Sorun İzleyici

Özet

Rekabet eden sorunları yönetme ve çözme yolu mu arıyorsunuz? Çoklu sorunların ilerlemesini planlamak, atamak, yönetmek, raporlamak ve izlemek için Sorun İzleyici tablo şablonumuzu kullanın. Bir sorun listesi, tüm açık görevleri derler ve bunlar daha sonra kanban, gösterge paneli ve Gantt grafik görünümleri aracılığıyla görselleştirilir. Sorun türleri, en önemli tekrar eden sorun alanlarını izlemek üzere renklendirilmiş ve tamamen özelleştirilebilir. Potansiyel sorunlar, geliştirilecek yeni özellikler, çözülmesi gereken hatalar, tekrar eden görevler veya kullanıcı deneyimi yenilemeleri olabilir.

Excel'de bir [EDQ]sorun izleyici[EDQ] şablonu nasıl oluşturulur

Peki, Excel'de kendi sorun izleyicinizi nasıl oluşturabilirsiniz? Jira gibi çalışan bir sorun izleyici için, yeni özellikler, hatalar, tekrar eden haftalık görevler veya kullanıcı deneyimi yenilemeleri gibi bir dizi rekabet eden sorunu planlamalı, atamalı, yönetmeli, raporlamalı ve izlemelisiniz. Sorun izleyiciler, herhangi bir sektör için hayati öneme sahiptir, çünkü yakın zamanda yapılan bir Gartner anketi, yönetim kurullarının yüzde seksen sekizinin siber güvenliği yalnızca teknik bir IT sorunu olmaktan ziyade bir iş riski olarak gördüğünü bulmuştur. (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2021-11-18-gartner-survey-finds-88-percent-of-boards-of-directors-view-cybersecurity-as-a-business-risk[EDQ]]Kaynak)

Ancak iş akışlarınızı yönetmek için pahalı sorun izleyici yazılımına ihtiyacınız yok.Aşağıda, kendi sorun izleyici şablonunuzu Excel veya Google Sheets'te nasıl oluşturabileceğinizi ve Jira gibi mevcut bir sorun izleyici proje yönetim yazılım aracını kullanmak veya değiştirmek için hangi bileşenleri eklemeniz gerektiğini göstereceğiz. Zaman kazanmak için, Sorun İzleyici şablonumuzu da indirebilir ve özelleştirebilirsiniz.

Ekibinizi Koordine Edin

Bu, oluşturduğumuz bir Sorun İzleyici tablo şablonudur ve kullanmakta olduğunuz sorun izleyici yazılım sistemini tamamlamak üzere tasarlanmıştır. Bizimkini oluştururken, açık biletleri izlemek için bir sorun listesi oluşturarak başladık, ardından bu listeyi bilet açan kişi için bir raportör bölümü ve bilete atanan kişi için bir çözümleyici bölümüne ayırdık. Raporlayıcılar, ya iç ekip üyeleri ya da sorun yaşayan dış müşteriler olabilir. Üstteki bir grafik, yöneticilerin yeni sorunları atamak için kimin programının en açık olduğunu bilmesini sağlar. Her biletin ayrıca kendi kimlik anahtarı vardır, bu bizim tarafımızdan veya kullandığımız bilet yazılımı tarafından tanımlanabilir.

Sonra, sorunların türü listelenir, ister bir hata, yeni özellik, görev, alt görev, hikaye veya epik olsun, bu da belirli görevlere ayrılan kapsamlı bir projeyi temsil eden bir sorun bileti anlamına gelir, bunlara kullanıcı hikayeleri denir.[EDQ]Epikler[EDQ], takım liderlerinin kullanıcı yolculuğunu yönetmesine ve ilgili görevleri gruplandırmasına yardımcı olurken, [EDQ]kullanıcı hikayeleri[EDQ] müşterinin kullanıcı yolculuğundaki talepler ve ihtiyaçlardır. Dolayısıyla, büyük bir projeyi yönetmesi gereken bir PM iseniz, bunu bir epik içine yerleştirir, hikayelere, görevlere ve alt görevlere ayırırsınız.

