プロジェクト計画

概要

プロジェクト計画とは何でしょうか？以下では、プロジェクト計画の作成方法、最高のプロジェクト計画ツールの使用方法、プロジェクトを期限内に完了させる方法、私たちのプロジェクト計画をカスタマイズして始める方法を説明します。最後まで読むと、フーバーダムのプロジェクトプランナーがどのようにして世界最大の石工事プロジェクトを、偉大なピラミッド以来の2年も早く完成させたかのプロジェクト計画の例を学ぶことができます。

プロジェクト計画を作成するためには、5つの重要な質問に答える必要があります。これらの重要な質問に答えるために、私たちはPERTチャート、クリティカルパス図、作業分解図、プロジェクトリスク分析、問題追跡など、プロジェクト計画テンプレートからの一連のトップツールを集めました。これらは、私たちのプロジェクト計画テンプレートで利用できる多くのスライドの一部です。

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ツールのハイライト

PERTチャート

任意のプロジェクト計画の最初のステップは、「プロジェクトの範囲は何ですか？」と尋ねることです。プロジェクトの範囲とは、関連する活動、リソース、タイムライン、成果物など、プロジェクトのすべての要素の詳細なアカウントです。徹底的な範囲がなければ、プロジェクトに活動を追加し、それがタイムラインを延長し、スケジュールが遅れ、政府のプロジェクトがなぜ長引くのかを突然理解することになるかもしれません！ただし、フーバーダムは例外です - これについてはこの記事の最後に触れます。

しかし、計画したタスクでもプロジェクトを遅らせる可能性があります。それは、多くのタスクが互いに依存しているからです - それらが順番に行われない場合でも。PERTチャートは、これらのさまざまなタスクを追跡し、矢印で互いに依存関係を示す自由形式のフローチャートです。タイムライン形式で左から右に流れるGANTTチャートとは異なり、タスクは必ずしも順序依存性があるわけではなく、一つのタスクに戻って作業を繰り返し、それが将来のタスクを変更する可能性があります。また、矢印は何かが直接的に接続されているか、リソースなしで依存しているかを示します。リソースなしで依存するとは、タスクが互いに接続されていないが、それでも関連している場合を指します。(スライド5)

例えば、製品のローンチが機能テストに直接依存しているが、製品のウェブサイトには間接的に関連していると考えてみてください。製品を販売するためにはウェブサイトが必要ですが、製品を作るためにウェブサイトが必要なわけではありません - あなたの製品がウェブサイトである場合を除きます。これの素晴らしい例は、実際にSix companies社がフーバーダムプロジェクトを開始したときに起こりました。彼らはダムを建設するだけでなく、ダムを建設するための全ての労働者を収容するための町を建設しなければなりませんでした。この記事の最後でその詳細をお伝えします！

クリティカルパス

プロジェクトを完了するためのタイムラインは、答えるべき二番目に重要な問いです。プロジェクトの成功にはタイムラインが不可欠です。そのタイムラインを達成するためには、クリティカルパスを作成する必要があります。クリティカルパスは、プロジェクトの最も重要なタスク間の依存関係と接続を示します。私たちが作成したテンプレートには、フローチャート(スライド6)、テーブル(スライド7)、またはテーブルとガントチャートを使用してクリティカルパスを構築するための複数のスライドが含まれています。

この視覚化は、タスク、責任者、開始日と終了日、タスクの期間、現在のステータスを通じてクリティカルパスを表形式で表示します。下部のGANTTチャートはこれらのタスクをSPRINTSに分け、その下にサブタスクを表示します。このガントチャートはクリティカルパスと相関しているため、矢印を使用してこれらのタスク間の依存関係を示すことができます。これにより、どの（もしあれば）単一の決定が他のものを作成または破壊するかを判断することができます。(スライド8)

作業分解図

プロジェクト計画の次のタスクは、利用可能なリソースを決定することです。作業分解構造はリソースの割り当て、時間管理、予算編成を一度に取り扱い、リソースが作成したプロジェクトの範囲に合致するようにします。

