Etkinlik Planlayıcı

Giriş

[EDQ]Bridezilla[EDQ] terimi, Urban Dictionary'de bir yer edinmek için yeterince kültürel olarak önemli hale geldi. Hatta bununla ilgili tam bir TV şovu bile var. Seyirciler, bu gelin adaylarının neden bu kadar neşeli bir durumu bu kadar karmaşık ve yoğun hale getirdiklerini merak edebilir? Çünkü etkinlik planlaması karmaşık ve yoğun bir süreçtir ve lojistik kabuslar yaygındır. Ancak takip edebileceğiniz düzenli bir rehber olduğu sürece, etkinlik planlaması sonuçta o kadar da kötü değildir. Bazı insanlar, baş ağrılarını çözmek için profesyonel etkinlik planlayıcılarına büyük paralar öder, ancak bizim burada daha basit bir şeyimiz var: bir Etkinlik Planlayıcı hesap tablosu şablonu.

Başarılı bir etkinlik düzenlemek için tüm ayrıntıları öğrenmek üzere bize katılın: ilk planlama ve bütçeleme aşamasından, etkinliğin gününe kadar. Etkinlik Planlayıcı hesap tablosunu kullanarak, sürecin nasıl işlediğini göstermek için onu bir düğün ve bir konferans olmak üzere iki senaryoya göre özelleştireceğiz. Bu, umarız hem kişisel hem de profesyonel yaşamınızı kapsar.

Şablon

Bu Etkinlik Planlayıcı nasıl kullanılacağını göstermek için, onun farklı bölümlerini ele alacağız:

1. Bütçe. Şablon, bütçenizi oluşturmanızı ve yönetmenizi sağlayan özel bir bölüm içerir. En iyi seçenekleri belirlemek ve hangi tedarikçilerin ödeme alıp almadığını takip etmek için çeşitli hizmetleri listelemenizi ve karşılaştırmanızı sağlar.
2. Misafir yönetimi. Şablon, misafirleri kategorize etmeye, RSVP durumlarını izlemeye ve hatta oturma düzenini belirlemeye yardımcı olur, bu ayrı bir tablo grafik sekmesinde değerlendirilebilir. Bilet satışını içeren etkinlikler için şablon, misafirlere bilet türlerini atama ve sonucu gelir olarak hesaplama özelliği sunar.
3. Etkinlik günü. Şablon, etkinliğin gündemini ve görevlerini yapılandırmak için tablolar sunar. Tüm aktiviteleri başarılı bir etkinlik sonucu için denetlemek için bunları kullanın.
4. Gösterge paneli. Şablon, etkinlik organizasyonu ve planlama sürecinde size yardımcı olmak için tüm bölümlerden veri toplar. Görünümler, bütçeyi izlemeye, hizmetleri karşılaştırmaya, misafir katılımını izlemeye ve daha fazlasına yardımcı olur. Ayrıca, giderler, gelir ve kar açısından etkinliğin sonucunu değerlendirmek için tam bir grafik seti sağlar.

Etkinlik Planlayıcı hakkındaki özellikler ve işlevler hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin. Şablon için tam öğreticiyi ve etkinliği mevcut araçlarla nasıl planlayıp düzenleyeceğiniz hakkında ekstra ipuçlarını paylaşacağız.

file_save

Download free weekly spreadsheets

Microsoft Excel Google Sheets Apple Numbers

Enter your email address to download and customize spreadsheets for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Etkinlik Planlayıcı' spreadsheet — 10 sheets

Etkinlik Planlayıcı

+39 more spreadsheets per quarter

that's $3 per spreadsheet

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

İçerik

Etkinlik organizasyonu

Şablon, etkinlik için gerekli hizmetleri düzenlemek için bir sekme sağlar. 'Hizmetler' tablosunda, tüm mevcut seçenekleri listeler ve gereksinimleriniz için en uygun olanını belirler.Ayrıca, bu tablo hizmetlerin kategoriye, müzakere aşamalarına, önceliklere ve diğer kriterlere göre sınıflandırılmasına olanak sağlar.

Örneğin, güzel bir mekan gerektiren bir düğünün organizasyonu. Bunu kaydetmek için, 'Hizmet' alanına [EDQ]Mekan[EDQ] girin ve ilgili Şirketin ve iletişim detaylarının yanına ekleyin. Sonra, kategoriyi, mevcut müzakere aşamasını, hizmet önceliğini ve toplam maliyeti seçin. Sonraki alanlar, çeşitli hizmetlerin karşılaştırılmasını kolaylaştırır. Belirli bir hizmeti kiralamak konusunda kararsızsanız, 'Sözleşme durumu'nu 'Açık' olarak değiştirin. Şimdi, hizmetle devam etmeye karar verdiyseniz, 'Sözleşme durumu'nu 'Kapalı' olarak değiştirin. Ödeme yapıldıktan sonra, 'Ödeme durumu' alanını ödenmiş olarak işaretleyin.

