صندوق أدوات إدارة المشروعات النهائي

الملخص

هل سبق لك أن أردت إدارة مشروع مثل إيلون ماسك؟ ماذا عن القدرة على التنبؤ بنجاح المشروع مثل محلل مالي في غولدمان ساكس؟ ها هو صندوق أدوات إدارة المشروعات النهائي الذي يحتاجه كل قائد مشروع في صندوق أدواته لضمان النجاح من البداية. ستتعلم كيفية حساب معدل العائد الداخلي، وإجراء تحليل مونت كارلو، وإدارة الفرق بواسطة مصفوفة RACI، وكتابة ميثاق المشروع، وتتبع حالة المشروع باستخدام لوحات المعلومات والرسوم البيانية لجانت وإجراء استبيان بعد الوفاة.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'صندوق أدوات إدارة المشروعات النهائي' presentation — 53 slides

صندوق أدوات إدارة المشروعات النهائي

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

النتيجة

مع هذا الإطار، ستتعلم المراحل المختلفة لإدارة المشروع، من كيفية تقييم جدوى مشروعك، إدارة فريقك، تتبع تقدمك وإكمال مشروعك بنجاح مع الاستفادة القيمة للمشروع التالي. سنستخدم أمثلة من العالم الحقيقي من شركات مثل SpaceX، Instagram، Microsoft، وسنشارك أيضا فشل إدارة المشروع الذي غالبا ما يتم نسيانه من Amazon وكيف يمكنك تجنب الأخطاء المماثلة.

تسليط الضوء على الأدوات

إطار عمل تعيين RACI

بمجرد أن تعرف مخاطر مشروعك والمكافآت المحتملة، حان الوقت لتعيين الأدوار والمسؤوليات.

في عام 2015، كان رئيس قسم الهندسة في Instagram يواجه مشكلة - كانت الشركة تحصل على درجة شفافية منخفضة في استبيان رضا الموظفين. اكتشف أن المشكلة كانت نقص الوضوح وراء كيفية اتخاذ القرارات.لم تكن المشكلة في التواصل حول القرارات، ولكن في التواصل حول سبب اتخاذ القرارات. فكيف حلت إنستغرام مشكلة الوضوح؟ من خلال إطار عمل يسمى RACI Team Roles & Responsibilities. (الشريحة 23)

RACI هو اختصار للمسؤول، المحاسب، المستشار والمطلع. في إطار العمل RACI، يتم تعيين الأدوار بناءً على من هو مسؤول عن القرار، ومن هو محاسب على هذا القرار، ومن هو مستشار قبل اتخاذ القرار النهائي ومن هو مطلع على القرارات عند اتخاذها. الغرض من RACI هو التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة يعرفون مسؤولياتهم، والتأكد من أن الموارد موزعة بشكل صحيح، وخلق الشفافية حتى يكون الجميع على نفس الصفحة ويمكن محاسبتهم على ما هم مسؤولون عنه.

في حالة إنستغرام، أدى القليل من صناع القرارات والشفافية حول من اتخذ القرارات إلى تمكين الفرق من التحرك بشكل أسرع. تم محاسبة القادة بشكل أكبر وتم توسيع إطار العمل RACI عبر الشركة.

ميثاق المشروع

لقد قمت بتعيين أدوار الفريق والجميع يعرف مسؤوليته في المشروع - ولكن كيف يمكنك الحفاظ على تركيز الفريق على الهدف الرئيسي للمشروع، خاصة على مدى الجداول الزمنية الطويلة؟

في عام 2002، أراد إيلون ماسك شراء صاروخ لبدء حلمه في إرسال البشر إلى المريخ.ومع ذلك، يصل سعر شراء واحد إلى أكثر من 65 مليون دولار. استخدم ماسك مفهومًا يُعرف بـ "المبادئ الأولية" للتفكير في كيفية تقليل التكاليف بما يكفي لحل مشكلة التمويل. وتبين أن التكلفة الأولية للمواد الخام تشكل حوالي نسبتين في المئة فقط من سعر الصاروخ، لذا اشترى المواد الخام وبنى واحدًا بنفسه. لم يكن ماسك قادرًا فقط على تقليل تكلفة إطلاق الصاروخ بنسبة 10 أضعاف، ولكنه فعل ذلك بربح. ونتيجة لذلك، أصبحت شركة SpaceX تستحق الآن حوالي 74 مليار دولار اعتبارًا من سبتمبر 2021.

