Problem Spårare

Sammanfattning

Behöver du ett sätt att hantera och lösa konkurrerande problem? Använd vår Problem Spårare kalkylbladsmall för att planera, tilldela, hantera, rapportera och följa framstegen för flera problem. En problemlista samlar alla öppna uppgifter, som sedan visualiseras via kanban, instrumentpanel och Gantt-diagramvyer. Problemtyper är färgkodade och helt anpassningsbara för att spåra de viktigaste återkommande problemområdena. Potentiella problem kan vara nya funktioner att utveckla, buggar att lösa, återkommande uppgifter eller användarupplevelseöverhalningar.

Hur man skapar en [EDQ]problemtracker[EDQ] mall i Excel

Så hur kan du skapa din egen problemtracker i Excel? För en problemtracker som fungerar som Jira, behöver du planera, tilldela, hantera, rapportera och följa framstegen för en serie konkurrerande problem, oavsett om de är nya funktioner, buggar, återkommande veckouppgifter eller användarupplevelseöverhalningar. Problemtrackers är avgörande för alla branscher, eftersom en nyligen Gartner-undersökning fann att åttioåtta procent av styrelserna betraktar cybersäkerhet som en affärsrisk snarare än enbart ett tekniskt IT-problem. (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2021-11-18-gartner-survey-finds-88-percent-of-boards-of-directors-view-cybersecurity-as-a-business-risk[EDQ]]Källa)

Men du behöver inte fancy problemtracker-programvara för att hantera dina arbetsflöden.Nedan kommer vi att visa dig hur du kan skapa din egen mall för problemtracker i Excel eller Google Sheets och vilka komponenter du ska inkludera för att antingen använda med, eller ersätta, ett befintligt verktyg för projektledning av problemtracker som Jira. För att spara tid kan du också ladda ner och anpassa vår Problem Spårare mall.

Koordinera ditt team

Detta är en mall för problemtracker-kalkylblad som vi har skapat och är avsedd att komplettera vilket system för problemtracker-programvara du än använder. För att göra vårt, började vi med att göra en lista över problem för att spåra öppna biljetter, delade sedan den listan i en rapporteringssektion för den som öppnar biljetten och en lösarsektion för den som tilldelas biljetten. Rapportörer kan antingen vara interna teammedlemmar eller externa kunder som upplever problem. Ett diagram högst upp visar tillgängligheten för lösare så att chefer vet vars schema är mest öppet för att tilldela nya problem. Varje biljett har också sin egen ID-nyckel, som kan definieras av oss, eller av den biljettprogramvara vi använder.

Sedan listas problemens typ, oavsett om det är en bugg, ny funktion, uppgift, underuppgift, berättelse, eller episk, vilket är en problembiljett som representerar ett övergripande projekt som bryts ner i specifika uppgifter som kallas användarhistorier.[EDQ]Epics[EDQ] hjälper teamledare att hantera användarresan och relaterade uppgifter, medan [EDQ]användarhistorier[EDQ] är förfrågningar och behov i en kunds användarresa. Så om du är en PM som behöver hantera ett massivt projekt, placerar du det i en episk, uppdelad i historier, uppgifter och underuppgifter.

Definiera dina främsta problem

Din problemtracker problemlista bör sortera problem efter typ. I vårt exempel definierar vi dessa inmatningar i fältfliken här. Din fältflik bör också definiera prioriteringsnivåerna för dina problem, vem som kan öppna en biljett, stadierna i ditt arbetsflöde och statusen för biljetter. I vår variation är varje problemtyp färgkodad, och typnamnen är redigerbara i fältfliken.

Prioritera problem efter stadium

Så, låt oss säga att du vill följa den smidiga ramen som Jira använder. Denna buggbräda använder en kanban-visualisering som fungerar med den smidiga hanteringsstilen för att sortera problem efter arbetsflödesstadium. I enlighet med kanban-stilen är de färgkodade efter prioritet.I Agile är det enklaste arbetsflödesformatet att ha ett backlogg-stadium, ett pågående stadium, en kodgranskning eller kvalitetssäkringsstadium, och sedan ett komplett stadium. Du bör också tillhandahålla några filter som vi gjorde i toppen, särskilt om du är en chef eller arbetar med flera teammedlemmar så att individer kan filtrera för sina viktigaste mätvärden.

Visualisera nyckelmätvärden

När vi talar om nyckelprestandaindikatorer, vill du också skapa någon form av instrumentpanel för att göra problemuppföljning enklare. I vår mall skapade vi cirkeldiagram för att spåra problem efter deras status och prioritet, samt diagram för att spåra problemålder, hur många av varje problemtyp som är öppna, och alla slags andra hjälpsamma mätvärden för projektledare.

Dessa mätvärden är avgörande, eftersom Gartner förutspådde att minst 50% av C-nivå chefer kommer att ha prestandakrav relaterade till cybersäkerhetsrisk inbyggda i deras anställningskontrakt till 2026. Så att spåra dessa KPI:er är avgörande inte bara för dig utan för din chef, din chefs chef... och kanske till och med din chefs chefs chef! (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2022-02-24-gartner-says-the-cybersecurity-leader-s-role-needs-to[EDQ]]Källa)

Visualisera din tidslinje

Ett alternativ till visualisering till kanban är ett Gantt-diagram.Gantt-diagram visuellt spårar framstegen i ditt arbetsflöde över tid, inte bara över steg, för att bedöma hur lång tid varje problem tar över varje steg. I vår Problem Tracker-mall är varje problemtyp färgkodad, och typnamnen kan redigeras i fältfliken. När teammedlemmar gör framsteg på sina individuella problem kan de redigera framstegsfältet för det aktiva steget genom att ändra procentandelen till slutförande bredvid fältet. Detta ger ansvar för hela teamet, så att framsteg görs (och dokumenteras) på aktiva biljetter i realtid.

Här är några fler diagram som ingår i vår problempanel, inklusive pajdiagram för [EDQ]Problem efter typ,[EDQ] för att se hur många av varje problem du måste göra, ett stapeldiagram för [EDQ]Tid sedan problem,[EDQ] samt ett för [EDQ]Lösningstid[EDQ] som spårar hur lång tid det tar för det genomsnittliga problemet att lösas, och stapeldiagram som sorterar problem efter prioritet, steg, eller vilken annan mätare du vill granska varje problemtyp efter.

Och det är allt du behöver för att skapa din egen problem tracker-mall i Google Kalkylblad eller Excel. Om du föredrar att spara dig själv tid och timmar av arbete, ladda bara ner den gratis versionen av vår mall och prova den. För fler verktyg för att öka din teambreda produktivitet, kolla in vår [related]todosheet[EDQ]] kalkylbladsmall just nu.