متتبع المشكلات

الملخص

هل تحتاج إلى طريقة لإدارة وحل المشكلات المتنافسة؟ استخدم نموذج الجدول الذي نقدمه لتخطيط، تعيين، إدارة، تقرير، وتتبع تقدم العديد من المشكلات. يجمع قائمة المشكلات جميع المهام المفتوحة، والتي يتم تصورها عبر عرض kanban، لوحة المعلومات، ومناظر الرسم البياني للجانت. أنواع المشكلات مشفرة بالألوان وقابلة للتخصيص بالكامل لتتبع أكثر مناطق المشكلات المتكررة أهمية. قد تكون المشكلات المحتملة ميزات جديدة لتطويرها، أو أخطاء يجب حلها، أو مهام متكررة، أو تجاوزات في تجربة المستخدم.

كيفية إنشاء نموذج [EDQ]تتبع المشكلات[EDQ] في Excel

إذاً، كيف يمكنك إنشاء تتبع للمشكلات الخاص بك في Excel؟ لتتبع المشكلات الذي يعمل مثل Jira، تحتاج إلى التخطيط، التعيين، الإدارة، التقرير، وتتبع تقدم سلسلة من المشكلات المتنافسة، سواء كانت ميزات جديدة، أو أخطاء، أو مهام أسبوعية متكررة، أو تجاوزات في تجربة المستخدم. تتبع المشكلات حيوي لأي صناعة، حيث وجدت دراسة حديثة من Gartner أن ثمانية وثمانين في المئة من المجالس تعتبر الأمن السيبراني خطرًا تجاريًا بدلاً من مشكلة تقنية IT فقط. (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2021-11-18-gartner-survey-finds-88-percent-of-boards-of-directors-view-cybersecurity-as-a-business-risk[EDQ]]المصدر)

لكنك لا تحتاج إلى برنامج تتبع المشكلات الفاخر لإدارة سير عملك.أدناه، سنوضح لك كيف يمكنك إنشاء قالب خاص بك لتتبع المشكلات في Excel أو Google Sheets وما العناصر التي يجب تضمينها لاستخدامها مع أو استبدالها بأداة برنامج إدارة المشروعات لتتبع المشكلات مثل Jira. لتوفير الوقت، يمكنك أيضا تنزيل قالب متتبع المشكلات الخاص بنا وتخصيصه.

تنسيق فريقك

هذا هو قالب جدول تتبع المشكلات الذي أنشأناه والذي يُقصد أن يكمل أي نظام برمجي لتتبع المشكلات تستخدمه. لصنع الخاص بنا، بدأنا بإنشاء قائمة مشكلات لتتبع التذاكر المفتوحة، ثم قسمنا تلك القائمة إلى قسم مراسل لمن يفتح التذكرة وقسم محلل لمن يتم تعيين التذكرة له. يمكن أن يكون المراسلون أعضاء في الفريق الداخلي أو العملاء الخارجيين الذين يواجهون مشكلات. يظهر مخطط في الأعلى توفر المحللين حتى يعرف المديرون من هو الأكثر فراغًا لتعيين مشكلات جديدة. لكل تذكرة أيضًا مفتاح ID خاص بها، والذي يمكن تعريفه بواسطتنا، أو بواسطة البرنامج الذي نستخدمه للتذاكر.

ثم، يتم سرد نوع المشكلات، سواء كانت خطأ، ميزة جديدة، مهمة، مهمة فرعية، قصة، أو ملحمة، والتي تعتبر تذكرة مشكلة تمثل مشروعًا شاملاً يتم تقسيمه إلى مهام محددة تسمى قصص المستخدمين.تساعد [EDQ]Epics[EDQ] قادة الفرق على إدارة رحلة المستخدم والمهام ذات الصلة، بينما [EDQ]user stories[EDQ] هي الطلبات والاحتياجات في رحلة المستخدم للعميل. لذا إذا كنت مدير مشروع يحتاج إلى إدارة مشروع ضخم، يمكنك وضعه في epic، مقسمًا إلى قصص، مهام، ومهام فرعية.

حدد أهم المشكلات لديك

يجب أن تقوم قائمة مشكلات متتبع المشكلات بترتيب المشكلات حسب النوع. في مثالنا، نحدد هذه المدخلات في علامة التبويب Fields هنا. يجب أن تحدد علامة التبويب Fields أيضًا مستويات الأولوية لمشكلاتك، من يمكنه فتح تذكرة، مراحل سير عملك، وحالة التذاكر. في تغييرنا، يتم تلوين كل نوع من المشكلات بلون، وأسماء الأنواع قابلة للتحرير في علامة التبويب Fields.