Etkinliğiniz için düşündüğünüz veya iletişime geçtiğiniz tüm hizmetleri listeyin. Karşılaştırma ayrıca, bütçe gibi kritik bir bileşenle gösterge tablosuna entegre olur.

Etkinlik bütçesi

Tahmini maliyetlerle gerçek maliyetleri ayırt etmek de çok önemlidir. Bu şekilde, etkinliğin belirlenen bütçe dahilinde kalmasını sağlamak için net bir mali yol haritası oluşturur. Şablon, etkinlik için her bir temel hizmet kategorisi için bir bütçe belirlemenize olanak sağlar. 'Alanlar' sekmesinde, etkinliğin gerektirdiği kategorileri belirleyin, örneğin [EDQ]Yiyecek & İçecek[EDQ], [EDQ]Eğlence[EDQ] veya [EDQ]Kiralama[EDQ]. Sonra, her kategori için bütçeyi belirtin.

'Hizmetler' sekmesine bir hizmet eklediğinizde, şablon otomatik olarak harcamayı önceden belirlenmiş bütçeyle karşılaştırır. Bu karşılaştırma, genel bütçeyi gerçek etkinlik maliyetine karşı gösterir ve bu, daha sonra detaylı olarak ele alacağımız gösterge panelinde görünür.

Bütçe öncelikleri

Bahsedildiği gibi, şablon hizmet önceliklendirmesine izin verir, bu da bütçe karşılaştırmasını ve dağıtımını kolaylaştırır. 'Hizmetler' sekmesinde hizmet önceliğini seçin ve şablon, 'koşullu biçimlendirme' aracılığıyla bir renk atar. Bu renkleri özelleştirmek için değiştirebilirsiniz.

Excel Formatında:

1. Herhangi bir öncelik alanına tıklayın ve menü çubuğunda 'Ana Sayfa'ya gidin;
2. Koşullu biçimlendirme > Kuralları yönet > Kuralı seç > Kuralı düzenle'ye tıklayın
3. Görüntülemek istediğiniz rengi seçin ve 'Tamam'a tıklayın.

Google Sheets Versiyonunda:

1. Menü çubuğunda 'Biçim'e gidin
2. Koşullu biçimlendirme > Renk ölçeği seçin
3. Yan çubukta kuralı seçin
4. İstediğiniz rengi seçin ve 'Tamam'ı tıklayın

Bu işlemi, koşullu biçimlendirme kullanan diğer alanlara uygulamak mümkündür.

Misafir listesi

Etkinlik maliyetlerini nasıl kategorilendireceğimizi zaten ele aldık. Ancak, daha fazlası var. Örneğin, bir düğün senaryosunda, her misafirin RSVP durumunu ve masa atamasını bilmek çok önemlidir. Bir konferans için bilet satışları önemli hale gelebilir. Bu şablon, her iki durumu da 'Misafir listesi' sekmesi altında ele alır.

Düğünler için, misafirin adını ve iletişim bilgilerini girerek bir misafir ekleyin. Bu noktadan sonra, detaylar etkinlik türüne göre değişir. Misafirleri 'Misafir türü', 'Yaş grubu' ve 'Etkinlik katılımı'na göre sıralayın ve kategorilendirin - bu alanlar gerektiğinde özelleştirilebilir. Etkinlik farklı kategoriler gerektiriyorsa, bunları 'Alanlar' sekmesinde ayarlamak mümkündür.

Şablona geri döndüğümüzde, misafir RSVP durumunu (yani, hayır, belki, evet veya yanıt yok) yönetmek ve katılımı denetlemek için güncelleyebilirsiniz. 'Bir masa atayın' özelliği, düğünler veya benzer etkinlikler için oturma düzenini tahsis etmeye yardımcı olur. Misafirlerin oturacağı masayı seçin ve onları farklı kategorilere göre düzenleyin, her biri benzersiz bir renk ile temsil edilir. Aile, arkadaşlar, iş arkadaşları veya etkinliğin gerektirdiği diğer gruplar için masalar oluşturabilirsiniz. Bu özellik, daha sonra tartışacağımız 'Masa çizelgesi' görünümü için gereklidir.

Şimdi, bir konferans senaryosunda, daha önce olduğu gibi aynı misafiri ekleyebilirsiniz.Onları kategorize etmek için, aynı kategorileri kullanın veya etkinliği daha iyi yansıtacak şekilde onları ayarlayın, örneğin bir misafirin profesyonel alanını belirtin. Bilet satışı konferansın bir parıçasıysa, her misafirin satın aldığı bilet türünü seçin. Bilet türleri 'Alanlar' sekmesinde özelleştirilebilir ve her birine önceden belirlenmiş bir fiyat ayarlanabilir. Bir bilet atandığında, onu 'ödenmiş' olarak işaretleyin ve şablon otomatik olarak bunu etkinliğin gelirine dahil eder.

