최종 프로젝트 관리 도구 상자

개요

Elon Musk처럼 프로젝트를 진행하고 싶은 적이 있나요? Goldman Sachs의 재무 분석가처럼 프로젝트의 성공을 예측할 수 있는 능력은 어떨까요? 이것이 바로 모든 프로젝트 리더가 그들의 도구 상자에 필요한 최종 프로젝트 관리 도구 상자입니다. 이를 통해 내부 수익률을 계산하는 방법, 몬테카를로 분석을 수행하는 방법, RACI 행렬로 팀을 관리하는 방법, 프로젝트 헌장을 작성하는 방법, 대시보드와 간트 차트로 프로젝트 상태를 추적하는 방법, 그리고 사후 검증 설문을 실시하는 방법을 배울 수 있습니다.

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결과

이 프레임워크를 통해 프로젝트 관리의 다양한 단계를 배울 수 있습니다. 프로젝트의 타당성을 평가하는 방법, 팀을 관리하는 방법, 진행 상황을 추적하는 방법, 그리고 성공적으로 프로젝트를 완료하고 다음 프로젝트를 위한 가치 있는 교훈을 얻는 방법입니다. 우리는 SpaceX, Instagram, Microsoft와 같은 회사의 실제 사례를 사용하고, Amazon에서 종종 잊혀진 프로젝트 관리 실패 사례와 그러한 실수를 피하는 방법을 공유할 것입니다.

도구 하이라이트

RACI 할당 프레임워크

프로젝트의 위험과 잠재적인 보상을 알게 되면, 역할과 책임을 할당할 차례입니다.

2015년, Instagram의 엔지니어링 팀장은 문제에 직면했습니다. 회사는 직원 만족도 조사에서 투명성 점수가 낮았습니다. 그는 결정이 어떻게 내려지는지에 대한 명확성이 부족한 것이 문제라는 것을 발견했습니다.문제는 결정에 대한 의사소통이 아니라, 결정이 왜 이루어졌는지에 대한 의사소통이었습니다. 그렇다면 Instagram은 이러한 명확성 문제를 어떻게 해결했을까요? RACI Team Roles & Responsibilities라는 프레임워크를 통해 해결하였습니다. (슬라이드 23)

RACI는 Responsible(책임), Accountable(책임지는), Consulted(상담), Informed(알림)의 약자입니다. RACI 프레임워크에서는 누가 책임을 지는지, 누가 그 결정에 책임을 지는지, 결정이 확정되기 전에 누가 상담되는지, 그리고 결정이 내려질 때 누가 알림을 받는지에 따라 역할이 할당됩니다. RACI의 목적은 모든 이해관계자가 자신의 책임을 알고, 자원이 정당하게 할당되었는지 확인하고, 투명성을 만들어 모든 사람이 같은 페이지에 있고, 그들이 책임지는 것에 대해 책임을 지게 하는 것입니다.

Instagram의 경우, 결정권자가 줄어들고 누가 결정을 내렸는지에 대한 투명성이 높아짐으로써 팀이 더 빠르게 움직일 수 있게 되었습니다. 리더들은 더 많은 책임을 지게 되었고, RACI 프레임워크는 회사 전체에 확대 적용되었습니다.

프로젝트 헌장

팀 역할을 할당하고 모든 사람이 프로젝트에서의 책임을 알고 있습니다 - 그러나 팀이 프로젝트의 주요 목표에 집중하게 유지하려면, 특히 장기적인 시간표에서 어떻게 해야 할까요?

2002년, Elon Musk는 인류를 화성에 보내는 꿈을 시작하기 위해 로켓을 사려고 했습니다.그러나 하나를 구매하는 데는 최대 65백만 달러가 들었습니다. 머스크는 자금 조달 문제를 해결할 수 있을 만큼 비용을 충분히 줄일 수 있는 방법에 대해 생각하기 위해 "원칙적인 접근법"이라는 개념을 사용했습니다. 원료 비용이 로켓 가격의 약 2퍼센트에 불과하다는 것이 밝혀졌으므로, 그는 원료를 구매하여 직접 하나를 만들었습니다. 머스크는 로켓 발사 비용을 10배 줄일 수 있을 뿐만 아니라 이를 수익으로 전환했습니다. 결과적으로, SpaceX는 2021년 9월 현재 약 740억 달러의 가치를 지니고 있습니다.

