Śledzenie Problemów

Streszczenie

Potrzebujesz sposobu na zarządzanie i rozwiązywanie konkurujących ze sobą problemów? Skorzystaj z naszego szablonu arkusza kalkulacyjnego Śledzenie Problemów do planowania, przypisywania, zarządzania, raportowania i śledzenia postępów wielu problemów. Lista problemów kompiluje wszystkie otwarte zadania, które następnie są wizualizowane za pomocą widoków kanban, dashboardu i wykresu Gantta. Typy problemów są kodowane kolorami i w pełni dostosowywane, aby śledzić najważniejsze powtarzające się obszary problemów. Potencjalne problemy mogą być nowymi funkcjami do opracowania, błędami do rozwiązania, powtarzającymi się zadaniami lub przebudową doświadczenia użytkownika.

Jak stworzyć szablon [EDQ]śledzenia problemów[EDQ] w Excelu

Jak więc możesz stworzyć własny śledzik problemów w Excelu? Dla śledzika problemów, który działa jak Jira, musisz zaplanować, przypisać, zarządzać, raportować i śledzić postępy serii konkurujących problemów, czy to nowe funkcje, błędy, powtarzające się tygodniowe zadania czy przebudowę doświadczenia użytkownika. Śledziki problemów są niezbędne w każdej branży, jak wynika z niedawnego badania Gartnera, w którym osiemdziesiąt osiem procent zarządów uważa cyberbezpieczeństwo za ryzyko biznesowe, a nie tylko techniczny problem IT. (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2021-11-18-gartner-survey-finds-88-percent-of-boards-of-directors-view-cybersecurity-as-a-business-risk[EDQ]]Źródło)

Ale nie potrzebujesz zaawansowanego oprogramowania do śledzenia problemów, aby zarządzać swoimi przepływami pracy.Poniżej pokażemy, jak można stworzyć własny szablon arkusza kontroli problemów w Excelu lub Google Sheets i jakie elementy należy do niego dołączyć, aby używać go zamiast lub wraz z istniejącym narzędziem do zarządzania projektami, takim jak Jira. Aby zaoszczędzić czas, można również pobrać i dostosować nasz szablon Śledzenie Problemów.

Koordynuj swoją drużynę

To jest szablon arkusza kontroli problemów, który stworzyliśmy i ma on uzupełniać dowolny system oprogramowania do śledzenia problemów, którego używasz. Aby stworzyć nasz, zaczęliśmy od stworzenia listy problemów do śledzenia otwartych zgłoszeń, a następnie podzieliliśmy tę listę na sekcję reportera dla osoby, która otwiera zgłoszenie i sekcję rozwiązującą dla osoby, która jest przypisana do zgłoszenia. Reporterami mogą być zarówno wewnętrzni członkowie zespołu, jak i zewnętrzni klienci, którzy doświadczają problemów. Wykres na górze pokazuje dostępność rozwiązujących, dzięki czemu menedżerowie wiedzą, kto ma najwięcej wolnego czasu na przypisanie nowych problemów. Każde zgłoszenie ma również swój własny klucz ID, który może być zdefiniowany przez nas lub przez oprogramowanie do zgłoszeń, którego używamy.

Następnie wymieniony jest typ problemów, czy jest to błąd, nowa funkcja, zadanie, podzadanie, historia, czy epopeja, która jest zgłoszeniem problemu reprezentującym nadrzędny projekt, który jest podzielony na konkretne zadania nazywane historiami użytkowników.[EDQ]Epopeje[EDQ] pomagają liderom zespołu zarządzać podróżą użytkownika i powiązanymi zadaniami, podczas gdy [EDQ]historie użytkowników[EDQ] to żądania i potrzeby na drodze użytkownika. Jeśli więc jesteś PM, który musi zarządzać ogromnym projektem, umieszczasz go w epopei, podzielonej na historie, zadania i podzadania.

