Najlepsze Narzędzia do Zarządzania Projektami

Streszczenie

Czy kiedykolwiek chciałeś prowadzić projekt jak Elon Musk? A może umieć przewidzieć sukces projektu jak analityk finansowy w Goldman Sachs? Oto Najlepsze Narzędzia do Zarządzania Projektami, którego każdy lider projektu potrzebuje w swoim arsenale, aby zapewnić sukces od samego początku. Nauczysz się jak obliczyć wewnętrzną stopę zwrotu, przeprowadzić analizę Monte-Carlo, zarządzać zespołami za pomocą macierzy RACI, napisać karty projektu, śledzić status projektu za pomocą tablic i wykresów Gantta oraz przeprowadzić ankietę po zakończeniu projektu.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Najlepsze Narzędzia do Zarządzania Projektami' presentation — 53 slides

Najlepsze Narzędzia do Zarządzania Projektami

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Rezultat

Dzięki temu frameworkowi nauczysz się różnych etapów zarządzania projektem, od oceny jego opłacalności, przez zarządzanie zespołem, śledzenie postępów, aż po pomyślne zakończenie projektu z cennymi wnioskami na przyszłość. Skorzystamy z przykładów z rzeczywistego świata od firm takich jak SpaceX, Instagram, Microsoft, a także podzielimy się często zapominanym błędem w zarządzaniu projektami Amazona i pokażemy, jak unikać podobnych błędów.

Najważniejsze narzędzia

Framework przypisania RACI

Gdy już znasz ryzyka i potencjalne korzyści swojego projektu, czas przypisać role i odpowiedzialności.

W 2015 roku, szef inżynierii Instagrama miał problem - firma miała niski wynik w zakresie przejrzystości w ankiecie zadowolenia pracowników. Odkrył, że problemem była niejasność, jak podejmowane są decyzje.Problemem nie była komunikacja na temat decyzji, ale komunikacja na temat powodów podjęcia decyzji. Jak więc Instagram rozwiązał swój problem z jasnością? Za pomocą ramy zwanego RACI Team Roles & Responsibilities. (Slajd 23)

RACI to skrót od odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i poinformowany. W ramach ramy RACI role są przydzielane na podstawie tego, kto jest odpowiedzialny za decyzję, kto jest odpowiedzialny za tę decyzję, kto jest konsultowany przed sfinalizowaniem decyzji i kto jest poinformowany o decyzjach, kiedy są podejmowane. Celem RACI jest upewnienie się, że wszyscy interesariusze znają swoje obowiązki, potwierdzenie, że zasoby są prawidłowo przydzielone, i stworzenie przejrzystości, aby wszyscy byli na tej samej stronie i mogli być pociągnięci do odpowiedzialności za to, za co są odpowiedzialni.

W przypadku Instagrama, mniej decydentów i większa przejrzystość wokół tego, kto podejmował decyzje, umożliwiło zespołom szybsze działanie. Liderzy byli bardziej odpowiedzialni, a ramy RACI zostały rozszerzone na całą firmę.

Karta projektu

Przydzieliliście role w zespole i wszyscy znają swoją odpowiedzialność w projekcie - ale jak utrzymać zespół skoncentrowany na głównym celu projektu, zwłaszcza w długim czasie?

W 2002 roku Elon Musk chciał kupić rakietę, aby rozpocząć swoje marzenie o wysłaniu ludzi na Marsa.Jednakże, cena zakupu jednego kosztuje aż do 65 milionów dolarów. Musk użył koncepcji zwanej "pierwszymi zasadami", aby zastanowić się, jak mógłby obniżyć koszty na tyle, aby rozwiązać problem finansowania. Okazało się, że surowce kosztują tylko około dwa procent ceny rakiety, więc zakupił surowce i zbudował jedną sam. Musk nie tylko był w stanie obniżyć koszt wystrzelenia rakiety o 10x, ale zrobił to z zyskiem. W rezultacie, SpaceX jest teraz warte około 74 miliardy dolarów na dzień września 2021 roku.

