عمدہ منصوبہ بندی کے اوزار

خلاصہ

کیا آپ کبھی ایک منصوبہ کو الون مسک کی طرح چلانا چاہتے ہیں؟ گولڈمین سیکس کے مالی تجزیہ کار کی طرح ایک منصوبے کی کامیابی کی پیشگوئی کرنے کی صلاحیت کیا ہے؟ یہ عمدہ منصوبہ بندی کے اوزار ہے جو ہر منصوبہ کے سربراہ کو اپنے ٹول بکس میں کامیابی کی یقینیت کے لئے ضرورت ہوتی ہے۔ آپ کو اندرونی شرح منافع کا حساب لگانے، مونٹ کارلو تجزیہ کرنے، ٹیموں کو RACI میٹرکس کے ساتھ منظم کرنے، ایک منصوبہ چارٹر لکھنے، ڈیش بورڈز اور گینٹ چارٹس کے ساتھ منصوبہ کی حیثیت کا ٹریک رکھنے اور ایک پوسٹ مورٹم سروے کرنے کا طریقہ ملے گا۔

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'عمدہ منصوبہ بندی کے اوزار' presentation — 53 slides

عمدہ منصوبہ بندی کے اوزار

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

نتیجہ

اس فریم ورک کے ساتھ، آپ منصوبہ مینجمنٹ کے مختلف مراحل سیکھیں گے، جیسے کہ آپ کے منصوبے کی قابلیت کا تشخیص، آپ کی ٹیم کو منظم کرنا، آپ کی پیش رفت کا ٹریک رکھنا اور آپ کے اگلے منصوبے کے لئے قیمتی نکات کے ساتھ آپ کا منصوبہ کامیابی سے مکمل کرنا۔ ہم SpaceX, Instagram, Microsoft کی طرف سے حقیقی دنیا کے مثالوں کا استعمال کریں گے، اور ہم Amazon سے ایک اکثر بھولے ہوئے منصوبہ مینجمنٹ کی ناکامی بھی شیئر کریں گے اور یہ بھی بتائیں گے کہ آپ ایسی غلطیوں سے کیسے بچ سکتے ہیں۔

ٹول کی خصوصیات

RACI تفویض فریم ورک

جب آپ کو آپ کے منصوبے کے خطرات اور ممکنہ انعامات کا پتہ چل جائے، تو یہ وقت ہوتا ہے کہ آپ کردار اور ذمہ داریوں کو تفویض کریں۔

2015 میں، Instagram کے ہیڈ آف انجینئرنگ کو ایک مسئلہ تھا - کمپنی کے ملازمین کی خوشی کے سروے میں شفافیت کا سکور کم تھا۔ انہوں نے یہ مسئلہ دریافت کیا کہ فیصلے کیسے کیے جاتے ہیں، اس کے پیچھے وضاحت کی کمی تھی۔مسئلہ فیصلوں کے بارے میں بات چیت نہیں تھا، بلکہ یہ تھا کہ فیصلے کیوں کئے گئے تھے۔ تو انسٹاگرام نے اپنی وضاحت کی مسئلے کو کیسے حل کیا؟ ایک فریم ورک جسے RACI Team Roles & Responsibilities کہا جاتا ہے۔ (سلائیڈ 23)

RACI کا مطلب ہوتا ہے زمہ دار، محاسب، مشاورتی اور مطلع۔ RACI فریم ورک کے تحت، کسی فیصلے کے لئے زمہ دار کون ہے، وہ فیصلہ محاسب کون ہے، فیصلہ مکمل ہونے سے پہلے کس سے مشاورت کی گئی ہے اور فیصلے کے بارے میں کس کو مطلع کیا گیا ہے، اس کی بنیاد پر کردار تفویض کیے جاتے ہیں۔ RACI کا مقصد یہ ہوتا ہے کہ تمام حصول داروں کو ان کی ذمہ داریوں کا علم ہو، تصدیق کریں کہ وسائل درست طریقے سے تقسیم کیے گئے ہیں، اور شفافیت پیدا کریں تاکہ ہر کوئی ایک ہی صفحے پر ہو اور وہ زمہ داریوں کے لئے جو وہ زمہ دار ہیں، محاسب ٹھہرایا جا سکے۔

انسٹاگرام کی صورت میں، کم فیصلہ سازوں اور فیصلے کرنے والوں کے گرد شفافیت نے ٹیموں کو تیزی سے آگے بڑھنے کا موقع دیا۔ رہنماؤں کو زیادہ محاسب ٹھہرایا گیا اور RACI فریم ورک کو کمپنی کے عرض میں پھیلایا گیا۔

