Proje Planı

Özet

Ekibinizi motive etmeye ve projeleri zamanında tamamlamaya mı ihtiyacınız var? Organize etmek, koordine etmek, yönetmek ve bir sonraki projenizi planlamak için ihtiyacınız olan her şeye sahip bir Proje Planı hesap tablosu şablonu oluşturduk. Proje Planı şablonumuz, bir proje şartnamesi, paydaş kaydı, görev listesi, triaj matrisleri, risk gösterge paneli ve ilerlemenizi izlemek için görselleştirmeler içerir, ister Kanban ister Agile proje yönetimi çerçevesi ile. Yönetim tarzınız ve proje planı düzen tercihleriniz ne olursa olsun, bu şablon indirilebilir ve ihtiyaçlarınıza tamamen özelleştirilebilir. Şimdi bu hesap tablosunu proje yönetimi ihtiyaçlarınız için nasıl kullanacağınızı gözden geçirelim.

Proje yönetimi şablonunuzu oluşturun ve özelleştirin

Alanlar sekmesiyle başlayın, burada temel alanlar, hangi sekmelerin onlara atıfta bulunduğuna göre düzenlenmiştir. Kanban altında, projenizin atıfta bulunacağı önceliği ve aşamaları tanımlayın. Şartname altında, ekip üyelerini ve onların değerlendirileceği ilgi ve etki düzeylerini listeyin. Risk altında, organizasyonunuzun kullandığı olasılık ve ciddiyet düzeylerini tanımlayın, bunlar ayrıca aşağıdaki risk matrisinde de görünür. Ve Triage altında, aciliyet ve önem düzeylerini, ayrıca triaj matrislerinde kullanılan etki ve çabayı içerir, özelleştirilebilir.

Doğru yapıyı ve proje başlangıcını ayarlayın

Proje Şartnamesi, Proje Yöneticilerinin bu projeye ilişkin özel detayları, liderliği, bütçeyi, kısıtlamaları, kilometre taşlarını ve son tarihleri eklemesine olanak sağlar. Proje şartnamesinin altında, proje paydaşları kaydı, ilgili tüm rolleri, iletişim bilgilerini, iç veya dış olup olmadıklarını, projedeki ilgi ve etki düzeylerini ve herhangi bir özel beklenti veya iletişim gereksinimlerini listeler. Proje Yöneticilerinin zamanlarının %90'ını iletişimle geçirdiğini biliyor muydunuz?

Ancak, ekiplerin %47'si toplantıları #1 zaman kaybı olarak adlandırdı, bu yüzden onların tercih ettiği iletişim gereksinimlerini ciddiye alın. Alt kısımda, proje bütçesi hesaplamaları toplam maliyeti, planlanan ve gerçekleşen maliyeti, kalan bütçeyi ve bugüne kadar kullanılan yüzdeyi içerir. Bu hesaplamalar, görev listesinden verilerini alır.

Görevler listesi

Görevler listesi sekmesinde, belirli bir projeyi oluşturan tüm görevleri girin. Özel bir ID, görev başlığı, sorumlu ekip üyeleri ve iş ilerleme çubukları dahil olmak üzere genel görev girişleriyle başlayın. Bu ilerleme çubukları düzenlenebilir, bu yüzden Proje Yöneticileri iş ilerlemesini gerçek zamanlı olarak takip edebilir. Sonraki adımda, başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve nihai bitiş tarihini girin.Kanban ve agile bölümleri, proje planlama zaman çizelgenizi görselleştirmek için opsiyonel alanlardır.

Şimdi, her görev için finansalları girin. Bunlar arasında temel maliyet, görev için beklenen adil piyasa değeri; planlanan bütçe, bu görev için ayrılan para miktarı; gerçek maliyet, yani bugüne kadar harcanan bütçe miktarı bulunmaktadır. Son olarak, kalan bütçe, yani planlanan bütçenizden kalan para miktarıdır.

Bu, planlanan bütçeden gerçek maliyetin çıkarılmasıyla hesaplanır. Eğer negatifse, bu bütçenizi aştığınız anlamına gelir. Kullanılan yüzde, gerçek maliyetin planlanan bütçeye bölünmesiyle otomatik olarak hesaplanır. Ve lineer tahmini maliyet, genel projenin muhtemelen ne kadara mal olacağını belirlemek için gerçek maliyeti iş ilerleme yüzdesine böler. Tüm görevlerin finansal verileri, genel bütçeyi tanımlamak için toplanır. Bu alanlar, gerçek zamanlı olarak güncellenmek üzere tasarlanmıştır. Amerika Birleşik Devletleri'nde her 1 milyar dolarlık yatırım için, proje performansındaki eksiklik nedeniyle 122 milyon dolar israf edildi.

