Nihai Proje Yönetimi Araç Kutusu

Özet

Hiç Elon Musk gibi bir proje yürütmek istediniz mi? Goldman Sachs'taki bir finansal analist gibi bir projenin başarısını tahmin etme yeteneği ne dersiniz? İşte her proje liderinin başarıyı baştan sağlamak için araç kutusunda bulunması gereken Nihai Proje Yönetimi Araç Kutusu. Dahili getiri oranını hesaplama, Monte-Carlo analizi yapma, bir RACI matrisi ile ekipleri yönetme, bir proje beyannamesi yazma, gösterge tabloları ve Gantt grafikleri ile proje durumunu izleme ve bir otopsi anketi yapma yeteneği kazanacaksınız.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Nihai Proje Yönetimi Araç Kutusu' presentation — 53 slides

Nihai Proje Yönetimi Araç Kutusu

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Sonuç

Bu çerçeve ile proje yönetiminin çeşitli aşamalarını öğreneceksiniz, projenizin yaşayabilirliğini nasıl değerlendireceğinizi, ekibinizi nasıl yöneteceğinizi, ilerlemenizi nasıl izleyeceğinizi ve projenizi başarıyla tamamlayıp bir sonraki için değerli dersler çıkaracağınızı öğreneceksiniz. SpaceX, Instagram, Microsoft gibi şirketlerden gerçek dünya örnekleri kullanacağız ve Amazon'dan genellikle unutulan bir proje yönetim hatasını ve benzer hatalardan nasıl kaçınabileceğinizi paylaşacağız.

Araç özellikleri

RACI görevlendirme çerçevesi

Projenizin risklerini ve potansiyel ödüllerini bildikten sonra, rolleri ve sorumlulukları atama zamanıdır.

2015'te Instagram'ın Mühendislik Başkanı bir problemle karşılaştı — şirket, çalışan memnuniyeti anketinde düşük bir şeffaflık puanına sahipti. Kararların nasıl alındığına dair bir belirsizlik olduğunu keşfetti.Sorun, kararlar hakkında iletişim değil, kararların neden alındığı hakkında iletişimdi. Peki Instagram bu açıklık sorununu nasıl çözdü? RACI Team Roles & Responsibilities adlı bir çerçeve kullanıldı. (Slayt 23)

RACI, Sorumlu, Hesap Verilebilir, Danışılan ve Bilgilendirilen anlamlarına gelir. RACI çerçevesi altında, roller, kimin bir karar için sorumlu olduğuna, kimin bu karar için hesap verebilir olduğuna, karar sonuçlandırılmadan önce kimin danışıldığına ve kararlar alındığında kimin bilgilendirildiğine dayanarak atanır. RACI'nın amacı, tüm paydaşların sorumluluklarını bilmelerini sağlamak, kaynakların doğru bir şekilde ayrıldığını teyit etmek ve herkesin aynı sayfada olduğu ve sorumlu oldukları şeyler için hesap verebilir olduğu bir şeffaflık oluşturmaktır.

Instagram'ın durumunda, daha az karar verici ve kararları kimin aldığına dair daha fazla şeffaflık, ekiplerin daha hızlı hareket etmesini mümkün kıldı. Liderler daha fazla hesap verebilir hale geldi ve RACI çerçevesi tüm şirket genelinde ölçeklendirildi.

Proje şartnamesi

Ekip rollerini atadınız ve herkes projedeki sorumluluğunu biliyor - ancak ekibi projenin ana hedefine, özellikle uzun zaman çizelgeleri boyunca nasıl odaklı tutarsınız?

2002 yılında, Elon Musk, insanları Mars'a gönderme hayalini başlatmak için bir roket satın almak istedi.Ancak, bir tane satın almanın fiyatı 65 milyon dolara kadar çıkabiliyor. Musk, finansman problemi çözebilmek için maliyetleri ne kadar düşürebileceğini düşünmek için "ilk ilkeler" adı verilen bir kavramı kullandı. Ham maddelerin fiyatının bir roketin fiyatının yalnızca yüzde iki civarında olduğu ortaya çıktı, bu yüzden ham maddeleri satın aldı ve kendisi bir roket inşa etti. Musk, bir roketi fırlatma maliyetini 10x düşürmeyi başardı ve bunu karla yaptı. Sonuç olarak, SpaceX Eylül 2021 itibariyle yaklaşık 74 milyar dolar değerinde.

