究極のプロジェクト管理ツールボックス

概要

エロン・マスクのようにプロジェクトを運営したいと思ったことはありますか？ゴールドマン・サックスの金融アナリストのようにプロジェクトの成功を予測する能力はどうでしょうか？ここには、プロジェクトリーダーが最初から成功を確実にするために必要な究極のプロジェクト管理ツールボックスがすべて揃っています。内部収益率の計算方法、モンテカルロ分析の実施方法、RACIマトリックスを用いたチーム管理、プロジェクトチャーターの作成、ダッシュボードとガントチャートを用いたプロジェクトステータスの追跡、ポストモーテム調査の実施方法などを学びます。

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結果

このフレームワークを使用すると、プロジェクトの実行可能性の評価から、チームの管理、進捗の追跡、そして成功したプロジェクトの完了と次のプロジェクトへの有益なフィードバックまで、プロジェクト管理の各段階を学ぶことができます。SpaceX、Instagram、Microsoftなどの企業からの実例を使用し、Amazonの忘れられたプロジェクト管理の失敗と、同様のミスを避ける方法も共有します。

ツールのハイライト

RACI割り当てフレームワーク

プロジェクトのリスクと潜在的な報酬を知ったら、次は役割と責任を割り当てる時です。

2015年、Instagramのエンジニアリングヘッドは問題に直面していました。従業員満足度調査での透明性スコアが低かったのです。彼は、決定がどのように行われているかについての明確さが欠けていることが問題であることを発見しました。問題は決定についてのコミュニケーションではなく、なぜ決定が行われたのかについてのコミュニケーションでした。では、Instagramはどのようにしてその明確性の問題を解決したのでしょうか？それはRACI Team Roles & Responsibilitiesと呼ばれるフレームワークを用いました。(スライド23)

RACIは、Responsible（責任者）、Accountable（説明責任者）、Consulted（相談者）、Informed（情報提供者）の頭文字を取ったものです。RACIフレームワークでは、誰が責任者であるか、誰がその決定に対して説明責任を負うか、決定が最終化される前に誰が相談されるか、そして誰が決定が行われたときに情報を提供されるかに基づいて役割が割り当てられます。RACIの目的は、すべての関係者が自分の責任を理解し、リソースが適切に割り当てられていることを確認し、透明性を確保して全員が同じページにいて、自分が責任を負うべきことに対して説明責任を果たすことを確認することです。

Instagramの場合、決定者が少なく、誰が決定を行ったのかについての透明性が高まったことで、チームはより迅速に動くことが可能になりました。リーダーたちはより説明責任を果たすようになり、RACIフレームワークは会社全体にスケールアップされました。

プロジェクトチャーター

チームの役割を割り当て、全員がプロジェクトにおける自分の責任を理解していますが、特に長期間にわたるプロジェクトでは、チームをプロジェクトの主要な目標に集中させるためにはどうすればよいのでしょうか？

2002年、イーロン・マスクは火星に人間を送るという夢を始めるためにロケットを買いたいと考えていました。しかし、ロケットを購入するための価格は高くて6500万ドルもかかります。マスクは"ファーストプリンシプルズ"という概念を用いて、資金調達の問題を解決するためにどの程度コストを削減できるかを考えました。結果として、ロケットの原材料費はロケットの価格の約2％しか占めていないことがわかったので、彼は原材料を購入して自分でロケットを製造しました。マスクはロケットの打ち上げコストを10倍削減するだけでなく、利益を上げることができました。その結果、SpaceXの価値は2021年9月時点で約740億ドルとなりました。

自分のプロジェクトにファーストプリンシプルズの概念を適用するためには、プロジェクトチャーターを使用して、内部および外部のすべてのステークホルダーを共通の目的で結びつけることができます。プロジェクトチャーターは、プロジェクトの目標のための"エレベーターピッチ"であるだけでなく、プロジェクトの範囲、技術要件、リスク、制約、前提条件、依存関係を概説します。これらのプロジェクトの基本原則は、プロジェクトが進行するにつれて期待値を設定し、すべてのステークホルダーが計画に従うための真実の源として使用できます。

プロジェクトチャーターはまた、プロジェクトのタイムラインと予算、責任者である主要なステークホルダー、成功の基準を概説しているため、関与するすべての人々が誰が何を担当し、プロジェクトの達成がどのように見えるべきかを知ることができます。(スライド29-31)

プロジェクトダッシュボードとガントチャート

強固な基盤に基づいた計画を持っているところですが、その計画はどのように進行していますか？

成功するプロジェクトマネージャーは、プロジェクトの状況を段階ごとに、そして主要なパフォーマンス指標に沿って追跡するためのプロジェクトステータスダッシュボードツールが必要です。このダッシュボードは、プロジェクトの更新情報を外部のステークホルダーや内部のチームメンバーに伝えるのに役立ちます。製品のフェーズと時間、タイムラインとリソースの容量を測定して、現在の状況をプロジェクト憲章で定めた目標と比較します。(スライド39-43)