پروجیکٹ چارٹر

آپ نے ٹیم کے کردار تفویض کر دیے ہیں اور ہر شخص کو پروجیکٹ پر ان کی ذمہ داری کا علم ہے - لیکن آپ ٹیم کو پروجیکٹ کے مرکزی مقصد پر کیسے توجہ مرکوز رکھتے ہیں، خاص طور پر طویل مدتی وقت کے دوران؟

2002 میں، الون مسک نے انسانوں کو مریخ بھیجنے کے اپنے خواب کی شروعات کے لئے ایک راکٹ خریدنا چاہا۔تاہم، ایک خریدنے کی قیمت $65 ملین ڈالر تک ہوتی ہے۔ مسک نے "پہلے اصولوں" کہلانے والے تصور کا استعمال کیا تاکہ وہ سوچ سکے کہ وہ کس طرح خرچے کم کرکے مالی مسئلے کو حل کر سکتے ہیں۔ یہ ثابت ہوا کہ خام مواد کی قیمت صرف راکٹ کی قیمت کے دو فیصد ہوتی ہے، لہذا انہوں نے خام مواد خریدے اور خود ایک بنایا۔ مسک نے صرف راکٹ کو لانچ کرنے کی لاگت کو 10x کم کرنے میں کامیابی حاصل کی بلکہ اسے منافع کے ساتھ کیا۔ نتیجتاً، SpaceX اب تقریباً ستمبر 2021 کے طور پر $74 بلین کی قیمت کا ہے۔

اپنے منصوبوں پر پہلے اصولوں کے تصور کو لاگو کرنے کے لئے، آپ پروجیکٹ چارٹر کا استعمال کرکے تمام داخلی اور خارجی حصص داروں کو ایک مشترکہ مقصد کے گرد جمع کر سکتے ہیں۔ پروجیکٹ چارٹر صرف آپ کے پروجیکٹ کے مقاصد کے لئے "ایلیویٹر پچ" نہیں ہوتا بلکہ پروجیکٹ کے دائرہ کار کو بھی بیان کرتا ہے جیسے کہ اس کی تکنیکی ضروریات، خطرات، پابندیاں، مفروضات اور متعلقہ چیزیں۔ یہ پروجیکٹ کے مرکزی اصول منصوبہ کے تیار ہونے کے بطور توقعات کا کام کرتے ہیں، اور تمام حصص داروں کو منصوبے کے پاس رہنے کے لئے حقیقت کے ماخذ کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے۔

پروجیکٹ چارٹر میں پروجیکٹ کی تاریخچہ اور بجٹ، زمہ دار حصص داروں کی تفصیلات، اور کامیابی کے معیار بھی شامل ہوتے ہیں، تاکہ ہر شخص جو شامل ہے جانتا ہو کہ ذمہ داری کس کی ہے اور پروجیکٹ کی تکمیل کیا نظر آنی چاہئے۔(سلائیڈ 29-31)

پروجیکٹ ڈیش بورڈز اور گینٹ چارٹس

تو اب جب آپ کے پاس ایک مضبوط بنیاد پر تعمیر شدہ منصوبہ ہے، تو وہ منصوبہ کیسا چل رہا ہے؟

کامیاب پروجیکٹ منیجرز کو اپنے پروجیکٹ کی حیثیت کو مراحل اور کلیدی کارکردگی کے اشارے کے عرض میں رکھنے کے لئے پروجیکٹ کی حالت کا ڈیش بورڈ چاہئے۔ یہ ڈیش بورڈ باہری حصول داروں اور اندرونی ٹیم کے رکنوں کو پروجیکٹ کی تازہ ترین معلومات مہیا کرتا ہے۔ آپ اپنے وقت کو مصنوع کے مرحلے اور ٹائم لائن کے مقابلے میں اپنی موجودہ حیثیت کو پروجیکٹ چارٹر میں بیان کی گئی اہداف کے مقابلے میں ناپ سکتے ہیں۔ (سلائیڈ 39-43)

اپنی ترقی کا پیچھا کرنے کے لئے، اپنی سرگرمی کی ترقی کو متعدد ٹائم لائنز کے مقابلے میں بیان کرنے کے لئے گینٹ چارٹ کا استعمال کریں، ماہانہ، سہ ماہی، نصف سال یا پورے سال کے لئے مختلف تصویری ترسیمات کے ساتھ۔ (سلائیڈ 44-50)

پوسٹ مورٹم میٹنگ

ترقی کا پتہ لگانے اور شیڈول پر رہنے کے اوزار کے ساتھ، آپ کو اپنے اگلے پروجیکٹ کو مکمل کرنے کے لئے ضروری تمام وسائل میسر ہونے چاہئیں - تو جب پروجیکٹ ختم ہو جاتا ہے تو آپ کیا کرتے ہیں؟