Zdefiniuj swoje główne problemy

Twoja lista problemów w narzędziu do śledzenia problemów powinna sortować problemy według typu. W naszym przykładzie definiujemy te dane wejściowe na karcie Pól tutaj. Twoja karta pól powinna również określać priorytety twoich problemów, kto może otworzyć zgłoszenie, etapy twojego przepływu pracy i status zgłoszeń. W naszej wersji każdy typ problemu jest kodowany kolorami, a nazwy typów można edytować na karcie Pól.

Priorytetyzuj problemy według etapu

Załóżmy więc, że chcesz podążać za ramowym podejściem agile, które wykorzystuje Jira. Ta tablica błędów wykorzystuje wizualizację kanban, która współpracuje ze stylem zarządzania agile, aby sortować problemy według etapu przepływu pracy. Zgodnie ze stylem kanban, są one kodowane kolorami według priorytetu.W Agile najprostszym formatem przepływu pracy jest posiadanie etapu backlogu, etapu w trakcie realizacji, etapu przeglądu kodu lub zapewnienia jakości, a następnie etapu zakończenia. Powinieneś również zapewnić kilka filtrów, tak jak zrobiliśmy to na górze, szczególnie jeśli jesteś menedżerem lub pracujesz z wieloma członkami zespołu, aby poszczególne osoby mogły filtrować według najważniejszych dla nich wskaźników.

Wizualizuj kluczowe wskaźniki

Mówiąc o kluczowych wskaźnikach efektywności, zechcesz również stworzyć jakiś rodzaj pulpitu nawigacyjnego, aby ułatwić śledzenie problemów. W naszym szablonie stworzyliśmy wykresy kołowe do śledzenia problemów według ich statusu i priorytetu, a także wykresy do śledzenia wieku problemu, ilości otwartych problemów każdego typu i wszelkiego rodzaju innych pomocnych wskaźników dla PM-ów.

Te wskaźniki są niezbędne, ponieważ Gartner przewidział, że co najmniej 50% wykonawców na poziomie C będzie miało w swoich umowach o pracę zapisy dotyczące wymagań związanych z ryzykiem cyberbezpieczeństwa do 2026 roku. Dlatego śledzenie tych KPI jest niezbędne nie tylko dla Ciebie, ale także dla Twojego szefa, szefa Twojego szefa... a może nawet dla szefa szefa Twojego szefa! (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2022-02-24-gartner-says-the-cybersecurity-leader-s-role-needs-to[EDQ]]Źródło)

Wizualizuj swoją linię czasu

Alternatywą dla wizualizacji kanban jest wykres Gantta.Wykresy Gantta wizualizują postęp Twojego przepływu pracy w czasie, nie tylko na poszczególnych etapach, aby ocenić, jak długo trwa każdy problem na każdym etapie. W naszym szablonie Issue Tracker, każdy typ problemu jest kodowany kolorem, a nazwy typów można edytować na karcie Fields. Gdy członkowie zespołu realizują swoje indywidualne problemy, mogą edytować paski postępu aktywnego etapu, zmieniając procent do zakończenia obok paska. Zapewnia to odpowiedzialność całego zespołu, dzięki czemu postęp jest osiągany (i dokumentowany) na aktywnych biletach w czasie rzeczywistym.

Oto kilka dodatkowych wykresów, które są zawarte w naszym panelu problemów, w tym wykresy kołowe dla [EDQ]Problemy według typu,[EDQ] aby zobaczyć, ile masz do zrobienia każdego typu problemu, wykres słupkowy dla [EDQ]Czas od problemu,[EDQ] a także jeden dla [EDQ]Czas rozwiązania[EDQ], który śledzi, jak długo trwa średni problem do rozwiązania, oraz wykresy słupkowe, które sortują problem według priorytetu, etapu lub dowolnej innej metryki, którą chcesz przeglądać dla każdego typu problemu.

I to wszystko, czego potrzebujesz, aby stworzyć własny szablon śledzenia problemów w Google Sheets lub Excelu. Jeśli wolisz zaoszczędzić sobie czas i godziny pracy, po prostu pobierz darmową wersję naszego szablonu i wypróbuj go. Aby zwiększyć produktywność całego zespołu, sprawdź nasz szablon arkusza [related]todosheet[EDQ]] już teraz.