時間の経過とともに進捗を追跡するためには、ガントチャートを使用して、複数のタイムラインに対する活動の進捗を概説します。月次、四半期、半期、年次のビューに対して異なる視覚化を提供します。(スライド44-50)

事後会議

進捗を追跡し、スケジュールを守るためのツールがあれば、次のプロジェクトを完了するために必要なすべてのリソースが揃っているはずです。では、プロジェクトが終了したらどうしますか？

2014年7月、Amazonは自社のスマートフォン、Amazon Fire phoneを発売しました。しかし、発売からわずか2ヶ月後、Amazonは契約とともにほぼ無料で電話を提供するための大幅な割引を開始しました。その1ヶ月後、AmazonはFire Phoneの在庫を約1億7000万ドルの損失として処分し、最終的には製品を完全に廃止しました。AmazonのKindle電子書籍リーダーは、移動中でも読書を可能にする大成功だったのに対し、Fire Phoneは出荷時点で既に終わっていました。では、Amazonはどこで間違えたのでしょうか？Amazonはおそらく、同じ質問を[]bold死後の会議[/bold](スライド54)

次のプロジェクトでの成功を確実にするためには、チーム調査を行い、プロジェクトが成功したところや改善の余地があるところについて、チームがどう感じたかを学ぶ死後の会議を開催することが重要です。プロジェクト全体や個々の成果を調査することもできますし、チームの協力や生産性を調査することも、あるいは自分のマネジメントスタイルを調査してプロジェクト管理を改善する方法を学ぶこともできます。これらの死後の調査は、全員からフィードバックを集め、次のプロジェクトをさらに大きな成功にするための情報を提供します。

Amazonの場合、死後の調査で明らかになったのは、消費者が求めているものにAmazonが通常重点を置くのではなく、消費者が新しいアプリ一つや二つを必要としているだけなのに、誰も求めていない電話を作ってしまったということでした。

IRRの計算

プロジェクトが始まる前に、それがいくらかかるかを計算する必要があります。

ゴールドマン・サックスによると、2021年には5040億ドル以上の株式買い戻しが発行され、22年以上で最も多い年となりました。マイクロソフトは、9月に自社の600億ドルの株式買い戻しプログラムを発表したことで話題になりました。では、マイクロソフトのような企業がなぜこれほどの資本を株式買い戻しに投入する決定を下すのでしょうか？答えはIRR計算にあります。(スライド8)

プロジェクトのコストを計算するために、プロジェクトマネージャーは内部利益率、またはIRR、というツールを使用します。IRR計算は、プロジェクトの費用と潜在的な利益を比較するために使用されます。企業はIRRを使用して株式買い戻しプログラムを評価します。マイクロソフトの場合、マイクロソフトはIRR計算を使用して、自社の株式をより多く所有することが、他社の買収よりも長期的にはより良い投資になると判断しました。

通常、IRRはマイクロソフトエクセルを使用して計算されます。手計算では多くの試行錯誤が必要です。プロジェクトのIRRを決定するためには、投資の初期コストと将来のキャッシュフローがどれくらいもたらすかを推定します。これらの仮定をIRRの式に入れて、キャッシュインフローが初期投資のアウトフローを相殺してプロジェクトの純現在価値をゼロにするかどうかを確認します。(スライド7)

プロジェクトマネージャーとしては、最高のIRRではなく、最高の純現在価値を持つプロジェクトを常に選ぶべきです。IRRは投資を回収するための最低限のリターンレベルであるため、高い純現在価値はプロジェクトの長期的な価値を示しています。

モンテカルロ解析

プロジェクトのコストと利益を知った後、関連するリスクも計算する必要があります。多くのプロジェクトマネージャーは、大規模な新規事業を開始する前に、プロジェクトのリスク分析を行う必要があります。

ゴールドマン・サックスは、リスク分析を行うための新しい技術を計画しています：ニアクォンタムコンピュータ。現在ゴールドマンのアナリストが使用しているリスク分析モデルは大量の計算能力を必要とし、しばしば一晩中行われます。完全な量子コンピュータはこれらのシミュレーションを千倍速く実行できますが、この技術はまだ10年先です。しかし、ニアクォンタムコンピュータはこれらのシミュレーションを100倍速く実行でき、5年以内に準備が整う可能性があります。

これらのシミュレーションが実行する式はモンテカルロ解析と呼ばれ、ランダムな変数が追加されるときの異なる結果の確率を予測するために使用されます。モンテカルロ解析を使用するには、不確定な変数に複数の値を割り当てて結果の範囲を得ます。平均を取ると推定値が得られ、通常はベルカーブの形を取ります。平均リターンが最も可能性の高い結果となり、リターンが高くなるか低くなるかの可能性は等しくなります。

モンテカルロ法の特性から、結果は平均から2つの標準偏差以内に95%の確率で収束すると考えられます。(スライド12)

プロジェクトマネージャーが成功するためのさらなるツールについては、このフレームワークをダウンロードしてください。コスト見積もり表、純現在価値計算機、プロジェクト利益マップ、プロジェクト設計構造行列、作業分解構造、クリティカルパス図、カンバンボードなど、さらに多くのツールを得ることができます。楽しんでください!