خطة المشروع

الملخص

هل تحتاج إلى الحفاظ على تفاعل فريقك والمشاريع حسب الجدول الزمني؟ لقد أنشأنا نموذج جدول بيانات خطة المشروع يحتوي على كل ما تحتاجه لتنظيم وتنسيق وإدارة وتخطيط مشروعك التالي. يتضمن نموذج خطة المشروع لدينا ميثاق المشروع، سجل أصحاب المصلحة، قائمة المهام، مصفوفات الترياج، لوحة معلومات المخاطر، والتصورات لتتبع تقدمك، سواء مع Kanban أو إطار عمل إدارة المشروع الرشيق. بغض النظر عن أسلوب الإدارة وتفضيلات تخطيط المشروع، يمكن تنزيل هذا النموذج وتخصيصه بالكامل لاحتياجاتك. دعونا الآن نراجع كيفية استخدام هذا الجدول البيانات لاحتياجات إدارة المشروع الخاصة بك.

قم ببناء وتخصيص نموذج إدارة المشروع الخاص بك

ابدأ بعلامة التبويب الحقول، حيث يتم تنظيم الحقول الأساسية وفقًا لما تشير إليه العلامات التبويب. تحت Kanban، حدد الأولوية والمراحل التي سيشير إليها مشروعك. تحت الميثاق، قم بإدراج أعضاء الفريق ومستويات الاهتمام والتأثير التي سيتم تقييمها بها. تحت المخاطر، حدد مستويات الاحتمال والخطورة التي تستخدمها منظمتك، والتي تظهر أيضًا أدناه في مصفوفة المخاطر. وتحت الترياج، قم بتضمين مستويات العاجلة والأهمية، بالإضافة إلى الأثر والجهد المستخدم في مصفوفات الترياج، يمكن تخصيصها.

إعداد الهيكل الصحيح وبداية المشروع

يتيح ميثاق المشروع لمديري المشاريع إضافة جميع التفاصيل الخاصة المتعلقة بنطاق هذا المشروع، القيادة، الميزانية، القيود، الأهداف الرئيسية والمواعيد النهائية. أدناه ميثاق المشروع، يسرد سجل أصحاب المصلحة في المشروع جميع الأدوار ذات الصلة، معلومات الاتصال الخاصة بهم، سواء كانوا داخليين أو خارجيين، مستوى اهتمامهم وتأثيرهم في المشروع، وأي توقعات خاصة أو متطلبات الاتصال. هل تعلم أن مديري المشاريع يقضون 90% من وقتهم في التواصل؟

ومع ذلك، أشار 47% من الفرق إلى أن الاجتماعات هي أكبر مضيعة للوقت لديهم، لذا خذ متطلبات الاتصال المفضلة لديهم على محمل الجد. في الجزء السفلي، تتضمن حسابات ميزانية المشروع الكلفة الإجمالية، والكلفة المخطط لها والكلفة الفعلية، والميزانية المتبقية، والنسبة المستخدمة حتى الآن. تحصل هذه الحسابات على بياناتها من قائمة المهام.

قائمة المهام

في علامة التبويب قائمة المهام، أدخل جميع المهام التي تشكل مشروعًا معينًا. ابدأ بإدخالات المهام العامة، بما في ذلك معرف مخصص، عنوان المهمة، أعضاء الفريق المسؤولين، وشرائط تقدم العمل. هذه الشرائط قابلة للتحرير، لذا يمكن لمديري المشاريع تتبع تقدم العمل كما يتم إكماله في الوقت الحقيقي. بعد ذلك، أدخل تاريخ البدء، وتاريخ الاستحقاق، وتاريخ الانتهاء النهائي.الأقسام الخاصة بالكانبان والأجايل هي حقول اختيارية لتصور جدول زمني لتخطيط المشروع.

الآن، أدخل التفاصيل المالية لكل مهمة. تشمل هذه التكلفة الأساسية، والقيمة السوقية المتوقعة للمهمة؛ الميزانية المخطط لها، أو المبلغ المخصص لهذه المهمة؛ التكلفة الفعلية، أو المبلغ المنفق حتى الآن من الميزانية. وأخيرا، هناك الميزانية المتبقية، أو المبلغ المتبقي من الميزانية المخطط لها.

يتم حساب هذا عن طريق خصم التكلفة الفعلية من الميزانية المخطط لها. وإذا كانت النتيجة سلبية، فهذا يعني أنك تجاوزت الميزانية. يتم حساب النسبة المئوية المستخدمة تلقائياً عن طريق قسمة التكلفة الفعلية على الميزانية المخطط لها. وتقسم التكلفة المتوقعة الخطية التكلفة الفعلية على نسبة تقدم العمل لتحديد ما سيكلفه المشروع بشكل عام. يتم جمع بيانات التكلفة المالية لجميع المهام لتحديد الميزانية العامة. هذه الحقول من المفترض أن تتم تحديثها في الوقت الفعلي. بالنسبة لكل مليار دولار يتم استثماره في الولايات المتحدة، يتم إضاعة 122 مليون دولار بسبب عدم أداء المشروع.

