پروجیکٹ کی منصوبہ بندی

خلاصہ

کیا آپ کو اپنی ٹیم کو متحرک رکھنے اور منصوبوں کو شیڈول پر رکھنے کی ضرورت ہے؟ ہم نے ایک پروجیکٹ کی منصوبہ بندی اسپریڈ شیٹ ٹیمپلیٹ تیار کی ہے جس میں آپ کے اگلے منصوبے کی تنظیم، تنسیق، انتظام اور منصوبہ بندی کرنے کی ہر چیز شامل ہے۔ ہمارا پروجیکٹ کی منصوبہ بندی ٹیمپلیٹ میں منصوبہ چارٹر، اسٹیک ہولڈر رجسٹر، ٹاسک لسٹ، ٹرائیج میٹرکس، خطرہ ڈیش بورڈ اور آپ کی ترقی کو ٹریک کرنے کے لئے تصویری مواد شامل ہیں، چاہے وہ کنبان ہو یا ایجائل منصوبہ بندی کے فریم ورک کے ساتھ۔ آپ کے انتظامیہ انداز اور منصوبہ بندی کی ترجیحات کے باوجود، یہ ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کیا جا سکتا ہے اور آپ کی ضروریات کے لئے مکمل طور پر ترتیب دیا جا سکتا ہے۔ آئیے اب ہم یہ جانچتے ہیں کہ یہ اسپریڈ شیٹ آپ کی منصوبہ بندی کی ضروریات کے لئے کیسے استعمال کی جا سکتی ہے۔

اپنا منصوبہ بندی کا ٹیمپلیٹ تیار کریں اور اپنے مطابق ترتیب دیں

شروعات فیلڈز ٹیب سے کریں، جہاں ضروری فیلڈز ان ٹیبز کے مطابق ترتیب دی گئی ہیں جو انہیں حوالہ دیتے ہیں۔ کنبان کے تحت، اپنے منصوبے کی ترجیح اور مراحل کی تعریف کریں۔ چارٹر کے تحت، ٹیم کے رکنوں کی فہرست بنائیں اور وہ سطحیں جن پر ان کا دلچسپی اور اثر ڈالا جائے گا۔ خطرہ کے تحت، آپ کے تنظیم کی استعمال ہونے والی امکانیت اور شدت کی سطحیں کی تعریف کریں، جو خطرہ میٹرکس میں نیچے بھی ظاہر ہوتی ہیں۔ اور ٹرائیج میں، فوریت اور اہمیت کی سطحیں شامل کریں، جیسے کہ تاثیر اور کوشش جو ٹرائیج میٹرکس میں استعمال ہوتی ہیں، یہ بھی ترتیب دی جا سکتی ہیں۔

صحیح ڈھانچہ اور پروجیکٹ کی شروعات قائم کریں

پروجیکٹ چارٹر پی ایمز کو اس پروجیکٹ کے دائرہ کار، قیادت، بجٹ، پابندیوں، میل کا پتھر اور ڈیڈ لائنز سے متعلق تفصیلات شامل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ پروجیکٹ چارٹر کے نیچے، پروجیکٹ کے حصول داروں کا رجسٹر تمام متعلقہ کرداروں، ان کی رابطہ معلومات، چاہے وہ اندرونی ہوں یا بیرونی، ان کی دلچسپی اور پروجیکٹ میں اثر اور کسی خاص توقعات یا مواصلاتی ضروریات کی فہرست بناتا ہے۔ کیا آپ جانتے ہیں کہ پی ایمز اپنا 90% وقت مواصلات میں صرف کرتے ہیں؟

تاہم، 47% ٹیموں نے میٹنگز کو ان کا #1 وقت ضائع کرنے والا کہا، لہذا ان کی ترجیحی مواصلاتی ضروریات کو سنجیدگی سے لیں۔ نیچے، پروجیکٹ بجٹ کی حساب و کتاب میں کل لاگت، منصوبہ بندی اور اصل لاگت، باقی بجٹ، اور تا تاریخ استعمال ہونے والی فیصد شامل ہوتی ہیں۔ یہ حساب و کتاب اپنے ڈیٹا ٹاسک لسٹ سے حاصل کرتی ہے۔