Bu yüzden görev listenizi güncel tutmaya özen gösterin, böylece genel proje bütçeniz de güncel olur. Son olarak, görevle ilişkilendirilebilecek herhangi bir riski ve önem, aciliyet, genel proje üzerindeki etki seviyelerini tanımlayabilirsiniz.

Bu girdiler, tüm paydaşların potansiyel risk alanlarını ölçmek ve görevleri önem ve etkilerine göre düzenlemek için bir plan yapmalarını sağlar. Unutmayın, bu proje planı şablonunu hemen indirebilir ve özelleştirebilirsiniz!

Riskleri hesaba katın ve görevleri önceliklendirmek için triyaj yapın.

Triage sekmesi altında, triyaj görevlerini ve en önemli olanları belirleyin. İlk olarak, bir görevin etkisini ve gereken çabayı analiz etmek için bir eylem öncelik matrisi kullanın. Yüksek etkili, düşük çaba gerektiren herhangi bir görev hızlı kazanımlardır ve öncelikle tamamlanmalıdır. Yüksek etkili ve yüksek çaba gerektiren herhangi bir görev, doldurulması ve teşekkür edilmesi gereken görevlerden önce önceliklendirilmelidir.

Peki, hedef, görevleri aciliyet düzeyine göre önceliklendirmek ise ne olur? Aşağıdaki Eisenhower matrisi, görevleri aciliyet ve önemlerine göre sınıflandırır. Örneğin, hem acil hem de önemli olan herhangi bir görev yeşil kutuda temsil edilir ve hemen "yapılmalıdır". Önemli ama acil olmayanlar ise buna göre planlanmalıdır ve acil ama önemli olmayanlar başkalarına tamamlanması için devredilmelidir. Acil olmayan ve önemli olmayan her şey? Silin.

[text]Bu Risk analizi sekmesi, her görev üzerindeki olasılığı, şiddeti ve risk seviyesini ayrıştırır. Grafikler, sorunlara neden olması en muhtemel olan bireysel riskleri ve bu projedeki genel risk seviyesini görselleştirir.[text]

Her risk, Görevler listesindeki her görevle ilişkilendirilmiş görev kimliğine göre etiketlenmiştir. Bu riskleri tanımlamak için, risk açıklaması sütununa ayrıntılarını girin, böylece ekip üyeleri her görevle en çok neyin risk altında olduğunu bilir. Analiz güçtür ve bu sekme, darboğazları öngörmek, önleyici önlemler almak ve darboğazları, kapsam genişlemesini veya daha kötü sonuçları oluşmadan önce önlemek için tasarlanmıştır.

Kanban veya Agile

Proje yönetimi zaman çizelgesini gerçek zamanlı olarak görselleştirmek için, hem kanban hem de agile görünümler sağladık. Kanban panosu, öncelik seviyesine göre kartları renk kodlarıyla ayrıştıran bir aşama sistemi kullanır ve her görevin ne kadar ilerlediğini gösteren bir ilerleme çubuğu içerir. Üstteki bir işlemdeki işlem limiti, herhangi bir aşamanın aşırı yüklenmesini engeller. Belirli bir aşama, o aşamada izin verilen görev sayısının limitini aşarsa, fazla görevler o aşamanın ilgili sıra sütununa eklenir. Sıradaki öğeler, diğer görevler tamamlandığında aşamaya geri yüklenir.

Kanban, Agile yönetim çerçevesiyle çalışırken, Agile sekmesi, görevleri sprintlerine göre göstermek için basit bir Gantt grafik görselleştirmesi sağlar. Sprintler, görev listesinde tanımlanır ve önce sayısal sıraya, sonra alfabetik sıraya göre görünür. Tüm bu proje yönetimi araçlarıyla, her seferinde herhangi bir projeyi zamanında tamamlamak için ihtiyacınız olan her şeye sahip olacaksınız. Unutmayın, bu Proje planı hesap tablosunu hemen indirip özelleştirebilir ve çalışma saatlerinden tasarruf edebilirsiniz. Şimdi, projeyle ilgili içgörülerinizi iç veya dış paydaşlarla sunmak için daha fazla proje yönetimi aracı istiyorsanız, Project Plan sunum şablonu açıklamamızı hemen kontrol edin.