Ultimata verktygslådan för projektledning

Sammanfattning

Har du någonsin velat driva ett projekt som Elon Musk? Vad sägs om förmågan att förutsäga ett projekts framgång som en finansanalytiker på Goldman Sachs? Här är [namnet] som varje projektledare behöver i sin verktygslåda för att säkerställa framgång från början. Du kommer att lära dig hur man beräknar intern avkastning, genomför Monte-Carlo-analys, hanterar team med en RACI-matris, skriver en projektstadga, spårar projektstatus med instrumentpaneler och Gantt-diagram och genomför en post mortem-undersökning.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Ultimata verktygslådan för projektledning' presentation — 53 slides

Ultimata verktygslådan för projektledning

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Resultat

Med detta ramverk kommer du att lära dig de olika stadierna av projektledning, från hur man utvärderar ditt projekts livskraft, hanterar ditt team, spårar dina framsteg och framgångsrikt slutför ditt projekt med värdefulla lärdomar för ditt nästa. Vi kommer att använda verkliga exempel från företag som SpaceX, Instagram, Microsoft, och också dela ett ofta glömt projektledningsfel från Amazon och hur du kan undvika liknande misstag.

Verktygshöjdpunkter

RACI-uppgiftsramverk

När du känner till ditt projekts risker och potentiella belöningar är det dags att tilldela roller och ansvar.

År 2015 hade Instagrams teknikchef ett problem - företaget hade ett lågt transparensbetyg i en undersökning av medarbetarnöjdhet. Han upptäckte att problemet var en brist på klarhet bakom hur beslut fattades.Problemet var inte kommunikation om beslut, utan kommunikation om varför beslut fattades. Så hur löste Instagram sitt klarhetsproblem? Ett ramverk kallat RACI Team Roles & Responsibilities. (Bild 23)

RACI står för Ansvarig, Redovisningsskyldig, Konsulterad och Informerad. Under RACI-ramverket tilldelas roller baserat på vem som är ansvarig för ett beslut, vem som är redovisningsskyldig för det beslutet, vem som är konsulterad innan beslutet är slutgiltigt och vem som är informerad om besluten när de görs. Syftet med RACI är att se till att alla intressenter känner till sina ansvarsområden, bekräftar att resurser är rättvist tilldelade, och skapar transparens så att alla är på samma sida och kan hållas ansvariga för vad de är ansvariga för.

I Instagrams fall gjorde färre beslutsfattare och mer transparens kring vem som fattade besluten det möjligt för teamen att röra sig snabbare. Ledarna hölls mer ansvariga och RACI-ramverket skalerades över hela företaget.

Projektstadga

Du har tilldelat teamroller och alla vet sitt ansvar i projektet - men hur håller du teamet fokuserat på projektets huvudmål, särskilt över långa tidslinjer?

År 2002 ville Elon Musk köpa en raket för att börja sin dröm om att skicka människor till Mars.Priset för att köpa en kan dock vara så högt som 65 miljoner dollar. Musk använde ett koncept som kallas "första principer" för att tänka på hur han kunde minska kostnaderna tillräckligt för att lösa finansieringsproblemet. Det visade sig att råmaterialen endast kostade cirka två procent av priset på en raket, så han köpte råmaterialen och byggde en själv. Musk lyckades inte bara sänka kostnaden för att skjuta upp en raket med 10x, men gjorde det med vinst. Som ett resultat är SpaceX nu värt ungefär 74 miljarder dollar i september 2021.

För att tillämpa konceptet med första principer på dina egna projekt kan du använda en projektstadga för att förena alla interna och externa intressenter kring ett gemensamt syfte. En projektstadga är inte bara "hisspitch" för dina projektmål utan skisserar också projektets omfattning samt dess tekniska krav, risker, begränsningar, antaganden och beroenden. Dessa kärnprinciper för ett projekt sätter förväntningar när projektet utvecklas och kan användas som källan till sanning som förankrar alla intressenter att hålla sig till planen.

Projektstadgan skisserar också projektets tidslinje och budget, nyckelintressenter som ansvarar, och kriterier för framgång, så att alla inblandade vet vem som är ansvarig för vad och hur genomförandet av projektet bör se ut.(Bild 29-31)

Projektdashboards och Gantt-diagram

Så nu när du har en plan som är byggd på en stark grund, hur går det med den planen?

Framgångsrika projektledare behöver ett projektstatusdashboard för att spåra projektets status över faser och nyckelprestationsindikatorer. Detta dashboard hjälper till att kommunicera projektuppdateringar till externa intressenter och interna teammedlemmar. Du kan mäta din tid kontra produktfas och tidslinje kontra resurskapacitet för att mäta din nuvarande status mot mål som skisserats i projektstadgan. (Bild 39-43)

För att följa dina framsteg över tid, använd ett Gantt-diagram för att skissera dina aktiviteters framsteg mot flera tidslinjer, med olika visualiseringar för månads-, kvartals-, halvårs- eller helårs vyer. (Bilder 44-50)

Efteranalysmöte

Med verktygen för att spåra framsteg och hålla dig i tidtabellen, bör du ha alla resurser du behöver för att slutföra ditt nästa projekt - så vad gör du när projektet är över?