ٹاسک لسٹ

ٹاسک لسٹ ٹیب پر، ایک مخصوص پروجیکٹ کا حصہ بننے والے تمام ٹاسکس کو درج کریں۔ کل ٹاسک ان پٹس کے ساتھ شروع کریں، جس میں کسٹم آئی ڈی، ٹاسک کا عنوان، ذمہ دار ٹیم کے رکن، اور کام کی پیش رفت کی بار شامل ہوتی ہیں۔ یہ پیش رفت کی بار قابل ترمیم ہوتی ہیں، لہذا پی ایمز کام کی پیش رفت کو وقت کے ساتھ ساتھ مکمل ہونے کا ٹریک رکھ سکتے ہیں۔ اگلے، شروع کی تاریخ، مقررہ تاریخ، اور آخری تاریخ درج کریں۔کنبان اور آگلے حصے آپ کے پروجیکٹ پلاننگ کے ٹائم لائن کو دیکھنے کے لئے اختیاری فیلڈز ہیں۔

اب، ہر ٹاسک کے لئے مالیات داخل کریں۔ یہ شامل ہیں بنیادی لاگت، ٹاسک کے لئے متوقع منصفانہ بازار قیمت؛ منصوبہ بندی شدہ بجٹ، یہ ٹاسک کے لئے مخصوص کی گئی رقم؛ اصل لاگت، یا تا حال خرچ کی گئی بجٹ کی رقم۔ آخر میں، باقی بجٹ ہے، یا آپ کے منصوبہ بندی شدہ بجٹ سے باقی رقم۔

یہ منصوبہ بندی شدہ بجٹ سے اصل لاگت کو منہا کر حاصل کیا جاتا ہے۔ اور اگر یہ منفی ہے، تو اس کا مطلب ہے کہ آپ بجٹ سے تجاوز کر چکے ہیں۔ استعمال شدہ فیصد کو خود بخود حساب کیا جاتا ہے جو اصل لاگت کو منصوبہ بندی شدہ بجٹ سے تقسیم کرتا ہے۔ اور لائنر پیشگوئی شدہ لاگت اصل لاگت کو کام کی پیش رفت فیصد سے تقسیم کرتی ہے تاکہ یہ تعین کر سکے کہ کل پروجیکٹ کی لاگت کیا ہوگی۔ تمام ٹاسکوں کے لئے مالی معلومات کو جمع کرکے کل بجٹ کی تعریف کی جاتی ہے۔ یہ فیلڈز وقت کے ساتھ تازہ کرنے کے لئے مخصوص ہیں۔ ہر $1 بلین کی سرمایہ کاری میں ریاستہائے متحدہ میں، $122 ملین پروجیکٹ کی کارکردگی کی کمی کی بنا پر ضائع ہوگئے۔

تو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹاسک کی فہرست تازہ ترین ہو، تاکہ آپ کا کل پروجیکٹ بجٹ بھی تازہ ترین ہو۔ آخر میں، آپ ٹاسک سے متعلقہ کسی بھی خطرات کی تعریف کر سکتے ہیں، اور اہمیت، فوریت، کل پروجیکٹ پر اثر کے درجات۔

یہ ان پٹ تمام دلچسپی رکھنے والوں کو خطرہ والے علاقوں کا اندازہ لگانے اور اہمیت اور اثر کے بنیاد پر کاموں کو ترتیب دینے کی اجازت دیتے ہیں۔ مت بھولیں، آپ ابھی اس پروجیکٹ کے منصوبے کا ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کرکے اپنے مطابق ترتیب دے سکتے ہیں!

خطرات کا حساب لگائیں اور کاموں کو ترجیح دیں۔

تریاج ٹیب کے تحت، کاموں کو ترتیب دیں اور یہ تعین کریں کہ کون سے کام زیادہ اہم ہیں۔ سب سے پہلے، کسی کام کے اثر کے مقابلے میں ضرورت کی بنیاد پر کام کو ترجیح دینے کے لئے ایک کارروائی ترجیحی میٹرکس کا استعمال کریں۔ کوئی بھی کام جو زیادہ اثر رکھتا ہو اور کم کوشش کا تقاضہ کرتا ہو، یہ فوری کامیابی ہوتی ہے اور اسے سب سے پہلے اور سب سے زیادہ مکمل کرنا چاہئے۔ کوئی بھی کام جو زیادہ اثر رکھتا ہو اور زیادہ کوشش کا تقاضہ کرتا ہو، یہ بڑے منصوبے ہوتے ہیں جنہیں نیچے موجود بھرپور اور بے شکر کاموں پر ترجیح دی جانی چاہئے۔