لتطبيق مفهوم المبادئ الأولية على مشاريعك الخاصة، يمكنك استخدام ميثاق المشروع لتوحيد جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين حول غرض مشترك. ميثاق المشروع ليس فقط "الملخص الموجز" لأهداف مشروعك ولكنه يحدد نطاق المشروع وكذلك متطلباته التقنية، والمخاطر، والقيود، والافتراضات والاعتماديات. هذه المبادئ الأساسية للمشروع تحدد التوقعات كما يتطور المشروع، ويمكن استخدامها كمصدر للحقيقة التي تربط جميع أصحاب المصلحة بالالتزام بالخطة.

يحدد ميثاق المشروع أيضًا الجدول الزمني للمشروع والميزانية، وأصحاب المصلحة الرئيسيين المسؤولين، ومعايير النجاح، بحيث يعرف الجميع المشاركين من المسؤول عن ما وكيف يجب أن يبدو إنجاز المشروع.(الشريحة 29-31)

لوحات تحكم المشروع ومخططات جانت

وبما أن لديك الآن خطة مبنية على أساس قوي، كيف تسير هذه الخطة؟

يحتاج مديرو المشاريع الناجحين إلى أداة لوحة تحكم حالة المشروع لتتبع حالة مشروعهم عبر المراحل والمؤشرات الرئيسية للأداء. تساعد هذه اللوحة في التواصل بشأن تحديثات المشروع مع أصحاب المصلحة الخارجيين وأعضاء الفريق الداخلي. يمكنك قياس وقتك مقابل مرحلة المنتج والجدول الزمني مقابل قدرة المورد لقياس حالتك الحالية مقابل الأهداف المحددة في ميثاق المشروع. (الشريحة 39-43)

لمتابعة تقدمك على مر الزمن، استخدم مخطط جانت لتحديد تقدم نشاطك ضد الجداول الزمنية المتعددة، مع تصورات مختلفة لـ الشهري، الربع سنوي، نصف السنة أو السنة الكاملة. (الشرائح 44-50)

اجتماع ما بعد الوفاة

مع الأدوات لتتبع التقدم والبقاء على الجدول الزمني، يجب أن يكون لديك جميع الموارد التي تحتاجها لإكمال مشروعك التالي - فماذا تفعل عندما ينتهي المشروع؟

في يوليو 2014، أطلقت أمازون هاتفها الذكي الخاص، والذي يُطلق عليه اسم هاتف أمازون فاير. ولكن بعد شهرين من الإطلاق، بدأت أمازون بالفعل في تقديم خصومات ضخمة لجعل الهاتف عملياً مجانيًا مع عقد.بعد شهر من ذلك، خصمت أمازون ما يقرب من 170 مليون دولار من مخزون هاتف Fire Phone كخسارة، وأوقفت في النهاية إنتاج المنتج بالكامل. بينما كان قارئ الكتب الإلكترونية Kindle من أمازون نجاحًا هائلاً يتيح القراءة أثناء التنقل، كان هاتف Fire Phone ميتًا عند الوصول. إذاً، أين أخطأت أمازون؟ من المحتمل أن تكون أمازون قد طرحت نفس السؤال في اجتماع []boldبعد الوفاة.[/bold](الشريحة 54)

لضمان النجاح المستقبلي في مشروعك التالي، تأكد من إجراء اجتماع بعد الوفاة حيث يمكنك إجراء استطلاع للفريق للتعرف على الرؤى حول ما إذا كان الفريق يشعر بنجاح المشروع أو أين هناك مجال للتحسين. يمكنك استطلاع المشروع ككل أو إنجازاته الفردية. يمكنك أيضًا استطلاع تعاون الفريق وإنتاجيته، أو حتى استطلاع أسلوبك الإداري الخاص لمعرفة كيف يمكنك تحسين إدارة المشروع. تجمع هذه الاستطلاعات بعد الوفاة ردود الفعل من الجميع بحيث يمكنك تحويل مشروعك التالي إلى نجاح أكبر حتى.

في حالة أمازون، كشف الاجتماع بعد الوفاة أنه بدلاً من التركيز النموذجي لأمازون على ما يريده المستهلك، بنوا هاتفًا لا يريده أحد عندما كل ما يحتاجه المستهلك هو تطبيق جديد أو اثنين.

حساب معدل العائد الداخلي

قبل بدء المشروع، تحتاج إلى معرفة كم سيكلف.