자신의 프로젝트에 원칙적인 접근법을 적용하려면, 프로젝트 헌장을 사용하여 모든 내부 및 외부 이해관계자를 공통의 목적으로 결합시킬 수 있습니다. 프로젝트 헌장은 프로젝트의 목표에 대한 "엘리베이터 피치"뿐만 아니라 프로젝트의 범위, 기술 요구 사항, 위험, 제약, 가정 및 종속성을 개요화합니다. 이러한 프로젝트의 핵심 원칙들은 프로젝트가 발전함에 따라 기대치를 설정하고, 모든 이해관계자가 계획을 지키도록 하는 진실의 원천으로 사용될 수 있습니다.

프로젝트 헌장은 또한 프로젝트의 시간표와 예산, 담당 주요 이해관계자, 성공 기준을 개요화하여, 참여하는 모든 사람들이 누가 무엇을 담당하는지, 프로젝트를 완수하는 것이 어떤 모습인지 알 수 있습니다.(슬라이드 29-31)

프로젝트 대시보드와 간트 차트

이제 강력한 기반 위에 구축된 계획을 가지고 있으니, 그 계획이 어떻게 진행되고 있는지요?

성공적인 프로젝트 관리자는 프로젝트의 상태를 단계별로, 그리고 주요 성과 지표별로 추적할 수 있는 프로젝트 상태 대시보드 도구가 필요합니다. 이 대시보드는 프로젝트 업데이트를 외부 이해관계자와 내부 팀원에게 전달하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 헌장에서 명시된 목표에 대한 현재 상태를 측정하기 위해 시간 대비 제품 단계와 타임라인 대비 리소스 용량을 측정할 수 있습니다. (슬라이드 39-43)

시간에 따른 진행 상황을 추적하려면 간트 차트를 사용하여 활동의 진행 상황을 여러 타임라인에 대해 개요를 제공하며, 월간, 분기별, 반기별 또는 연간 보기에 대한 다양한 시각화를 제공합니다. (슬라이드 44-50)

후속 검토 회의

진행 상황을 추적하고 일정을 준수하는 도구를 갖추고 있으면, 다음 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 리소스를 갖추게 될 것입니다. 그렇다면 프로젝트가 끝나면 어떻게 해야 할까요?

2014년 7월에 아마존은 자체 스마트폰인 아마존 파이어 폰을 출시했습니다. 그러나 출시 두 달 후에 아마존은 이미 계약과 함께 거의 무료로 폰을 제공하기 위해 대규모 할인을 시작했습니다.그로부터 한 달 후, 아마존은 Fire Phone 재고의 거의 1억 7천만 달러를 손실로 대체하고, 결국 제품을 완전히 중단했습니다. 아마존의 킨들 전자책 리더기는 이동 중에도 독서를 가능하게 하는 대대적인 성공이었지만, Fire Phone은 출시 즉시 실패했습니다. 그럼 아마존은 어디에서 잘못되었을까요? 아마존은 아마도 같은 질문을 사후 회의에서 물었을 것입니다.(슬라이드 54)

다음 프로젝트에서 미래의 성공을 보장하기 위해, 프로젝트가 성공했는지 또는 개선의 여지가 있는 곳에 대한 팀의 인사이트를 배울 수 있는 팀 설문조사를 실시할 수 있는 사후 회의를 실시하십시오. 프로젝트 전체 또는 개별 성과를 설문조사할 수 있습니다. 또한 팀의 협업 및 생산성을 설문조사하거나, 자신의 관리 스타일을 설문조사하여 프로젝트 관리를 어떻게 개선할 수 있는지 배울 수 있습니다. 이러한 사후 설문조사는 모든 사람의 피드백을 수집하여 다음 프로젝트를 더 큰 성공으로 만들 수 있습니다.

아마존의 경우, 사후 조사에서는 소비자가 원하는 것에 대한 아마존의 전형적인 강조 대신, 소비자가 필요로 하는 것은 새로운 앱 하나 또는 두 개일 뿐인데, 아무도 원하지 않는 전화를 만들었다는 것이 밝혀졌습니다.

IRR 계산

프로젝트가 시작되기 전에, 그것이 얼마나 비용이 들 것인지 알아내야 합니다.