Bu özelliğin ilginç bir yönü düğünler için uygunluğudur. Bilet satışları genellikle düğünler için tipik olmasa da, bağışlar ve hediyeler yaygındır. Bu katkıları yönetmek ve izlemek için bilet satış işlevini kullanın. Bilet kategorilerini ayarlarken, toplam katkıları izlemek için bağışlar veya hediyeler için seçenekler ekleyin.

Tablo şeması

Etkinlik Planlayıcı 'imiz, masa atamaları olan etkinlikler için özel bir sekme içerir. 'Tablo şeması' sekmesi, masaların ve karşılık gelen misafirlerin tam bir düzenini sunar. Her renk farklı masa kategorilerini temsil eder. Düzen ayrıca misafirleri RSVP durumlarına göre vurgular: kırmızı, onaylanmamış misafirleri gösterirken, siyah onaylanmış olanları temsil eder.

Şablon, 'Misafir listesi' sekmesinde bir misafir eklediğimiz ve onlara bir masa atadığımız gibi önceki sekmelerden bilgilere dayanarak bu düzeni otomatik olarak oluşturur. 'Bir masa atayın' alanındaki değerler 'Alanlar' sekmesinde ayarlanabilir.Farklı tablo kategorileri oluşturabilir, her birine kendi renk kodunu atayabilir ve bunları belirli tablolara atayabilirsiniz. Daha fazla özelleştirme gerektiğinde tablo adlarını düzenlemek de mümkündür.

Masa düzenlemesi organize edildikten sonra, 'Misafir listesi' sekmesindeki özellik kullanılabilir hale gelir. Masalar atandıkça, 'Tablo şeması' sekmesindeki görünüm, önceki sekmelerden aynı renk koordinasyonu ile otomatik olarak oluşturulur.

Bu özellik, oturma düzenini görselleştirmek ve kimin varlığını zaten onayladığını görmek için bir düğün senaryosunda gerçekten kullanışlıdır. Ancak, başka amaçlar için de kullanılabilir. Bir konferans ortamında, örneğin, bu özelliği misafirleri belirli odalara, auditoriumlara ve diğer alanlara tahsis etmek için kullanmak mümkündür. Tablo adlarını ve kategorilerini gerektiği gibi ayarlayın ve tablo şeması aynı şekilde kullanılabilir. Yaratıcı olun ve olanaklar sonsuzdur.

Düzen, ayrıca bir PDF'ye dışa aktarılacak şekilde optimize edilmiştir, bu da onu paylaşmayı kolaylaştırır.

Excel'de:

1. Menü çubuğunda 'Dosya'ya gidin.
2. 'Dışa Aktar'ı seçin, ardından 'PDF/XPS Belgesi Oluştur'u seçin.
3. 'PDF/XPS Oluştur'u tıklayın ve dosyanızı kaydedeceğiniz yeri seçin.

Google Sheets'te:

1. Menü çubuğunda 'Dosya'ya gidin.
2. 'İndir' üzerine gelin, ardından 'PDF Belgesi'ni seçin.
3. Gerekli ayarları yapın ve 'İndir' butonuna tıklayın.

Bu adımları takip ederek, tablo grafik PDF'i gönderilmeye ve paylaşılmaya hazır hale getirilir.

Etkinlik günü

Etkinlik günü, her şeyin planlandığı gibi gitmesi gereken gündür. Şablon, etkinlik gününün gündemini düzenlemek ve planlamak için özel bir sekme içerir. Görevleri listeleyebilir, farklı kişilere atayabilir, başlangıç ve bitiş saatlerini belirleyebilir ve önceliklendirebilirsiniz.

Etkinlik Planlayıcı ayrıca, daha detaylı bir liste gerektiğinde saatlik gündem ayrıntısını da sunar. Görevleri bireylere atayın ve günün aktivitelerini, konumlarını ve sorumluluklarını planlayın. Şablon, altı farklı gündemi takip edebilmeniz ve her şeyin nasıl geliştiğini kontrol edebilmeniz için yer tutar.

Bu araçlar, farklı etkinlik senaryolarında yardımcı olabilir. Konferanslar için, bu özellik konuşmacıların, oturumların ve molaların sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesini sağlar. Belirli oturumlar için odalar atayın, ağ kurma için zaman ayırın ve kayıttan kapanış konuşmalarına kadar tüm lojistik yönlerin düzenli olduğundan emin olun. Şimdi, düğünler için, günün ritmi de eşit derecede önemlidir. Törenin başlama saati, fotoğraf çekimleri, yemek molaları ve son dansa kadar her an önemlidir. Görevleri atayarak ve net zaman çizelgeleri belirleyerek, her şeyin planlandığı gibi gerçekleşmesini sağlarsınız.