لذا، تأكد من تحديث قائمة المهام بشكل مستمر، حتى تكون الميزانية العامة للمشروع محدثة أيضاً. أخيراً، يمكنك تحديد أي مخاطر مرتبطة بالمهمة، ومستويات الأهمية، والعاجلية، والتأثير على المشروع بشكل عام.

تسمح هذه المدخلات لجميع أصحاب المصلحة بقياس المناطق المحتملة للمخاطر للتخطيط حولها وترتيب المهام بناءً على أهميتها وتأثيرها. لا تنسى، يمكنك تنزيل وتخصيص قالب خطة المشروع هذه الآن!

الأخذ بعين الاعتبار المخاطر وترتيب المهام لتحديد الأولويات.

تحت علامة التبويب الترتيب، قم بترتيب المهام وتحديد أهمها. أولاً، استخدم مصفوفة أولوية العمل لتحليل تأثير المهمة مقابل الجهد المطلوب لتحديد الأعمال. أي مهام في الربع ذي الأثر العالي والجهد المنخفض هي انتصارات سريعة ويجب إكمالها أولاً وقبل كل شيء. أي مهمة في الربع ذي الأثر العالي والجهد العالي هي مشاريع كبرى يجب أن تكون أولوية على المهام الأخرى.

ماذا لو كان الهدف هو تحديد أولويات المهام بناءً على مستوى العاجلة؟ تصنف مصفوفة Eisenhower أدناه المهام بناءً على عاجلتها وأهميتها. على سبيل المثال، أي مهام عاجلة ومهمة في الوقت نفسه ممثلة في المربع الأخضر ويجب أن تكون "منجزة" فوراً. بينما تلك التي هي مهمة ولكن ليست عاجلة يجب التخطيط لها بشكل مناسب، وتلك في الربع العاجل ولكن ليست مهمة يجب تفويضها للآخرين لإكمالها. أي شيء ليس عاجل وليس مهم؟ حذف.

[text]تقسم علامة التبويب تحليل المخاطر هذه الاحتمالات والخطورة ومستوى المخاطر عبر كل مهمة. توضح الرسوم البيانية المخاطر الفردية التي من المرجح أن تسبب المشاكل ومستوى المخاطر العام لهذا المشروع.[text]

يتم تسمية كل مخاطر وفقًا لمعرف المهمة المرتبط بكل مهمة في قائمة المهام. لتحديد هذه المخاطر، أدخل تفاصيلها في عمود وصف المخاطر، حتى يعرف أعضاء الفريق ما هو الأكثر خطورة مع كل مهمة. التحليل هو القوة، والغرض من هذه العلامة التبويب هو التنبؤ بالعراقيل حتى تتمكن من اتخاذ إجراءات وقائية لتجنب العراقيل، أو التوسع في النطاق، أو حتى النتائج الأسوأ قبل حدوثها.

كانبان أو أجايل

لتصور الجدول الزمني لإدارة المشروع في الوقت الفعلي، قدمنا كلا من وجهات النظر كانبان وأجايل. يستخدم لوح كانبان نظام مراحل يقوم بترميز البطاقات بالألوان بناءً على مستوى الأولوية ويتضمن شريط تقدم يظهر مدى تقدم كل مهمة. يحظر الحد الأقصى للعمل في التقدم في الأعلى أي مرحلة معينة من الإفراط في التحميل. إذا تجاوزت مرحلة معينة الحد المسموح به لعدد المهام في تلك المرحلة، يتم إضافة المهام الزائدة إلى عمود قائمة الانتظار الخاص بتلك المرحلة. يتم تحميل العناصر في قائمة الانتظار مرة أخرى في المرحلة عندما يتم إكمال المهام الأخرى.

بينما يعمل Kanban مع إطار العمل الأجايل، يوفر علامة التبويب الأجايل تصوراً بسيطاً لمخطط جانت لعرض المهام حسب السبرينتات الخاصة بها. يتم تعريف السبرينتات على قائمة المهام وتظهر أولاً بالترتيب العددي، ثم بالترتيب الأبجدي. مع كل هذه الأدوات لإدارة المشروع، ستمتلك كل ما تحتاجه لإنهاء أي مشروع في الوقت المحدد، في كل مرة. تذكر، يمكنك تنزيل وتخصيص جدول البيانات هذا لخطة المشروع الآن لتوفير الوقت وساعات العمل. الآن، إذا كنت ترغب في المزيد من أدوات إدارة المشروع لتقديم رؤى متعلقة بمشروعك للمعنيين الداخليين أو الخارجيين، اذهب وتحقق من قالب العرض التوضيحي لـ Project Plan الآن.