اگر مقصد یہ ہو کہ کاموں کو ان کی فوریت کی بنیاد پر ترجیح دی جائے تو؟ ذیل میں ایزن ہوور میٹرکس کاموں کو ان کی فوریت اور اہمیت کی بنیاد پر درجہ بندی کرتا ہے۔ مثال کے طور پر، کوئی بھی کام جو فوری اور اہم ہوں وہ سبز بکسے میں پیش کیے گئے ہیں اور انہیں فورا "کرنا" چاہئے۔ جبکہ وہ جو اہم ہیں لیکن فوری نہیں ان کے لئے مناسب طریقے سے منصوبہ بنایا جانا چاہئے، اور وہ جو فوری ہیں لیکن اہم نہیں انہیں دوسروں کو مکمل کرنے کے لئے سونپا جانا چاہئے۔ کچھ بھی جو فوری نہیں ہے اور اہم بھی نہیں؟ حذف کریں۔

[text]یہ خطرہ تجزیہ ٹیب ہر ٹاسک کے عرض میں خطرہ، شدت اور خطرہ کی سطح کو توڑتی ہے۔ چارٹس وہ فرد خطرات کو ویژوالائز کرتے ہیں جو مسائل پیدا کرنے کے لئے سب سے زیادہ ممکنہ ہیں اور اس پروجیکٹ کے لئے خطرہ کی کل سطح۔[text]

ہر خطرہ کو اس ٹاسک کی ID کے مطابق لیبل کیا گیا ہے جو ٹاسکس کی فہرست پر ہر ٹاسک کے ساتھ ملحق ہے۔ ان خطرات کو تعریف کرنے کے لئے، ان کی تفصیلات کو خطرہ کی تفصیل کے کالم میں درج کریں، تاکہ ٹیم کے رکن جان سکیں کہ ہر ٹاسک کے ساتھ سب سے زیادہ کیا خطرہ ہے۔ تجزیہ قوت ہے، اور اس ٹیب کا مقصد یہ ہے کہ بوتل نیکس کی پیش بینی کرے تاکہ آپ بوتل نیکس، سکوپ کریپ، یا ان سے بھی بدتر نتائج سے پہلے اپنے تشخیصی کارروائیوں میں پیشگی کر سکیں۔

کانبان یا آگلے

پروجیکٹ مینجمنٹ کے ٹائم لائن کو حقیقی وقت میں ویژوالائز کرنے کے لئے، ہم نے کانبان اور آگلے دونوں مناظر فراہم کیے ہیں۔ کانبان بورڈ ایک مرحلہ نظام استعمال کرتا ہے جو کارڈوں کو ان کی ترجیحی سطح کے بنا پر رنگ کوڈ کرتا ہے اور ایک پیشرفت بار شامل ہوتا ہے جو یہ دکھاتا ہے کہ ہر ٹاسک کتنا آگے ہے۔ اوپر کی حد میں کام کی پیشرفت کی حد ہوتی ہے جو کسی خاص مرحلے کو بہت زیادہ لوڈ ہونے سے روکتی ہے۔ اگر کوئی خاص مرحلہ اس حد کو تعداد میں مجاز ٹاسکوں کی حد سے تجاوز کرتا ہے، تو زائد ٹاسک اس مرحلے کے متعلقہ قطار کالم میں شامل کیے جاتے ہیں۔ قطار میں موجود اشیاء پھر اس مرحلے میں دوبارہ لوڈ کی جاتی ہیں جب دیگر ٹاسک مکمل ہوتے ہیں۔

جبکہ کانبان ایجائل مینجمنٹ فریم ورک کے ساتھ کام کرتا ہے، ایجائل ٹیب نے ٹاسکوں کو ان کے سپرنٹس کی طرف سے دکھانے کے لئے سادہ گینٹ چارٹ تصویر کشی فراہم کی ہے۔ سپرنٹس کو ٹاسک لسٹ پر تعریف کی گئی ہوتی ہے اور یہ پہلے عددی ترتیب میں آتے ہیں، پھر حرفی ترتیب میں۔ ان تمام پروجیکٹ مینجمنٹ اوزاروں کے ساتھ، آپ کو ہر بار کسی بھی پروجیکٹ کو مکمل کرنے کے لئے آپ کو ہر چیز مل جائے گی۔ یاد رکھیں، آپ ابھی اس پروجیکٹ پلان اسپریڈ شیٹ کو ڈاؤن لوڈ کرسکتے ہیں اور اسے کسٹمائز کرسکتے ہیں تاکہ وقت اور کام کے گھنٹوں کو بچا سکیں۔ اب، اگر آپ کو اپنے پروجیکٹ سے متعلق بصیرتوں کو اندرونی یا بیرونی حصہ داروں کے ساتھ پیش کرنے کے لئے مزید پروجیکٹ مینجمنٹ اوزار چاہیے، تو ہمارے Project Plan پریزینٹیشن ٹیمپلیٹ کی تشریح کو چیک کریں۔