مسئلہ ٹریکر

خلاصہ

کیا آپ کو متنازعہ مسائل کو منظم اور حل کرنے کا طریقہ چاہیے؟ ہمارے مسئلہ ٹریکر اسپریڈ شیٹ ٹیمپلیٹ کا استعمال کریں تاکہ آپ مختلف مسائل کی منصوبہ بندی، تفویض، انتظام، رپورٹنگ اور پیش رفت کا نگرانی کر سکیں۔ ایک مسئلہ کی فہرست تمام کھلے کاموں کو جمع کرتی ہے، جو پھر کنبان، ڈیش بورڈ، اور گینٹ چارٹ کے مناظر کے ذریعے واضح ہوتے ہیں۔ مسئلہ کی قسموں کو رنگ برنگ کیا گیا ہے اور یہ مکمل طور پر کسٹمائز کرنے کے قابل ہیں تاکہ سب سے زیادہ اہم بار بار پیش آنے والے مسائل کا نگرانی کیا جا سکے۔ ممکنہ مسائل میں نئی خصوصیات کی ترقی، بگز کو حل کرنا، بار بار پیش آنے والے کام یا صارف تجربہ کی بہتری شامل ہو سکتی ہیں۔

ایکسل میں [EDQ]مسئلہ ٹریکر[EDQ] ٹیمپلیٹ کیسے تیار کریں

تو آپ اپنا مسئلہ ٹریکر ایکسل میں کیسے بنا سکتے ہیں؟ جیسے جیرا کے طور پر کام کرنے والے ایک مسئلہ ٹریکر کے لئے، آپ کو نئی خصوصیات، بگز، ہفتہ وار بار بار پیش ہونے والے کام یا صارف تجربہ کی بہتری جیسے متنازعہ مسائل کی سلسلہ وار منصوبہ بندی، تفویض، انتظام، رپورٹنگ اور پیش رفت کا نگرانی کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ مسئلہ ٹریکرز ہر صنعت کے لئے ضروری ہیں، چونکہ حال ہی میں گارٹنر کے سروے نے پایا کہ بورڈز کا آٹھہاتھ فیصد سائبر سیکیورٹی کو صرف ٹیکنیکل آئی ٹی مسئلہ کی بجائے کاروباری خطرہ مانتے ہیں۔ (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2021-11-18-gartner-survey-finds-88-percent-of-boards-of-directors-view-cybersecurity-as-a-business-risk[EDQ]]ماخذ)

لیکن آپ کو اپنے ورک فلوز کو منظم کرنے کے لئے فینسی مسئلہ ٹریکر سوفٹ ویئر کی ضرورت نہیں ہوتی۔ہم آپ کو یہ دکھانے جا رہے ہیں کہ آپ ایکسل یا گوگل شیٹس میں اپنا خود کا مسئلہ ٹریکر ٹیمپلیٹ کیسے بنا سکتے ہیں اور کون سے اجزاء شامل کرنے ہیں تاکہ یا تو استعمال کریں، یا موجودہ مسئلہ ٹریکر پروجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر ٹول جیسے کہ جیرا کو تبدیل کریں۔ وقت بچانے کے لئے، آپ ہمارے مسئلہ ٹریکر ٹیمپلیٹ کو بھی ڈاؤن لوڈ کرکے کسٹمائز کر سکتے ہیں۔

اپنی ٹیم کو منسلک کریں

یہ ایک مسئلہ ٹریکر اسپریڈ شیٹ ٹیمپلیٹ ہے جو ہم نے تیار کیا ہے اور یہ کسی بھی مسئلہ ٹریکر سافٹ ویئر سسٹم کو مکمل کرنے کے لئے مخصوص ہے۔ ہم نے اپنا بنانے کا آغاز ایک مسئلہ کی فہرست بنا کر کیا تاکہ ہم کھلے ٹکٹس کو ٹریک کر سکیں، پھر ہم نے اس فہرست کو ایک رپورٹر سیکشن میں تقسیم کیا جو کچھ بھی ٹکٹ کھولتا ہے اور ایک حل کرنے والے سیکشن میں جسے ٹکٹ مقرر کیا جاتا ہے۔ رپورٹرز یا تو اندرونی ٹیم کے رکن ہو سکتے ہیں یا بیرونی صارفین جو مسائل کا سامنا کرتے ہیں۔ ایک چارٹ سب سے اوپر دکھایا گیا ہے جو حل کرنے والے کی دستیابی کو دکھاتا ہے تاکہ منیجرز جان سکیں کہ کس کا شیڈول سب سے زیادہ خالی ہے تاکہ نئے مسائل مقرر کیے جا سکیں۔ ہر ٹکٹ کا اپنا ID کلید بھی ہوتا ہے، جو ہم نے تعریف کی ہوتی ہے، یا جو ٹکٹنگ سافٹ ویئر ہم استعمال کرتے ہیں۔

