Projektplan

Sammanfattning

Vad är en projektplan? Nedan kommer vi att förklara hur man skriver en projektplan, hur man använder de bästa verktygen för projektplanering för att slutföra ditt projekt i tid, hur man anpassar vår Projektplan för att komma igång, och om du läser till slutet, kommer du att lära dig några exempel på projektplaner om hur projektplanerarna vid Hoover Dam slutförde produktionen på världens största murverksprojekt sedan de stora pyramiderna hela två år före schemat.

För att skriva din projektplan behöver fem nyckelfrågor besvaras. För att svara på dessa kritiska frågor har vi samlat en serie av toppverktyg från vår projektplanmall, som en PERT-diagram, Kritisk vägdiagram, Arbetsnedbrytningsdiagram, Projekt Riskanalys och Problem Tracker, vilka är bara några av de många slides som finns tillgängliga i vår Projektplanmall.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Projektplan' presentation — 31 slides

Projektplan

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Verktygshöjdpunkter

PERT-diagram

Det första steget i någon projektplan är att fråga, "Vad är projektets omfattning?" Projektets omfattning är en detaljerad redovisning av alla projektets element, som relaterade aktiviteter, resurser, tidslinjer och leveranser. Utan en noggrann omfattning kan du finna dig själv lägga till aktiviteter till ett projekt, som sedan förlänger tidslinjen, vilket gör att du hamnar efter schemat, och då plötsligt förstår du varför statliga projekt tar så lång tid! Förutom Hoover Dam - vilket vi kommer att täcka i slutet av denna artikel.

Emellertid kan även de uppgifter du planerar för hindra ditt projekt. Det beror på att många uppgifter är beroende av varandra - även de som inte sker i ordning. En PERT-diagram är en visualisering som spårar dessa olika uppgifter i ett fritt flödesschema för att visa deras beroende av varandra med pilar. Istället för ett GANTT-diagram som flödar från vänster till höger i ett tidslinjeformat, kanske uppgifterna inte enbart är sekventiellt beroende, eftersom du kanske måste gå tillbaka och upprepa arbetet på en uppgift som ändrar en framtida uppgift och vice versa. Pilarna indikerar också om något är direkt anslutet kontra beroende utan resurser. Beroende utan resurser hänvisar till när uppgifterna inte är anslutna till varandra men fortfarande relaterar. (Bild 5)

Tänk till exempel på hur en produktlansering är direkt beroende av en funktionstest men indirekt relaterad till en produktwebbplats. Du behöver fortfarande en webbplats för att sälja din produkt, men du behöver inte en webbplats för att tillverka din produkt - om inte din produkt är en webbplats. Ett utmärkt exempel på detta är faktiskt vad som hände när Six companies company startade Hoover dam-projektet. De behövde inte bara bygga en dam, utan de behövde bygga en hel stad för att hysa alla arbetare som skulle bygga dammen. Mer om det i slutet av artikeln!

Kritisk väg

Tidslinjen för att slutföra ett projekt är den näst viktigaste frågan att besvara.Tidslinjer är avgörande för ett projekts framgång. För att uppfylla denna tidslinje behöver du skapa en kritisk väg. Kritiska vägar visar beroendet och sambandet mellan ett projekts mest betydande uppgifter. Mallen vi skapat har flera bilder för att strukturera din kritiska väg, antingen med ett flödesschema (Bild 6), med en tabell (Bild 7), eller med en tabell och Gantt-diagram.

Denna visualisering tabulerar din kritiska väg över uppgifterna, ansvarig teammedlem, start- och slutdatum, varaktighet av uppgiften och dess nuvarande status. GANTT-diagrammet längst ner delar upp dessa uppgifter i SPRINTS med underuppgifterna under. Eftersom detta Gantt-diagram korrelerar till den kritiska vägen kan pilarna användas för att visa beroendena mellan dessa uppgifter. Detta kan användas för att avgöra vilket (om något) enskilt beslut kan göra eller bryta ett annat. (Bild 8)

Arbetsnedbrytningsdiagram

Nästa uppgift i ett projektplan är att avgöra vilka resurser som finns tillgängliga. Arbetsnedbrytningsstrukturen hanterar resursallokering, tidsstyrning och budgetering allt i ett så att resurserna matchar det projektomfång du just skapat.