أولوية المشكلات حسب المرحلة

لذا، لنفترض أنك ترغب في اتباع الإطار العجلي الذي يستخدمه Jira. تستخدم هذه اللوحة الخطأ تصور kanban يعمل مع نمط الإدارة العجلي لترتيب المشكلات حسب مرحلة العمل. باتباع نمط kanban، يتم تلوينها حسب الأولوية.في الأجايل، أبسط تنسيق للعمل هو أن يكون لديك مرحلة الانتظار، مرحلة العمل الجاري، مرحلة مراجعة الكود أو ضمان الجودة، ثم مرحلة الإكمال. يجب أن تقدم بعض الفلاتر كما فعلنا في الأعلى، خاصة إذا كنت مديرًا أو تعمل مع أعضاء فريق متعددين حتى يتمكن الأفراد من تصفية أهم المؤشرات بالنسبة لهم.

تصور المؤشرات الرئيسية

وبالحديث عن المؤشرات الرئيسية للأداء، سترغب أيضًا في إنشاء لوحة معلومات من نوع ما لتسهيل تتبع القضايا. في القالب الخاص بنا، أنشأنا مخططات دائرية لتتبع القضايا حسب حالتها وأولويتها، بالإضافة إلى مخططات لتتبع عمر القضية، وكمية كل نوع من القضايا المفتوحة، وجميع أنواع المؤشرات الأخرى المفيدة لمديري المشاريع.

هذه المؤشرات حيوية، حيث توقع Gartner أن يكون لدى ما لا يقل عن 50% من الرؤساء التنفيذيين للمستوى C متطلبات الأداء المتعلقة بمخاطر الأمان السيبراني مدمجة في عقود عملهم بحلول 2026. لذا تتبع هذه المؤشرات الرئيسية أمر حيوي ليس فقط بالنسبة لك ولكن أيضًا لرئيسك، ورئيس رئيسك... وربما حتى رئيس رئيس رئيسك! (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2022-02-24-gartner-says-the-cybersecurity-leader-s-role-needs-to[EDQ]]المصدر)

تصور الجدول الزمني الخاص بك

بديل للتصور الكنبان هو مخطط جانت.تتبع الرسوم البيانية للجانت التقدم في سير العمل الخاص بك عبر الزمن، وليس فقط عبر المراحل، لتقييم مدى طول كل مشكلة عبر كل مرحلة. في نموذج المتتبع للمشكلات الخاص بنا، يتم ترميز كل نوع من المشكلات بلون، وأسماء الأنواع قابلة للتحرير في علامة التبويب الحقول. بينما يحقق أعضاء الفريق تقدمًا في المشكلات الفردية الخاصة بهم، يمكنهم تحرير أشرطة التقدم للمرحلة النشطة عن طريق تغيير النسبة المئوية للإكمال بجوار الشريط. يوفر هذا المسؤولية للفريق بأكمله، بحيث يتم تحقيق التقدم (وتوثيقه) في التذاكر النشطة في الوقت الفعلي.

هنا بعض الرسوم البيانية الأخرى المدرجة في لوحة المشكلات الخاصة بنا، بما في ذلك الرسوم البيانية الدائرية لـ [EDQ]المشكلات حسب النوع،[EDQ] لعرض عدد كل مشكلة لديك للقيام بها، رسم بياني لـ [EDQ]الوقت منذ المشكلة،[EDQ] بالإضافة إلى واحد لـ [EDQ]وقت الحل[EDQ] الذي يتتبع مدى طول الوقت الذي يستغرقه حل المشكلة المتوسطة، والرسوم البيانية التي تصنف المشكلة حسب الأولوية، المرحلة، أو أي مقياس آخر ترغب في مراجعة كل نوع من المشكلات به.

وهذا كل ما تحتاجه لإنشاء نموذج المتتبع للمشكلات الخاص بك في Google Sheets أو Excel. إذا كنت تفضل توفير الوقت وساعات العمل، فقط قم بتنزيل النسخة المجانية من نموذجنا وجربها. للمزيد من الأدوات لزيادة إنتاجية فريقك بأكمله، اذهب وتحقق من نموذج الجدول [related]todosheet[EDQ]] الخاص بنا الآن.