やることリスト

概要

生産性が問題ですか？私たちのやることリストスプレッドシートテンプレートコレクションを使用して、週次、月次、またはサブタスクビューでプロジェクトを管理するための一連のToDoリストとダッシュボードを作成します。タイプ、ステータス、期日別に個人のToDoを管理します。ステータスToDoリストで個々のタスクの進行状況を追跡します。ToDoリストの最も重要な要素はタスクの優先順位をつけることであるため、優先リストはその重要性によってToDoを分けます。日々のタスクの達成を追跡するために、日々、週次、または月次の頻度目標に向けた進行状況を蓄積する日記を使用します。

以下では、ビジネス界のトップエグゼキューターからの生産性のベストプラクティス、それらのベストプラクティスがどのようにあなたの個人的な生産性ツールキットに追加できるか、そして私たちが作成したやることリストスプレッドシートモデルをどのようにダウンロードしてカスタマイズできるかを共有します。ここでの目標は、仕事やリモートワークでより生産的になる方法を説明することです。企業と起業家の両方がハイブリッドワークプレースでの生産性を評価する方法に苦労してきました。しかし、今まで以上に多くの人々がリモートで働いているか、自分自身のために働いているため、スケジュールを管理し、すべての作業を完了するのは難しいかもしれません。スプレッドシートの説明に直接進みたい場合は、今すぐそれを行ってください。

2022年の生産性の状況

トップパフォーマーからの生産性のベストプラクティス

ここには、TwitterのJack DorseyとElon Muskという2人の非常に生産的な男性からのアドバイスがあります。彼らは何年も複数の会社を運営してきました。Dorseyは、週をルーチンに基づいて計画し、各日を異なるタスクに専念します。複数のタスクを達成する必要がある場合でも、これによりフロー状態が最大化され、タスクがカテゴライズされ、サブタスクに分けられ、中断されません。Elon Muskは有名に会議を避け、価値がなければ退出することを提案します。それは彼がコミュニケーションを信じていないという意味ではありません：彼は人々が目標とその理由を知っているときに最善を尽くすと言います。

これは優先順位付けと呼ばれ、より生産的になるための別の重要なハックです。Steve Jobsは、最良のアイデアを優先するために、[EDQ]他の良いアイデア百個[EDQ]にノーと言うことを推奨します。Warren Buffettは、[EDQ]本当に成功した人々はほとんどすべてにノーと言います[EDQ]と付け加えます。Buffettには[EDQ]Two Lists[EDQ]フレームワークと呼ばれるトリックがあります。彼はあなたがトップ25の目標を書き留め、最高の5つの優先事項を円で囲み、他の20を絶対に避けることを推奨します。

今、あなたの[EDQ]to-do[EDQ]リストができたので、仕事を始める時です。Instagramの共同創設者Kevin Systromは、何を始めるべきかを少なくとも5分間行うように言います。5分間取り組むことができれば、おそらくそれを終えることができます。それ以上に、科学的には定期的な運動、十分な睡眠、作業中に歌詞のない音楽を聴くこと、十分な休憩を取ることが全体的に効率を上げるのに役立ちます。職場で実行文化を作り出す方法についてのさらなるヒントが欲しい場合は、私たちの本[related]execution[EDQ]]の要約をチェックしてみてください。

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説明

あなたのタスクを管理する

それでは、すべてのアドバイスをどのように仕事に適用できますか？あなたにとって機能するタスクリストが必要です。私たちのTo Do List Spreadsheetは、あなたがダウンロードしてビジネスや個人のニーズに合わせてカスタマイズできる一連のタスクリストとダッシュボードを提供します。週次、月次、サブタスクビューでプロジェクトを管理したいのか、タイプ、ステータス、期日別に個人のタスクを管理したいのか、このテンプレートには使いやすいリストが用意されています。ステータスタスクリストを使って、各タスクの進行状況を追跡することもできます。

そして、どんなタスクリストでも最も重要な要素は優先順位をつけることなので、私たちのタスクリストモデルは優先順位別に分けられた特定の視覚化を提供します。さらに、必要なのが日々のタスクトラッカーだけであれば、私たちの日々のログリストはあなたの進行状況を日々、週々、月々の頻度目標に累積します。

