イベントプランナー

はじめに

用語[EDQ]ブライドジラ[EDQ]は、Urban Dictionaryに掲載されるほど文化的に関連性があります。それに専門のテレビ番組まであります。見ている人は、なぜこれらの花嫁たちは喜びの機会をこんなに複雑で激しいものにしているのか不思議に思うかもしれません。それは、イベント計画が複雑で激しく、物流の悪夢が頻発するからです。しかし、組織的なガイダンスがあれば、イベント計画もそんなに悪いものではありません。一部の人々は、頭痛を解消するためにプロのイベントプランナーに大金を払うことになりますが、ここではもっと簡単なものを提供しています：イベントプランナースプレッドシートテンプレート。

初期の計画と予算編成フェーズから、イベントの当日まで、成功したイベントを組織するための全体像を学びましょう。イベントプランナースプレッドシートを使用して、それをカスタマイズし、結婚式と会議の2つのシナリオでプロセスがどのように機能するかを示します。これにより、あなたの個人的な生活とプロフェッショナルな生活の両方がカバーされることを願っています。

テンプレート

このイベントプランナーの使用方法を説明するために、それの異なるセクションをカバーします：

1. 予算。 テンプレートには、予算を作成し管理するための専用セクションが含まれています。さまざまなサービスをリストアップし、比較して最適なオプションを決定し、どのベンダーが支払いを受けたかどうかを追跡します。
2. ゲスト管理。このテンプレートは、ゲストのカテゴリ分け、RSVPステータスの監視、さらには座席の割り当てを行うのに役立ちます。これらは別のテーブルチャートタブで評価できます。チケット販売を伴うイベントの場合、テンプレートはゲストにチケットタイプを指定し、その結果を収益として計算する機能を提供します。
3. イベント当日。テンプレートは、イベントのアジェンダとタスクを構造化するためのテーブルを提供します。これらを使用して、成功したイベントの結果を全体的に監視します。
4. ダッシュボード。テンプレートは、イベントの組織と計画プロセス全体を支援するために、すべてのセクションからのデータを集約します。これらのビューは、予算の追跡、サービスの比較、ゲストの出席状況の追跡などに役立ちます。また、費用、収益、利益に関するイベントの結果を評価するための完全なチャートセットも提供します。

私たちのイベントプランナーの機能と機能について詳しく知りたい方は、引き続きお読みください。テンプレートの完全なチュートリアルと、利用可能なツールを使ってイベントを計画・組織する方法についての追加のヒントを共有します。

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コンテンツ

イベントの組織

テンプレートは、イベントの基本的なサービスを整理するためのタブを提供します。'Services'テーブルには、利用可能なすべてのオプションをリストし、あなたの要件に最も適したものを決定します。さらに、このテーブルでは、サービスをカテゴリー、交渉段階、優先度、その他の基準によって分類することができます。

例えば、素敵な会場が必要な結婚式の組織化。それを記録するためには、'Service'フィールドに[EDQ]Venue[EDQ]と興味のある会社とその連絡先を入力します。次に、カテゴリー、現在の交渉段階、サービスの優先度、総費用を選択します。次のフィールドは、さまざまなサービスの比較を容易にします。特定のサービスを雇うかどうか迷っている場合は、'Contract status'を'Open'に変更します。サービスを進めることに決めた場合は、'Contract status'を'Closed'に変更します。支払いが完了したら、'Payment status'フィールドを使用して支払い済みとマークします。

イベントに考慮したり、連絡を取ったりしたすべてのサービスをリストアップします。比較は、予算という重要な要素と統合されてダッシュボードに表示されます。

イベント予算

また、見積もりコストと実際のコストを区別することも重要です。これにより、イベントが設定した予算内に収まるように、明確な財務ロードマップが作成されます。このテンプレートでは、イベントに必要な各主要サービスカテゴリーに予算を割り当てることができます。'Fields'タブで、[EDQ]Food & Beverages[EDQ]、[EDQ]Entertainment[EDQ]、または[EDQ]Rentals[EDQ]など、イベントが必要とするカテゴリーを設定します。次に、各カテゴリーの予算を指定します。

'サービス'タブでサービスを追加すると、テンプレートは自動的に費用を予設の予算と比較します。この比較は、全体の予算と実際のイベントコストを表示し、ダッシュボードに表示されます - これについては後ほど詳しく説明します。

予算の優先順位

既述の通り、テンプレートはサービスの優先順位付けを可能にし、予算の比較と分配を容易にします。'サービス'タブでサービスの優先順位を選択し、テンプレートは'条件付き書式設定'を介して色を割り当てます。これらの色はカスタマイズのために変更できます。

Excel形式で:

