakładki 'Lista gości'. W kontekście ślubu, jak wspomniano, tradycyjna sprzedaż biletów może nie mieć zastosowania, ale tę sekcję można dostosować do śledzenia prezentów lub darowizn i wyświetlać wyniki w tym samym miejscu. Prezentuje również rozkład statusów RSVP i oblicza liczbę uczestników.

Dodatkowo, można wybrać żądane pole do monitorowania na wykresach z zakładki 'Lista gości'. Są to pola, które można dostosować do wymagań wydarzenia. Panel sterowania następnie wyświetla całkowity dochód dla każdego pola i wskazuje, czy doszło do zapłaty.

Analiza zysków

Na koniec, ostatnia sekcja panelu sterowania określa zysk z wydarzenia. Na podstawie danych o kosztach i dochodach, ta sekcja prezentuje wykresy ilustrujące dochody z wydarzenia, nawet rozkładając je na poszczególnych gości. Odzwierciedla pełną drogę wydarzenia. Od początkowych etapów planowania po ostateczne obliczenia zysków, daje jasny obraz tego, gdzie odniosłeś sukces i gdzie jest miejsce na rozwój.To również narzędzie do nauki, które zapewnia, że każde zaplanowane przez Ciebie wydarzenie jest lepsze od poprzedniego.

Wnioski

Jak widać, udane wydarzenie to nie tylko wielkie momenty, ale także drobne szczegóły prowadzące do niego. Przyznam, że jest wiele szczegółów do rozważenia: budżetowanie, zarządzanie gośćmi, agendy wydarzeń, przydział miejsc, tylko aby wymienić kilka. Ale mam nadzieję, że teraz możesz zorganizować swoje następne wydarzenie bardziej płynnie dzięki temu szablonowi, który można pobrać w Excelu lub Google Sheets.

Daj nam znać w komentarzach, jeśli masz jakieś wskazówki i triki dotyczące planowania wydarzeń, abyśmy wszyscy mogli nauczyć się czegoś nowego z Twojego doświadczenia.