Aby zastosować koncepcję pierwszych zasad do własnych projektów, można użyć karty projektu, aby zjednoczyć wszystkich wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy wokół wspólnego celu. Karta projektu to nie tylko "krótka prezentacja" celów projektu, ale także określa zakres projektu, jak również jego techniczne wymagania, ryzyka, ograniczenia, założenia i zależności. Te podstawowe zasady projektu ustanawiają oczekiwania, gdy projekt się rozwija, i mogą być używane jako źródło prawdy, które zobowiązuje wszystkich interesariuszy do przestrzegania planu.

Karta projektu określa również harmonogram i budżet projektu, kluczowych interesariuszy odpowiedzialnych za projekt, oraz kryteria sukcesu, dzięki czemu każdy zaangażowany wie, kto jest odpowiedzialny za co i jak powinno wyglądać zrealizowanie projektu.(Slajd 29-31)

Pulpity projektowe i wykresy Gantta

Teraz, gdy masz plan oparty na mocnych fundamentach, jak przebiega ten plan?

Skuteczni menedżerowie projektów potrzebują narzędzia pulpitu stanu projektu do śledzenia statusu swojego projektu w różnych fazach i kluczowych wskaźnikach wydajności. Ten pulpit pomaga komunikować aktualizacje projektu do zewnętrznych interesariuszy i wewnętrznych członków zespołu. Możesz mierzyć swój czas w porównaniu do fazy produktu i harmonogramu w porównaniu do zdolności zasobów, aby mierzyć swój obecny status w porównaniu do celów określonych w karcie projektu. (Slajd 39-43)

Aby śledzić swój postęp w czasie, użyj wykresu Gantta do zarysowania postępu swojej aktywności wobec wielu harmonogramów, z różnymi wizualizacjami dla miesięcznych, kwartalnych, półrocznych lub rocznych widoków. (Slajdy 44-50)

Spotkanie pośmiertne

Posiadając narzędzia do śledzenia postępów i utrzymania harmonogramu, powinieneś mieć wszystkie zasoby, które potrzebujesz do zakończenia swojego następnego projektu - co więc robisz, gdy projekt się kończy?

W lipcu 2014 roku Amazon wprowadził na rynek własny smartfon, nazwany Amazon Fire phone. Jednak dwa miesiące po premierze, Amazon zaczął już oferować ogromne zniżki, aby telefon był praktycznie darmowy przy umowie.Miesiąc później, Amazon odpisał prawie 170 milionów dolarów wartości zapasów Fire Phone jako stratę, ostatecznie całkowicie wycofując produkt. Podczas gdy czytnik e-booków Kindle od Amazona był ogromnym sukcesem, który umożliwił czytanie w podróży, Fire Phone był martwy od momentu przybycia. Więc gdzie Amazon popełnił błąd? Amazon prawdopodobnie zadał sobie to samo pytanie na []boldspotkaniu pośmiertnym.[/bold](Slajd 54)

Aby zapewnić przyszły sukces w następnym projekcie, upewnij się, że przeprowadzasz spotkanie pośmiertne, na którym możesz przeprowadzić ankietę zespołu, aby dowiedzieć się, gdzie twój zespół uważał, że projekt odniósł sukces lub gdzie jest miejsce na poprawę. Możesz ocenić projekt jako całość lub jego poszczególne osiągnięcia. Możesz również ocenić współpracę i produktywność zespołu, a nawet ocenić swój własny styl zarządzania, aby dowiedzieć się, jak możesz poprawić zarządzanie projektem. Te ankiety pośmiertne zbierają opinie od wszystkich, dzięki czemu możesz przekształcić swój następny projekt w jeszcze większy sukces.

W przypadku Amazona, spotkanie pośmiertne ujawniło, że zamiast typowego dla Amazona nacisku na to, czego chce konsument, zbudowali telefon, którego nikt nie chciał, kiedy wszystko, czego potrzebował konsument, to nowa aplikacja lub dwie.

Obliczanie IRR

Zanim projekt się zacznie, musisz dowiedzieć się, ile to będzie kosztować.