Ek olarak, tablo grafik düzeni PDF'ye dışa aktarılabildiği gibi, etkinlik günü gündemini de PDF formatına dönüştürmek mümkündür. Aynı adımları takip edin ve PDF, istendiği gibi yazdırmak, göndermek veya paylaşmak üzere kullanılabilir hale gelecektir.

Etkinlik kontrol paneli

Bütçe tahsisinden saatlik ayrıntılara kadar bir etkinliği planlamanın her yönünü ele aldık. Şablon, bu verileri bir kontrol paneline konsolide eder, bu da etkinlik sonuçlarını gösterir ve bütçeye uygunluğu sağlamak için kararları destekler. Kontrol paneli ayrıca hedeflenen etkinlik maliyetleri, satışlar veya kar analizi için filtreler içerir.

Hizmetler & Giderler

Kontrol panelinin ilk bölümü [EDQ]Hizmetler & Giderler[EDQ]'dir. Bu bölüm, 'Hizmetler' sekmesinde ayrıntılı olarak belirtilen hizmetlere ve ilk bütçeye ilişkin tüm bilgileri içerir. Grafikler, çeşitli hizmetler arasındaki maliyetleri izlemenizi ve farklı öncelikler ve kategoriler göz önünde bulundurularak belirlenen bütçeyle karşılaştırmanızı sağlar. Örneğin, bir düğün senaryosunda, mekan veya catering giderlerini önceliklendirebilirsiniz, bir konferansta ise konuşmacı ücretleri veya teknoloji maliyetleri öncelikli olabilir.

Ayrıca bir kategori içindeki hizmet detaylarının karşılaştırılmasına da olanak sağlar. İstenilen kategoriyi seçin ve 'Hizmetler' sekmesinden ilgili hizmetler otomatik olarak listelenecektir.Tablo görünümü ve grafik, bütçeyi aşmamanız için bilinçli kararlar almanızı destekleyen net bir maliyet-fayda perspektifi sunar.

Bilet Satışları

Bir sonraki bölüm 'Bilet satışları' konusunu ele alır. Gelir akışları olan etkinlikler için, bu bölüm, 'Misafir listesi' sekmesinden gelen verileri kullanarak bilet satışlarından elde edilen toplam kazancı özetler. Daha önce belirtildiği gibi, bir düğün bağlamında, geleneksel bilet satışları geçerli olmayabilir, ancak bu bölüm, hediyeleri veya bağışları takip etmek ve sonuçları aynı şekilde burada göstermek için uyarlanabilir. Ayrıca, RSVP durumlarının dağılımını sunar ve katılımcı sayısını hesaplar.

Ek olarak, 'Misafir listesi' sekmesinden grafiklerde izlemek istediğiniz bir alanı seçebilirsiniz. Bu alanlar, etkinliğin gereksinimlerine göre özelleştirilebilen alanlardır. Ardından, gösterge paneli her alan için toplam geliri gösterir ve ödemenin gerçekleşip gerçekleşmediğini belirtir.

Kar Analizi

Son olarak, gösterge panelinin son bölümü etkinliğin karını belirler. Maliyet ve gelir verilerine dayanarak, bu bölüm, etkinliğin kazançlarını gösteren grafikler sunar, hatta bunu misafir başına bile ayırır. Etkinliğin tam yolculuğunu yansıtır. İlk planlama aşamalarından son kar hesaplamalarına kadar, nerede başarılı olduğunuzu ve nerede büyüme alanı olduğunu net bir şekilde gösterir.Aynı zamanda bir öğrenme aracıdır, planladığınız her etkinliğin bir öncekinden daha iyi olmasını sağlar.

Sonuç

Gördüğünüz gibi, başarılı bir etkinlik sadece büyük anlardan ibaret değil, aynı zamanda ona yol açan karmaşık detaylardan da oluşur. İtiraf etmeliyim ki, düşünülmesi gereken birçok detay var: bütçeleme, misafir yönetimi, etkinlik gündemleri, oturma düzenlemeleri, sadece birkaçını saymak gerekirse. Ancak umarım, bu şablon ile bir sonraki etkinliğinizi Excel veya Google Sheets'te indirilebilir olan bu şablon ile daha sorunsuz bir şekilde düzenleyebilirsiniz.

Yorumlarda herhangi bir etkinlik planlama ipuçlarınız ve hileleriniz varsa bize bildirin, böylece hepimiz deneyiminizden bir şeyler öğrenebiliriz.