あなたの時間を管理する

どんなタスクリストでも最も重要なタスクは、あなたができるだけ効率的に時間を管理するのを助けることです。この週間のタスクリストでは、複数のチームと責任ある役割に対して一週間分のタスクを予算化し、各タスクに割り当てられた推定時間を実際に完了するまでの時間と比較して追跡することができます。全月のビューでは、同じビジュアル化が月の週に分割されています。一週間分のタスクを収容するために、さらに行を追加することができます。上部のダッシュボードでは、各タスクに対する推定コストと時間と実際のコストと時間を追跡します。

また、プロジェクトマネージャーは、タスク、部門、役割のステータスによってこれらを追跡することができます。PMは、プロジェクトがスケジュール通りであるかどうかを判断するために、指定された日付範囲で完了したタスク、進行中のタスク、または開始されていないタスクの数を追跡することができます。スケジュールよりも多くのタスクが遅れている場合、このダッシュボードは、プロジェクトがスケジュールに戻るために最もサポートが必要なタスクとチームメンバーを通知します。

あなたのプロジェクトを管理する

さて、プロジェクトマネージャーがこのタスクリストで複数のプロジェクトを管理したいとしましょう。プロジェクトのタスクリストは、ここでの包括的なプロジェクトの一部として一連のサブプロジェクトを追跡することができます。このダッシュボードは、週間と月間のタスクリストと同じように動作しますが、一つの例外があります：プロジェクトマネージャーは、各サブプロジェクトを一連の指標に分けて、各プロジェクトが他のプロジェクトと比較してどのように評価されるかを評価することができます。複雑なタスクをより簡単なサブタスクに分割することは有用であるため、このToDoリストは大規模なチームの管理と長期的な課題の管理の両方に役立ちます。

自己管理

では、個人的なToDoや一度きりのタスクを管理したい場合はどうでしょうか？シンプルなToDoリストを使用すると、ToDo、その期限、優先度を追加できます。タスクが完了したら、それをチェックオフします。より重要な新しいタスクが追加された場合は、それをリストの上部にドラッグします。上部のダッシュボードでは、優先度レベルや期限によって完了したタスクと未完了のタスクを視覚化します。タスクがチェックオフされると、ダッシュボードがそれに応じて更新され、タスクが目標通りに進行していて、積み上がっていないことを確認できます。

時間をかけて完了するより複雑なタスクの場合は、ステータスToDoリストを使用し、進行状況に応じて完了バーを更新します。全体のパーセント完了チャートは、すべてのタスクの完了に向けた全体のパーセントを集計するため、複数のToDoで進行状況がある場合でも、タスクが完全に終了していなくても視覚的に表現されます。

最後に、毎日のToDoリストは、頻度列に基づいて毎日、毎週、または毎月達成したい活動の各発生を記録します。活動が増えるにつれて、蓄積された進捗が増え、色が変わり、目標に対する進捗を時間とともに視覚的に確認することができます。

優先順位付けは、あなたとあなたの目標との間の最も重要な要素であるため、このスプレッドシートの各ToDoリストとダッシュボードは何らかの形で優先順位を考慮しています。しかし、真に優先順位をつけたい場合、優先順位ToDoリストはタスクを視覚的にシンプルに分けるので、高優先度のタスクが最初に来て、次に中優先度、低優先度のタスクが続きます。これにより、ウォーレン・バフェットの5/25法則を達成するのに役立ちます...高優先度セクションにトップ5を書き、ToDoリストの残りを削除します。

今日の難解なワークライフバランスに対処するためには、あなたにとって働くToDoリストが必要です。それらを使えば、より多くの仕事をこなすことができ、チームの管理、ストレスレベル、全体的なメンタルヘルスをより良く管理することができます。このやることリストスプレッドシートをダウンロードしてカスタマイズすることで、そのための時間と労力を節約することができます。さて、人生の競争優先事項をナビゲートしバランスを取るための最上の戦略については、クレイトン・クリステンソンの本[related]measurelife[EDQ]]の要約をご覧ください。