2014 کے جولائی میں، ایمیزون نے اپنا اپنا سمارٹ فون، ایمیزون فائر فون کا اجراء کیا۔ لیکن لانچ کے دو ماہ بعد، ایمیزون نے فون کو عملاً مفت بنانے کے لئے بڑے ڈسکاؤنٹ کی پیشکش شروع کر دی۔ایک ماہ بعد، ایمیزون نے فائر فون کی تقریباً 170 ملین ڈالر کی انوینٹری کو نقصان کے طور پر ختم کر دیا، آخر کار مکمل طور پر اس پروڈکٹ کو ختم کر دیا۔ جبکہ ایمیزون کا کنڈل ای ریڈر ایک بڑی کامیابی تھی جس نے ریڈنگ کو آن دی گو بنا دیا، فائر فون مرنے پر مر گیا تھا۔ تو ایمیزون نے کہاں غلطی کی؟ ایمیزون نے شاید اپنے آپ سے یہی سوال پوچھا ہوگا ایک []boldpost mortem meeting.[/bold](Slide 54)

اپنے اگلے پروجیکٹ پر مستقبل میں کامیابی یقینی بنانے کے لئے، یقینی بنائیں کہ آپ ایک پوسٹ مورٹم میٹنگ کا انعقاد کرتے ہیں جہاں آپ team survey کر سکتے ہیں تاکہ آپ جان سکیں کہ آپ کی ٹیم نے پروجیکٹ کو کامیاب سمجھا یا اس میں بہتری کے لئے جگہ ہے۔ آپ پورے پروجیکٹ کا سروے کر سکتے ہیں یا اس کی فردی کامیابیوں کا۔ آپ ٹیم کے تعاون اور پیداوار کا بھی سروے کر سکتے ہیں، یا حتیٰ کہ آپ اپنے اپنے انتظام کے انداز کا سروے کر سکتے ہیں تاکہ آپ جان سکیں کہ آپ اپنے پروجیکٹ کے انتظام کو کیسے بہتر بنا سکتے ہیں۔ یہ پوسٹ مورٹم سروےز ہر شخص سے رائے جمع کرتے ہیں تاکہ آپ اپنے اگلے پروجیکٹ کو ایک اور بڑی کامیابی میں تبدیل کر سکیں۔

ایمیزون کی صورتحال میں، ایک پوسٹ مورٹم نے یہ ظاہر کیا کہ بجائے ایمیزون کی معمولی تاکید کے جو صارف چاہتا ہے، انہوں نے ایک فون تیار کیا جس کی کسی کو ضرورت نہیں تھی جبکہ صارف کو صرف ایک نئی ایپ یا دو کی ضرورت تھی۔

IRR calculation

پروجیکٹ شروع ہونے سے پہلے، آپ کو یہ فیگر آؤٹ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے کہ یہ آپ کو کتنا خرچ کرے گا۔

Goldman Sachs کے مطابق، 2021 میں 504 بلین ڈالر کی سٹاک خریداریاں جاری کی گئیں — 22 سالوں میں سب سے زیادہ۔ مائیکروسافٹ نے ستمبر میں اپنے 60 بلین ڈالر کے سٹاک خریداری پروگرام کا اعلان کرکے سرخیوں میں آیا۔ تو مائیکروسافٹ جیسی کمپنیاں اپنے سٹاک خریداری میں اتنی سرمایہ کاری کا فیصلہ کیسے کرتی ہیں؟ جواب ہے (سلائیڈ 8)

ایک پروجیکٹ کی لاگت کا حساب لگانے کے لئے، پروجیکٹ مینیجرز ایک اوزار کا استعمال کرتے ہیں جسے اندرونی شرح منافع، یا IRR، فارمولا کہتے ہیں۔ IRR کی حساب و کتاب کا استعمال ایک پروجیکٹ کے اخراجات کو اس کے ممکنہ منافع کے مقابلے میں تولنے کے لئے کیا جاتا ہے۔ کارپوریشنز IRR کا استعمال سٹاک خریداری پروگرامز کا تشخیص کرنے کے لئے کرتی ہیں۔ مائیکروسافٹ کی صورت میں، مائیکروسافٹ نے IRR کی حساب و کتاب کا استعمال کرکے یہ تعین کیا کہ اپنے سٹاک کی مزید ملکیت ایک دوسری کمپنی کی خریداری سے طویل مدتی سرمایہ کاری کے لحاظ سے بہتر ہوگی۔