I juli 2014 lanserade Amazon sin egen smartphone, kallad Amazon Fire-telefonen. Men två månader efter lanseringen började Amazon redan erbjuda massiva rabatter för att göra telefonen praktiskt taget gratis med ett kontrakt.En månad efter det, skrev Amazon av nästan $170 miljoner värt av Fire Phone-lager som en förlust, och slutade till slut helt med produkten. Medan Amazons Kindle e-läsare var en massiv framgång som möjliggjorde läsning på språng, var Fire Phone död vid ankomst. Så var gick Amazon fel? Amazon ställde troligen sig själva samma fråga i ett []boldpost mortem-möte.[/bold](Bild 54)

För att säkerställa framtida framgång på ditt nästa projekt, se till att genomföra ett post-mortem-möte där du kan hålla en teamundersökning för att lära dig insikter om var ditt team kände att projektet lyckades eller var det finns utrymme för förbättring. Du kan undersöka projektet som en helhet eller dess individuella prestationer. Du kan också undersöka teamets samarbete och produktivitet, eller till och med undersöka din egen ledarstil för att lära dig hur du kan förbättra din projektledning. Dessa post-mortem-undersökningar samlar feedback från alla så att du kan göra ditt nästa projekt till en ännu större framgång.

I Amazons fall avslöjade en post-mortem att istället för Amazons typiska betoning på vad konsumenten vill, byggde de en telefon som ingen ville ha när allt konsumenten behövde var en ny app eller två.

IRR-beräkning

Innan ett projekt börjar, behöver du ta reda på hur mycket det kommer att kosta.

Enligt Goldman Sachs utfärdades över 504 miljarder dollar i aktieåterköp under 2021 - det mest på över 22 år. Microsoft gjorde rubriker när de tillkännagav sitt eget aktieåterköpsprogram på 60 miljarder dollar i september. Så hur fattar företag som Microsoft beslutet att satsa så mycket kapital på aktieåterköp? Svaret är en (Bild 8)

För att beräkna ett projekts kostnad använder projektledare ett verktyg som kallas intern avkastningsränta, eller IRR, formel. IRR-beräkningar används för att väga ett projekts kostnad mot dess potentiella vinster. Företag använder IRR för att utvärdera aktieåterköpsprogram. I Microsofts fall använde Microsoft IRR-beräkningar för att bestämma att äga mer av sina egna aktier skulle vara en bättre investering på lång sikt än ett förvärv av ett annat företag.

Vanligtvis beräknas IRR via Microsoft Excel, eftersom handberäkningar kräver mycket försök och fel. För att bestämma ditt projekts IRR, uppskatta den initiala kostnaden för investeringen och hur mycket den kommer att ge i framtida kassaflöden. Du använder dessa antaganden och stoppar in dem i IRR-formeln för att se om kassaflödena uppväger den initiala investeringens utflöde för att göra nettonuvärdet av projektet lika med noll. (Bild 7)

Som projektledare bör du alltid välja ett projekt med det högsta nettonuvärdet, inte den högsta IRR.Detta beror på att IRR är den lägsta avkastningsnivån för att återfå en investering, medan ett högre nuvärde pekar på ett projekts långsiktiga värde.

Monte Carlo-analys

När du känner till kostnaden och nyttan med ett projekt, behöver du också beräkna de associerade riskerna. Många projektledare behöver genomföra en projekt riskanalys för att identifiera potentiella nackdelar innan de påbörjar ett stort nytt företag.

Goldman Sachs har en ny teknologi som de planerar att använda för att genomföra sin riskanalys: nästan-kvantdatorer. De nuvarande riskanalysmodellerna som används av Goldman-analytiker kräver mycket datorkraft och görs ofta över natten. Medan en helt kvantdator skulle kunna utföra dessa simuleringar tusen gånger snabbare, är denna teknologi fortfarande tio år bort. Men nästan-kvantdatorer skulle kunna köra dessa simuleringar 100x snabbare och kan vara redo på fem år eller mindre.

Formeln som dessa simuleringar kör kallas en Monte Carlo-analys, som används för att förutsäga sannolikheten för olika resultat när slumpmässiga variabler läggs till. För att använda en Monte Carlo-analys, tilldela flera värden till en osäker variabel för att få en rad resultat. Ta genomsnittet för att få en uppskattning, vilket vanligtvis tar formen av en klockkurva. Den genomsnittliga avkastningen blir det mest sannolika resultatet, med lika stor chans att avkastningen kan vara högre eller lägre.

På grund av hur Monte-Carlo fungerar, kan det antas att det finns 95% chans att slutresultatet kommer att hamna inom två standardavvikelser från genomsnittet.(Bild 12)

För fler verktyg om vad som gör projektledare framgångsrika, ladda ner detta ramverk. Du kommer att få ytterligare verktyg som kostnadsestimatstabeller, kalkylatorer för nuvärde, projektfordelar kartor, projekt design struktur matriser, arbetsnedbrytningsstrukturer, kritiska vägdiagram, kanbanbrädor och så mycket mer.Njut!