پھر، مسائل کی قسم درج کی گئی ہے، چاہے وہ ایک بگ ہو، نیا خصوصیت، کام، ذیلی کام، کہانی، یا مہم، جو ایک مسئلہ ٹکٹ ہوتا ہے جو ایک اوپر کوشش کو نمایاں کرتا ہے جو خاص کاموں میں تقسیم کیا گیا ہوتا ہے جو صارفین کی کہانیاں کہلاتی ہیں۔[EDQ]Epics[EDQ] ٹیم لیڈز کو صارف کے سفر اور بکٹ سے متعلقہ کاموں کو منظم کرنے میں مدد دیتے ہیں، جبکہ [EDQ]user stories[EDQ] صارف کے سفر کے درخواستوں اور ضروریات ہیں۔ تو اگر آپ ایک PM ہیں جو ایک بڑے پروجیکٹ کو منظم کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ اسے ایک epic میں رکھتے ہیں، جو کہانیوں، کاموں، اور ذیلی کاموں میں تقسیم کیا گیا ہوتا ہے۔

اپنے اہم مسائل کی تعریف کریں

آپ کے مسئلہ ٹریکر مسئلہ فہرست کو قسم کے حساب سے مسائل کو ترتیب دینا چاہئے۔ ہمارے مثال میں، ہم ان ان پٹس کی تعریف کرتے ہیں جو یہاں فیلڈز ٹیب میں ہیں۔ آپ کی فیلڈز ٹیب کو آپ کے مسائل کی ترجیحی سطحوں کی بھی تعریف کرنی چاہئے، کون ٹکٹ کھول سکتا ہے، آپ کے کام کے مراحل، اور ٹکٹوں کی حالت۔ ہمارے ویریئیشن میں، ہر مسئلہ قسم کو رنگین کیا گیا ہے، اور قسم کے نام فیلڈز ٹیب میں ترمیم کے قابل ہیں۔

مرحلہ کے حساب سے مسائل کی ترجیح دیں

تو، آئیے کہتے ہیں کہ آپ Jira کا استعمال کرنے والے agile فریم ورک کا پیرو کرنا چاہتے ہیں۔ یہ بگ بورڈ ایک کانبان بصریت کا استعمال کرتا ہے جو کہ کام کے مرحلے کے حساب سے مسائل کو ترتیب دینے کے لئے agile مینجمنٹ اسٹائل کے ساتھ کام کرتا ہے۔ کانبان اسٹائل کے مطابق، وہ ترجیح کے حساب سے رنگین ہیں۔Agile میں، سب سے آسان ورک فلو فارمیٹ یہ ہوتی ہے کہ آپ کے پاس ایک بیک لاگ سٹیج ہو، ایک پروگریس میں سٹیج، ایک کوڈ ریویو یا کوالٹی اشورنس سٹیج، اور پھر ایک مکمل سٹیج ہو۔ آپ کو چاہئے کہ آپ کچھ فلٹرز بھی فراہم کریں جیسا کہ ہم نے اوپر کیا، خاص طور پر اگر آپ ایک منیجر ہیں یا متعدد ٹیم ممبرز کے ساتھ کام کر رہے ہیں تاکہ افراد اپنے سب سے زیادہ اہم میٹرکس کے لئے فلٹر کر سکیں۔