عموماً، IRR کی حساب و کتاب مائیکروسافٹ ایکسل کے ذریعے کی جاتی ہے، کیونکہ ہاتھ کی حساب و کتاب میں بہت ساری آزمائش و خطا کی ضرورت ہوتی ہے۔ اپنے پروجیکٹ کے IRR کا تعین کرنے کے لئے، سرمایہ کاری کی ابتدائی لاگت اور یہ کتنی مستقبل کی رقم میں تبدیل ہوگی، کا اندازہ لگائیں۔ آپ ان مفروضات کا استعمال کرتے ہوئے انہیں IRR فارمولے میں ڈالتے ہیں تاکہ دیکھا جا سکے کہ کیا نقدی انفلوز ابتدائی سرمایہ کاری کے اخراجات کو منسوخ کرتے ہیں تاکہ پروجیکٹ کی موجودہ صاف قیمت صفر بن جائے۔ (سلائیڈ 7)

ایک پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، آپ کو ہمیشہ ایسا پروجیکٹ منتخب کرنا چاہئے جس کی صاف موجودہ قیمت سب سے زیادہ ہو، نہ کہ سب سے زیادہ IRR۔یہ اس لئے ہے کیونکہ IRR سرمایہ کاری کو واپس حاصل کرنے کی کم ترین سطح ہوتی ہے، جبکہ ایک زیادہ نیٹ پریزنٹ ویلیو ایک پروجیکٹ کی طویل مدتی قیمت کی طرف اشارہ کرتی ہے۔

مونٹ کارلو تجزیہ

جب آپ کو ایک پروجیکٹ کی لاگت اور فائدہ معلوم ہوتا ہے، تو آپ کو اس سے متعلق خطرات کا حساب لگانے کی بھی ضرورت ہوتی ہے۔ بہت سے پروجیکٹ منیجرز کو ایک بڑے نئے کاروبار کو شروع کرنے سے پہلے ممکنہ نقصان دہ خدشات کا تعین کرنے کے لئے پروجیکٹ خطرہ تجزیہ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

گولڈمین سیکس کے پاس ایک نیا ٹیکنالوجی ہے جس کا اس نے اپنے خطرہ تجزیہ کرنے کے لئے استعمال کرنے کا منصوبہ بنایا ہے: قریبی کوانٹم کمپیوٹرز۔ گولڈمین تجزیہ کاروں کے ذریعہ استعمال ہونے والے موجودہ خطرہ تجزیہ ماڈلز کو بہت ساری کمپیوٹنگ طاقت کی ضرورت ہوتی ہے اور یہ عموماً رات بھر میں کیے جاتے ہیں۔ جبکہ ایک مکمل کوانٹم کمپیوٹر ان سمولیشنز کو ہزار گنا تیز کر سکتا ہے، یہ ٹیکنالوجی ابھی دس سال دور ہے۔ تاہم، قریبی کوانٹم کمپیوٹرز ان سمولیشنز کو 100x تیز چلا سکتے ہیں اور یہ پانچ سال یا اس سے کم میں تیار ہو سکتے ہیں۔

ان سمولیشنز کو چلانے کا فارمولا مونٹ کارلو تجزیہ، کہلاتا ہے، جس کا استعمال مختلف نتائج کی صورتحال کا تخمینہ لگانے کے لئے کیا جاتا ہے جبکہ بے یقینی متغیرات شامل ہوتے ہیں۔ مونٹ کارلو تجزیہ کا استعمال کرنے کے لئے، ایک بے یقینی متغیر کو متعدد اقدار تفویض کریں تاکہ نتائج کی ایک رینج حاصل ہو۔ اوسط حاصل کرنے کے لئے اوسط لیں، جو عموماً ایک گھنٹی کی شکل اختیار کرتا ہے۔ اوسط ریٹرن سب سے زیادہ ممکنہ نتیجہ بنتا ہے، جس میں برابر کا موقع ہوتا ہے کہ ریٹرن زیادہ یا کم ہو سکتا ہے۔

مونٹ کارلو کے کام کرنے کے طریقے کی بنا پر، یہ مانا جا سکتا ہے کہ 95% امکان ہوتا ہے کہ آخری نتیجہ اوسط سے دو معیاری انحرافات کے اندر ہوگا۔(سلائیڈ 12)

مزید اوزارات کے لئے جو پروجیکٹ مینیجرز کو کامیاب بناتے ہیں، اس فریم ورک کو ڈاؤن لوڈ کریں۔ آپ کو لاگت تخمینہ جداول، نیٹ موجودہ قیمت کیلکولیٹر، پروجیکٹ فوائد کے نقشے، پروجیکٹ ڈیزائن سٹرکچر میٹرکس، کام توڑنے کے سٹرکچرز، نقدی راہ کے ڈائیگرام، کانبان بورڈز اور بہت کچھ مزید حاصل ہوں گے۔لطف اٹھائیں!