خطة المشروع

الملخص

ما هو خطة المشروع؟ فيما يلي، سنشرح كيفية كتابة خطة المشروع، كيفية استخدام أفضل أدوات خطة المشروع لإكمال مشروعك في الوقت المحدد، كيفية تخصيص خطة المشروع للبدء، وإذا قرأت إلى النهاية، ستتعلم بعض أمثلة خطة المشروع حول كيفية إكمال المخططين للمشروع في سد هوفر إنتاج أكبر مشروع بناء من الطوب في العالم منذ الأهرامات العظيمة بأكملها قبل سنتين من الموعد المحدد.

لكتابة خطة المشروع الخاصة بك، يجب الإجابة على خمسة أسئلة رئيسية. للإجابة على هذه الأسئلة الحاسمة، جمعنا سلسلة من أفضل الأدوات من قالب خطة المشروع الخاص بنا، مثل رسم بياني PERT، رسم بياني للمسار الحرج، رسم بياني لتقسيم العمل، تحليل المخاطر المشروع، ومتتبع القضايا، والتي هي بعض الشرائح العديدة المتاحة في قالب خطة المشروع الخاص بنا.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'خطة المشروع' presentation — 31 slides

خطة المشروع

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

تسليط الضوء على الأدوات

رسم بياني PERT

الخطوة الأولى في أي خطة مشروع هي السؤال، "ما هو نطاق المشروع؟" نطاق المشروع هو حساب مفصل لجميع عناصر المشروع، مثل الأنشطة المتعلقة، والموارد، والجداول الزمنية، والنتائج. بدون نطاق شامل، قد تجد نفسك تضيف أنشطة إلى مشروع، ثم يمتد الجدول الزمني، مما يضعك خلف الجدول الزمني، ومن ثم فجأة تفهم لماذا تستغرق المشاريع الحكومية وقتا طويلا! باستثناء سد هوفر - الذي سنغطيه في نهاية هذا المقال.

ومع ذلك، حتى المهام التي تخطط لها يمكن أن تعرقل مشروعك. هذا لأن العديد من المهام تعتمد على بعضها البعض - حتى تلك التي لا تحدث بترتيب. الرسم البياني PERT هو تصوير بصري يتتبع هذه المهام المختلفة في رسم بياني حر لإظهار اعتمادها على بعضها البعض بواسطة الأسهم. بدلاً من الرسم البياني GANTT الذي يتدفق من اليسار إلى اليمين بتنسيق الجدول الزمني، قد لا تكون المهام تعتمد بشكل تسلسلي فقط، حيث قد تضطر إلى العودة وإعادة العمل على مهمة واحدة تغير مهمة مستقبلية والعكس صحيح. الأسهم تحدد أيضا ما إذا كان شيء متصل مباشرة مقابل الاعتماد دون موارد. الاعتماد دون الموارد يشير إلى عندما لا تكون المهام متصلة ببعضها البعض ولكنها لا تزال ذات صلة. (الشريحة 5)

على سبيل المثال، فكر في كيفية اعتماد إطلاق المنتج مباشرة على اختبار الميزة ولكنه مرتبط بشكل غير مباشر بموقع المنتج على الويب. ما زلت بحاجة إلى موقع ويب لبيع منتجك، ولكنك لا تحتاج إلى موقع ويب لصنع منتجك - إلا إذا كان منتجك هو موقع ويب. مثال رائع على هذا هو ما حدث في الواقع عندما بدأت شركة Six companies مشروع سد Hoover. لم يكن عليهم فقط بناء سد، بل كان عليهم بناء بلدة كاملة لإيواء جميع العمال الذين سيقومون ببناء السد. المزيد عن ذلك في نهاية المقال!

المسار الحرج

الجدول الزمني لإكمال المشروع هو السؤال الثاني الأكثر أهمية للإجابة عليه.الجداول الزمنية حيوية لنجاح المشروع. لتحقيق هذه الجدولة، يجب أن تقوم بتشكيل مسار حاسم. يظهر المسارات الحاسمة التبعية والرابط بين أهم مهام المشروع. القالب الذي أنشأناه يحتوي على عدة شرائح لمساعدتك في تنظيم مسارك الحاسم، سواء بواسطة رسم بياني (الشريحة 6)، أو بواسطة جدول (الشريحة 7)، أو بواسطة جدول و رسم بياني لجانت.

تقوم هذه العرض البصري بتجدول مسارك الحاسم عبر المهام، العضو المسؤول في الفريق، تاريخ البدء والانتهاء، مدة المهمة، وحالتها الحالية. يقسم الرسم البياني لجانت في الأسفل هذه المهام إلى فترات مكثفة مع المهام الفرعية أسفلها. نظرًا لأن هذا الرسم البياني لجانت يتعلق بالمسار الحاسم، يمكن استخدام الأسهم لإظهار التبعيات بين هذه المهام. يمكن استخدام هذا لتحديد أي (إن وجد) قرار واحد يمكن أن يصنع أو يكسر قرارًا آخر. (الشريحة 8)

رسم توضيحي لتقسيم العمل

المهمة التالية في خطة المشروع هي تحديد الموارد المتاحة. يتعامل تقسيم العمل مع تخصيص الموارد، وإدارة الوقت، والميزانية كلها في واحدة بحيث تتطابق الموارد مع نطاق المشروع الذي أنشأته للتو.