اہم میٹرکس کو ویژوئلائز کریں

میٹرکس کی کارکردگی کی بات کرتے ہوئے، آپ کو مسئلہ ٹریکنگ کو آسان بنانے کے لئے کچھ قسم کا ڈیش بورڈ بھی بنانا چاہئے۔ ہمارے ٹیمپلیٹ میں، ہم نے مسائل کو ان کی حیثیت اور ترجیح کے حساب سے ٹریک کرنے کے لئے پائی چارٹس بنائے، ساتھ ہی مسئلہ کی عمر، کتنے ہر قسم کے مسئلے کھلے ہیں، اور PMs کے لئے دیگر مددگار میٹرکس کو ٹریک کرنے کے لئے چارٹس بھی بنائے۔

یہ میٹرکس بہت اہم ہیں، چونکہ Gartner نے پیشگوئی کی ہے کہ کم از کم 50% C-سطح کے ایگزیکٹوز کے پاس 2026 تک ان کے ملازمتی معاہدوں میں سائبر سیکیورٹی خطرے سے متعلقہ کارکردگی کی ضروریات ہوں گی۔ لہذا یہ KPIs ٹریک کرنا صرف آپ کے لئے نہیں بلکہ آپ کے بوس، آپ کے بوس کے بوس کے لئے... اور شاید آپ کے بوس کے بوس کے بوس کے لئے بھی ضروری ہے! (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2022-02-24-gartner-says-the-cybersecurity-leader-s-role-needs-to[EDQ]]Source)

اپنے ٹائم لائن کو ویژوئلائز کریں

کنبان کے مقابلے میں ایک متبادل تصویری ترسیم Gantt چارٹ ہے۔گینٹ چارٹ آپ کے کام کی پیش رفت کو وقت کے عرض میں نہیں صرف مراحل کے عرض میں نظر انداز کرتے ہیں تاکہ ہر مسئلے کو ہر مرحلے میں کتنا وقت لگتا ہے۔ ہمارے مسئلہ ٹریکر ٹیمپلیٹ میں، ہر قسم کا مسئلہ رنگ برنگ کردیا گیا ہے، اور قسم کے نام فیلڈز ٹیب میں ترمیم کے قابل ہیں۔ جیسے جیسے ٹیم کے رکن اپنے فردی مسائل پر پیش رفت کرتے ہیں، وہ فعال مرحلے کی پیش رفت کی سلاخوں کو ترمیم کر سکتے ہیں بار کے بجائے فیصد مکمل کرنے کے لئے۔ یہ پوری ٹیم کے لئے ذمہ داری فراہم کرتا ہے، تاکہ فعال ٹکٹوں پر پیش رفت کی جائے (اور دستاویزی کردی جائے) وقتی طور پر۔

یہاں ہمارے مسئلہ ڈیش بورڈ میں شامل چند اور چارٹ ہیں، جن میں پائی چارٹ [EDQ]قسم کے مطابق مسائل,[EDQ] تاکہ آپ دیکھ سکیں کہ آپ کے پاس ہر مسئلے کی کتنی تعداد ہے، ایک بار چارٹ [EDQ]مسئلے کے بعد کا وقت,[EDQ] اور ایک بھی [EDQ]حل کا وقت[EDQ] جو یہ تراک کرتا ہے کہ اوسط مسئلے کو حل کرنے میں کتنا وقت لگتا ہے، اور بار چارٹ جو مسئلے کو ترجیح، مرحلہ، یا آپ کو ہر قسم کے مسئلے کو جائزہ لینے کے لئے کوئی دوسرا معیار چاہیے۔

اور یہی وہ چیز ہے جو آپ کو گوگل شیٹس یا ایکسل میں آپ کا اپنا مسئلہ ٹریکر ٹیمپلیٹ بنانے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اگر آپ خود کو وقت اور کام کی گھڑیوں سے بچانا چاہتے ہیں، تو بس ہمارے ٹیمپلیٹ کا مفت ورژن ڈاؤن لوڈ کریں اور اسے آزمائیں۔ اپنی ٹیم وائڈ کارکردگی میں اضافہ کرنے کے لئے مزید اوزاروں کے لئے، ہمارے [related]todosheet[EDQ]] اسپریڈ شیٹ ٹیمپلیٹ کو فوری طور پر چیک کریں۔