İlk ilkeler kavramını kendi projelerinize uygulamak için, tüm iç ve dış paydaşları ortak bir amaç etrafında birleştirmek için bir proje şartnamesi kullanabilirsiniz. Bir proje şartnamesi, sadece projenizin hedefleri için "asansör konuşması" değil, aynı zamanda projenin kapsamını ve teknik gereksinimlerini, risklerini, kısıtlamalarını, varsayımlarını ve bağımlılıklarını belirtir. Bir projenin bu temel ilkeleri, projenin gelişmesi sırasında beklentileri belirler ve tüm paydaşların plana bağlı kalmasını sağlayan gerçeğin kaynağı olarak kullanılabilir.

Proje şartnamesi ayrıca projenin zaman çizelgesini ve bütçesini, sorumlu anahtar paydaşları ve başarı kriterlerini belirtir, böylece dahil olan herkes neyin ne olduğunu ve projenin tamamlanmasının neye benzeyeceğini bilir.(Slayt 29-31)

Proje gösterge tabloları ve Gantt grafikleri

Artık güçlü bir temele dayanan bir planınız olduğuna göre, bu plan nasıl gidiyor?

Başarılı proje yöneticilerinin, projelerinin durumunu aşamalar ve anahtar performans göstergeleri boyunca izlemek için bir proje durum gösterge tablosu aracına ihtiyaçları vardır. Bu gösterge tablosu, proje güncellemelerini dış paydaşlara ve iç ekip üyelerine iletmeye yardımcı olur. Zamanınızı ürün aşamasına ve zaman çizelgesini kaynak kapasitesine karşı ölçebilir ve mevcut durumunuzu proje şartnamesinde belirtilen hedeflere karşı ölçebilirsiniz. (Slayt 39-43)

Zaman içindeki ilerlemenizi takip etmek için, etkinliğinizin ilerlemesini birden fazla zaman çizelgesine karşı belirtmek için bir Gantt grafiği kullanın, aylık, çeyreklik, yarı yıl veya tam yıl görünümleri için farklı görselleştirmelerle. (Slayt 44-50)

Post-mortem toplantısı

İlerlemeyi takip etmek ve programda kalmak için gereken araçlara sahip olduğunuzda, bir sonraki projenizi tamamlamak için ihtiyacınız olan tüm kaynaklara sahip olmalısınız - peki proje bittiğinde ne yaparsınız?

2014 yılının Temmuz ayında, Amazon kendi akıllı telefonunu, Amazon Fire telefonunu piyasaya sürdü. Ancak lansmandan iki ay sonra, Amazon telefonu sözleşme ile neredeyse ücretsiz hale getirmek için büyük indirimler sunmaya başladı.Bir ay sonra, Amazon neredeyse 170 milyon dolar değerindeki Fire Phone envanterini tamamen kayıp olarak yazdı ve ürünü tamamen durdurdu. Amazon'un Kindle e-okuyucusu, hareket halindeyken okumayı mümkün kılan büyük bir başarıyken, Fire Phone başarısız oldu. Peki Amazon nerede hata yaptı? Amazon muhtemelen aynı soruyu bir []boldölüm sonu toplantısında[/bold](Slayt 54)

Gelecekteki projelerinizde başarıyı garantilemek için, ekibinizin projenin nerede başarılı olduğunu veya nerede iyileştirme yapılması gerektiğine dair içgörüler elde edebileceğiniz bir ölüm sonrası toplantı düzenlemeyi unutmayın. Projenin tamamını veya bireysel başarılarını anket edebilirsiniz. Ayrıca ekibin işbirliği ve verimliliğini veya kendi yönetim tarzınızı anket ederek proje yönetiminizi nasıl iyileştirebileceğinizi öğrenebilirsiniz. Bu ölüm sonrası anketler, herkesten geri bildirim toplar, böylece bir sonraki projenizi daha büyük bir başarıya dönüştürebilirsiniz.

Amazon'un durumunda, bir ölüm sonrası, tüketicinin ne istediğine tipik olarak vurgu yapan Amazon'un yerine, tüketicinin sadece yeni bir uygulama veya ikiye ihtiyacı olduğunda hiç kimsenin istemediği bir telefon inşa ettiler.

IRR hesaplama

Bir proje başlamadan önce, ne kadar mal olacağını belirlemeniz gerekiyor.