تحتوي هذه الشريحة على تقسيم عمل مصور مثل رسم تنظيمي ويظهر المهام الرئيسية والمهام الفرعية لتحقيق الهدف.بينما يتم سرد كل ميزانية تحت اسم المهمة الخاص بها في هذا التصور، يمكن أيضاً تعديله لتتبع دور عضو الفريق المسؤول أيضاً. لتتبع تقدم كل مهمة نحو الإكمال، يظهر منتصف كل مهمة شرائط الحالة بناءً على النسبة المئوية. على سبيل المثال، إذا كانت مهمتك هي تعلم كيفية إعداد خطة مشروع، فمبروك، أنت قد أكملت 50% من الطريق! (الشريحة 11)

تحليل مخاطر المشروع

يقسم هذا الجدول لتحليل المخاطر المخاطر المرتبطة بمشروعك ثم يقوم بترتيبها بناءً على الأثر واحتمالية الحدوث. اضرب هذه معًا لحساب قيمة المخاطر، أو تقدير تكلفة المخاطر. (الشريحة 18)

أبلغ تحليل المخاطر الخاص بك بهذه المصفوفة لتتبع احتمالية المخاطر مقابل مستوى العواقب. إذا كانت المخاطر لها مستوى كارثي من الأثر واليقين، فإنه يجب إدارتها بعناية. (الشريحة 19)

متتبع القضايا

هنا أداة أخيرة للمساعدة في إدارة المخاطر - متتبع القضايا، والذي يكون مفيدًا لتقييم ما إذا كان مشروعك على الهدف وفقًا لما كنت تعتقد في البداية أو إذا كنت بحاجة لتأجيل الجدول الزمني الخاص بك. هذا يتماشى جيدًا مع الرسم البياني PERT، حيث إذا أصبحت المهام المعتمدة قضايا، فقد يكون هذا علامة حمراء لتأجيل الجدول الزمني لمشروعك.هذا مفيد للمشاريع المعقدة والكبيرة والمتوسطة الحجم - مثل سد هوفر، على سبيل المثال! (الشريحة 16)

دراسة حالة: سد هوفر

إذاً، كيف تمكن سد هوفر من الانتهاء قبل الموعد المحدد بسنتين؟ بينما كان السد أكبر مشروع حكومي في التاريخ في ذلك الوقت، كان على مجموعة الشركات الست للفوز بالعطاء أن تقدم أول 5 ملايين دولار من جيبها. ثم، واجهوا غرامات لكل يوم تأخروا عن الجدول الزمني. هذا الحافز ألزمهم بإيجاد طرق للبقاء على الموعد - دافع رائع لأي خطة مشروع.

واحدة من الطرق التي ساعدت المشروع على توفير الوقت كانت عدم الانتظار لبناء البلدة قبل أن يبدأوا العمل على السد. *إذا تم تصور هذا على رسم بياني PERT، يمكن لمخططي المشروع أن يروا أن المهمتين كانتا متعلقتين بدون موارد، كما هو موضح بالأسهم الزرقاء في التصور العلوي. حيث كانت واحدة تتطلب الخرسانة والصلب والأخرى تتطلب الخشب والطعام. وبما أنهم بدأوا في عام 1931، بعد سنتين من بداية الكساد الكبير، كان لديهم الوصول إلى ثروة من العمال الباحثين عن وظيفة. لذا بدأ العمال قبل الموعد المحدد بستة أشهر وعاشوا في "مدينة الخرقاء" بينما كانوا ينتظرون توصيل الخدمات من مسافة 500 ميل.

من أجل البقاء على المسار، كان على مخططي المشروع أيضًا التغلب على مشكلة أخرى حاسمة: كان السد يتطلب الكثير من الخرسانة بحيث إذا صبوها كلها في كتلة واحدة، سيستغرق أكثر من 125 عامًا للبرودة.كان هذا هو المسار الحاسم الذي كان يتعين تجاوزه للانتهاء في الوقت المحدد. كان عليهم تقسيم هذه المهمة الكبيرة عبر مهام أصغر متعددة للوصول إلى تاريخ النهاية المستهدف. الحل: صب الخرسانة في كتل بطول خمسة أقدام، ثم استخدام الأنابيب لضخ الماء البارد عبر كل كتلة لتبريدها بما يكفي لصب الكتلة التالية فوقها. بينما لا يحدد 80% من المشاريع جداول زمنية أساسية، فقد جعلت هذه الاهتمام الشديد بالجدول الزمني كل الفرق.

الخاتمة

إذا كانت الأدوات اللازمة لإعداد خطة مشروع صلبة تعترض طريقك، فأنت بحاجة إلى هذا العرض التقديمي. قم بتنزيل خطة المشروع للحصول على المزيد من الشرائح حول مصفوفة الأثر والجهد، محفظة المشروع، تقارير الحالة، سجلات أصحاب المصلحة، ترتيب الأولويات للمهام، والعديد من الأمور الأخرى لتوفير الوقت وساعات العمل.