Denna bild har en arbetsnedbrytning visualiserad som ett organisationsdiagram och visar de huvudsakliga uppgifterna och underuppgifterna för att uppnå målet.Medan denna visualisering har varje budget listad under sitt uppgiftsnamn, kan detta också redigeras för att spåra teammedlemmens ansvar. För att spåra varje uppgifts framsteg mot slutförande, visar mitten av varje uppgift procentbaserade statusfält. Till exempel, om din uppgift var att lära dig hur man gör en projektplan, grattis, du är 50% klar! (Bild 11)

Projektriskanalys

Denna riskanalystabell bryter ner de risker som är förknippade med ditt projekt och rankar dem sedan baserat på inverkan och sannolikhet för förekomst. Multiplicera dessa för att beräkna ett riskvärde, eller en uppskattning av riskkostnaden. (Bild 18)

Informera din riskanalys med denna riskmatris för att spåra riskens sannolikhet mot konsekvensnivån. Om en risk har en katastrofal inverkansnivå och säkerhet, behöver den hanteras noggrant. (Bild 19)

Problem tracker

Här är ett sista verktyg för att hjälpa till med riskhantering - en problem tracker, vilket är användbart för att bedöma om ditt projekt är på rätt spår enligt vad du trodde i början eller om du behöver skjuta upp din tidslinje. Detta passar bra med PERT-diagrammet, eftersom om beroende uppgifter blir problem, kan det vara en varningssignal för att skjuta upp din projektplan.Detta är användbart för komplexa, medelstora till stora projekt - som till exempel Hoover Dam! (Bild 16)

Fallstudie: Hoover Dam

Så hur kom det sig att Hoover Dam blev klart två år före schemat? Även om Dam var det största statliga projektet i historien vid den tiden, för att vinna budgivningen, var Six Companies-gruppen tvungen att själva sätta upp de första 5 miljonerna dollar. Sedan stod de inför böter för varje dag de hamnade efter schemat. Denna incitament krävde att de hittade sätt att hålla sig till schemat - stor motivation för alla projektplaner.

Ett av sätten projektet sparade tid på var genom att inte vänta på att staden skulle byggas innan de började arbeta på dammen. *Om detta visualiserades på en PERT-diagram, kunde projektplanerarna se att de två uppgifterna var beroende utan resurser, som noterat av de blå pilarna i ovanstående visualisering. Eftersom en krävde betong och stål och den andra krävde timmer och mat. Eftersom de startade 1931, två år in i den stora depressionen, hade de tillgång till en mängd arbetare som letade efter ett jobb. Så arbetarna började sex månader före schemat och bodde i en "trasig stad" medan de väntade på att verktyg skulle pipas in från 500 miles bort.

För att hålla sig på rätt spår, var projektplanerarna också tvungna att komma runt ett annat kritiskt problem: dammen krävde så mycket betong att om de hällde allt i ett block, skulle det ta över 125 år att svalna.Detta var den kritiska vägen som behövde övervinnas för att slutföra i tid. De skulle behöva dela upp denna stora uppgift över flera mindre uppgifter för att nå sitt måldatum. Lösningen: häll betongen i femfotsblock, använd sedan rör för att pumpa kallt vatten genom varje block för att kyla det tillräckligt för att hälla nästa block ovanpå det. Medan 80% av projekten inte ställer in baslinjescheman, gjorde denna extrema uppmärksamhet på tidslinjen hela skillnaden.

Slutsats

Om verktygen för att göra en solid projektplan står i din väg, behöver du denna presentation. Ladda ner Projektplan för fler bilder om Impact och Effort matrix, Project Portfolio, Statusrapporter, Stakeholder Registers, Task Prioritization och många fler för att spara tid och timmar av arbete.