Goldman Sachs'a göre, 2021'de 504 milyar doların üzerinde hisse geri alımı gerçekleştirildi - bu, 22 yıldan fazla bir süredir en yüksek miktar. Microsoft, Eylül ayında kendi 60 milyar dolarlık hisse geri alım programını duyurduğunda manşetlere çıktı. Peki, Microsoft gibi şirketler hisse geri alımlarına bu kadar çok sermaye ayırma kararını nasıl alıyor? Cevap, bir (Slide 8)

Bir projenin maliyetini hesaplamak için, proje yöneticileri iç getiri oranı, yani IRR, formülü adı verilen bir araç kullanır. IRR hesaplamaları, bir projenin masrafını potansiyel kazançlarına karşı tartmak için kullanılır. Şirketler, hisse geri alım programlarını değerlendirmek için IRR'yi kullanır. Microsoft'un durumunda, Microsoft, kendi hisselerinin daha fazlasına sahip olmanın, başka bir şirketin satın alınmasından daha iyi bir yatırım olacağını belirlemek için IRR hesaplamalarını kullandı.

Genellikle, IRR Microsoft Excel üzerinden hesaplanır, çünkü el hesaplamaları çok fazla deneme yanılma gerektirir. Projenizin IRR'sini belirlemek için, yatırımın başlangıç maliyetini ve gelecekte ne kadar nakit akışı sağlayacağını tahmin edin. Bu varsayımları kullanarak ve onları IRR formülüne yerleştirerek, nakit girişlerinin başlangıç yatırımının çıkışını iptal edip etmediğini ve projenin net bugünkü değerini sıfıra eşit hale getirip getirmediğini görün. (Slide 7)

Bir proje yöneticisi olarak, her zaman en yüksek IRR'ye sahip olmayan, ancak en yüksek net bugünkü değere sahip bir projeyi seçmelisiniz.Bu, IRR'nin bir yatırımı geri kazanmak için en düşük getiri seviyesi olmasından kaynaklanırken, daha yüksek bir net bugünkü değer, bir projenin uzun vadeli değerine işaret eder.

Monte-Carlo analizi

Bir projenin maliyetini ve faydasını bildikten sonra, ayrıca ilişkili riskleri hesaplamanız gerekecektir. Birçok proje yöneticisi, büyük bir yeni girişime girişmeden önce potansiyel downside endişelerini belirlemek için bir proje risk analizi yapmak zorunda kalır.

Goldman Sachs'ın risk analizlerini gerçekleştirmek için kullanmayı planladığı yeni bir teknolojisi var: neredeyse kuantum bilgisayarlar. Goldman analistlerinin kullandığı mevcut risk analizi modelleri tonlarca hesaplama gücü gerektirir ve genellikle gece boyunca yapılır. Tamamen kuantum bir bilgisayar bu simülasyonları binlerce kez daha hızlı gerçekleştirebilirken, bu teknoloji hala on yıl uzakta. Ancak, neredeyse kuantum bilgisayarlar bu simülasyonları 100x daha hızlı çalıştırabilir ve beş yıl veya daha kısa sürede hazır olabilir.

Bu simülasyonların çalıştırdığı formüle Monte-Carlo analizi, denir, bu rastgele değişkenler eklendikçe farklı sonuçların olasılığını tahmin etmek için kullanılır. Bir Monte-Carlo analizi kullanmak için, belirsiz bir değişkene birden çok değer atayın ve bir dizi sonuç elde edin. Bir tahmin elde etmek için ortalamayı alın, bu genellikle bir çan eğrisi şeklini alır. Ortalama getiri en olası sonuç olur, getirinin daha yüksek veya daha düşük olma şansı eşittir.

Monte-Carlo'nun işleyiş şekli nedeniyle, sonucun ortalamanın iki standart sapma içinde olma olasılığının %95 olduğu varsayılabilir.(Slayt 12)

Proje yöneticilerini başarılı kılan daha fazla araç için bu çerçeveyi indirin. Maliyet tahmini tabloları, net bugünkü değer hesaplayıcıları, proje fayda haritaları, proje tasarım yapısı matrisleri, iş parçacığı yapıları, kritik yol diyagramları, kanban panoları ve çok daha fazlası gibi ek araçlar elde edeceksiniz.Keyfini çıkarın!