このスライドには、組織図のように作業分解を視覚化したものがあり、目標を達成するための主要なタスクとサブタスクを示しています。このビジュアライゼーションでは、各予算がそのタスク名の下にリストされていますが、チームメンバーの役割を追跡するためにも編集することができます。各タスクの進行状況を追跡するために、各タスクの中央にはパーセンテージベースのステータスバーが表示されます。例えば、あなたのタスクがプロジェクト計画の作成方法を学ぶことであれば、おめでとうございます、あなたはすでに50%の道のりを終えています！ (スライド11)

プロジェクトリスク分析

このリスク分析表は、プロジェクトに関連するリスクを詳細に分析し、それらを影響度と発生確率に基づいてランク付けします。これらを掛け合わせてリスク値、つまりリスクのコストの見積もりを計算します。(スライド18)

このリスクマトリックスを使用して、リスクの可能性とその結果のレベルを追跡し、リスク分析を行います。もしリスクが壊滅的な影響と確実性を持っている場合、それは慎重に管理する必要があります。(スライド19)

問題追跡

リスク管理を支援するための最後のツール、それが問題追跡です。これは、プロジェクトが開始時に考えていた通りに進行しているか、タイムラインを後ろにずらす必要があるかを評価するのに役立ちます。これはPERTチャートとよく組み合わせて使用され、依存タスクが問題になると、プロジェクトのタイムラインを後ろにずらす必要があるという警告信号になる可能性があります。これは、例えばホーバーダムのような、複雑で中から大規模なプロジェクトに役立ちます。(スライド16)

ケーススタディ：ホーバーダム

ホーバーダムはどのようにして2年も早く完成したのでしょうか？ダムは当時最大の政府プロジェクトでしたが、入札を勝ち取るためには、シックス・カンパニーズ・グループが最初の500万ドルを自己資金で提供しなければなりませんでした。さらに、スケジュールが遅れる日数につき罰金が科されました。このインセンティブは、スケジュールを守るための方法を見つけることを義務付けました - これはどんなプロジェクト計画にとっても大きな動機付けとなります。

プロジェクトが時間を節約した方法の一つは、町の建設を待たずにダムの作業を開始したことです。*これがPERTチャートで視覚化されていたら、プロジェクトプランナーは、上記の視覚化で青い矢印で示されているように、二つのタスクがリソースなしで依存していることを見ることができます。一つはコンクリートと鋼を必要とし、もう一つは木材と食料を必要とします。1931年に始まったため、大恐慌から2年後、彼らは仕事を求める大量の労働者を利用できました。したがって、労働者たちはスケジュールよりも6ヶ月早く始め、500マイル先からの公共設備が整うのを待つ間、"ラグタウン"で生活しました。

スケジュールを守るためには、プロジェクトプランナーはもう一つの重要な問題を解決しなければなりませんでした：ダムには非常に多くのコンクリートが必要で、一つのブロックにすべてを注ぐと、冷却するのに125年以上かかるということです。これは、期限内に終了するために克服する必要があった重要な道筋でした。彼らはこの大きなタスクを複数の小さなタスクに分割して、目標の終了日を達成する必要がありました。解決策: コンクリートを5フィートのブロックに流し込み、各ブロックに冷水をポンプで送り込んで次のブロックを上に流し込むのに十分に冷却します。プロジェクトの80％が基準スケジュールを設定しない一方で、このタイムラインへの極度の注意が全ての違いを生み出しました。

結論

堅実なプロジェクト計画を作成するためのツールが邪魔になっている場合、このプレゼンテーションが必要です。プロジェクト計画をダウンロードして、インパクトと努力のマトリックス、プロジェクトポートフォリオ、ステータスレポート、ステークホルダーレジスター、タスクの優先順位付けなど、時間と作業時間を節約するためのさらに多くのスライドをご覧ください。