カンバンボード

概要

"カンバン"とは何でしょうか？ カンバンは、プロジェクト管理フレームワークで、ボード上のカードをスタイリングして各タスクやプロジェクトがワークフローの各段階でどこにあるかをチームメンバーが簡単に確認できるようにするビジュアル化手法を使用します。カンバンシステムはトヨタで発明され、年間300台未満の車を販売していた同社を、2021年現在で数千億円の収益を上げる世界最大の自動車メーカーの一つに変えました。以下では、カンバンとその起源、"カンバンボード"の仕組み、そして私たちが作成したカンバンボードスプレッドシートテンプレートをダウンロードしてカスタマイズする方法について説明します。

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カンバンの解説

カンバンシステムは、1950年代にトヨタの産業エンジニア、大野耐一によって開発されました。カンバンという言葉は、"看"という意味の「看」と、"板"という意味の「板」、つまり"看板"から来ています。この言葉は、経済が飛躍的に発展した1600年代頃に日本で広まり、競争相手の多い日本の町には、顧客を引きつけるために芸術的な看板が必要とされました。この伝統は、現在のネオン、LED、3Dビルボードが日本の都市を飾るまで続いています。これらの看板の中でも最高のものは、その核となる価値をできるだけ明確かつ簡潔に伝えることができました。

大野のカンバンシステムは、看板にカードを使用してタスクがどの段階にあるかを視覚的に示し、プロセスワークフローで次にどのアクションを取るべきかを視聴者に促します。大野自身の言葉では、このシステムは"必要なものだけを、必要なときに、必要な量だけ生産するために"設計されました。大野はこのシステムを、トヨタのCEOである豊田喜一郎の要請で発明しました。豊田は、トヨタが3年以内にアメリカの自動車会社の生産性と競争できるようにしたかったのです。しかし、会社の状況は非常に厳しく、新たに従業員を雇うことすらできませんでした。彼らはアメリカ人が持っている設備を持っておらず、新しい人々を雇うことができなかったので、生産性を向上させるための内部システムを開発する必要がありました。

大野泰一は機械工場のマネージャーに昇進し、最終的には取締役になりました。この期間中、彼は会社のパフォーマンスを低下させる7つの主要な無駄領域を特定しました。特に、彼らは過剰生産と原材料の在庫積み上げの問題に直面しており、これは消費者の需要が変動すると無駄が生じるためでした。したがって、大野は新製品が必要なときにシグナルを送るシステムを作成する必要があり、それを生産ラインと原材料供給者とちょうどいいタイミングで共有できるようにする必要がありました。

カンバンボードの仕組み

現在、カンバンシステムは物理的なメモカードで実行されるわけではありません。カンバンは最終的にソフトウェア業界で採用され、しばしばリーンまたはアジャイルのプロジェクト管理方法と一緒に使用されます。アジャイルは反復的なプロジェクト管理スタイルで、マネージャーは大きなプロジェクトをより小さなプロジェクトに分割し、それぞれを計画、設計、構築、テストしてより早く出荷します。アジャイルはプロジェクト管理の哲学であり、カンバンはプロジェクト管理のツールであるため、両方を同時に使用し、スクラム方法論と組み合わせてスプリントと呼ばれる短期間でタスクのグループに取り組むこともできます。(ソース)

今日のデジタルカンバンボードは、各作業ステージを表す色分けされた列と、達成すべき個々のタスクやプロジェクトを表すカードを組み込んでいます。カンバンボードには通常、"WIP"制限と呼ばれるものがあり、これは"作業中"の制限を意味します。これらは、特定の列/ステージのタスク数を制限し、一つのステージがバックログ化し、ボトルネックになるのを防ぎます。スイムレーンは、チーム、活動、またはサービスの種類をまたいでタスクを分けるために使用できます。(ソース)

AtlassianのTrelloのようなデジタルカンバンボードは、カンバンシステムを利用し、各タスクや製品に関する情報を整理するための追加機能を提供します。このように、カンバンボードは個人のタスク管理、編集カレンダーの作成、または営業パイプラインの管理に使用できます。製品開発のロードマップ管理や採用フローの追跡にも役立ちます。しかし、ほとんどの組織や製品マネージャーは自分たちのカンバンボードを作成するために高度なソフトウェアは必要ありません。トヨタが示したように、必要なのはワークフローの明確なイメージと、プロジェクトが各ステージを移行する様子を視覚化する方法だけです。

カンバンボードスプレッドシート

タスクを視覚的に管理する

まず、現在のプロジェクトのすべてのタスクをタスクリストに入力します。各タスクにそのステージ、優先度、責任者、開始日と期日を割り当てます。次に、進行中の作業をプログレスバーで追跡し、完了までにかかった時間と、完了後の最終終了日を記録します。これらのドロップダウンを編集するには、フィールドタブを使用して、新しい責任者、ステージ、優先度レベルを追加できます。また、進行中の作業の制限を設定することもできます。これはカンバンの重要な部分です。

カンバンでは、各タスクはその優先度レベルによって色分けされ、どのステージにあるかによって決まります。特定のステージがそのWIP制限に達した場合、ステージ列はグレーになります。これはワークフローの一部が過負荷にならないようにするために使用されます。

カレンダーでタスクを表示

もし、あなたがタスクをその次の期日に従って並べ替えることを好むなら、カレンダーの視覚化はあなたのリストの最初の期日によってタスクを並べ替え、あなたのすべての今後のタスクの全12ヶ月カレンダービューを見ることができます。

ダッシュボードでタスクを表示

そして、ダッシュボードは、完了したタスクの総数とまだ終わっていないタスクとを追跡し、各人と各ステージに割り当てられたタスクの数を追跡します。それがカンバンについて知るべきすべてのことです。忘れないでください、あなたはこのカンバンボードスプレッドシートをダウンロードして、あなた自身のプロジェクト管理のニーズに合わせてカスタマイズすることができ、時間と作業時間を節約することができます。

そして、もしもあなたがあなたの最も重要な目標を達成するためにさらに多くのスプレッドシートツールを求めているなら、私たちのTo Do ListスプレッドシートテンプレートとTask Trackerプレゼンテーションテンプレートもチェックしてみてください。これらは代替的なタスクトラッカーの視覚化とプロジェクト管理ツールを提供し、あなたの仕事を毎回、時間通りに終わらせるためのものです。