골드만삭스에 따르면, 2021년에는 5040억 달러 이상의 주식 매입이 발행되었는데, 이는 22년 만에 가장 많은 금액입니다. Microsoft는 9월에 자체적으로 600억 달러의 주식 매입 프로그램을 발표하면서 화제가 되었습니다. 그렇다면 Microsoft와 같은 회사들은 어떻게 이렇게 많은 자본을 주식 매입에 투자하기로 결정하는 것일까요? 그 답은 IRR 계산에 있습니다.(슬라이드 8)

프로젝트의 비용을 계산하기 위해, 프로젝트 관리자들은 내부 수익률, 또는 IRR, 공식이라는 도구를 사용합니다. IRR 계산은 프로젝트의 비용을 잠재적인 이익과 비교하는 데 사용됩니다. 기업들은 주식 매입 프로그램을 평가하기 위해 IRR을 사용합니다. Microsoft의 경우, Microsoft는 자신들의 주식을 더 많이 소유하는 것이 장기적으로 다른 회사의 인수보다 더 나은 투자가 될 것이라고 판단하기 위해 IRR 계산을 사용했습니다.

일반적으로, IRR은 Microsoft Excel을 통해 계산되는데, 이는 수작업 계산이 많은 시행착오를 필요로 하기 때문입니다. 프로젝트의 IRR을 결정하기 위해, 투자의 초기 비용과 미래의 현금 흐름이 얼마나 될 것인지를 추정합니다. 이러한 가정을 사용하여 IRR 공식에 대입하여 현금 유입이 초기 투자의 유출을 상쇄하여 프로젝트의 순 현재 가치를 0으로 만드는지 확인합니다. (슬라이드 7)

프로젝트 관리자로서, 항상 IRR이 가장 높은 프로젝트가 아닌, 순 현재 가치가 가장 높은 프로젝트를 선택해야 합니다.IRR은 투자를 회수하는 가장 낮은 수익률이기 때문에, 더 높은 순현재 가치는 프로젝트의 장기 가치를 나타냅니다.

몬테카를로 분석

프로젝트의 비용과 이익을 알게 된 후에는, 관련 위험을 계산해야 합니다. 많은 프로젝트 관리자들은 대규모의 새로운 사업을 시작하기 전에 프로젝트 위험 분석을 수행하여 잠재적인 단점을 파악해야 합니다.

골드만삭스는 위험 분석을 수행하기 위해 사용할 새로운 기술을 계획하고 있습니다: 근사 양자 컴퓨터. 현재 골드만 분석가들이 사용하는 위험 분석 모델은 많은 컴퓨팅 파워를 필요로 하며, 대부분 밤새 수행됩니다. 완전한 양자 컴퓨터는 이러한 시뮬레이션을 천 배 빠르게 수행할 수 있지만, 이 기술은 아직 10년이 더 걸릴 것입니다. 그러나, 근사 양자 컴퓨터는 이러한 시뮬레이션을 100배 빠르게 실행할 수 있으며, 5년 이내에 준비될 수 있습니다.

이 시뮬레이션들이 실행하는 공식은 몬테카를로 분석,이라고 불리며, 이는 무작위 변수가 추가됨에 따라 다른 결과의 확률을 예측하는 데 사용됩니다. 몬테카를로 분석을 사용하려면, 불확실한 변수에 여러 값을 할당하여 결과의 범위를 얻습니다. 평균을 취하여 추정치를 얻으며, 이는 보통 종 모양 곡선의 형태를 띕니다. 평균 수익이 가장 가능성 있는 결과가 되며, 수익이 더 높거나 낮을 수 있는 가능성이 동등합니다.

몬테카를로 방식의 작동 방식 때문에, 결과가 평균에서 두 표준 편차 이내에 있을 확률이 95%라고 가정할 수 있습니다.(슬라이드 12)

프로젝트 관리자가 성공적으로 활동하기 위한 추가 도구를 원하신다면, 이 프레임워크를 다운로드하세요. 비용 추정 표, 순현재가 계산기, 프로젝트 이익 지도, 프로젝트 디자인 구조 행렬, 작업 분해 구조, 중요 경로 다이어그램, 칸반 보드 등과 같은 추가 도구를 얻을 수 있습니다.즐기세요!