Według Goldman Sachs, w 2021 roku wyemitowano ponad 504 miliardy dolarów odkupów akcji - najwięcej od ponad 22 lat. Microsoft zrobił furorę, gdy we wrześniu ogłosił własny program odkupu akcji za 60 miliardów dolarów. Jak więc firmy takie jak Microsoft podejmują decyzję o przeznaczeniu tak dużego kapitału na odkup akcji? Odpowiedzią jest (Slajd 8)

Aby obliczyć koszt projektu, menedżerowie projektów używają narzędzia zwane wewnętrzną stopą zwrotu, czyli formułą IRR. Obliczenia IRR są używane do porównania kosztów projektu z potencjalnymi zyskami. Korporacje używają IRR do oceny programów odkupu akcji. W przypadku Microsoftu, firma użyła obliczeń IRR, aby stwierdzić, że posiadanie większej ilości własnych akcji będzie lepszą inwestycją w dłuższej perspektywie niż przejęcie innej firmy.

Zazwyczaj IRR oblicza się za pomocą Microsoft Excel, ponieważ ręczne obliczenia wymagają dużo prób i błędów. Aby określić IRR swojego projektu, oszacuj początkowy koszt inwestycji i ile przyniesie ona w przyszłych przepływach pieniężnych. Te założenia wprowadzasz do formuły IRR, aby zobaczyć, czy przepływy pieniężne zrekompensują wydatki początkowej inwestycji, tak aby wartość bieżąca netto projektu wynosiła zero. (Slajd 7)

Jako menedżer projektu, zawsze powinieneś wybierać projekt o najwyższej wartości bieżącej netto, a nie o najwyższej IRR.Jest to spowodowane tym, że IRR jest najniższym poziomem zwrotu, który pozwala odzyskać inwestycję, podczas gdy wyższa wartość bieżąca netto wskazuje na długoterminową wartość projektu.

Analiza Monte Carlo

Po poznaniu kosztów i korzyści z projektu, musisz również obliczyć związane z nim ryzyko. Wielu menedżerów projektów musi przeprowadzić analizę ryzyka projektu, aby określić potencjalne problemy, zanim podejmą się realizacji dużego nowego przedsięwzięcia.

Goldman Sachs ma nową technologię, którą planuje wykorzystać do przeprowadzania swoich analiz ryzyka: komputery bliskie kwantowym. Obecne modele analizy ryzyka używane przez analityków Goldmana wymagają ogromnej mocy obliczeniowej i często są wykonywane przez noc. Chociaż w pełni kwantowy komputer mógłby przeprowadzać te symulacje tysiąc razy szybciej, ta technologia jest jeszcze dziesięć lat temu. Jednak komputery bliskie kwantowym mogłyby przeprowadzać te symulacje 100x szybciej i mogłyby być gotowe w ciągu pięciu lat lub mniej.

Formuła, na której działają te symulacje, nazywa się analizą Monte Carlo, która jest używana do przewidywania prawdopodobieństwa różnych wyników, gdy dodawane są zmienne losowe. Aby użyć analizy Monte Carlo, przypisz wiele wartości niepewnej zmiennej, aby uzyskać zakres wyników. Weź średnią, aby uzyskać szacunek, który zwykle ma kształt krzywej dzwonowej. Średni zwrot staje się najbardziej prawdopodobnym wynikiem, z równym prawdopodobieństwem, że zwrot może być wyższy lub niższy.

Ze względu na sposób działania metody Monte-Carlo, można założyć, że istnieje 95% szans, że końcowy wynik znajdzie się w obrębie dwóch odchyleń standardowych od średniej.(Slajd 12)

Aby uzyskać więcej narzędzi, które przyczyniają się do sukcesu menedżerów projektów, pobierz ten framework. Zyskasz dodatkowe narzędzia, takie jak tabele szacowania kosztów, kalkulatory wartości bieżącej netto, mapy korzyści z projektu, macierze struktury projektu, struktury podziału pracy, diagramy ścieżek krytycznych, tablice kanban i wiele więcej.Ciesz się!