En önemli sorunlarınızı tanımlayın

Sorun takip listeniz, sorunları türlerine göre sıralamalıdır. Örneğimizde, bu girişleri buradaki Alanlar sekmesinde tanımlıyoruz. Alanlar sekmeniz ayrıca sorunlarınızın öncelik seviyelerini, kimin bir bilet açabileceğini, iş akışınızın aşamalarını ve biletlerin durumunu da tanımlamalıdır. Bizim varyasyonumuzda, her sorun türü renk kodludur ve tür isimleri Alanlar sekmesinde düzenlenebilir.

Sorunları aşamaya göre önceliklendirin

Diyelim ki, Jira'nın kullandığı çevik çerçeveyi takip etmek istiyorsunuz. Bu hata panosu, sorunları iş akışı aşamasına göre sıralamak için çevik yönetim stiliyle çalışan bir kanban görselleştirmesi kullanır. Kanban stiline uygun olarak, önceliğe göre renk kodludurlar.Agile'de, en basit iş akışı formatı, bir backlog aşaması, bir devam eden aşama, bir kod inceleme veya kalite güvence aşaması ve ardından bir tamamlama aşaması olmasıdır. Ayrıca, özellikle bir yöneticiyseniz veya birden çok takım üyesiyle çalışıyorsanız, bireylerin en önemli metriklerini filtreleyebilmeleri için bizim yaptığımız gibi üstte bazı filtreler sağlamalısınız.

Anahtar metrikleri görselleştirin

Ana performans göstergelerinden bahsetmişken, sorun izlemeyi kolaylaştırmak için bir tür gösterge paneli oluşturmak da isteyeceksiniz. Şablonumuzda, sorunları durumlarına ve önceliklerine göre izlemek için pasta grafikleri oluşturduk, ayrıca sorun yaşını, hangi sorun türünün açık olduğunu ve PM'ler için diğer tüm yardımcı metrikleri izlemek için grafikler oluşturduk.

Bu metrikler hayati öneme sahiptir, çünkü Gartner, en azından C seviyesindeki yöneticilerin %50'sinin 2026 yılına kadar istihdam sözleşmelerine siber güvenlik riski ile ilgili performans gereklilikleri ekleyeceğini öngördü. Bu nedenle, bu KPI'ları izlemek sadece sizin için değil, patronunuz, patronunuzun patronu... ve belki de patronunuzun patronu için de hayati önem taşıyor! (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2022-02-24-gartner-says-the-cybersecurity-leader-s-role-needs-to[EDQ]]Kaynak)

Zaman çizelgenizi görselleştirin

Kanban'a alternatif bir görselleştirme, bir Gantt grafiğidir.Gantt grafikleri, iş akışınızın ilerlemesini sadece aşamalar boyunca değil, zaman boyunca da görsel olarak takip eder ve her sorunun her aşamada ne kadar sürdüğünü değerlendirir. Sorun Takip şablonumuzda, her sorun türü renk kodludur ve tür isimleri Alanlar sekmesinde düzenlenebilir. Ekip üyeleri bireysel sorunları üzerinde ilerleme kaydettikçe, aktif aşamanın ilerleme çubuklarını, çubuğun yanındaki tamamlama yüzdesini değiştirerek düzenleyebilirler. Bu, tüm ekibin sorumluluğunu sağlar, böylece aktif biletler üzerinde gerçek zamanlı olarak ilerleme kaydedilir (ve belgelenir).

İşte sorun kontrol panelimizde yer alan birkaç ek grafik daha, [EDQ]Türüne göre sorunlar,[EDQ] her bir sorundan ne kadarını yapmanız gerektiğini görmek için pasta grafikleri, [EDQ]Sorunun zamanı[EDQ] için bir çubuk grafik, ortalama bir sorunun çözülmesi ne kadar sürdüğünü takip eden [EDQ]Çözüm süresi[EDQ] için bir tane daha ve her bir sorun türünü öncelik, aşama veya gözden geçirmek istediğiniz başka bir ölçüte göre sıralayan çubuk grafikler.

Ve Google Sheets veya Excel'de kendi sorun takip şablonunuzu oluşturmak için ihtiyacınız olan her şey bu kadar. Kendinize zaman ve saatlerce çalışma tasarrufu yapmayı tercih ederseniz, şablonumuzun ücretsiz sürümünü indirin ve deneyin. Ekip genelinde verimliliğinizi artırmak için daha fazla araç arıyorsanız, [related]todosheet[EDQ]] tablo şablonumuzu hemen kontrol edin.