1. 任意の優先順位フィールドをクリックし、メニューバーの'ホーム'に移動します;
2. 条件付き書式設定 > ルールの管理 > ルールの選択 > ルールの編集をクリックします
3. 表示したい色を選択し、'OK'をクリックします。

Googleシートバージョンで:

1. メニューバーの'フォーマット'に移動します
2. 条件付き書式設定 > カラースケールを選択します
3. サイドバーでルールを選択します
4. 希望の色を選択し、'完了'をクリックします

このプロセスは、条件付き書式設定を使用する他のフィールドにも適用可能です。

ゲストリスト

すでにイベントの費用のカテゴリ分けについては説明しましたが、それだけではありません。例えば、結婚式の場合、各ゲストのRSVPステータスとテーブル割り当てを知ることが重要です。また、会議ではチケットの販売が重要になるかもしれません。このテンプレートでは、'ゲストリスト'タブの下で両方の状況を対処します。

結婚式の場合、ゲストの名前と連絡先を入力してゲストを追加します。ここから先はイベントの種類により詳細が異なります。'ゲストタイプ'、'年齢層'、'イベント参加'によってゲストを分類し、カテゴライズします - これらのフィールドは必要に応じてカスタマイズ可能です。イベントが異なるカテゴリを要求する場合、'フィールド'タブでそれらを調整することが可能です。

テンプレートに戻ると、ゲストのRSVPステータス（つまり、いいえ、たぶん、はい、または無回答）を更新して出席を管理し、監視することができます。'テーブルを割り当てる'機能は、結婚式や類似のイベントでの座席割り当てを助けます。ゲストが座るテーブルを選択し、それぞれがユニークな色で表される異なるカテゴリによって彼らを整理します。家族、友人、職場の同僚、またはイベントが必要とする他のグループのためのテーブルを作成することができます。この機能は、後で説明する'Table chart'ビューで必要になります。

さて、会議のシナリオでは、前と同じゲストを追加することができます。それらをカテゴライズするためには、同じカテゴリを使用するか、ゲストの専門分野を具体的に示すなど、イベントをよりよく反映するように調整します。チケット販売が会議の一部である場合、各ゲストが購入したチケットの種類を選択します。チケットの種類は'Fields'タブでカスタマイズでき、それぞれには予定価格が設定できます。チケットが割り当てられると、それを'paid'とマークし、テンプレートはそれを自動的にイベントの収益に組み込みます。

この機能の興味深い側面は、結婚式に対する適応性です。チケット販売は結婚式では一般的ではありませんが、寄付や贈り物は一般的です。チケット販売機能を使用して、これらの寄付を管理し、監視します。チケットカテゴリを設定する際には、寄付や贈り物のオプションを含め、ゲストに割り当てられたときの総寄付額を追跡します。

テーブルチャート

私たちのイベントプランナーには、テーブル割り当てのあるイベント専用のタブがあります。'Table chart'タブは、テーブルとそれに対応するゲストの完全なレイアウトを提示します。各色は異なるテーブルカテゴリを表しています。レイアウトはまた、RSVPステータスに基づいてゲストを強調表示します：赤は未確認のゲストを示し、黒は確認済みのゲストを示します。

テンプレートは、以前のタブからの情報に基づいてこのレイアウトを自動的に構築します。例えば、'Guest list'タブでゲストを追加し、テーブルを割り当てたときなどです。'Assign a table'フィールドの値は、'Fields'タブで調整できます。特定のテーブルにそれぞれ色コードを持つ異なるテーブルカテゴリを作成することができます。さらにカスタマイズが必要な場合は、テーブル名を編集することも可能です。

テーブル設定を整理した後、'ゲストリスト'タブの機能が利用可能になります。テーブルが割り当てられると、'テーブルチャート'タブのビューが前のタブからの同じ色の調整で自動的に作成されます。

この機能は、座席配置を視覚化し、誰がすでに出席を確認したかを把握するための結婚式のシナリオに非常に便利です。しかし、他の目的にも使用することができます。例えば、会議の設定では、この機能を使用してゲストを特定の部屋、講堂、その他のスペースに割り当てることが可能です。テーブル名とカテゴリを必要に応じて調整し、テーブルチャートを同様に使用できます。創造力を発揮すれば、可能性は無限大です。

レイアウトは、共有を支援するためにPDFでエクスポートするのにも最適化されています。

Excelで:

1. メニューバーの'ファイル'に移動します。
2. 'エクスポート'を選択し、'PDF/XPSドキュメントを作成'を選択します。
3. 'PDF/XPSを作成'をクリックし、ファイルを保存する場所を選択します。

Googleシートで:

1. メニューバーの'ファイル'に移動します。
2. 'ダウンロード'にマウスを合わせ、'PDFドキュメント'を選択します。
3. 必要に応じて設定を調整し、'ダウンロード'をクリックします。

これらの手順に従うことで、テーブルチャートのPDFが送信や共有の準備が整います。

イベントの日

イベントの日は、すべてが計画通りに進むべき日です。このテンプレートには、イベントの日のアジェンダを整理し計画するための専用タブが備わっています。タスクをリスト化し、それらを異なる人々に委任し、開始時間と終了時間を設定し、優先順位をつけることができます。

私たちのイベントプランナーは、より詳細なリストが必要な場合には時間ごとのアジェンダの分解も提供しています。個々のタスクを人々に割り当て、その日の活動、場所、責任をマッピングします。テンプレートには最大6つの異なるアジェンダのスペースが確保されているため、すべてがどのように進行するかを追跡し制御することができます。

これらのツールは、さまざまなイベントのシナリオで役立ちます。会議の場合、この機能はスピーカー、セッション、休憩がスムーズに進行することを保証します。特定のセッションのための部屋を割り当て、ネットワーキングの時間を確保し、登録から閉会の言葉までのすべての物流面が順序良く進行することを確認します。さて、結婚式の場合、その日のリズムは同様に重要です。式の開始時間、写真撮影、食事の休憩、最後のダンスまで、すべての瞬間が重要です。タスクを委任し、明確なタイムラインを設定することで、すべてが計画通りに進行することを確認します。

さらに、テーブルチャートレイアウトをPDFにエクスポートできるのと同様に、イベントの日程をPDF形式に変換することも可能です。以前と同じ手順を追ってください、そしてPDFは印刷、送信、または必要に応じて共有することができます。

イベントダッシュボード

イベントの計画から予算配分、時間ごとの内訳まで、すべての側面を取り扱いました。このテンプレートは、これらのデータをダッシュボードにまとめ、イベントの結果を表示し、予算の遵守を確保するための意思決定を支援します。ダッシュボードには、特定のイベントコスト、売上、または利益分析のためのフィルタも含まれています。

サービスと費用

ダッシュボードの最初のセクションは[EDQ]サービスと費用[EDQ]です。このセクションには、「サービス」タブで詳述されたサービスに関連するすべての情報と初期予算が含まれています。チャートを使用すると、さまざまなサービス間でのコストを追跡し、設定された予算との比較を容易にし、さまざまな優先順位とカテゴリを考慮に入れます。例えば、結婚式のシナリオでは、会場やケータリングの費用を優先するかもしれませんが、会議では、スピーカーの料金やテクノロジーのコストが優先されるかもしれません。

また、カテゴリ内のサービス詳細を比較することも可能です。希望するカテゴリを選択し、「サービス」タブから対応するサービスが自動的にリストされます。テーブルビューとチャートは、予算を超えないようにするための明確なコストベネフィットの視点を提供します。

チケット販売

次のセクションでは、「チケット販売」について説明します。ワークショップのような収益源があるイベントでは、この部分は「ゲストリスト」タブからのデータを使用してチケット販売からの総収入をまとめます。結婚式のコンテキストでは、伝統的なチケット販売が適用されない場合でも、このセクションはギフトや寄付を追跡し、その結果を同様に表示するために適応できます。また、RSVPのステータスの分布を表示し、出席者の数を計算します。

さらに、「ゲストリスト」タブからチャートで監視したいフィールドを選択できます。これらのフィールドは、イベントの要件に基づいてカスタマイズできるものです。その後、ダッシュボードは各フィールドの総収入を表示し、支払いが行われたかどうかを示します。

利益分析

最後に、ダッシュボードの最終セクションはイベントの利益を決定します。コストと収益データに基づいて、このセクションはイベントの収益を示すチャートを提示し、ゲストごとの内訳まで表示します。イベントの全体的な流れを反映しています。初期の計画段階から最終的な利益計算まで、あなたが優れていた場所と成長の余地がある場所の明確なイメージを提供します。これはまた、あなたが計画するすべてのイベントが前回よりも優れていることを確認する学習ツールでもあります。

結論

ご覧の通り、成功したイベントは大きな瞬間だけでなく、それに至るまでの細かな詳細にも関わっています。確かに、考慮すべき詳細は多いです：予算編成、ゲスト管理、イベントのアジェンダ、座席割り当てなどが挙げられます。しかし、このテンプレートを使用することで、次回のイベントをExcelまたはGoogleシートでダウンロードできるテンプレートを使って、よりスムーズに組織することができるでしょう。

コメントであなたのイベント計画のヒントやコツを教えてください。そうすれば、私たちは皆、あなたの経験から一つや二つ学ぶことができます。