プロジェクト計画

概要

チームの関与を維持し、プロジェクトをスケジュール通りに進める必要がありますか？私たちは、次のプロジェクトを整理、調整、管理、計画するために必要なすべてを含むプロジェクト計画スプレッドシートテンプレートを作成しました。私たちのプロジェクト計画テンプレートには、プロジェクトチャーター、ステークホルダーレジスター、タスクリスト、トリアージマトリックス、リスクダッシュボード、そしてカンバンまたはアジャイルプロジェクト管理フレームワークを使用して進捗を追跡するための視覚化が含まれています。管理スタイルやプロジェクト計画のレイアウトの好みに関係なく、このテンプレートはダウンロードして完全にカスタマイズすることができます。では、このスプレッドシートをどのようにプロジェクト管理のニーズに使用するかを見てみましょう。

プロジェクト管理テンプレートの作成とカスタマイズ

フィールドタブから始めてください。ここには、各タブが参照する基本的なフィールドが整理されています。カンバンの下では、プロジェクトが参照する優先度と段階を定義します。チャーターの下では、チームメンバーと、彼らが評価される関心度と影響度をリストします。リスクの下では、組織が使用する可能性と重大性のレベルを定義します。これらはリスクマトリックスの下部にも表示されます。トリアージの下では、緊急性と重要性のレベル、およびトリアージマトリックスで使用される影響と努力を含め、カスタマイズすることができます。

適切な構造とプロジェクトのキックオフを設定する

プロジェクトチャーターでは、PMがこのプロジェクトの範囲、リーダーシップ、予算、制約、マイルストーン、期限に関連する具体的な詳細をすべて追加できます。プロジェクトチャーターの下には、プロジェクトのステークホルダー登録があり、関連する役割、連絡先情報、内部または外部のどちらであるか、プロジェクトに対する関心と影響の程度、特定の期待やコミュニケーション要件をリストします。PMが時間の90%をコミュニケーションに費やしていることをご存知でしたか？

しかし、チームの47%が会議を最大の時間の無駄と呼んでいるので、彼らの好みのコミュニケーション要件を真剣に受け止めてください。最後に、プロジェクトの予算計算には、総費用、計画費用、実際の費用、残りの予算、そしてこれまでに使用したパーセンテージが含まれます。これらの計算はタスクリストからデータを取得します。

タスクリスト

タスクリストタブでは、特定のプロジェクトを構成するすべてのタスクを入力します。カスタムID、タスクタイトル、責任あるチームメンバー、作業進行バーを含む全体的なタスク入力から始めます。これらの進行バーは編集可能なので、PMは作業の進行をリアルタイムで追跡できます。次に、開始日、期日、最終完了日を入力します。カンバンとアジャイルのセクションは、プロジェクト計画のタイムラインを視覚化するためのオプションフィールドです。

次に、各タスクの財務情報を入力します。これには、ベースラインコスト、タスクの予想される公正市場価格; 計画予算、このタスクに割り当てられた金額; 実際のコスト、つまり、これまでに使った予算の額。最後に、残りの予算、つまり、計画予算から残っている金額があります。

これは、計画予算から実際のコストを引いて計算されます。そして、それがマイナスであれば、それは予算を超過していることを意味します。使用率は、実際のコストを計画予算で割って自動的に計算されます。そして、線形予測コストは、実際のコストを作業進捗率で割って、全体のプロジェクトがおそらくどれくらいのコストになるかを決定します。すべてのタスクの財務データは、全体の予算を定義するために合計されます。これらのフィールドは、リアルタイムで更新することを目的としています。アメリカで10億ドル投資するごとに、プロジェクトのパフォーマンス不足により1億2200万ドルが無駄になっています。

したがって、タスクリストを常に最新の状態に保つことで、全体のプロジェクト予算も最新の状態に保つことができます。最後に、タスクに関連するリスクと、その重要性、緊急性、全体のプロジェクトへの影響を定義することができます。

これらの入力により、すべての関係者が潜在的なリスクエリアを計測し、その重要性と影響に基づいてタスクをトリアージすることができます。忘れないでください、このプロジェクト計画テンプレートはすぐにダウンロードしてカスタマイズすることができます！

リスクを考慮し、タスクを優先順位付けしてトリアージします。

トリアージタブの下で、タスクをトリアージし、最も重要なものを決定します。まず、アクション優先マトリックスを使用して、タスクの影響と必要な努力を分析し、作業を優先順位付けします。高影響、低努力の四分位数にある任意のタスクは素早い勝利であり、まず最初に完了するべきです。高影響、高努力の四分位数にある任意のタスクは、主要なプロジェクトであり、下の埋め込みタスクと感謝のタスクよりも優先されるべきです。

ゴールがタスクの緊急度に基づいて優先順位をつける場合はどうでしょうか？以下のアイゼンハワーマトリックスは、タスクをその緊急性と重要性に基づいて分類します。例えば、緊急かつ重要なタスクは緑のボックスに表示され、すぐに"実行"するべきです。重要だが緊急でないものは適切に計画するべきで、緊急だが重要でないものは他の人に委託して完了させるべきです。緊急でも重要でもないものは？削除してください。

[text]このリスク分析タブでは、各タスクの確率、重大性、リスクレベルを詳細に分析します。チャートは、問題を引き起こす可能性が最も高い個々のリスクと、このプロジェクト全体のリスクレベルを視覚化します。[text]

各リスクは、タスクリストの各タスクに関連付けられたタスクIDによってラベル付けされています。これらのリスクを定義するためには、リスクの詳細をリスク説明欄に入力し、チームメンバーが各タスクで最もリスクがあることを理解できるようにします。分析は力であり、このタブはボトルネックを予測し、予防的な対策を講じてボトルネック、スコープの逸脱、またはそれ以上の悪い結果を避けることを目指しています。

カンバンまたはアジャイル

プロジェクト管理のタイムラインをリアルタイムで視覚化するために、カンバンビューとアジャイルビューの両方を提供しています。カンバンボードは、優先度に基づいてカードの色をコード化するステージシステムを使用し、各タスクがどの程度進行しているかを示す進行バーを含んでいます。上部の作業進行制限は、特定のステージが過度に負荷をかけるのを防ぎます。特定のステージがそのステージで許されるタスクの数を超えると、超過したタスクはそのステージのキューカラムに追加されます。キューにあるアイテムは、他のタスクが完了したときにステージに戻されます。

カンバンはアジャイル管理フレームワークと連携して動作しますが、アジャイルタブは、タスクをスプリントごとに表示するシンプルなガントチャートを提供します。スプリントはタスクリストで定義され、まず数値順、次にアルファベット順で表示されます。これらのプロジェクト管理ツールを全て使用すれば、あなたはどんなプロジェクトでも常に期限内に完了させることができます。このプロジェクト計画スプレッドシートは、すぐにダウンロードしてカスタマイズすることができますので、時間と労力を節約することができます。さらに、プロジェクト関連の洞察を内部または外部のステークホルダーに提示するためのプロジェクト管理ツールが必要な場合は、Project Planプレゼンテーションテンプレートの説明を今すぐチェックしてみてください。