وفقًا لجولدمان ساكس، تم إصدار أكثر من 504 مليار دولار من عمليات شراء الأسهم في عام 2021 - وهو الأعلى في أكثر من 22 عامًا. أثارت مايكروسوفت الأخبار عندما أعلنت عن برنامجها لشراء الأسهم بقيمة 60 مليار دولار في سبتمبر. فكيف تقرر الشركات مثل مايكروسوفت توجيه رأس المال الكبير إلى عمليات شراء الأسهم؟ الإجابة هي حساب (الشريحة 8)

لحساب تكلفة المشروع، يستخدم مديرو المشاريع أداة تسمى معدل العائد الداخلي، أو IRR، الصيغة. يتم استخدام حسابات IRR لوزن تكلفة المشروع مقابل الأرباح المحتملة. تستخدم الشركات IRR لتقييم برامج شراء الأسهم. في حالة مايكروسوفت، استخدمت مايكروسوفت حسابات IRR لتحديد أن امتلاك المزيد من أسهمها الخاصة سيكون استثمارًا أفضل في المدى الطويل من الاستحواذ على شركة أخرى.

عادة، يتم حساب IRR عبر مايكروسوفت إكسل، حيث تتطلب الحسابات اليدوية الكثير من التجربة والخطأ. لتحديد IRR لمشروعك، قدر التكلفة الأولية للاستثمار وكم سيجلب من تدفقات نقدية مستقبلية. تستخدم هذه الافتراضات وتدخلها في صيغة IRR لمعرفة ما إذا كانت التدفقات النقدية تلغي تدفق الاستثمار الأولي لجعل القيمة الحالية الصافية للمشروع تساوي الصفر. (الشريحة 7)

كمدير للمشروع، يجب عليك دائمًا اختيار المشروع ذو القيمة الحالية الصافية الأعلى، وليس الIRR الأعلى.هذا لأن معدل العائد الداخلي هو أدنى مستوى لاسترداد الاستثمار، بينما يشير القيمة الحالية الصافية الأعلى إلى القيمة طويلة الأجل للمشروع.

تحليل مونت كارلو

بعد أن تعرف التكلفة والفائدة من مشروع، ستحتاج أيضاً إلى حساب المخاطر المرتبطة به. يحتاج العديد من مديري المشاريع إلى إجراء تحليل لمخاطر المشروع لتحديد المخاوف المحتملة قبل الشروع في مشروع جديد ضخم.

لدى غولدمان ساكس تكنولوجيا جديدة يخطط لاستخدامها لإجراء تحليلاتها للمخاطر: الحواسيب الكمومية القريبة. تستغرق نماذج تحليل المخاطر الحالية التي يستخدمها محللو غولدمان ساكس الكثير من قوة الحوسبة وغالباً ما تتم خلال الليل. بينما يمكن أن تقوم الحاسوب الكمومي الكامل بتنفيذ هذه المحاكاة ألف مرة أسرع، لا يزال هذا التكنولوجيا عشر سنوات بعيدة. ومع ذلك، يمكن أن تقوم الحواسيب الكمومية القريبة بتشغيل هذه المحاكاة 100 مرة أسرع ويمكن أن تكون جاهزة في خمس سنوات أو أقل.

الصيغة التي تعمل هذه المحاكاة تسمى تحليل مونت كارلو، والتي تستخدم للتنبؤ باحتمالات النتائج المختلفة عندما يتم إضافة متغيرات عشوائية. لاستخدام تحليل مونت كارلو، قم بتعيين قيم متعددة لمتغير غير مؤكد للحصول على مجموعة من النتائج. خذ المتوسط للحصول على تقدير، والذي عادة ما يأخذ شكل منحنى الجرس. يصبح المتوسط العائد النتيجة الأكثر احتمالية، مع فرصة متساوية أن يكون العائد أعلى أو أقل.

بسبب طريقة عمل مونت كارلو، يمكن افتراض أن هناك فرصة بنسبة 95% أن النتيجة النهائية ستكون ضمن اثنين من الانحرافات المعيارية من المتوسط. (الشريحة 12)

للحصول على المزيد من الأدوات التي تجعل مديري المشاريع ناجحين، قم بتنزيل هذا الإطار. ستحصل على أدوات إضافية مثل جداول تقدير التكلفة، حاسبات القيمة الحالية الصافية، خرائط فوائد المشروع، مصفوفات هيكل تصميم المشروع، هياكل تقسيم العمل، مخططات المسار الحرج، لوحات الكانبان، وأكثر من ذلك بكثير.استمتع!